Dans un monde professionnel où la collaboration et le partage de documents sont devenus essentiels, la gestion des versions de fichiers représente un enjeu majeur pour les entreprises. SharePoint propose une solution robuste à travers sa fonctionnalité de versioning¹, permettant de suivre, gérer et restaurer les différentes versions d’un même document. Cette fonctionnalité devient indispensable pour maintenir l’intégrité de vos données et optimiser la collaboration entre équipes.
Le soleil se levait à peine sur les bureaux de Marie, responsable qualité dans une entreprise de conseil. Comme chaque matin, elle ouvrait son SharePoint pour consulter les procédures qualité. Un souvenir amer lui revint : l’année dernière, une mise à jour importante d’un document avait été écrasée par erreur, causant plusieurs jours de confusion. Aujourd’hui, grâce au versioning, ces incidents appartiennent au passé.
Le versioning de SharePoint a considérablement évolué depuis ses débuts. D’abord simple système de sauvegarde, il est devenu un véritable outil de gouvernance documentaire offrant :
Sarah contemplait son écran avec satisfaction. En tant que administratrice SharePoint, elle venait de finaliser la configuration du versioning pour l’ensemble des bibliothèques documentaires de l’entreprise. Un travail minutieux qui allait simplifier la vie de ses collègues.
Le versioning dans SharePoint fonctionne selon plusieurs principes fondamentaux :
Tableau 1 : Types de versions dans SharePoint
| Type de version | Description | Utilisation recommandée |
|---|---|---|
| Versions majeures | Versions finalisées et validées (1.0, 2.0, etc.) | Documents officiels, procédures validées |
| Versions mineures | Versions de travail (0.1, 1.1, etc.) | Brouillons, documents en cours de révision |
| Versions publiées | Versions visibles par tous les utilisateurs | Communication générale |
Thomas, chef de projet, se rappelle encore du chaos qui régnait avant l’implémentation du versioning. Les « document_final_V2_définitif.docx » pullulaient dans les dossiers partagés. Aujourd’hui, tout est plus clair et organisé.
Les principaux avantages du versioning incluent :
Lisa, consultante en gestion documentaire, savait qu’une bonne configuration ne suffisait pas. Il fallait aussi former les utilisateurs aux bonnes pratiques.
Tableau 2 : Recommandations pour une utilisation optimale
| Aspect | Recommandation | Impact |
|---|---|---|
| Nombre de versions | Limiter à 10-15 versions majeures | Optimisation de l’espace de stockage |
| Commentaires | Rendre obligatoire pour chaque modification | Meilleure traçabilité |
| Droits d’accès | Définir des permissions par groupe | Sécurité renforcée |
| Archivage | Planifier une politique d’archivage | Gestion optimisée |
Notre expertise Openhost en matière de versioning SharePoint se décline en plusieurs prestations que nous pouvons vous proposer:
Audit et conseil
Mise en place et migration
Formation et accompagnement
Maintenance et optimisation
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La gestion du nombre de versions est cruciale pour maintenir les performances de votre SharePoint. Il est recommandé de définir une limite de versions en fonction de vos besoins métier. Pour la plupart des organisations, conserver entre 10 et 15 versions majeures est suffisant. Cette limitation doit être accompagnée d’une politique d’archivage claire. Pensez à exporter et archiver les versions importantes avant leur suppression automatique. La configuration peut se faire au niveau de chaque bibliothèque de documents, permettant une granularité fine selon les besoins des différents départements. N’oubliez pas de documenter votre politique de gestion des versions et de former les utilisateurs à ces bonnes pratiques.
Les versions majeures (1.0, 2.0, etc.) représentent des étapes importantes dans la vie du document, généralement des versions validées et officielles. Les versions mineures (1.1, 1.2, etc.) sont des versions intermédiaires, utilisées pendant le processus de révision. L’utilisation des versions mineures est particulièrement pertinente dans un contexte de validation de documents, où plusieurs intervenants doivent apporter leurs modifications avant une publication officielle. Les versions mineures peuvent être limitées à certains utilisateurs, tandis que les versions majeures sont généralement accessibles à tous les lecteurs du document.
La restauration d’une version antérieure dans SharePoint est un processus simple mais qui nécessite une attention particulière. Accédez à l’historique des versions du document, sélectionnez la version à restaurer, puis utilisez l’option « Restaurer ». Cette action crée une nouvelle version du document avec le contenu de la version restaurée. Il est important de noter que la restauration n’efface pas l’historique des versions : elle ajoute simplement une nouvelle version. Cette approche permet de conserver une traçabilité complète, même en cas de restauration. Pensez à documenter la raison de la restauration dans les commentaires de version.
Le versioning a un impact direct sur l’espace de stockage utilisé, car chaque version est stockée intégralement. Pour un document de 1 Mo avec 10 versions, l’espace utilisé sera d’environ 10 Mo. Il est donc crucial de mettre en place une stratégie de gestion des versions incluant : une limitation du nombre de versions conservées, une politique d’archivage des anciennes versions, et une surveillance régulière de l’utilisation du stockage. Les performances de SharePoint peuvent être impactées si le nombre de versions devient trop important, d’où l’importance d’une configuration réfléchie.
L’intégration du versioning dans votre stratégie de gouvernance documentaire nécessite une approche globale. Commencez par définir des règles claires : quels documents doivent être versionnés, combien de versions conserver, qui peut accéder aux versions précédentes. Alignez ces règles avec vos processus de validation et vos exigences réglementaires. Formez vos utilisateurs et désignez des responsables de bibliothèque qui veilleront au respect des bonnes pratiques. Intégrez le versioning dans vos procédures de gestion documentaire et vos plans de reprise d’activité.
Notes de bas de page
¹ Versioning : Fonctionnalité permettant de conserver et gérer plusieurs versions d’un même document.
² Bibliothèque SharePoint : Espace de stockage et de partage de documents dans SharePoint.
³ Gouvernance documentaire : Ensemble des règles et processus régissant la gestion des documents dans une organisation.
⁴ Publication : Action de rendre une version de document accessible à un plus large public dans SharePoint.
⁵ Migration : Processus de transfert de documents et de leurs versions d’un système vers SharePoint.
La sécurité des contenus Office 365 dans SharePoint Online représente un enjeu majeur pour les PME à l’ère du travail hybride.Cet article détaille une approche complète de la sécurité, articulée autour de plusieurs piliers fondamentaux : l’authentification renforcée avec la MFA, les conditions d’accès personnalisables, les restrictions par appareil, la protection granulaire des documents, les contrôles de partage, et la surveillance des activités.Ces mesures forment un écosystème de sécurité cohérent qui permet de protéger efficacement les données sensibles tout en maintenant la productivité des collaborateurs.
Dans un monde où le travail hybride devient la norme, la sécurisation des données d’entreprise est plus cruciale que jamais. SharePoint Online, en tant que plateforme centrale de collaboration dans Office 365, nécessite une attention particulière pour protéger vos informations sensibles. Que ce soit pour prévenir les fuites de données accidentelles, garantir la conformité réglementaire ou simplement assurer une utilisation appropriée des ressources, la mise en place de règles de sécurité adaptées est essentielle. Ces règles doivent trouver le juste équilibre entre protection et productivité : trop strictes, elles freinent le travail quotidien ; trop souples, elles exposent l’entreprise à des risques.
Il faut garder à l’esprit que les PME qui ne mettent pas à disposition de leur collaborateur des outils efficaces peuvent être confrontés à deux situations :
Découvrons ensemble les mesures de sécurité qu’une PME peut mettre en place pour protéger efficacement ses contenus Office 365 sur SharePoint Online, tout en maintenant la fluidité des échanges et la collaboration entre ses collaborateurs.
L’authentification renforcée constitue un pilier fondamental de la sécurité des systèmes d’information modernes, particulièrement dans l’environnement Office 365. Face à la multiplication des cybermenaces et à la sophistication croissante des attaques, la mise en place d’une stratégie d’authentification robuste est devenue incontournable pour protéger les données sensibles de l’entreprise.
Cette approche globale repose sur plusieurs mécanismes complémentaires qui, ensemble, forment une défense efficace contre les tentatives d’intrusion. De l’activation obligatoire de la MFA à la mise en place de politiques de mots de passe strictes, en passant par la gestion intelligente des tentatives de connexion et la détection des comportements suspects, ces mesures constituent un bouclier essentiel pour sécuriser l’accès aux ressources Office 365.
Dans l’écosystème Microsoft 365, les conditions d’accès représentent votre première ligne de défense pour protéger vos données d’entreprise. Plus qu’un simple système de connexion, elles constituent un véritable gardien intelligent qui analyse en temps réel chaque tentative d’accès à vos ressources.
Imaginez un portier vigilant qui ne vérifie pas uniquement le badge de vos collaborateurs, mais s’assure également qu’ils se connectent depuis un lieu autorisé, sur un appareil sécurisé, et dans des conditions conformes à votre politique de sécurité.
Ces règles d’accès conditionnelles permettent aux PME de trouver l’équilibre parfait entre la flexibilité nécessaire au travail moderne et la sécurité indispensable à la protection des données sensibles. Elles s’adaptent à vos besoins spécifiques, qu’il s’agisse de sécuriser l’accès aux emails, aux documents SharePoint, ou à toute autre ressource Office 365.
Dans un contexte où le travail hybride devient la norme, maîtriser et configurer efficacement ces conditions d’accès sont devenues un enjeu stratégique pour toute organisation soucieuse de sa sécurité.
Ces règles peuvent être différentes selon la fonction/rôle d’un utilisateur. Un PDG pourra être autorisé à se connecter 27/7 depuis tous les pays d’Europe, mais un technicien d’atelier ne pourra se connecter que depuis le re réseau informatique du bâtiment où il travaille.
Exemples de règles :
La multiplication des appareils utilisés pour accéder aux ressources de l’entreprise constitue aujourd’hui l’un des plus grands défis de sécurité. Entre les ordinateurs professionnels, les smartphones personnels et les tablettes, chaque point d’accès représente une potentielle faille de sécurité.
Les restrictions par appareil dans Office 365 agissent comme un système de filtrage intelligent, capable de reconnaître si un utilisateur se connecte depuis un poste de travail professionnel sécurisé ou depuis son smartphone personnel.
À l’image d’un système de contrôle d’accès dans un bâtiment sécurisé, où certaines zones ne sont accessibles qu’avec des badges spécifiques, les restrictions par appareil permettent d’adapter finement les droits d’accès selon le niveau de confiance de l’équipement utilisé.
Cette approche permet aux PME de répondre au besoin de mobilité de leurs collaborateurs tout en maintenant un niveau de sécurité optimal pour leurs données sensibles. Dans un monde où le BYOD (Bring Your Own Device) devient la norme, la maîtrise de ces restrictions est devenue un élément clé de toute stratégie de sécurité numérique.
Voici quelques exemples parmi la multitude de critères possibles :
À l’ère numérique, vos documents d’entreprise voyagent plus que jamais : partagés par email, consultés sur différents appareils, téléchargés pour le télétravail ou encore édités en collaboration. Cette mobilité, bien qu’essentielle à la productivité moderne, nécessite une sécurité des documents SharePoint renforcée pour protéger vos informations sensibles contre les risques constants.
La protection des documents dans Office 365 agit comme un gardien invisible qui suit et protège vos fichiers où qu’ils aillent. Imaginez une enveloppe intelligente qui entoure chaque document, définissant qui peut l’ouvrir, le modifier, l’imprimer ou le partager, et surtout même après qu’il a quitté votre environnement SharePoint. Oui c’est possible !
Cette protection va au-delà du simple contrôle d’accès : elle intègre le chiffrement, les droits d’utilisation, et la classification automatique des données sensibles. Pour une PME, cela signifie pouvoir partager des informations en toute confiance, tout en gardant le contrôle sur leur utilisation, même lorsqu’elles sortent du périmètre de l’entreprise.
Face à des réglementations toujours plus strictes en matière de protection des données, assurer la sécurité des contenus sur SharePoint et de manière granulaire n’est plus un luxe, mais une véritable nécessité pour se conformer aux exigences légales et protéger les informations sensibles
Dans le monde professionnel d’aujourd’hui, partager des documents est aussi courant que d’échanger des cartes de visite. Cependant, chaque partage de document représente potentiellement une porte ouverte sur les informations sensibles de votre entreprise. Les contrôles de partage d’Office 365 fonctionnent comme un portier vigilant et intelligent de l’ère numérique pour accroître la sécurité de vos documents sur SharePoint. Imaginez un assistant personnel qui vérifie systématiquement, avant chaque partage, si le destinataire a vraiment besoin d’accéder au document, combien de temps il peut y accéder, et ce qu’il peut en faire (modifier, imprimer, copier).
Que ce soit pour collaborer avec des partenaires externes, travailler avec des collègues, ou simplement diffuser de l’information, ces contrôles permettent de définir précisément qui peut voir quoi, quand, et comment. Pour une PME, c’est la garantie de pouvoir collaborer efficacement tout en gardant la maîtrise de son patrimoine informationnel, un peu comme avoir les avantages d’une porte ouverte tout en conservant la sécurité d’une porte fermée.
Dans une entreprise moderne, les documents numériques sont aussi variés que les papiers qui remplissaient autrefois les armoires de bureau. Des contrats en PDF aux tableaux Excel, en passant par les présentations PowerPoint ou les images de projet, chaque type de fichier nécessite sa propre forme de protection.
Les règles par type de fichier dans Office 365 fonctionnent comme un système de tri intelligent, comparable à un réceptionniste expérimenté qui saurait exactement comment traiter chaque document selon sa nature. Imaginez un garde-fou automatique qui décide instantanément si un fichier Excel contenant des données financières peut être téléchargé, si une présentation PowerPoint peut être partagée en externe, ou si un PDF confidentiel doit être protégé en lecture seule.
Cette approche sur mesure permet aux PME de maintenir un équilibre parfait entre sécurité et productivité, en adaptant automatiquement les protections selon la sensibilité naturelle de chaque type de document.
Word, Excel, PowerPoint :
PDF, zip, etc… :
Imaginez votre session Office 365 comme une réunion dans une salle sécurisée : vous devez présenter votre badge pour entrer, la porte se referme automatiquement derrière vous, et si vous vous absentez trop longtemps, on vous demande de vous identifier à nouveau. Les paramètres de session fonctionnent exactement de cette manière dans l’univers numérique. Ils définissent les règles de votre présence en ligne : combien de temps vous pouvez rester connecté, ce qui se passe quand vous êtes inactif, et comment vous devez vous reconnecter.
Pour une PME, c’est comme avoir un agent de sécurité virtuel qui vérifie constamment que seules les bonnes personnes accèdent aux bons documents, au bon moment, et dans les bonnes conditions. Cette vigilance numérique est particulièrement cruciale aujourd’hui, où les collaborateurs se connectent depuis de multiples endroits et appareils, que ce soit au bureau, en télétravail, ou en déplacement.
C’est vous qui définissez ces règles selon les personnes concernées, leur métier, leur lieu de travail, leur exposition aux risques de cyberattaques (PDG,DG,DAF….).
Durée de la session de connexion ouverte par l’utilisateur
Restrictions de session
Dans l’univers Office 365, les applications sont comme les différentes entrées de votre entreprise. Certaines sont réservées aux employés, d’autres peuvent accueillir des visiteurs, et chacune nécessite son propre niveau de sécurité. La configuration des applications agit comme un système de contrôle d’accès personnalisé pour chaque porte numérique de votre organisation.
Imaginez un réceptionniste virtuel qui sait exactement quelles applications peuvent être utilisées sur un smartphone personnel, lesquelles nécessitent un ordinateur professionnel sécurisé, et comment chacune doit se comporter pour protéger vos données.
Pour une PME moderne, où les collaborateurs utilisent quotidiennement de nombreuses applications Office 365 (Teams, Outlook, SharePoint…), avoir une configuration bien pensée est aussi important que d’avoir un plan des issues de secours dans vos locaux. C’est une sécurité invisible mais essentielle qui permet à chacun de travailler sereinement.
Par défaut le partage de vos contenus Office 365 avec du personnel extérieur est désactivé.
La surveillance et l’audit de vos contenus dans Office 365 fonctionnent comme un gardien vigilant qui tient un journal détaillé de toutes les activités importantes : qui accède à quels documents, quand, depuis où, et ce qui est fait avec ces informations. C’est un système de surveillance sophistiqué pour vos données, qui non seulement enregistre les événements mais peut aussi vous alerter immédiatement en cas de comportement inhabituel ou suspect.
Pour une PME, cette capacité de surveillance représente une tranquillité d’esprit essentielle. Vous savez en permanence ce qui se passe avec vos données sensibles, un peu comme un gérant de magasin qui pourrait instantanément savoir qui a ouvert quelle vitrine et ce qui a été manipulé dedans. Dans un monde où la protection des données devient aussi importante que la protection des locaux physiques, cette visibilité est devenue indispensable.
Eléments tracés dans les journaux:
Configurer la sécurité d’Office 365, c’est un peu comme sécuriser une nouvelle maison : il y a des éléments essentiels à mettre en place dès le début pour dormir tranquille. Tout comme vous installeriez en priorité une bonne serrure, une alarme et des détecteurs de mouvement, il existe une configuration de base qui représente le minimum vital pour protéger efficacement votre environnement numérique. Imaginez une checklist de sécurité, comparable à celle d’un pilote d’avion avant le décollage : des points de contrôle essentiels, testés et approuvés, qui garantissent que vos données sont bien protégées.
Pour une PME qui démarre avec Office 365, cette configuration recommandée agit comme un pack « sécurité » clé en main, offrant un excellent niveau de protection sans pour autant transformer votre espace de travail numérique en bunker impénétrable. C’est trouver le juste équilibre entre la protection nécessaire et la facilité d’utilisation quotidienne.
Règles de base :
Règles renforcées :
Openhost jouera le rôle d’architecte de votre sécurité numérique notamment sur SharePoint. Nous ne nous contentons pas de vous vendre des « briques » de sécurité : nous construisons avec vous une solution sur mesure, adaptée à votre façon de travailler, à votre métier.
Comme un bon architecte qui pense à la fois à la solidité de la structure et au confort des habitants, nous veillons à ce que vos protections soient robustes tout en restant simples à utiliser au quotidien.
Nous sommes là pour vous accompagner à chaque étape, depuis les premières esquisses de votre projet de sécurisation jusqu’à la formation de vos équipes, en passant par la mise en place des protections et leur maintenance régulière.
Notre accompagnement
Support et maintenance
La sécurisation des contenus Office 365 dans SharePoint Online représente un enjeu majeur pour les PME à l’ère du travail hybride. L’article détaille une approche complète de la sécurité, articulée autour de plusieurs piliers fondamentaux : l’authentification renforcée avec la MFA, les conditions d’accès personnalisables, les restrictions par appareil, la protection granulaire des documents, les contrôles de partage, et la surveillance des activités. Ces mesures forment un écosystème de sécurité cohérent qui permet de protéger efficacement les données sensibles tout en maintenant la productivité des collaborateurs.
La solution proposée met l’accent sur l’équilibre entre sécurité et facilité d’utilisation, un aspect crucial pour éviter que les employés ne se tournent vers des solutions alternatives non sécurisées. L’approche modulaire permet d’adapter le niveau de protection selon la sensibilité des données et les besoins spécifiques de chaque entreprise, depuis une configuration de base pour les PME standards jusqu’à des règles renforcées pour les données hautement sensibles.
Openhost se positionne comme un partenaire stratégique dans cette démarche, offrant un accompagnement complet depuis l’audit initial jusqu’au support continu, en passant par la configuration et la formation des utilisateurs. Cette approche sur mesure permet aux PME de bénéficier d’une protection professionnelle de leurs données tout en garantissant une adoption optimale par leurs collaborateurs. L’article souligne enfin l’importance d’une sécurité évolutive, qui s’adapte aux usages et aux menaces émergentes, tout en maintenant un équilibre entre protection et facilité d’utilisation.
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Power Automate représente un pilier essentiel dans la transformation d’une solution SharePoint Online en un véritable système CRM (Customer Relationship Management). Cette plateforme d’automatisation offre un ensemble riche de fonctionnalités permettant de créer des workflows (automatisations) métier sophistiqués sans nécessiter de compétences en développement traditionnelles.
L’accès à SharePoint est inclus dès l’abonnement Microsoft Business Basic (en savoir plus les abonnements pour PME).
Pour un « Power User » (utilisateur avancé), la maîtrise de ces actions automatisées permet d’optimiser significativement la gestion de la relation client, en automatisant les tâches répétitives, en assurant un suivi rigoureux des opportunités commerciales, et en améliorant la communication tant interne qu’externe.
Le tableau suivant présente les 30 actions Power Automate (Workflow) les plus pertinentes pour bâtir un CRM avec SharePoint, organisées par catégories fonctionnelles et accompagnées d’une évaluation de leur niveau de difficulté. Cette classification permet une approche progressive dans l’implémentation, en commençant par les actions fondamentales (difficulté ⭐) pour évoluer vers des automatisations plus complexes (difficulté ⭐⭐⭐⭐⭐).
Chaque action a été sélectionnée pour sa pertinence dans un contexte CRM et sa capacité à apporter une valeur ajoutée concrète dans la gestion quotidienne des relations clients.
| Catégorie | Action Power Automate | Description | Cas d’usage CRM | Difficulté (1-5) | Action Premium |
|---|---|---|---|---|---|
| Notifications | |||||
| 1 | Envoyer un e-mail (V2) | Envoi d’emails automatiques | Alertes nouvelles opportunités, relances clients | ⭐ (1) | Non |
| 2 | Publier un message en tant que bot Flow | Notification Teams | Alertes internes équipe commerciale | ⭐ (1) | Non |
| 3 | Envoyer une notification mobile | Notification mobile | Alertes urgentes pour commerciaux | ⭐ (1) | Oui |
| 4 | Créer un tableau HTML | Formatage données pour emails | Résumé hebdomadaire pipeline | ⭐⭐⭐ (3) | Non |
| 5 | Planifier une réunion Teams | Planification réunion | Rendez-vous clients automatisés | ⭐⭐ (2) | Non |
| Gestion Documents | |||||
| 6 | Créer un fichier | Génération documents | Création devis automatique | ⭐⭐⭐ (3) | Non |
| 7 | Convertir un fichier | Conversion format | PDF pour propositions commerciales | ⭐⭐⭐ (3) | Oui |
| 8 | Créer un lien de partage | Partage documents | Envoi sécurisé documents clients | ⭐⭐ (2) | Non |
| 9 | Copier un fichier | Duplication documents | Templates commerciaux | ⭐⭐ (2) | Non |
| 10 | Obtenir les métadonnées du fichier | Lecture métadonnées | Suivi versions documents | ⭐⭐ (2) | Non |
| Données CRM | |||||
| 11 | Obtenir des éléments | Lecture données SharePoint | Extraction données clients | ⭐⭐ (2) | Non |
| 12 | Créer un élément | Création enregistrements | Nouvelle opportunité | ⭐ (1) | Non |
| 13 | Mettre à jour un élément | Mise à jour données | Modification statut opportunité | ⭐⭐ (2) | Non |
| 14 | Supprimer un élément | Suppression données | Nettoyage données obsolètes | ⭐ (1) | Non |
| 15 | Obtenir les modifications d’un élément | Suivi modifications | Historique modifications client | ⭐⭐⭐ (3) | Oui |
| Automatisation | |||||
| 16 | Condition | Logique conditionnelle | Routage opportunités | ⭐⭐ (2) | Non |
| 17 | Appliquer à chacun | Traitement en masse | Mise à jour multiple contacts | ⭐⭐⭐ (3) | Non |
| 18 | Commutateur | Multiples conditions | Différents processus selon phase | ⭐⭐⭐⭐ (4) | Non |
| 19 | Faire jusqu’à | Boucle conditionnelle | Relances jusqu’à réponse | ⭐⭐⭐⭐ (4) | Non |
| 20 | Différer | Temporisation | Délai entre relances | ⭐ (1) | Non |
| Intégration | |||||
| 21 | HTTP avec Azure AD | Appels API externes | Intégration services externes | ⭐⭐⭐⭐⭐ (5) | Oui |
| 22 | Analyser JSON | Traitement données JSON | Import données externes | ⭐⭐⭐⭐ (4) | Non |
| 23 | Excel Online (Entreprise) | Manipulation Excel | Rapports commerciaux | ⭐⭐⭐ (3) | Oui |
| 24 | Créer un tableau CSV | Export données | Export pipeline commercial | ⭐⭐ (2) | Non |
| 25 | Initialiser une variable | Variables processus | Compteurs et cumuls | ⭐⭐ (2) | Non |
| Approbations | |||||
| 26 | Démarrer et attendre une approbation | Processus validation | Validation remises commerciales | ⭐⭐⭐ (3) | Oui |
| 27 | Créer une approbation | Création validation | Demande validation hiérarchique | ⭐⭐⭐ (3) | Oui |
| 28 | Répondre à une demande PowerApps ou Flow | Réponse approbation | Retour validation management | ⭐⭐⭐⭐ (4) | Non |
| Calendrier | |||||
| 29 | Créer un événement (V2) | Création événement | Planification rendez-vous | ⭐⭐ (2) | Non |
| 30 | Obtenir la vue calendrier des événements | Vue calendrier | Planning commercial | ⭐⭐⭐ (3) | Non |
Explications des niveaux de difficulté :
⭐ (1) – Très Facile
⭐⭐ (2) – Facile
⭐⭐⭐ (3) – Intermédiaire
⭐⭐⭐⭐ (4) – Complexe
⭐⭐⭐⭐⭐ (5) – Très Complexe
Recommandations pour les Power Users débutants :
On suppose ici que vous avez déjà créé une liste SharePoint que vous avez nommé « Opportunité Commerciale » afin de suivre vos prospects et leur demande. (voir nortre article sur la liste SharePoint)
Les exemples sont très académiques, il faut les prendre sous l’angle de la démonstration afin de vous faciliter la compréhension des actions que vous pouvez réaliser avec vos données sur SharePoint.
Situation : Quand une demande est détectée par la hot-line technique de votre société, le technicien a pour consigne d’ajouter une ligne dans la liste « Opportunité commerciale »
Quel est le déclencheur du workflow: La création d’un élément dans la liste SharePoint « Opportunité commerciale »
Les actions suivantes vont donc être exécutées par PowerAutomate en se basant sur l’ensemble des données que vous avez dans votre organisation Office 365.
Nous mettons en place un déclencheur périodique avec une planification de déclenchement quotien.
Voyons plus en détail ce que chaque action réalise.
Les actions de notification vous permettent d’envoyer à des utilisateurs un message en fonction d’un évènement sur votre données présentes dans SharePoint.
1. Envoyer un e-mail (V2)
Action fondamentale qui permet l’envoi d’emails automatisés. Elle offre une grande flexibilité dans le formatage (HTML ou texte), la gestion des pièces jointes et des destinataires multiples (To, Cc, Bcc). Les variables dynamiques peuvent être intégrées dans le corps du message. L’expéditeur peut être le compte système ou un utilisateur spécifique avec les bonnes permissions.
2. Publier un message en tant que bot Flow
Permet d’envoyer des messages automatisés vers Microsoft Teams. Particulièrement utile pour les notifications d’équipe, elle peut inclure du texte formaté, des mentions @user et des cartes adaptatives. Le message apparaît avec l’icône du bot Flow, ce qui le distingue clairement des messages utilisateurs.
3. Envoyer une notification mobile
Envoie des notifications push aux appareils mobiles via l’application Power Automate. Idéale pour les alertes urgentes, elle permet de définir un titre, un message et un lien profond. La notification peut être personnalisée pour différents types d’importance (normale, haute, urgente).
4. Créer un tableau HTML
Convertit des données structurées en tableau HTML formaté. Particulièrement utile pour les emails de reporting, elle permet de définir des styles personnalisés, des en-têtes de colonnes et des formatages conditionnels. Le tableau peut être directement intégré dans le corps des emails ou utilisé dans d’autres contextes HTML.
5. Planifier une réunion Teams
Automatise la création de réunions Teams avec tous les paramètres nécessaires : participants, durée, récurrence, etc. Elle peut inclure un ordre du jour automatique et gérer les notifications aux participants. L’action crée également un lien Teams pour la réunion virtuelle.
6. Créer un fichier
Permet de générer dynamiquement des fichiers dans SharePoint ou OneDrive. Peut utiliser des modèles préexistants et les remplir avec des données dynamiques. Supporte différents formats (Word, Excel, PDF) et peut définir les métadonnées du fichier créé.
7. Convertir un fichier
Transforme les fichiers d’un format à un autre (ex: Word vers PDF). Particulièrement utile pour standardiser les documents sortants ou créer des versions de consultation. Maintient la mise en forme et peut gérer les conversions par lots.
8. Créer un lien de partage
Génère des URLs de partage sécurisées pour les fichiers SharePoint. Permet de définir les permissions (lecture/écriture), la durée de validité et les restrictions d’accès. Idéal pour partager des documents avec des clients externes de manière contrôlée.
9. Copier un fichier
Duplique des fichiers entre bibliothèques ou sites SharePoint. Peut conserver ou modifier les métadonnées lors de la copie. Utile pour la gestion des templates et la distribution de documents standardisés.
Récupère toutes les propriétés et métadonnées d’un fichier SharePoint. Permet de vérifier l’état du document, ses versions, ses autorisations et autres attributs personnalisés. Essentiel pour la traçabilité des documents.
11. Obtenir des éléments
Récupère des données depuis les listes SharePoint avec des filtres personnalisés. Permet de définir des requêtes complexes, de trier les résultats et de sélectionner des colonnes spécifiques. Fondamental pour toute logique basée sur les données.
12. Créer un élément
Ajoute de nouveaux enregistrements dans les listes SharePoint. Peut remplir automatiquement tous les champs, y compris les colonnes calculées et les métadonnées. Gère les types de données complexes et les relations.
13. Mettre à jour un élément
Modifie les enregistrements existants dans SharePoint. Peut mettre à jour des champs spécifiques tout en conservant les autres valeurs. Supporte les mises à jour conditionnelles et en masse via des boucles.
14. Supprimer un élément
Supprime des enregistrements de SharePoint de manière sécurisée. Peut être conditionné par des règles métier et inclure des vérifications avant suppression. Important pour la maintenance des données.
15. Obtenir les modifications d’un élément
Suit l’historique des modifications d’un élément SharePoint. Capture qui a fait quoi et quand, permettant une traçabilité complète. Essentiel pour l’audit et le suivi des changements critiques.
16. Condition
Implémente la logique if/then/else dans les flux. Permet des branchements basés sur des expressions complexes et des comparaisons multiples. Fondamental pour toute logique métier sophistiquée.
17. Appliquer à chacun
Exécute des actions répétitives sur une collection d’éléments. Optimisé pour le traitement en lot, il permet de gérer des erreurs individuelles sans arrêter le processus global.
18. Commutateur
Gère les cas multiples (switch/case) de manière élégante. Plus efficace que des conditions imbriquées pour gérer de nombreux cas de figure. Permet une meilleure lisibilité du flux.
19. Faire jusqu’à
Crée des boucles conditionnelles qui s’exécutent jusqu’à ce qu’une condition soit remplie. Inclut des protections contre les boucles infinies et permet des délais entre les itérations.
20. Différer
Introduit des délais contrôlés dans le flux. Peut être configuré en minutes, heures ou jours. Utile pour les processus nécessitant des temps d’attente ou des actions différées.
21. HTTP avec Azure AD
Effectue des appels API sécurisés avec authentification Azure AD. Permet l’intégration avec des services externes tout en maintenant la sécurité. Requiert une configuration précise des autorisations.
22. Analyser JSON
Traite les données JSON structurées ou semi-structurées. Peut extraire des valeurs spécifiques et transformer les données pour utilisation ultérieure. Essentiel pour l’intégration avec des APIs.
23. Excel Online (Entreprise)
Manipule des fichiers Excel en temps réel. Peut lire, écrire et modifier des données dans des classeurs, appliquer des formules et générer des rapports automatisés.
24. Créer un tableau CSV
Génère des fichiers CSV à partir de données structurées. Utile pour les exports de données et l’intégration avec d’autres systèmes. Permet de personnaliser les délimiteurs et l’encodage.
25. Initialiser une variable
Crée et gère des variables dans le flux. Supporte différents types de données et peut être utilisé pour des compteurs, des agrégations ou du stockage temporaire.
26. Démarrer et attendre une approbation
Lance un processus d’approbation et met le flux en attente jusqu’à la réponse. Peut inclure plusieurs approbateurs, des délais, et des rappels automatiques.
27. Créer une approbation
Configure un nouveau processus d’approbation sans attendre sa complétion. Permet de définir les approbateurs, les détails de la demande et les options de réponse.
28. Répondre à une demande PowerApps ou Flow
Gère les interactions entre Power Apps et Power Automate. Permet de créer des interfaces utilisateur personnalisées pour les approbations et les actions du flux.
29. Créer un événement (V2)
Ajoute des événements aux calendriers Microsoft 365. Peut gérer les participants, les ressources, les rappels et la récurrence. S’intègre avec Teams pour les réunions virtuelles.
30. Obtenir la vue calendrier des événements
Récupère les événements d’un calendrier sur une période donnée. Permet de filtrer et d’analyser les disponibilités, utile pour la planification automatisée.
Power Automate s’affirme comme un outil puissant et flexible pour transformer SharePoint Online en CRM adaptée aux besoins des entreprises. Les 30 actions présentées dans cet article constituent une base solide pour automatiser efficacement la gestion de la relation client, de la simple notification jusqu’aux workflows complexes d’approbation et de gestion documentaire.
L’approche progressive, illustrée par les niveaux de difficulté de ⭐ à ⭐⭐⭐⭐⭐, permet aux Power Users de développer leurs compétences méthodiquement, en commençant par les automatisations fondamentales avant d’aborder des scénarios plus sophistiqués. Les exemples concrets de workflows, comme la gestion des nouvelles opportunités commerciales et les relances automatiques, démontrent la capacité de Power Automate à répondre à des besoins métiers réels.
La force de cette solution réside dans sa capacité à s’intégrer naturellement dans l’écosystème Microsoft 365, en connectant seamlessly SharePoint, Teams, Outlook et d’autres services, tout en restant accessible aux utilisateurs non développeurs. Cette démocratisation de l’automatisation permet aux équipes commerciales et marketing de gagner en efficacité, tout en maintenant un niveau élevé de personnalisation et de contrôle sur leurs processus CRM.
Pour les PME déjà équipées de Microsoft Business Basic, cette approche représente une alternative économique et évolutive aux solutions CRM traditionnelles, avec l’avantage supplémentaire de pouvoir être adaptée et améliorée en interne selon l’évolution des besoins de l’entreprise.
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
L’accès à SharePoint et aux fonctionnalités de base de Power Automate est inclus dans l’abonnement Microsoft Business Basic. Cependant, certaines fonctionnalités avancées peuvent nécessiter une licence Power Automate Premium. Les actions marquées comme « Premium » dans l’article nécessiteront cette licence supplémentaire.
Oui, la migration est possible à travers plusieurs méthodes : l’import de fichiers Excel, l’utilisation de Power Query pour la transformation des données, ou la création de flux Power Automate spécifiques pour la migration. La méthode la plus adaptée dépendra du format et du volume de vos données existantes.
Un workflow Power Automate peut contenir jusqu’à 500 actions. Cependant, pour des raisons de performance et de maintenance, il est recommandé de ne pas dépasser 100 actions par workflow et de diviser les processus complexes en plusieurs workflows plus petits et plus gérables.
SharePoint et Power Automate offrent plusieurs niveaux de sécurité : le contrôle d’accès basé sur les rôles, le chiffrement des données au repos et en transit, et la possibilité de configurer des politiques de partage restrictives. Il est également possible d’utiliser des connexions sécurisées pour les intégrations externes et de mettre en place des processus d’approbation pour les actions sensibles.
Power Automate dispose d’un historique d’exécution détaillé pour chaque flux, permettant de voir exactement où et pourquoi une erreur s’est produite. Vous pouvez configurer des notifications d’erreur, consulter les logs détaillés, et utiliser le mode « test » pour débugger vos workflows avant leur mise en production. Il est recommandé de commencer par tester les workflows dans un environnement de développement avant de les déployer en production.
Dans un monde professionnel en constante évolution, la gestion documentaire et la collaboration d’équipe sont devenues des enjeux majeurs pour les entreprises. SharePoint Online 365, la solution cloud de Microsoft, s’impose comme une réponse pertinente à ces défis. Cependant, son implémentation nécessite une expertise et une méthodologie rigoureuse pour en exploiter tout le potentiel.
La transformation digitale de votre espace de travail commence par le choix d’outils adaptés. SharePoint Online offre une multitude d’avantages qui peuvent révolutionner votre manière de travailler.
SharePoint Online permet à vos équipes de travailler ensemble de manière plus efficace et plus fluide. La plateforme offre :
La gestion documentaire devient un atout stratégique avec :
L’automatisation des processus métier permet de :
L’implémentation autonome de SharePoint Online présente des défis considérables qui peuvent mettre en péril la réussite du projet, malgré une apparente simplicité. Sur le plan technique, la plateforme recèle une complexité qui ne doit pas être sous-estimée. Les équipes doivent en effet maîtriser la configuration des droits d’accès et de l’authentification, veiller à l’optimisation des performances du système, gérer efficacement la migration des données existantes et assurer une intégration harmonieuse avec l’écosystème Microsoft 365.
Au-delà de ces aspects techniques, la dimension humaine représente un enjeu majeur souvent négligé. L’adoption de SharePoint se heurte fréquemment à la résistance naturelle des collaborateurs face au changement. Cette résistance est d’autant plus marquée en l’absence d’un accompagnement et d’une formation adaptés. Par ailleurs, le manque de gouvernance clairement définie et la difficulté à concevoir une architecture informationnelle cohérente peuvent rapidement conduire à une utilisation sous-optimale de la plateforme.
La sécurité constitue le troisième pilier critique de l’implémentation. Les risques sont multiples : exposition accidentelle d’informations confidentielles due à des paramètres de partage mal configurés, absence de politique de sauvegarde robuste, et potentielle non-conformité avec le cadre réglementaire en vigueur. Ces aspects sécuritaires requièrent une expertise pointue pour garantir une protection adéquate du patrimoine informationnel de l’entreprise.
La complexité technique de SharePoint peut rapidement devenir un obstacle :
La dimension humaine est souvent sous-estimée :
La sécurité des données nécessite une attention particulière :
Face à ces défis, Openhost vous propose un accompagnement complet et sur mesure pour garantir le succès de votre projet SharePoint.
Phase 1 : Collecte des besoins
Notre approche commence par une analyse approfondie de vos besoins :
Phase 2 : Audit de l’existant
Une évaluation détaillée de votre environnement actuel :
Phase 3 : Proposition commerciale détaillée
Une offre transparente et adaptée à vos besoins :
Dans un contexte où l’implémentation autonome de SharePoint Online présente de nombreux défis techniques, organisationnels et sécuritaires, Openhost se positionne comme un partenaire expert capable d’accompagner votre transformation digitale. Notre méthodologie éprouvée s’articule autour d’une approche structurée en trois phases distinctes, permettant d’assurer une transition maîtrisée vers SharePoint Online. Cette démarche commence par une collecte approfondie des besoins, suivie d’un audit rigoureux de l’existant, pour aboutir à une proposition commerciale détaillée et transparente. Cette approche systématique vise à minimiser les risques tout en maximisant le retour sur investissement de votre projet SharePoint, en s’appuyant sur notre expertise reconnue et notre connaissance approfondie des meilleures pratiques du marché.
Mise en place de
l’infrastructure :
Adaptation de SharePoint à vos besoins spécifiques :
Transfert de compétences
vers vos équipes :
Fort de notre expérience dans l’accompagnement de multiples projets SharePoint, nous avons identifié les facteurs clés qui contribuent à une adoption réussie de la plateforme. Au-delà des aspects purement techniques, une implémentation performante repose sur trois piliers fondamentaux : une gouvernance robuste, une gestion du changement proactive et une stratégie d’évolution maîtrisée. Ces composantes essentielles, souvent négligées, constituent pourtant le socle d’une transformation digitale réussie. Notre approche méthodique, enrichie par les retours d’expérience de nos clients, vous permet de bénéficier des meilleures pratiques du marché pour maximiser le potentiel de votre environnement SharePoint tout en assurant son adoption durable par vos équipes.
Mettre en place un cadre structurant :
Faciliter l’adoption par les utilisateurs :
Garantir la pérennité de la solution :
Analyse des coûts en autonomie
L’implémentation en autonomie peut sembler économique mais cache des coûts cachés :
Bénéfices de notre accompagnement
Notre accompagnement permet d’optimiser votre investissement :
| Aspect | Mise en place autonome | Accompagnement Openhost | Impact business |
|---|---|---|---|
| Durée de déploiement | 6-8 mois | 2-3 mois | Gain de 4-5 mois sur la mise en production |
| 50 000 € (ressources internes) | 40 000 € (prestation) | Économie de 10 000 € | |
| Coûts indirects Coûts directs | – Perte de productivité : 30 000 € – Corrections : 20 000 € | Formation : 15 000 € Optimisation : 10 000 € | Économie de 25 000 € |
| Risques principaux | Erreurs de configuration Failles de sécurité Résistance au changement Non-conformité | Risques minimisés Sécurité garantie Adoption facilitée Conformité assurée | Réduction significative des risques projet |
| Formation | Auto-formation Documentation standard Apprentissage par essai-erreur | Formation personnalisée Support dédié Documentation sur mesure | Adoption plus rapide et utilisation optimale |
| Maintenance | Pas de support dédié Dépannage interne Mises à jour complexes | Support proactif Maintenance préventive Maintenance préventive Mises à jour gérées | Continuité de service assurée |
| Personnalisation | Configurations basiques Templates standards Fonctionnalités limitées | Configurations avancées Templates sur mesure Fonctionnalités étendues | Meilleure adaptation aux besoins métier |
| ROI à 12 mois | Coût total : 100 000 € ROI limité par les délais et erreurs | Coût total : 65 000 € ROI optimal et rapide | Gain net de 35 000 € minimum |
L’implémentation de SharePoint Online 365 représente un investissement stratégique pour votre entreprise. Si une approche en autonomie peut sembler attrayante initialement, l’accompagnement expert d’Openhost vous permet de maximiser votre retour sur investissement tout en minimisant les risques.
Notre expertise technique, notre méthodologie éprouvée et notre approche centrée sur vos besoins garantissent une mise en œuvre réussie de votre projet SharePoint. N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de votre projet et découvrir comment nous pouvons vous accompagner dans cette transformation digitale.
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact : https://www.openhost-network.com/contact/
Imaginez un grand immeuble de bureaux moderne. Cet immeuble représente SharePoint Online, la plateforme complète de Microsoft pour le travail collaboratif. Dans cet immeuble, chaque employé dispose d’un bureau personnel : c’est OneDrive. Même si votre bureau personnel semble être un espace distinct, il fait partie intégrante de l’immeuble et utilise toute son infrastructure : l’électricité, la climatisation, la sécurité, etc. C’est exactement la même chose pour OneDrive et SharePoint Online.
Tips : Présentation d’ensemble de SharePoint Online en tant que GED pour les non-informaticiens
Quand Microsoft a créé OneDrive pour les entreprises, plutôt que de construire un système entièrement nouveau, ils ont fait un choix intelligent : utiliser les fondations solides et éprouvées de SharePoint Online. C’est comme construire une extension à votre maison plutôt que de bâtir une nouvelle maison séparée. Cette approche garantit que votre extension bénéficie de toute l’infrastructure existante : plomberie, électricité, chauffage.
Dans le monde numérique, cela signifie que OneDrive hérite naturellement de toutes les qualités de SharePoint Online : sa fiabilité, sa sécurité, et sa capacité à gérer efficacement les documents.
Si vous êtes un professionnel déjà abonné à aux services Office 365, vous avez accès à DEUX OneDrive dans le tenant Office 365 de votre entreprise
Pour mieux comprendre, prenons l’exemple de Marie, une employée typique. Quand Marie se connecte à son OneDrive professionnel, elle voit une interface simple et personnelle, comme si elle ouvrait son bureau personnel avec son explorateur de fichier. Ce qu’elle ne voit pas, c’est que ses fichiers sont en réalité stockés dans une section spéciale de SharePoint Online, créée uniquement pour elle.
C’est comme avoir un casier personnel dans une grande salle d’archives moderne et sécurisée. Le casier vous appartient, mais il bénéficie de toute la protection et l’organisation du système d’archives principal.
Maintenant Marie souhaite :
Elle utilisera alors le OneDrive de l’entreprise
Il faut donc garder en tête qu’en tant que professionnel Microsoft vous met à disposition :
Cette relation entre OneDrive et SharePoint Online apporte plusieurs bénéfices que vous utilisez peut-être sans le savoir :
Cette architecture commune explique pourquoi il est si facile de passer de OneDrive à SharePoint et vice-versa. Quand vous déplacez un fichier de votre OneDrive vers un espace d’équipe SharePoint, c’est comme déplacer un document d’un bureau à une salle de réunion dans le même immeuble : le document reste dans le même environnement sécurisé.
Pour l’utilisateur final, cette intégration se traduit par une expérience fluide.
Vous pouvez par exemple :
| Situation | OneDrive | SharePoint Online | Explication |
|---|---|---|---|
| Documents personnels en cours de rédaction | ✅ IDÉAL | ❌ NON ADAPTÉ | OneDrive est parfait pour les brouillons et documents de travail personnels. Gardez-y vos documents tant qu’ils ne sont pas prêts à être partagés avec l’équipe. |
| Notes et documents privés | ✅ IDÉAL | ❌ NON ADAPTÉ | Documents confidentiels personnels, évaluations, notes de réunion personnelles, etc. OneDrive garantit que vous seul y avez accès par défaut. |
| Sauvegardes de fichiers locaux | ✅ IDÉAL | ❌ NON ADAPTÉ | La synchronisation automatique de OneDrive est parfaite pour sauvegarder vos fichiers de travail importants. |
| Bureau et Documents Windows | ✅ IDÉAL | ❌ NON ADAPTÉ | OneDrive peut synchroniser automatiquement ces dossiers Windows, assurant une sauvegarde continue de vos documents importants. |
| Partage ponctuel avec des externes | ✅ RECOMMANDÉ | 🟨 POSSIBLE | Pour un partage rapide et temporaire avec des personnes externes, OneDrive offre plus de simplicité et de contrôle individuel. |
| Documents d’équipe finalisés | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Une fois qu’un document est finalisé et doit être accessible à l’équipe, il doit être déplacé vers SharePoint pour une meilleure gouvernance. |
| Procédures et documentation d’équipe | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Les documents de référence doivent être dans SharePoint pour assurer leur accessibilité et leur maintien à jour par l’équipe. |
| Projets collaboratifs | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Les projets nécessitant des contributions de plusieurs personnes doivent être dans SharePoint pour faciliter la collaboration. |
| Bibliothèques de ressources partagées | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Les ressources communes (modèles, logos, images) doivent être centralisées dans SharePoint pour garantir leur cohérence. |
| Documents officiels de l’entreprise | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Contrats, politiques, procédures officielles doivent être dans SharePoint pour le contrôle des versions et l’audit. |
| Workflows documentaires | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Les processus nécessitant validation, approbation ou un circuit particulier doivent utiliser les workflows SharePoint. |
| Documents avec métadonnées complexes | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | SharePoint permet une meilleure organisation avec des métadonnées personnalisées, des vues filtrées, etc. |
| Travail hors connexion temporaire | ✅ RECOMMANDÉ | 🟨 POSSIBLE | OneDrive offre une meilleure expérience pour le travail hors connexion avec synchronisation automatique. |
| Backup de fichiers Teams | 🟨 POSSIBLE | ✅ IDÉAL | Les fichiers Teams doivent rester dans leur contexte SharePoint pour maintenir la collaboration. |
| Archives de projets terminés | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Les archives doivent être conservées dans SharePoint pour la traçabilité et l’accès par l’équipe si nécessaire. |
| Documents en cours de révision | 🟨 POSSIBLE | ✅ IDÉAL | Si plusieurs personnes doivent réviser le document, utilisez SharePoint pour centraliser les retours. |
| Fichiers volumineux temporaires | ✅ RECOMMANDÉ | ❌ NON ADAPTÉ | Pour les fichiers lourds à usage temporaire (exports, analyses ponctuelles), privilégiez OneDrive. |
| Base de connaissances | ❌ NON ADAPTÉ | ✅ IDÉAL | Le savoir collectif doit être centralisé dans SharePoint pour être facilement accessible et maintenu. |
En comprenant que OneDrive est en réalité une extension personnelle de SharePoint Online, vous pouvez mieux apprécier pourquoi ces deux services fonctionnent si bien ensemble. C’est comme avoir un bureau personnel dans un grand immeuble moderne : vous bénéficiez de votre espace privé tout en profitant de toute l’infrastructure et la sécurité du bâtiment.
Cette relation étroite garantit que vos fichiers personnels bénéficient de la même fiabilité et sécurité que les documents d’entreprise les plus importants, tout en restant simples à utiliser au quotidien. C’est la force de ce système : vous profitez de technologies d’entreprise sophistiquées à travers une interface simple et personnelle.
Retrouver vos documents rapidement grâce à la recherche unifiée qui fonctionne de la même manière dans OneDrive et SharePoint.
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
La coédition dans Office 365 représente une véritable révolution dans la façon dont les équipes collaborent sur leurs documents professionnels. Fini le temps où les collaborateurs devaient patiemment attendre leur tour pour modifier un fichier ou jongler avec plusieurs versions d’un même document.
Grâce à cette fonctionnalité innovante, plusieurs utilisateurs peuvent désormais travailler simultanément sur un même fichier Word, Excel ou PowerPoint, que ce soit depuis leur navigateur web ou l’application bureau. Les modifications apparaissent en temps réel, permettant à chaque participant de voir instantanément les contributions de ses collègues, identifiées par des curseurs de couleurs différentes.
Cette approche collaborative est enrichie par des outils de communication intégrés, comme le chat et les commentaires, qui permettent aux équipes d’échanger directement dans le contexte du document, évitant ainsi la dispersion des conversations sur différentes plateformes. Le suivi des modifications et l’historique des versions garantissent une traçabilité complète des changements, tandis que la sauvegarde automatique assure qu’aucune modification n’est perdue.
Que ce soit pour la rédaction collective d’une proposition commerciale, l’élaboration d’un budget d’équipe ou la création d’une présentation client, la coédition dans Office 365 transforme fondamentalement la dynamique du travail collaboratif, rendant les échanges plus fluides et plus productifs.
Imaginez que vous puissiez :
Et bien cela est possible avec Office 365 !
Mode révision
Historique des versions
Cas d’usage : Rédaction d’une proposition commerciale
Cas d’usage : Budget d’équipe
Cas d’usage : Présentation client
✅ Annoncer quand vous commencez à travailler
✅ Utiliser les commentaires pour les questions plutôt qu’un email ou un chat.
✅ Enregistrer régulièrement (même si c’est automatique)
✅ Prévenir les autres quand vous avez fini
❌ Créer des copies du document
❌ Travailler hors connexion sans prévenir
❌ Modifier la mise en page pendant que d’autres travaillent
❌ Supprimer le travail des autres sans discussion
Une organisation au préalable
Une communication simple et rapide
Un suivi des modifications
Si vous ne voyez pas les modifications
Si vous avez des conflits
La coédition transforme la façon de travailler en équipe. Plus besoin d’attendre son tour ou de fusionner des versions : tout le monde peut contribuer en même temps !
Les logiciels bureautiques de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint…) installer sur vos ordinateurs possèdent encore des atouts par rapport à leur version Web. Ainsi, éditer un document Word ou Excel dans votre navigateur Web ne vous permettra pas (encore) d’avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités incluses dans la version logiciel.
Nous vous proposons un tableau comparatif des principales limitations identifiées en 2024.
| Fonctionnalité | Word Online | Excel Online | PowerPoint Online | |
|---|---|---|---|---|
| **Édition Basique** | ||||
| Modification du texte | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | |
| Mise en forme simple | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | |
| Correction orthographique | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | |
| Enregistrement automatique | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | |
| **Mise en Page** | ||||
| En-têtes et pieds de page | ⚠️ Limité | ❌ Non | ✅ Oui | |
| Numérotation des pages | ⚠️ Limité | ❌ Non | ✅ Oui | |
| Marges personnalisées | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | |
| Colonnes | ⚠️ Limité | ❌ Non | ❌ Non | |
| **Fonctionnalités Avancées** | ||||
| Macros | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non | |
| SmartArt | ⚠️ Visionnage uniquement | ⚠️ Visionnage uniquement | ⚠️ Visionnage uniquement | |
| Graphiques complexes | ⚠️ Limité | ⚠️ Limité | ⚠️ Limité | |
| Tables des matières | ⚠️ Visionnage uniquement | ❌ Non | ❌ Non | |
| **Travail Collaboratif** | ||||
| Co-édition en temps réel | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | |
| Commentaires | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | |
| Suivi des modifications | ⚠️ Limité | ❌ Non | ❌ Non | |
| Mode révision | ⚠️ Limité | ❌ Non | ❌ Non | |
| **Fonctionnalités Spécifiques** | ||||
| Formules complexes | ❌ Non | ⚠️ Limité | ❌ Non | |
| Animations | ❌ Non | ❌ Non | ⚠️ Limité | |
| Transitions | ❌ Non | ❌ Non | ⚠️ Limité | |
| Tableaux croisés dynamiques | ❌ Non | ⚠️ Visionnage uniquement | ❌ Non | |
| **Protection et Sécurité** | ||||
| Protection par mot de passe | ⚠️ Lecture seule | ⚠️ Lecture seule | ⚠️ Lecture seule | |
| Restrictions d’édition | ⚠️ Limité | ⚠️ Limité | ⚠️ Limité | |
| IRM (Information Rights Management) | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui |
Légende
✅ Oui : Fonctionnalité disponible
⚠️ Limité : Fonctionnalité partiellement disponible
❌ Non : Fonctionnalité non disponible
Office 365 offre des fonctionnalités puissantes pour éditer des documents à plusieurs, que ce soit via la version bureau ou l’interface Web. Pour tirer le meilleur parti de ces outils et garantir une collaboration efficace, il est essentiel de comprendre leurs spécificités et de savoir quel mode de connexion privilégier selon vos besoins. Nous vous proposons un guide pratique pour vous aider à faire les bons choix et utiliser SharePoint et OneDrive de manière optimale au sein de votre organisation.
Pour une utilisation optimale
Utiliser la version bureau pour :
Utiliser la version Web pour :
Points d’attention
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
Notre objectif est de créer une bibliothèque de documents sur SharePoint afin de stocker, mais surtout de suivre nos factures de vente.
Tips : Voir notre article sur la différence entre une bibliothèque SharePoint et une liste SharePoint
Nous allons devoir répondre à cette question : De quelles informations avons-nous besoin pour suivre nos factures ?
Tips : Si vous ne savez pas ce qu’est une métadonnée, vous pouvez lire cet article.
Vous conviendrez que la gestion efficace des factures est cruciale pour la santé financière d’une PME.
La structure que nous vous proposons pour cette bibliothèque SharePoint a été pensée pour répondre aux besoins essentiels de suivi, de conformité et de collaboration, tout en facilitant le quotidien des équipes comptables et commerciales.
Les colonnes fondamentales comme le numéro de facture, les dates et les montants répondent aux exigences légales de la facturation en France. Le format standardisé des numéros de facture (FACT-AAAA-XXXX) assure une traçabilité sans faille, tandis que la distinction claire entre montants HT, TVA et TTC respecte les obligations fiscales.
Le calcul automatique des échéances et des retards de paiement permet une gestion proactive de la trésorerie. Les statuts de paiement codifiés par couleur offrent une visualisation immédiate des situations critiques, permettant aux équipes de réagir rapidement aux retards de paiement.
L’attribution d’un responsable de suivi et la possibilité d’ajouter des commentaires facilitent la collaboration entre les services comptables et commerciaux. Le stockage systématique du fichier PDF de la facture garantit que tous les intervenants travaillent sur les mêmes documents.
Les métadonnées choisies permettent de générer facilement des tableaux de bord pertinents :
Cette structure s’appuie sur notre expérience auprès de nombreuses PME et répond aux besoins les plus fréquemment exprimés :
| Nom de la colonne | Type | Format/Options | Obligatoire | Calcul/Formule | Affichage par défaut |
|---|---|---|---|---|---|
| **Informations Générales** | |||||
| Numéro de Facture | Texte | FACT-{AAAA}-{Numéro} | Oui | – | ✅ |
| Date d’émission | Date | JJ/MM/AAAA | Oui | – | ✅ |
| Client | Choix (lookup) | Liste « Clients » | Oui | – | ✅ |
| Montant HT | Nombre | Devise (€) | Oui | – | ✅ |
| TVA | Calculé | Devise (€) | – | [Montant HT] × 0.20 | ✅ |
| Montant TTC | Calculé | Devise (€) | – | [Montant HT] + [TVA] | ✅ |
| **Suivi Paiement** | |||||
| Statut de paiement | Choix | En attente Partiellement payée Payée Retard Contentieux | Oui | – | ✅ |
| Date d’échéance | Calculé | JJ/MM/AAAA | – | [Date d’émission] + 30 | ✅ |
| Jours de retard | Calculé | Nombre | – | TODAY() – [Date d’échéance] | ❌ |
| Mode de paiement | Choix | Virement Chèque Carte bancaire Prélèvement | Non | – | ✅ |
| **Documents et Gestion** | |||||
| Fichier facture | Fichier | PDF uniquement | Oui | – | ✅ |
| Commentaires | Texte multiple | – | Non | – | ❌ |
| Responsable suivi | Personne | Active Directory | Oui | – | ✅ |
| Dernière modification | Date/Heure | Auto | – | – | ❌ |
| **Métadonnées Système** | |||||
| Créé par | Personne | Auto | – | Système | ❌ |
| Créé le | Date/Heure | Auto | – | Système | ❌ |
| Modifié par | Personne | Auto | – | Système | ❌ |
| Version | Nombre | Auto | – | Système | ❌ |
Légende
– ✅ : Visible dans la vue par défaut
– ❌ : Masqué dans la vue par défaut
– Auto : Rempli automatiquement par le système
Dans les propriétés d’une bibliothèque SharePoint vous pouvez personnaliser comment la recherche d’information doit se faire et surtout comment vous pouvez la rendre plus rapide en demandant à SharePoint d’indexer certaines de vos métadonnées (colonnes) car vous savez que vos utilisateurs feront très probablement des demandes de recherches sur ces champs d’informations.
| Colonne | Indexé | Recherche plein texte | ||
| Numéro de Facture | ✅ | ✅ | ||
| Client | ✅ | ✅ | ||
| Montant TTC | ✅ | ❌ | ||
| Statut de paiement | ✅ | ❌ | ||
| Fichier facture | ❌ | ✅ |
Lors de la saisie des informations dans les colonnes que nous avons définies vous pouvez demander à SharePoint de mettre en place des règles de validation afin que les utilisateurs ne commettent pas d’erreur. La construction des règles de validation est suffisamment souple pour répondre aux besoins des différents services de votre entreprise.
| Colonne | Règle | Message d’erreur |
|---|---|---|
| Numéro de Facture | Format valide | « Format incorrect. Utilisez FACT-AAAA-XXXX » |
| Montant HT | > 0 | « Le montant doit être positif » |
| Date d’émission | ≤ Today() | « La date ne peut être future » |
| Fichier facture | PDF uniquement | « Format PDF requis » |
Les alertes vont vous permettre d’être proactif grâce aux déclenchements s’actions en fonction de la valeur de vos métadonnées (colonnes d’informations). A titre d’exemple très simple, quand la date de paiement prévue est échue une notification est envoyée par email. Différents niveaux d’alertes sont possibles en fonction de la situation à gérer.
| Condition | Destinataires | Fréquence |
|---|---|---|
| Nouveau retard | Responsable suivi | Immédiat |
| Échéance -5 jours | Responsable suivi | Quotidien |
| Modification statut | Créateur + Responsable | Immédiat |
Nous terminerons par la définition des règles d’accès aux dossier/bibliothèque des factures de l’entreprise. Il est toujours préférable d’affecter des droits sur des groupes d’utilisateurs que sur les individus eux-mêmes.
Le tableau suivant indique qui peut faire quoi.
| Groupe | Lecture | Ajout | Modification | Suppression | Administration |
|---|---|---|---|---|---|
| Administrateurs | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Comptabilité | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Commercial | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Consultation | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
Une bibliothèque SharePoint est essentiellement un espace de stockage et de gestion de documents. Elle permet de centraliser tous vos fichiers, qu’il s’agisse de documents Office, PDF, images ou tout autre type de fichier. Son principal atout réside dans sa capacité à gérer les versions des documents, permettant ainsi de suivre l’évolution d’un fichier et de revenir à une version antérieure si nécessaire. La bibliothèque excelle également dans la collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document : c’est ce que l’on appelle la coédition (voir article)
Tips : Présentation des avantages de SharePoint pour la gestion de documents en entreprise
En revanche, une liste SharePoint s’apparente davantage à une base de données simplifiée. Elle organise les informations en lignes et colonnes, un peu comme un tableur Excel, mais avec plus de fonctionnalités de gestion et de partage. Les listes sont particulièrement efficaces pour suivre des informations structurées comme des tâches, des événements ou des processus métier. Par exemple, une liste de congés permettra de gérer les demandes avec des colonnes pour le nom de l’employé, les dates, le type de congé et le statut de validation.
La différence fondamentale entre une bibliothèque de documents et une liste Sharepoint se situe dans leur utilisation : alors que la bibliothèque est centrée sur le document lui-même et son cycle de vie, la liste se concentre sur l’organisation et le suivi des données. Prenons l’exemple d’un service RH : la bibliothèque servira à stocker les contrats de travail et autres documents officiels, tandis qu’une première liste sera utilisée pour suivre les demandes de congés ou gérer le planning des entretiens annuels et une seconde liste contiendra les fiches contacts des collaborateurs.
Les bibliothèques offrent des fonctionnalités spécifiques à la gestion documentaire comme l’extraction/archivage (check-in/check-out), la co-édition, et la synchronisation avec OneDrive. Les listes, quant à elles, excellent dans la manipulation des données avec des capacités de calcul entre colonnes, des listes de choix, des vues personnalisées et des formulaires adaptables.
Il est souvent pertinent de combiner les deux. Par exemple, dans un processus de recrutement, vous pourriez avoir une liste pour suivre les candidatures (avec des colonnes pour le nom, le poste, le statut, etc.) et une bibliothèque associée pour stocker les CV et lettres de motivation. Cette complémentarité permet de créer des solutions métier complètes et efficaces.
Pour illustrer leur utilisation complémentaire, prenons deux exemples concrets :
Il ne faut pas opposer une bibliothèque et une liste, elles n’ont pas du tout le même rôle. Nous vous présentons néanmoins, en fin d’article, un tableau comparatif.
A ce titre il existe dans SharePoint de nombreux modèles de liste SharePoint que nous allons vous présenter.
| Type de Liste | Cas d’Usage Principal | Commentaire Explicatif | ||
|---|---|---|---|---|
| Calendrier | Planning d’équipe, réservations de ressources | Permet une visualisation temporelle des événements avec une vue calendrier intégrée. Particulièrement utile pour la synchronisation avec Outlook et la gestion des chevauchements d’événements. | ||
| Contacts | Annuaire d’entreprise, base clients/fournisseurs | Va au-delà d’un simple carnet d’adresses en permettant d’ajouter des champs personnalisés (comme le statut VIP, les préférences, l’historique des interactions) et de lier les contacts à d’autres listes. | ||
| Tâches | Suivi des activités, gestion de projet | S’intègre naturellement avec MS Project et Planner. Permet d’assigner des responsables, de définir des priorités et de suivre l’avancement avec des vues de type Gantt. | ||
| Demandes | Tickets support, demandes d’achat, congés | Automatise le processus de validation avec des workflows. Chaque demande peut suivre un circuit précis et générer des notifications automatiques. Idéal pour la traçabilité. | ||
| Issues/Problèmes | Suivi des bugs, non-conformités | Permet de catégoriser les problèmes, d’assigner des priorités et de suivre leur résolution. Particulièrement efficace avec des vues filtrées par statut ou responsable. | ||
| Annonces | Communications internes, actualités | Offre un moyen structuré de diffuser des informations avec une date d’expiration et des options de mise en forme enrichie. Peut être affichée sur la page d’accueil du site. | ||
| Liens | Ressources partagées, références | Centralise les liens utiles avec une description et une catégorisation. Plus riche qu’un simple marque-page, permet d’ajouter des métadonnées et des commentaires. | ||
| Inventaire | Gestion des équipements, stocks | Permet le suivi des actifs avec leur localisation, état, historique de maintenance. Peut inclure des codes QR/barres pour le scan mobile et des alertes de stock minimum. | ||
| Règles/Procédures | Documentation des processus | Structure les procédures avec des étapes, des rôles et des responsabilités. Facilite la mise à jour et le versioning des processus métier. | ||
| Projets | Portefeuille de projets | Vue d’ensemble des projets en cours avec leur statut, budget, échéances. Permet de suivre les dépendances et les ressources partagées entre projets. |
Personnalisation : Chaque liste peut être enrichie avec des colonnes de métadonnées supplémentaires selon vos besoins spécifiques. Par exemple, la liste Contacts peut inclure des champs pour les préférences de communication ou l’historique des interactions que vous avez avec un contact comme le ferait un CRM.
Automatisation :
Utilisez Power Automate pour créer des workflows automatiques.
Par exemple :
Vues personnalisées :
Créez différentes vues pour différents utilisateurs/besoins :
Intégration :
Ces listes peuvent être :
Bonnes pratiques :
| Caractéristique | Bibliothèque SharePoint | Liste SharePoint | ||
|---|---|---|---|---|
| Usage principal | Stockage et gestion de documents physiques | Organisation et suivi de données structurées* | ||
| Type de contenu | Documents, fichiers, images, vidéos | Données textuelles, numériques, dates, liens | ||
| Taille maximale | 100 GB par fichier | 50 000 caractères par champ texte | ||
| Versioning | Gestion complète des versions de documents | Historique des modifications par entrée | ||
| Collaboration | Co-édition en temps réel sur les documents | Modification simultanée d’entrées différentes | ||
| Intégration Office | Édition directe dans les applications Office | Export/Import Excel, création de formulaires | ||
| Synchronisation | Synchronisation possible avec OneDrive | Pas de synchronisation locale | ||
| Recherche | Dans le contenu des documents et les métadonnées | Dans les champs de données uniquement | ||
| Actions spécifiques | Check-in/out, approbation de documents | Calculs entre colonnes, agrégations, filtres complexes | ||
| Workflows courants | Validation de documents, circuits de relecture | Suivi de processus, approbations, notifications | ||
| Alertes | Sur les nouveaux documents ou modifications | Sur les nouvelles entrées ou modifications de données | ||
| Métadonnées | Colonnes + propriétés des documents | Colonnes uniquement | ||
| Vues | Par dossier + vues personnalisées | Vues personnalisées multiples | ||
| Partage | Niveau document ou bibliothèque | Niveau élément ou liste | ||
| Modèles types | Bibliothèque de documents, d’images, de ressources | Contacts, calendrier, tâches, annonces | ||
| Sécurité | Permissions au niveau dossier et document | Permissions au niveau élément |
* Les données structurées sont des informations organisées selon un format prédéfini et standardisé, où chaque élément est identifiable et catégorisé dans des champs spécifiques. Comme un tableau Excel, chaque donnée occupe une place précise (ligne et colonne) avec un type défini (texte, nombre, date…), ce qui facilite leur traitement, leur recherche et leur analyse. Par exemple, une liste de contacts avec des champs « Nom », « Email », « Téléphone » constitue une donnée structurée car chaque information est classée de manière cohérente et prévisible.
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Dans un contexte de transformation numérique, les entreprises sont confrontées au choix crucial entre conserver leur infrastructure traditionnelle de serveur de fichiers Windows ou de NAS ou bien de migrer vers une solution cloud comme SharePoint Online. Cette décision impacte non seulement la gestion documentaire, mais aussi l’ensemble des processus collaboratifs de l’entreprise. Alors que le serveur de fichiers Windows/NAS représente une approche familière, basée sur une arborescence de dossiers et un stockage local, SharePoint Online propose une vision moderne du partage documentaire, enrichie de fonctionnalités collaboratives et facilement accessible depuis n’importe où avec un niveau de sécurité élevée.
Cette évolution ne se résume pas à un simple changement d’outil de stockage, mais représente une véritable transformation dans la manière de travailler, de partager l’information et de collaborer au sein de l’organisation. Comprendre les forces et les limitations de chaque solution permet aux entreprises de faire un choix éclairé, aligné avec leurs besoins actuels et leurs ambitions futures.
Tips : Article sur l’usage de SharePoint en GED (Gestion Electronique de Documents)
| Fonctionnalité | Serveur de Fichiers Windows | SharePoint Online | ||
|---|---|---|---|---|
| **Stockage et Accès** | ||||
| Capacité de stockage | ✅ Limitée par le matériel | ✅ 1To + 10Go/utilisateur | ||
| Accès hors réseau | ⚠️ VPN nécessaire | ✅ Partout via Internet | ||
| Accès mobile | ⚠️ VPN nécessaire | ✅ Applications natives | ||
| Synchronisation locale | ⚠️ Limitée | ✅ Via OneDrive | ||
| **Collaboration** | ||||
| Co-édition en temps réel | ❌ Non | ✅ Oui | ||
| Versioning des fichiers | ❌ Non | ✅ Automatique | ||
| Commentaires sur fichiers | ❌ Non | ✅ Oui | ||
| Workflows documentaires | ❌ Non | ✅ Oui | ||
| **Sécurité** | ||||
| Chiffrement au repos | ⚠️ Configuration manuelle | ✅ Automatique | ||
| Chiffrement en transit | ⚠️ Configuration manuelle | ✅ Automatique | ||
| Multi-facteur (MFA) | ⚠️ Solution tierce | ✅ Intégré | ||
| Classification des données | ❌ Non | ✅ Automatique | ||
| **Partage** | ||||
| Partage externe | ⚠️ Complexe | ✅ Simple et sécurisé | ||
| Liens de partage | ❌ Non | ✅ Personnalisables | ||
| Durée de partage limitée | ❌ Non | ✅ Oui | ||
| Contrôle des accès | ⚠️ Basique | ✅ Granulaire | ||
| **Recherche** | ||||
| Recherche dans le contenu | ❌ Basique | ✅ Avancée | ||
| Métadonnées | ❌ Limitées | ✅ Personnalisables | ||
| Filtres intelligents | ❌ Non | ✅ Oui | ||
| OCR sur documents | ❌ Non | ✅ Automatique | ||
| **Administration** | ||||
| Gestion des quotas | ⚠️ Manuelle | ✅ Automatique | ||
| Rapports d’utilisation | ⚠️ Limités | ✅ Détaillés | ||
| Audit des accès | ⚠️ Basic | ✅ Complet | ||
| Restauration de fichiers | ⚠️ Via backup | ✅ En libre-service | ||
| **Conformité** | ||||
| Rétention des données | ⚠️ Manuelle | ✅ Automatique | ||
| E-discovery | ❌ Non | ✅ Intégré | ||
| DLP (Protection des données) | ❌ Non | ✅ Intégré | ||
| Conformité RGPD | ⚠️ Configuration manuelle | ✅ Intégrée | ||
| **Coûts** | ||||
| Infrastructure | ❌ Élevés | ✅ Inclus | ||
| Maintenance | ❌ Régulière | ✅ Incluse | ||
| Mises à jour | ❌ Manuelles | ✅ Automatiques | ||
| Sauvegardes | ❌ À gérer | ✅ Incluses | ||
| **Intégration** | ||||
| Microsoft 365 | ⚠️ Limitée | ✅ Native | ||
| Teams | ⚠️ Limitée | ✅ Native | ||
| Power Automate | ❌ Non | ✅ Oui | ||
| Applications métier | ✅ Via partages | ✅ Via API |
Légende :
Le serveur de fichiers Windows/NAS et SharePoint Online présentent chacun des avantages distincts qui répondent à des besoins spécifiques d’entreprise.
Pour le serveur de fichiers Windows/NAS, les principaux atouts reposent sur la maîtrise locale du système. Les performances sont optimisées pour les transferts de fichiers au sein du réseau local, avec des temps de réponse quasi instantanés. Le contrôle total de l’infrastructure permet une personnalisation poussée des paramètres de sécurité et de sauvegarde selon les exigences précises de l’entreprise. L’indépendance vis-à-vis d’Internet garantit une continuité d’activité même en cas de coupure réseau. La compatibilité native avec les applications métiers historiques évite les problèmes d’intégration. Enfin, l’investissement initial, bien que conséquent, offre une visibilité claire sur les coûts à long terme sans surprise de facturation.
SharePoint Online, quant à lui, se démarque par ses capacités modernes orientées collaboration. L’accessibilité mondiale permet aux équipes de travailler depuis n’importe quel lieu avec une simple connexion Internet. La co-édition en temps réel sur les documents facilite le travail d’équipe et accélère les cycles de validation. Le système de sécurité intégré inclut des fonctionnalités avancées comme l’authentification multifacteur et le chiffrement automatique des données. La plateforme bénéficie des mises à jour régulières de Microsoft, apportant continuellement de nouvelles fonctionnalités sans effort de maintenance interne. La réduction des coûts d’infrastructure est significative, éliminant les besoins en matériel, climatisation et maintenance sur site.
Cette analyse des avantages met en lumière deux approches différentes de la gestion documentaire : l’une privilégiant le contrôle et la performance locale, l’autre favorisant l’agilité et la collaboration à l’échelle mondiale. Le choix entre ces solutions dépendra des priorités spécifiques de l’entreprise en termes de mobilité, de collaboration et de gestion de l’infrastructure.
La transition vers SharePoint Online nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs facteurs critiques pour garantir une migration réussie et minimiser les perturbations opérationnelles.
L’analyse préalable du volume de données est fondamentale. Au-delà de la simple quantité en téraoctets, il faut considérer la structure des dossiers, l’historique à conserver, et identifier les données obsolètes qui pourraient être archivées plutôt que migrées. La typologie des fichiers doit être soigneusement inventoriée : certains formats spécifiques peuvent nécessiter une attention particulière, notamment les fichiers volumineux ou les extensions peu communes qui pourraient poser des problèmes de compatibilité.
Les besoins collaboratifs de l’organisation doivent être précisément cartographiés. Il s’agit d’identifier les workflows existants, les habitudes de partage entre équipes, et les processus de validation qui devront être adaptés ou repensés dans l’environnement SharePoint. Cette analyse permet de concevoir une architecture documentaire qui optimise les nouveaux outils collaboratifs tout en préservant l’efficacité opérationnelle.
Le cadre réglementaire constitue un aspect crucial de l’évaluation. Les contraintes de conservation des données, les exigences de confidentialité sectorielles, et les obligations de localisation géographique des données doivent être clairement établies pour configurer SharePoint en conformité avec ces impératifs. La politique de gouvernance documentaire doit être adaptée en conséquence.
L’aspect budgétaire doit être appréhendé dans sa globalité. Au-delà des coûts directs de licences, il faut prévoir les investissements en formation, en accompagnement au changement, et potentiellement en développements spécifiques pour maintenir certaines fonctionnalités critiques. La réduction des coûts d’infrastructure doit être mise en balance avec ces nouveaux postes de dépenses.
Cette phase d’évaluation approfondie permet d’établir une feuille de route réaliste, d’anticiper les obstacles potentiels, et de définir une stratégie de migration adaptée aux spécificités de l’organisation. Elle constitue un prérequis indispensable pour maximiser les chances de succès du projet de transformation numérique.
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Ce comparatif montre que SharePoint Online offre généralement plus de fonctionnalités modernes, mais le choix final dépend de vos besoins spécifiques et de votre contexte.
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