Témoignage Client : Collaboration et sécurité avec une messagerie Exchange au CGLPL

Depuis plusieurs années, Openhost accompagne le CGLPL dans la gestion de son environnement de collaboration interne avec messagerie et partage de données. Mme Dubois, responsable du projet pour le CGLPL a gentiment accepté de répondre à nos questions et faire part de son expérience aux côtés de l’équipe Openhost.

Zoom sur les problématiques de cet organisme aux nombreux besoins de collaboration !

Le CGLPL : des besoins de collaboration importants avec un haut niveau de sécurité essentiel

CGLPL Messagerie professionnelle pour le Contrôleur général des lieux de privation de libertéLe CGLPL, Contrôleur général des lieux de privation de liberté, est un organisme indépendant de l’État et doté d’une autorité administrative. Cet organisme a pour but d’effectuer le contrôle des prisons françaises et de réaliser des rapports sur l’état des infrastructures pénitentiaires. Au-delà de cet aspect de régulation, le CGLPL a aussi pour mission de gérer et stocker l’ensemble du courrier des prisonniers. Les documents manipulés par les employés du CGLPL sont donc très sensibles et doivent bénéficier d’une protection suffisante contre la perte ou la corruption des données.

La mise en place d’une infrastructure de messagerie Exchange 2016

Mme Dubois est en charge du projet depuis le début auprès du CGLPL. Openhost a été sélectionné comme prestataire à la suite d’une mise en concurrence auprès de différentes sociétés. « L’objectif pour nous était de trouver un prestataire compétent techniquement mais aussi réactif et flexible pour nous accompagner au plus proche. » précise Mme Dubois. À l’époque la réorganisation du CGLPL nous a poussé à déployer une nouvelle infrastructure de messagerie Exchange qui correspondait précisément aux besoins de l’organisation.

« Le suivi des incidents et la communication avec le prestataire sont des points dans notre gestion de la relation client, ce qui a tout de suite plu à Mme Dubois » précise Jordan Roy, responsable technique chez Openhost Network. Le choix d’Openhost s’est fait sur la réponse technique qui a été apporté à cet appel d’offre ainsi que par rapport au respect du budget grâce aux tarifs très concurrentiels proposés. Mais L’accompagnement et la réactivité de l’entreprise sont aussi des points essentiels pour le CGLPL qui ne dispose pas d’un service technique interne pour les accompagner au quotidien.

Un accompagnement global sur toute la migration de messagerie vers Exchange et le déploiement de la nouvelle messagerie ont été mis en place. Notre équipe technique a suivi tout le projet et accompagner les différents responsables dans la prise en main de cette nouvelle messagerie professionnelle. Le relais avec notre service de support pour accompagner les problématiques au plus près des utilisateurs s’est fait tout en douceur afin de ne pas brusquer l’équilibre de collaboration interne.

La messagerie mail Exchange : un véritable outil de collaboration

Messagerie Exchange Outlook MicrosoftLa confiance accordée par le CGLPL à Openhost a rapidement porté ses fruits. Une fois le projet lancé et la messagerie déployé, les utilisateurs ont rapidement pris en main leur nouvelle interface de messagerie.

« Nous avons très rapidement senti l’expertise technique des équipes Openhost qui nous ont accompagnés avec une grande simplicité dans les échanges. Le service est très réactif et nous avons ainsi pu avancer rapidement sur notre projet. », Mme Dubois – CGLPL

Les nouvelles fonctionnalités et possibilités offertes par la messagerie Microsoft Exchange et Outlook 2016 ont permis au CGLPL de développer de nouveaux usages afin de favoriser l’échange d’informations en toute sécurité. La configuration de leur infrastructure de messagerie Exchange a permis aux équipes d’exploiter rapidement les listes de diffusion, les boites aux lettres partagées ainsi que les boites mails d’archivage afin de ne pas encombrer les boites mails de utilisateurs. Une interface d’administration est mise à disposition pour effectuer de simples opérations de gestion quotidiennes. Ainsi Mme Dubois peut donc au jour le jour créer des listes de diffusion, créer et

gérer des comptes de messagerie ou gérer les problématiques de spam pour le CGLPL.

Aller encore plus loin avec Openhost !

Les fonctionnalités de partage de dossiers publics Exchange permettent aux équipes de partager certains documents de façon ponctuelle. L’organisation des agendas Outlook Exchange se fait aussi directement via les calendriers affectés à chaque utilisateur en gérant les meetings via de simples invitations. L’utilisation de la messagerie Exchange du CGLPL est simple mais efficace et nécessite donc une haute disponibilité afin d’en faire une base essentielle de leur travail quotidien. « En interne, notre messagerie mail est un véritable outil de travail. Cela nous permet de partager et stocker certains éléments mais aussi d’organiser notre travail au quotidien. » précise Mme Dubois.

Collaboration messagerie d'entreprise calendrier contact tâches et réunions

Exemple de calendrier Outlook Exchange en mode partagé avec différentes réunions

Le CGLPL est un organisme qui possède de gros besoin en termes de collaboration interne et externe. La protection des données est aussi un enjeu majeur pour cette autorité qui se doit de respecter un haut degré de confidentialité.

Concernant le partage et l’exploitation des documents de manière collaborative, un outil dédié spécifique a aussi été déployé par Openhost. Le service de gestion documentaire SharePoint a été retenu afin de mettre en place un degré de collaboration plus avancé. Les avantages de SharePoint sont nombreux : une exploitation performante, un accès en mobilité grâce à la version SaaS ou en logiciel de bureau, la personnalisation de l’interface utilisateur et une couche sécurité qui permet de protéger efficacement les données.

Fort d’une nouvelle messagerie professionnelle Exchange performante pour ses équipes, le CGLPL a fait évoluer ses usages en se tournant vers l’intégration de SharePoint 2016 aux côtés de notre équipe technique. Ce nouveau projet leur permettra de développer encore un peu plus leur collaboration interne et nous ne manquerons pas de vous faire un retour d’expérience sur ce nouveau projet !

Exchange 2016

 

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