Une bibliothèque SharePoint est essentiellement un espace de stockage et de gestion de documents. Elle permet de centraliser tous vos fichiers, qu’il s’agisse de documents Office, PDF, images ou tout autre type de fichier. Son principal atout réside dans sa capacité à gérer les versions des documents, permettant ainsi de suivre l’évolution d’un fichier et de revenir à une version antérieure si nécessaire. La bibliothèque excelle également dans la collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document : c’est ce que l’on appelle la coédition (voir article)
Tips : Présentation des avantages de SharePoint pour la gestion de documents en entreprise
En revanche, une liste SharePoint s’apparente davantage à une base de données simplifiée. Elle organise les informations en lignes et colonnes, un peu comme un tableur Excel, mais avec plus de fonctionnalités de gestion et de partage. Les listes sont particulièrement efficaces pour suivre des informations structurées comme des tâches, des événements ou des processus métier. Par exemple, une liste de congés permettra de gérer les demandes avec des colonnes pour le nom de l’employé, les dates, le type de congé et le statut de validation.
La différence fondamentale entre une bibliothèque de documents et une liste Sharepoint se situe dans leur utilisation : alors que la bibliothèque est centrée sur le document lui-même et son cycle de vie, la liste se concentre sur l’organisation et le suivi des données. Prenons l’exemple d’un service RH : la bibliothèque servira à stocker les contrats de travail et autres documents officiels, tandis qu’une première liste sera utilisée pour suivre les demandes de congés ou gérer le planning des entretiens annuels et une seconde liste contiendra les fiches contacts des collaborateurs.
Les bibliothèques offrent des fonctionnalités spécifiques à la gestion documentaire comme l’extraction/archivage (check-in/check-out), la co-édition, et la synchronisation avec OneDrive. Les listes, quant à elles, excellent dans la manipulation des données avec des capacités de calcul entre colonnes, des listes de choix, des vues personnalisées et des formulaires adaptables.
Il est souvent pertinent de combiner les deux. Par exemple, dans un processus de recrutement, vous pourriez avoir une liste pour suivre les candidatures (avec des colonnes pour le nom, le poste, le statut, etc.) et une bibliothèque associée pour stocker les CV et lettres de motivation. Cette complémentarité permet de créer des solutions métier complètes et efficaces.
Pour illustrer leur utilisation complémentaire, prenons deux exemples concrets :
Il ne faut pas opposer une bibliothèque et une liste, elles n’ont pas du tout le même rôle. Nous vous présentons néanmoins, en fin d’article, un tableau comparatif.
A ce titre il existe dans SharePoint de nombreux modèles de liste SharePoint que nous allons vous présenter.
| Type de Liste | Cas d’Usage Principal | Commentaire Explicatif | ||
|---|---|---|---|---|
| Calendrier | Planning d’équipe, réservations de ressources | Permet une visualisation temporelle des événements avec une vue calendrier intégrée. Particulièrement utile pour la synchronisation avec Outlook et la gestion des chevauchements d’événements. | ||
| Contacts | Annuaire d’entreprise, base clients/fournisseurs | Va au-delà d’un simple carnet d’adresses en permettant d’ajouter des champs personnalisés (comme le statut VIP, les préférences, l’historique des interactions) et de lier les contacts à d’autres listes. | ||
| Tâches | Suivi des activités, gestion de projet | S’intègre naturellement avec MS Project et Planner. Permet d’assigner des responsables, de définir des priorités et de suivre l’avancement avec des vues de type Gantt. | ||
| Demandes | Tickets support, demandes d’achat, congés | Automatise le processus de validation avec des workflows. Chaque demande peut suivre un circuit précis et générer des notifications automatiques. Idéal pour la traçabilité. | ||
| Issues/Problèmes | Suivi des bugs, non-conformités | Permet de catégoriser les problèmes, d’assigner des priorités et de suivre leur résolution. Particulièrement efficace avec des vues filtrées par statut ou responsable. | ||
| Annonces | Communications internes, actualités | Offre un moyen structuré de diffuser des informations avec une date d’expiration et des options de mise en forme enrichie. Peut être affichée sur la page d’accueil du site. | ||
| Liens | Ressources partagées, références | Centralise les liens utiles avec une description et une catégorisation. Plus riche qu’un simple marque-page, permet d’ajouter des métadonnées et des commentaires. | ||
| Inventaire | Gestion des équipements, stocks | Permet le suivi des actifs avec leur localisation, état, historique de maintenance. Peut inclure des codes QR/barres pour le scan mobile et des alertes de stock minimum. | ||
| Règles/Procédures | Documentation des processus | Structure les procédures avec des étapes, des rôles et des responsabilités. Facilite la mise à jour et le versioning des processus métier. | ||
| Projets | Portefeuille de projets | Vue d’ensemble des projets en cours avec leur statut, budget, échéances. Permet de suivre les dépendances et les ressources partagées entre projets. |
1. Personnalisation : Chaque liste peut être enrichie avec des colonnes de métadonnées supplémentaires selon vos besoins spécifiques. Par exemple, la liste Contacts peut inclure des champs pour les préférences de communication ou l’historique des interactions que vous avez avec un contact comme le ferait un CRM.
2. Automatisation : Utilisez Power Automate pour créer des workflows automatiques.
Par exemple :
3. Vues personnalisées : Créez différentes vues pour différents utilisateurs/besoins :
4. Intégration : Ces listes peuvent être :
5. Bonnes pratiques :
| Caractéristique | Bibliothèque SharePoint | Liste SharePoint | ||
|---|---|---|---|---|
| Usage principal | Stockage et gestion de documents physiques | Organisation et suivi de données structurées* | ||
| Type de contenu | Documents, fichiers, images, vidéos | Données textuelles, numériques, dates, liens | ||
| Taille maximale | 100 GB par fichier | 50 000 caractères par champ texte | ||
| Versioning | Gestion complète des versions de documents | Historique des modifications par entrée | ||
| Collaboration | Co-édition en temps réel sur les documents | Modification simultanée d’entrées différentes | ||
| Intégration Office | Édition directe dans les applications Office | Export/Import Excel, création de formulaires | ||
| Synchronisation | Synchronisation possible avec OneDrive | Pas de synchronisation locale | ||
| Recherche | Dans le contenu des documents et les métadonnées | Dans les champs de données uniquement | ||
| Actions spécifiques | Check-in/out, approbation de documents | Calculs entre colonnes, agrégations, filtres complexes | ||
| Workflows courants | Validation de documents, circuits de relecture | Suivi de processus, approbations, notifications | ||
| Alertes | Sur les nouveaux documents ou modifications | Sur les nouvelles entrées ou modifications de données | ||
| Métadonnées | Colonnes + propriétés des documents | Colonnes uniquement | ||
| Vues | Par dossier + vues personnalisées | Vues personnalisées multiples | ||
| Partage | Niveau document ou bibliothèque | Niveau élément ou liste | ||
| Modèles types | Bibliothèque de documents, d’images, de ressources | Contacts, calendrier, tâches, annonces | ||
| Sécurité | Permissions au niveau dossier et document | Permissions au niveau élément |
* Les données structurées sont des informations organisées selon un format prédéfini et standardisé, où chaque élément est identifiable et catégorisé dans des champs spécifiques. Comme un tableau Excel, chaque donnée occupe une place précise (ligne et colonne) avec un type défini (texte, nombre, date…), ce qui facilite leur traitement, leur recherche et leur analyse. Par exemple, une liste de contacts avec des champs « Nom », « Email », « Téléphone » constitue une donnée structurée car chaque information est classée de manière cohérente et prévisible.
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