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Zoom client : Surycat et sa solution d’automatisation de scénario

L’application Surycat qui renforce le déploiement des Plans Blancs

logo_surycat_largeAujourd’hui, nous avons choisi de réserver un article à un de nos clients hébergeant sa messagerie professionnelle et outils de collaboration sur nos infrastructures, Optiflows. Cette société propose une plateforme d’automatisation de scénario, dont une des vocations est de favoriser le déploiement et le déroulement des plans d’urgence pour les hôpitaux et les sites classés. Retour sur une solution innovante, j’ai nommée Surycat, la plateforme de notification critique en temps réel.

Une prise en charge à optimiser

Evènements exceptionnels, accident majeur, attentats, autant de situations où les autorités déclenchent un plan blanc afin de mobiliser au plus vite les acteurs des services de secours… Chaque maillon de la chaîne transmet alors l’alerte à son personnel : autrement dit, les responsables appellent manuellement les équipes pour les alerter… Un temps précieux qu’ils pourraient exploiter à la prise de décision et au déploiement des actions.

De ces actions manuelles découlent un certain nombre d’effets collatéraux :

  • Sur le plan médical, le manque de suivi du personnel sur site ou des mobilisations effectuées
  • Sur le plan télécom, le manque de visibilité sur la volumétrie des appels, ou encore la durée de la campagne en vue de l’allocation des ressources.

Comment faire alors pour fluidifier l’action, améliorer la coordination et alerter rapidement les compétences à mobiliser ?

 

Une étude menée sur le déploiement Plan Blanc de 210 établissements hospitaliers

Afin d’en savoir plus sur les usages, Optiflows a mené une enquête sur 210 structures hospitalières en France. Les réponses sont édifiantes : sur les 135 structures interrogées, 28 seulement disposent d’une solution d’envoi de messages en masse. « La plupart des professionnels ne savent pas en combien de temps ils peuvent mobiliser leurs personnels, et n’ont pas d’outil pour suivre en temps réel la mobilisation effective, sur site », rapporte Christophe le Dantec, PDG et co-fondateur d’Optiflows. L’étude a donc permis de montrer que la solution Plan Blanc est actuellement encore peu numérisée et encore moins automatisée.

Comment optimiser le déploiement ?

Il demeure dès lors un vide à combler ! Surycat a donc décidé d’utiliser ses fonctionnalités de plateforme de notifications critiques au service de l’environnement médical avec une certitude : les  outils numériques peuvent améliorer le processus !  En fonction de scénarios définis (incident X, Y…), et de leurs criticités, les cellules d’intervention sont prévenues par différents moyens de communication, comme le montre le schéma suivant.

scenarios optiflows

notifications optiflows

L’application permet ainsi d’automatiser un certain nombre de tâches lors de la phase de mobilisation, pour une économie de temps importante  (quelques minutes contre plus d’une heure sans Surycat).

 

Comment la procédure est-elle enclenchée ?

  • En phase initiale, le directeur de garde peut au choix déclencher la première phase du plan blanc par téléphone ou via une plateforme web sécurisée. Cette première étape vise à mobiliser les personnes de la cellule de crise
  • Une fois l’état des lieux fait par la cellule de crise, l’organisation des équipes médicales est à faire et à mobiliser rapidement. La constitution des groupes est faite via l’interface web de la plateforme, et la mobilisation par SMS, mail, appel téléphonique est automatisée : « Les personnes sont alors contactées automatiquement par différents moyens, en fonction de la nature de l’alerte : SMS, e-mails, messages vocaux – jusqu’à ce qu’un quorum soit atteint », explique M. le Dantec.
  • Pour plus de fluidité, la cellule de crise peut être informée automatiquement dès lors que les quorum de présence / confirmation de disponibilité sont atteints
  • Une fois l’évènement terminé des outils de monitoring comme des tableaux de bord de mobilisation et de présence des équipes permettent de faire un retour d’expérience qualitatif et quantitatif

tableu de bord optiflows

Tableau de bord de suivi des équipes (alerte, présence…)

 

Une solution qui s’intègre au cœur des hôpitaux

L’atout de Surycat est de s’appuyer au choix sur les équipements existants des hôpitaux qui sont utilisés dans le cadre de procédure d’alerte (gyrophares, smartphones ou encore les bippers) ou d’être au contraire hébergée dans le cloud.

L’idée est double : à la fois exploiter, synchroniser la plateforme avec les outils existants des hôpitaux (si besoin) mais aussi de proposer des outils de monitoring en temps réel, afin de piloter les opérations au mieux. Nous comprenons dès lors qu’exploiter la numérisation des procédures d’alertes serait donc un axe de renforcement d’efficacité de ces dispositifs de santé publique. Plus de rapidité et d’optimisations de ressources pour sauver des vies, une belle promesse, non ?

 

Surycat, une application qui répond à différents besoins métier

Le rappel de RDV patient

Pour rester sur l’univers médical, la solution propose également un outil de rappel de rendez-vous qui, comme son nom l’indique, permet de rappeler aux patients leurs rendez-vous, parfois définis plusieurs mois à l’avance et dont ils peuvent oublier l’existence.  Un sujet trop mal adressé pourtant générateur d’économies dont les hôpitaux pourraient profiter très simplement.

Connectivité et automatisation de scénario

Surycat propose également des connecteurs pour connecter les infrastructures (télécom, IT, gestion du bâtiment, sécurité…) et les faire interagir entre elles. La connexion des systèmes permet de définir des workflows qui vont permettre de déclencher des actions entre ces différents systèmes, qui à la base, ne communiquent pas entre eux :

  • Par exemple, dans le cadre hospitalier, vous définissez des règles lorsqu’un patient est en situation d’errance dans l’hôpital. Le système est déclenché et avertit en priorité le personnel concerné.
  • Ou encore dans le cadre des travailleurs isolés qui se déplacent et peuvent être accidentés : comment faire pour les prendre en charge rapidement ? Le travailleur déclenche une alarme depuis un mobile ou autre terminal, et la solution permet le lancement automatisé des premiers intervenants de secours en fonction du type d’alarme déclenché.