Découvrez toutes les fonctionnalités Skype Business Online pour votre entreprise !

 

Skype Entreprise ou Skype for Business est un outil de « communication unifiée ». Ce terme un peu barbare signifie que l’ensemble de vos moyens de communications est intégré directement sur une plateforme. Pour vous permettre de mieux comprendre tous les avantages de Skype Entreprise pour votre organisation, Openhost passe en revue toutes les fonctionnalités disponibles avec Office 365 !

Les fonctionnalités Skype Entreprise Online avec Office 365

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Skype Entreprise permet de passer des appels audio et vidéo, de dialoguer via une messagerie instantanée, d’échanger des fichiers et de gérer des réunions avec partage d’écran ou prise de contrôle à distance du bureau de certaines applications ou du bureau de l’utilisateur.

L’intégration de la téléphonie est aussi au programme, vous pouvez ainsi recevoir et passer des appels vers le réseau téléphonique classique. Vous pouvez ainsi communiquer avec des utilisateurs Skype Entreprise ou Skype grand public via la VoIP de manière gratuite ou passer par des appels téléphoniques payants disponibles avec un forfait téléphonique Office 365.

Skype Entreprise peut être utilisé sur ordinateurs PC/Mac mais aussi sur appareils mobiles smartphones et tablettes grâce aux applications Android et iOS ainsi que sur de nombreux modules de réunion (type Polycom, Jabra, etc).

Communiquer avec Skype Entreprise : Messagerie instantanée, présence et contacts

Les utilisateurs Skype Entreprise profitent de différentes fonctionnalités pour une communication fluide avec leurs contacts. On retrouve donc plusieurs fonctionnalités de base incluses dans toutes les offres Skype Entreprise Online :

  • Messagerie communication unifiée Skype for BusinessStatut de présence (par exemple : disponible, absent(e), occupé(e), hors connexion, etc.) : L’information de présence Skype Entreprise est disponible sur d’autres outils de la suite Office 365 comme Microsoft Teams par exemple. Vous pourrez ainsi savoir si votre collaborateur est disponible pour vous répondre ou non.
  • Messagerie instantanée : Pouvoir dialoguer en direct est une fonctionnalité très utile lorsque vous ne souhaitez qu’une précision sur un sujet. Grâce à Skype Entreprise Online, vous pouvez envoyer et recevoir des messages texte en temps réel. La messagerie instantanée est disponible entre utilisateurs Skype Entrepris et Skype grand public. Les informations transmises via la messagerie instantanée sont cryptées pour une meilleure protection de l’information.
  • Afficher votre carte de visite Skype : Vous pouvez afficher différentes informations comme sur une carte de visite. Ceci permet donc d’afficher une photo de profil, différentes informations de contacts et des précisions sur votre rôle dans l’entreprise. Pour les plus grandes entreprises, la possibilité de disposer d’un annuaire de contacts intuitif et toujours à jour est essentiel pour communiquer rapidement et efficacement.

Skype Entreprise et la fédération des contacts pour une organisation

La connectivité externe Skype Entreprise (fédération) permet à un utilisateur Skype Entreprise de contacter des membres d’autres organisations qui utilisent Skype Entreprise, ainsi que ceux qui hébergent leur propre serveur Skype Entreprise local. Les contacts fédérés peuvent afficher la liste des personnes présentes, communiquer par messagerie instantanée, et passer des appels audio et vidéo entre utilisateurs Skype. Toutes les communications fédérées entre les systèmes de messagerie instantanée utilisant des serveurs proxy d’accès sont chiffrées. Microsoft ne contrôle pas le chiffrement une fois les messages transmis au réseau du partenaire fédéré (si le partenaire fédéré dispose d’un serveur Skype Entreprise local ou d’un réseau tiers).

Organiser des réunions en visioconférence sur Skype for Business Online

Skype Entreprise a été conçu pour une utilisation professionnelle. En quelques clics seulement, il est donc possible de créer et rejoindre des réunions en visioconférence ou audioconférence. Les conversations en messagerie instantanée peuvent donc prendre une autre tournure de manière immédiate en lançant un appel Skype ou en démarrant une conférence en ligne. Lors d’un appel entre utilisateurs Skype, il est tout à fait possible de continuer à envoyer des messages instantanés ou de partager des fichiers directement sur l’interface. Les fonctionnalités de partage sont en effet nombreuses : envoi de fichiers, partage d’écran, prise en main d’une application Office ou encore prise en main complète du bureau !

Téléphonie VoIP avec Skype Entreprise Online sur Office 365

Le niveau de qualité des appels revient régulièrement lorsque que nous nous entretenons avec nos clients pour bien comprendre leurs besoins. Skype for Business se distingue par une version améliorée en termes de performances sur les appels audio et vidéo. En effet un codec audio adaptatif est intégré à la solution de façon à obtenir des performances supérieures aux solutions grand public.

Les questions de bande passante doivent aussi être étudiées afin de pouvoir exploiter au maximum votre solution de téléphonie IP Skype sans pour autant empiéter sur l’ensemble de vos applications professionnelles. De manière à garantir une exploitation performante de Skype Entreprise pour nos clients, nous déployons une solution de supervision en amont de nos projets afin de pouvoir évaluer les performances du réseau de la société. Cette approche innovante en termes de gestion de projets Office 365 nous permet de pouvoir évaluer la qualité du réseau mais aussi les points d’amélioration possibles afin d’exploiter la solution au maximum. La majorité des intégrateurs Office 365 ne prennent pas le temps d’étudier l’infrastructure de leurs clients en amont et certains projets se soldent en échecs dû à un manque de performances pour les utilisateurs de l’entreprise.

Diffuser et rejoindre une réunion en ligne

Skype for Business Online vous permet de diffuser des réunions pouvant réunir jusqu’à 10000 utilisateurs sur le web, ce qui vous laisse donc une bonne marge !

Pour rejoindre une réunion, Skype Entreprise propose de multiples moyens :

  • Si vous êtes utilisateur Skype Entreprise ou Skype grand public alors il suffira de cliquer sur le lien de connexion à l‘invitation pour accéder à la réunion sur Skype Online ou l’application de bureau/mobile Skype ;
  • Si vous n’êtes pas utilisateur Skype alors vous pouvez directement ouvrir la réunion sur navigateur web pour profiter de toute l’expérience Skype audio et vidéo ;
  • Si vous n’avez pas accès à internet à ce moment, vous pouvez utiliser le numéro de téléphone activé spécialement pour rejoindre cette réunion en ligne.

Videoconference Skype for Business online

Les diffusions de réunion Skype Entreprise propose différentes fonctionnalités de gestion et monitoring comme par exemple la possibilité de mettre en place une salle d’attente virtuelle, l’enregistrement des réunions ou encore la personnalisation de vos conférences afin de pouvoir évaluer la satisfaction des utilisateurs après ou pendant la réunion.

Intégrations possibles entre Skype Entreprise et Exchange

Il faut bien avouer que la grande force de Office 365 Entreprise et Office 365 Business est de pouvoir offrir un environnement complet de travail sécurisé déployable très rapidement. Et pour le plus grand bonheur des utilisateurs les intégrations entre produits O365 augmentent chaque jour !

Migration exchange online office 365Concernant Exchange Online, Skype Entreprise est en mesure d’exploiter un grand nombre d’informations provenant de vos boites mails professionnels tels que : les contacts unifiés, le calendrier Exchange, l’archivage des informations, les statuts de présence, la communication en 1 clic, les messages d’absence automatiques, etc.

Certains plans comme Office 365 Entreprise permettent d’aller encore un peu plus loin dans l’intégration de Skype Entreprise avec Exchange Online. Vous pourrez ainsi :

  • Combiner votre messagerie vocale Skype et votre messagerie électronique Exchange : La messagerie unifiée avec Exchange et Skype Entreprise vous offre des services de répondeur automatique, Outlook Voice Access et standard automatique. Ceci vous permet d’avoir une infrastructure de messagerie unique disponible directement depuis le client Skype Entreprise.
  • Outlook Web App vous permet d’accéder aussi aux fonctionnalités de messagerie instantanée, de présence, de mises à jour de statut en fonction des informations de calendrier Exchange et de la programmation des réunions visioconférence Skype Entreprise.

Protection des données et Archivage sous Skype Entreprise

Les communications réalisées avec Skype Entreprise sont chiffrées grâce au protocole TLS (Transport Layer Security). Si votre transmission est interceptée alors le pirate ne pourra voir qu’un bloc de texte. Par exemple si un de vos utilisateurs accède à Skype Entreprise depuis un réseau WiFi public (aéroport, gare, hôtel,…) pour faire une présentation, passer des appels ou utiliser la messagerie instantanée alors toutes ses communications sont entièrement chiffrées. Ces données seront donc illisibles si un utilisateur malveillant scanne le réseau public.

L’archivage des communications est disponible pour la messagerie instantanée et permet donc de sauvegarder tout ou partie des échanges qui se font. La fonctionnalité d’archivage nécessite Office 365 Exchange et est contrôlée par la composante « Archive » de la boîte aux lettres Exchange de l’utilisateur qui permet donc d’archiver les messages électroniques et le contenu partagé sur Skype Entreprise.

L’archivage Skype Entreprise se fait au niveau des utilisateurs, en effet aucun contrôle direct de l’ensemble des paramètres d’archivage n’est possible depuis le centre d’administration Skype Entreprise Online. Nous sommes donc en mesure d’activer ou désactiver pour un ou plusieurs utilisateurs cet archivage ou pour des groupes d’utilisateurs spécifiques. Déployer une stratégie d’archivage est donc tout à possible sur Exchange et Skype Entreprise. Pour plus d’informations sur cette fonctionnalité, nous vous invitons à contacter notre équipe technique.

Système téléphonique Office 365

La téléphonie Office 365 vous permet d’appeler vers le réseau téléphonique classique directement depuis Skype Entreprise et les lignes téléphoniques classiques encore existantes dans votre société. Le système téléphonique dans Office 365 permet à vos utilisateurs d’utiliser Skype Entreprise pour gérer toutes leurs communications. Ils pourront donc passer et recevoir des appels, transférer ses appels ou encore en couper le son, le tout à partir de pratiquement n’importe quel appareil doté d’un accès à Internet.

Remplacer votre téléphonie PABX par le système téléphonique Cloud PBX Office 365 vous permet de profiter de tout un ensemble de fonctionnalités Office 365 intégrées aux outils bureautiques de Microsoft.

En fonction de la situation de votre entreprise, vous pouvez opter directement pour un modèle 100% Cloud en migrant toute votre téléphonie sous Office 365 avec les plans d’appels Skype Entreprise. Mais vous pouvez aussi aller sur un modèle intermédiaire dit « hybride » de profiter de toutes les fonctionnalités de la téléphonie IP Skype Entreprise. Vous pourrez ainsi conserver votre abonnement téléphonique classique si vous avez un tarif plus favorable avec votre opérateur ou des fonctionnalités en locales qui ne sont pas encore transposables sur la VoIP grâce à notre offre Cloud Connector Edition pour Skype & Office 365.

Plans d’appels et téléphonie Office 365

Skype for Business vous permet de bénéficier de toutes les fonctionnalités d’appels « PSTN Calling » (Réseau Téléphonique Commuté ou RTC). Afin de pouvoir recevoir et passer des appels téléphoniques sur Skype Entreprise, vous pouvez opter pour les plans d’appels Office 365 nationaux ou internationaux ou pour la mise en place d’un système de téléphonie hybride avec le CCE Skype.

Toutes les fonctionnalités classiques de la téléphonie sont disponibles ainsi que toutes les fonctionnalités d’un standard téléphonique directement sur Skype Online. Il est donc possible de contrôler les appels avec tout un ensemble de fonctionnalités : désactiver le son, mise en attente, renvoi d’appel, transfert d’appel, files d’attente, faire sonner plusieurs postes avec le groupement de poste, appels d’urgence, etc.

La portabilité des numéros est disponible, vous pouvez donc récupérer tous vos numéros professionnels sans problèmes. Il est ainsi possible d’affecter un numéro spécifique à chaque poste utilisateur si vous le souhaitez grâce à la Sélection Directe à l’Arrivée (SDA) sur Skype Business. Les utilisateurs peuvent donc effectuer des appels vocaux sur les autres postes téléphoniques mais aussi tout autre appareil connecté à la téléphonie (smartphones, téléphones fixes, etc.).

Audioconférence avec Skype Entreprise

Les audioconférences vous permettent d’accueillir des participants qui n’ont pas accès à internet ou souhaite seulement participer en audio à votre réunion. Pour participer à une audioconférence, il ne vous faudra donc qu’un simple téléphone. Ce mode de réunion est très utile lorsque vos utilisateurs sont en déplacement sans connexion internet ou avec un accès internet limité. Les utilisateurs peuvent donc rejoindre directement votre conférence téléphonique en appelant un simple numéro de téléphone fixe. Les appels vers ce numéro peuvent être gratuits ou payants au prix d’un appel normal vers un fixe en fonction du paramétrage de l’organisateur de la réunion. Il est en effet possible de prendre en charge les frais de communication pour vos utilisateurs si vous le souhaitez.

Visioconférence avec Skype for business en entreprise

Les réunions visioconférence et audioconférence sont très simples à configurer. L’administrateur peut directement inviter des utilisateurs depuis Skype Entreprise ou planifier la réunion en lançant des invitations par mail. L’interconnexion entre Skype et Exchange vous permet de créer une réunion Skype directement depuis l’application Microsoft Outlook. Vous pourrez ainsi profiter de modules de planification sur Outlook tels que FindTime pour déterminer plus simplement un créneau de participation possible pour tous vos utilisateurs. N’importe quel utilisateur disposant du numéro téléphonique dédié à cette réunion et de l’ID pourra rejoindre l’audioconférence. Si vous le souhaitez il est aussi possible e verrouiller la réunion avec un code d’accès.

Les audioconférences Office 365 avec Skype Entreprise Online peuvent être mises en place en utilisant Office 365 directement comme votre fournisseur de conférence « PSTN Conferencing » ou RTC (Réseau Téléphonique Commuté) ou en utilisant un fournisseur de services d’audioconférence tiers.

Les offres Office 365 Entreprise et Office 365 Business vous donne accès à Skype Entreprise avec plus ou moins de fonctionnalités selon la licence choisir. En tant qu’expert sur les solutions de collaboration Microsoft, Openhost peut vous accompagner dans la mise en place et le déploiement de votre environnement Office 365.

 

Skype Office 365

 

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