Rétention et archivage des mails en entreprise
Vos utilisateurs envoient et reçoivent un nombre grandissant de mails chaque jour, pourtant très peu d’entre eux prennent le temps de faire le tri dans leurs mails pour ne garder que l’essentiel. Le volume de mails stockés peut donc très rapidement atteindre des sommets si rien n’est fait ! Ceci engendre de multiples impacts sur votre organisation : perte de temps pour les utilisateurs, impact financier avec les coûts de stockage, risque de sécurité pour votre entreprise, nécessité légale de conserver certains mails, etc.
Le management des contenus mails est donc un point essentiel à ne pas négliger. La gestion de la rétention des mails sur nos offres Exchange vous permettra donc de réduire les risques légaux liés au stockage obligatoire de certaines informations. Notre système de rétention légal Exchange Server vous permettra donc d’assurer certains aspects pour votre organisation :
- Politique de l’entreprise : Il est probable que certaines informations doivent être disponibles durant un certain laps de temps pour la gestion des dossiers en cours ou autres. Par exemple, un employé peut manipuler certaines informations essentielles à conserver tels que des axes stratégiques, des données financières, comptables ou encore des données clients.
- Conformité légale : Certains secteurs d’activité se voient imposés un certain nombre de prérequis en termes d’archivage des informations pour une certaine période de temps. il est donc à la fois indispensable de conserver certaines informations durant une période désignée mais aussi de supprimer ces informations lorsque cette période est écoulée afin d’optimiser le stockage.
- Améliorer la gestion du stockage : L’emailing est un moyen de communication considéré comme gratuit par les utilisateurs. Ceux-ci ont donc tendance à l’exploiter pour envoyer tous types d’informations par habitude ou afin de conserver une trace de leurs échanges à court terme. Le volume de stockage des mails en entreprise peut donc atteindre des sommets et représente un véritable coût financier à ne pas négliger !
- Simplifier l’expérience utilisateur : Nous recevons tous de dizaines de mails par jour voir pour certains des centaines ! Rien de plus inutile que de devoir trier ses mails… La gestion de la rétention sert à conserver certaines informations importantes mais aussi en parallèle à éliminer celles qui ne le sont pas. En réduisant la quantité de mails inutiles stockés dans les boites de réception, vous aidez vos utilisateurs à conserver une bonne vision de leurs tâches et dossiers en cours.
Les stratégies de rétention pour messagerie mail permettent de gérer beaucoup plus simplement votre conformité sans avoir à intervenir auprès de vos utilisateurs. Avec nos stratégies de rétention vous atteindrez simplement et rapidement vos objectifs en termes de gestion de conformité et d’espaces de stockage.
Stratégie de rétention d’informations sur nos offres Exchange
Les stratégies de rétention mises en place peuvent s’appliquer à l’ensemble du contenu en fonction d’une date et/ou uniquement au contenu contenant des mots-clés ou informations spécifiques.
Pourquoi utiliser une stratégie de rétention sur vos boites mails ?
Il existe de multiples raisons qui peuvent vous pousser une entreprise à mettre en place une stratégie d’archivage des mails. Voici quelques exemples de cas d’usage :
- En cas de conflit avec un de vos clients : Vous aurez la possibilité de remonter sur les anciens échanges ayant eu lieu entre ce client et vos collaborateurs. Ceci reste valable même si la boite email a été supprimée. Les données sont spécifiquement conservées jusqu’à atteindre la durée de rétention que vous avez fixé au niveau d’Exchange.
- Gérer votre conformité légale : certains secteurs imposent la rétention d’informations spécifiques pour une certaine durée. Mettre en place une stratégie de rétention selon certains critères vous permettra d’être rapidement et simplement en conformité avec ces exigences.
- Conserver des éléments de savoir-faire ou d’expertise : Retrouver et restaurer certaines informations lié à des projets existants vous permet d’éviter des pertes de temps à devoir refaire ce qui a déjà été fait.
Identifier automatiquement des éléments sensibles à archiver :
Votre stratégie de rétention peut se limiter à certains éléments qui satisfont certaines conditions comme des mots-clés ou phrases spécifiques tels que des informations sensibles
Par exemple, vous pouvez choisir d’appliquer des exigences de rétention uniquement au contenu qui contient des informations personnelles identifiables telles que les numéros d’identification des contribuables, les numéros de sécurité sociale ou les numéros de passeport. Une fonctionnalité qui s’avère donc essentielle dans la gestion de votre conformité au RGPD !
La rétention sur une période donnée :
Avec une stratégie de rétention, vous pouvez conserver le contenu indéfiniment ou pour un nombre spécifique de jours, de mois ou d’années. La date prise en compte est celle de la réception du message. Par exemple, si vous souhaitez conserver le contenu d’une boîte aux lettres pendant sept ans et qu’un message a été envoyé il y a six ans, le message ne sera conservé que pour une année.
Vous pouvez choisir si vous souhaitez que le contenu soit définitivement supprimé à la fin de la période de rétention. Une stratégie de rétention peut également simplement supprimer le contenu ancien sans le conserver.
Comment mettre en place votre stratégie de rétention d’informations sur Exchange ?
Si vous souhaitez mettre en place unE stratégie de rétention des informations sur votre messagerie professionnelle, notre équipe peut vous accompagner au travers de nos différentes offres de messagerie Exchange 2016 hébergées sur nos datacenters (Silver ou Gold) ou avec Exchange Online sur Office 365. Vous pouvez consulter les détails de nos offres sur notre site afin de vous faire une idée précise du système de messagerie professionnelle souhaité. Nos équipes techniques et commerciales restent à votre disposition pour échanger et faire avancer votre projet !
