Partager simplement des fichiers avec les dossiers publics Exchange !

Au-delà du simple serveur de messagerie professionnelle plus connue sous le nom d’Outlook pour le grand public, Exchange est une véritable plateforme collaborative. Ainsi de nombreux outils et fonctions de travail en groupe sont nativement intégrés à la messagerie Exchange. L’objectif premier du service de messagerie est bien évidemment de soutenir les entreprises, on le constate notamment avec l’intégration de toutes les applications Office 365.

Exchange 2016, une messagerie et un outil collaboratif

Depuis Exchange 2003, Microsoft a donc orienté sa solution de messagerie Exchange vers le travail collaboratif en y intégrant la notion de délégation (principalement utilisé pour un travail en duo avec partage de calendrier, d’agenda ou de messagerie pour un directeur et sa secrétaire par exemple), le partage d’objets (contacts, calendriers, fichiers…) ou encore des règles automatiques. Votre serveur Exchange s’apparente donc à une véritable plateforme de partage d’informations pour votre organisation.

Créer et partager un dossier public Outlook

Les différents objets contenus dans Outlook (Exchange 2013 ou Echange 2016) peuvent être partagés de façon indépendante. Le partage s’intègre donc très facilement dans le cadre d’un travail collaboratif en équipe avec différents niveaux d’échange et de partage d’informations ou de fichiers. Cependant les outils fournis sont trop peu souvent exploités car trop méconnus de ses utilisateurs. La notion de dossier partagé dit dossiers publics est une solution très simple pour un partage rapide de fichiers en équipe. Cette solution peut être adapté à tous les besoins de collaboration en entreprise si l’architecture serveur a dès le départ était conçu selon les besoins de l’entreprise.

Faciliter le partage de fichiers avec les dossiers publics !

Les dossiers publics Exchange Outlook constituent de parfaits emplacements pour stocker et partager des fichiers ou informations pour votre entreprise. Lorsque l’on parle de dossier public on fait en fait référence à un dossier visible uniquement par les membres de votre organisation. Un message mail envoyé à plusieurs contacts ne sera visible que par les différents destinataires mais un message publié dans un dossier public le sera par tout un groupe spécifié. Vous n’avez plus besoin d’encombrer les boites mails de vos collaborateurs, placez l’information dans un dossier public et les personnes concernées la consulteront en temps voulu !

Collaboration simplifiée avec les dossiers partagés Exchange pour le partage de fichiers

Organiser votre contenu professionnel n’aura donc jamais été aussi simple grâce aux dossiers publics. A partir de votre service de messagerie Outlook ou Outlook Web Access (OWA), vous avez accès à la hiérarchie complète des dossiers publics qui vous concerne. La notion de dossier public n’est pas une nouveauté Exchange 2016 car elle est est disponible depuis Outlook 2007 ou une version supérieure telle que Exchange 2010, Exchange 2013 ou 2016 (avec les applications Outlook 2010, 2013 ou 2016). Mais elle reste encore très peu exploitée car trop peu connu des utilisateurs !

Comment créer un dossier public Exchange ou dossier partagé ?

Créer un dossier public Exchange 2013 ou Exchange 2016Bien que la notion de dossier public soit simple de prise en main, elle nécessite une bonne mise en route pour pouvoir travailler de manière suffisamment efficace. En général les dossiers publics principaux, c’est-à-dire ceux situés en haut de la hiérarchie des dossiers, sont créés par l’administrateur du serveur Exchange afin de partir sur de bonnes bases. Une bonne pratique est de définir un dossier public par département de l’entreprise ou pour chaque projet important de l’entreprise. Ces dossiers principaux doivent être peu nombreux et mis en place sur le long terme.

Les sous-dossiers pourront être gérés par un responsable désigné qui aura donc tous les accès pour ajouter ou supprimer des sous-dossiers et fichiers contenus dans ces répertoires publics. Ce responsable pourra dès lors définir d’autres utilisateurs avec des rôles spécifiques pour organiser sa propre hiérarchie de dossier. L’idée est donc de définir en amont les responsables des dossiers ainsi que les utilisateurs et une première hiérarchie principale pour partir sur de bonnes bases. Les informations pourront dès lors être facilement réparties sans encombrer les dossiers à la racine.

Les types de contenus et objets dans les répertoires partagés

Profitez des dossiers publics Exchange pour le partage de documentsDe base chaque dossier contient des éléments de type courrier mais les boites mails peuvent aussi contenir d’autres types d’informations tels que les calendriers, des contacts, des notes ou d’autres fichiers. Ainsi les calendriers peuvent être paramétré de manière à mettre en place des plannings d’organisation pour partager des salles de réunion ou des ressources (voitures, matériels…). Les dossiers partagés (publics) peuvent donc servir à mettre en commun ces plannings de répartition (voir exemple du centre de formation CFA de Bourges). Mais il est aussi possible de définir une liste de contacts partagés, par exemple pour chacun des services commerciaux définir différentes listes de clients en fonction des régions afin que seuls les commerciaux concernés puissent y accéder. L’avantage étant bien évidemment les fonctions collaboratives qui permettent de mettre à jour le fichier en une seule fois pour l’ensemble des utilisateurs des boites mails. On pourra donc définir une certaine base semblable à un annuaire de contacts pour chaque département ou chaque région géographique.

Les règles applicables pour automatiser la gestion des dossiers Outlook

La collaboration de la messagerie Outlook a été pensée de telle manière que l’on puisse facilement définir les rôles des utilisateurs afin de désigner des responsables pour chaque dossier public. Pour aller plus loin il est aussi possible de mettre en place des dossiers modérés dont les documents nécessiteront donc une première validation avant d’être rendu public. Ceci est particulièrement utile pour les services juridiques où il est essentiel de faire valider un document par la personne compétente avant de le publier. Des règles de gestion avec alertes sur certaines adresses mails peuvent donc être mis en place afin d’automatiser le processus.

Créer et gérer les dossiers publics Exchange avec Outlook 2016

Dès lors un dossier public Exchange peut donc être utilisé comme boite au lettre commune à plusieurs utilisateurs rattachés. Il leur sera donc possible de consulter et gérer des mails reçus sur une adresse générique (type « test@openhost.com ») mais aussi de répondre par mail grâce à la fonction « envoyé en tant que ». Un système de réponse automatique en fonction de certains mots-clés détectés dans le sujet d’un message est aussi possible.

Un répertoire public ultra sécurisé

La mise en commun d’un certain volume de fichiers pousse toujours à s’interroger sur la sécurisation du processus. A ce niveau les dossiers publics possèdent un système de sécurité très poussé. Tout d’abord concernant la réplication des fichiers des dossiers partagés, si l’architecture serveur Exchange de l’entreprise est distribuée sur plusieurs serveurs alors il est tout à fait possible de répliquer les dossiers. Une telle réplication des données permet d’avoir une redondance garantissant la sécurité des fichiers partagés.

L’accès aux informations est quant à lui totalement sécurisé, au même titre que les boites mails Exchange. Ainsi en profitant des dossiers publics, on peut profiter du même système de sécurisation déjà disponible et mis en place pour les serveurs de messagerie professionnelle Exchange. Un accès à distance est donc tout à fait possible depuis n’importe quel client Outlook distant (à partir de Outlook 2003) et depuis l’OWA (Outlook Web Access) sur un navigateur web.

Quand partager un dossier Outlook avec les dossiers publics Exchange ?

Voici quelques exemples d’utilisation des dossiers publics sous Exchange 2016 :

  • Discussions en ligne : Stockez chaque sujet de discussion dans son propre dossier. Selon vos besoins, définissez des autorisations pour chaque sous-dossier (vous pouvez restreindre l’accès aux dossiers qui contiennent des informations confidentielles ou sensibles). Un sujet peut posséder son propre modérateur afin de contrôler la publication d’un élément et de supprimer toutes les publications qui ne respectent pas les normes de l’organisation ou qui enfreignent sa stratégie.
  • Partager des calendriers, des listes de contacts et des listes de tâches : Joignez des calendriers, des contacts et des tâches ou listes des tâches aux publications afin de partager des informations avec les personnes qui ont accès au dossier. Ce type d’emplacement centralisé facilite la communication et la collaboration des équipes de projet.
  • Faciliter la recherche de fichiers : la recherche de texte intégrale est disponible depuis Exchange 2010. Elle vous permettra de facilement remonter une information peu importe le volume de courriers ou de fichiers dans votre boite mail Outlook.

Les fonctionnalités et usages des dossiers publics sont nombreux. Cette utilisation du serveur Exchange permet donc à un moindre niveau de stocker et partager des informations importantes sans avoir à mettre en place la plateforme SharePoint Server dans un premier temps pour votre entreprise. Les répertoires publics ont bien évidemment leurs limites et les workflows automatisés de SharePoint permettent d’aller plus loin dans le partage et l’automatisation. Si vous ne savez pas encore vers quelle solution vous tourner, n’hésitez pas à contacter notre équipe technique pour bénéficier de conseils personnalisés.

 

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Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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