La coédition dans Office 365 : Travailler ensemble sur les mêmes documents

La coédition dans Office 365, ça correspond à quoi ?

Grâce à cette fonctionnalité innovante, plusieurs utilisateurs peuvent désormais travailler simultanément sur un même fichier Word, Excel ou PowerPoint, que ce soit depuis leur navigateur web ou l’application bureau. Les modifications apparaissent en temps réel, permettant à chaque participant de voir instantanément les contributions de ses collègues, identifiées par des curseurs de couleurs différentes.

Cette approche collaborative est enrichie par des outils de communication intégrés, comme le chat et les commentaires, qui permettent aux équipes d’échanger directement dans le contexte du document, évitant ainsi la dispersion des conversations sur différentes plateformes. Le suivi des modifications et l’historique des versions garantissent une traçabilité complète des changements, tandis que la sauvegarde automatique assure qu’aucune modification n’est perdue.

Que ce soit pour la rédaction collective d’une proposition commerciale, l’élaboration d’un budget d’équipe ou la création d’une présentation client, la coédition dans Office 365 transforme fondamentalement la dynamique du travail collaboratif, rendant les échanges plus fluides et plus productifs.

Imaginez que vous puissiez :

• Travailler à plusieurs sur le même document en même temps
• Voir les modifications des autres en direct
• Discuter pendant que vous travaillez
• Tout ça sans créer de copies !

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Et bien cela est possible avec Office 365 !

Comment marche une coédition dans Office 365 ?

1. Pour démarrer une coédition

• Ouvrir le document depuis SharePoint ou OneDrive
• Cliquer sur « Modifier dans le navigateur » ou « Modifier dans l’application »
• Les autres peuvent se connecter en même temps
• Vous voyez qui est connecté en haut à droite

2. Pendant la coédition

• Chaque personne a un curseur de couleur différente
• Vous voyez où travaillent les autres
• Les modifications s’enregistrent automatiquement
• Tout le monde voit les changements en temps réel

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Les outils disponibles pour la coédition

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Pour communiquer

• Chat intégré au sein même du document
  • Discutez directement dans le document
  • Posez des questions
  • Partagez des idées
• Commentaires
  • Ajoutez des remarques
  • Suggérez des modifications
  • Mentionnez des collègues avec @ car cela évite les conversations parallèle dans d’autres outils.

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Pour suivre les modifications

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Exemples pratiques de la coédition dans Office 365

Dans Word

Cas d’usage : Rédaction d’une proposition commerciale

• Le commercial écrit le contenu
• Le technique vérifie les spécifications
• Le manager valide les prix
• Tout le monde voit les modifications en direct et chacun peut oser des questions en mettant un commentaire dans la marge d’un document word ou sur cellule Excel par exemple.

Dans Excel

Cas d’usage : Budget d’équipe

• Le comptable met à jour les chiffres
• Le manager ajuste les prévisions
• L’équipe ajoute ses dépenses
• Les totaux se recalculent automatiquement

Dans PowerPoint

Cas d’usage : Présentation client

• Le marketing crée le design
• Les experts ajoutent le contenu en même temps s’ils le souhaitent
• Le commercial adapte le message
• Tout s’actualise en temps réel

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Bonnes pratiques à respecter pour une coédition dans Office 365

✅ Annoncer quand vous commencez à travailler
✅ Utiliser les commentaires pour les questions plutôt qu’un email ou un chat.
✅ Enregistrer régulièrement (même si c’est automatique)
✅ Prévenir les autres quand vous avez fini

À éviter

❌ Créer des copies du document
❌ Travailler hors connexion sans prévenir
❌ Modifier la mise en page pendant que d’autres travaillent
❌ Supprimer le travail des autres sans discussion

Astuces pour une coédition efficace

1. Organisation

• Définissez qui fait quoi avant de commencer
• Utilisez les commentaires pour les discussions
• Planifiez les sessions de travail collaboratif

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2. Communication

• Annoncez vos intentions avant les grands changements
• Utilisez le chat pour les questions rapides
• Mentionnez les personnes avec @ pour attirer leur attention

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3. Suivi

• Activez le suivi des modifications sur les documents importants
• Vérifiez régulièrement l’historique des versions
• Utilisez les commentaires pour marquer les points à revoir

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Solutions aux problèmes courants de la coédition

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Ce qu’il faut retenir de la coédition dans Office 365

• La coédition est automatique dans Office 365
• Tout le monde voit les modifications en temps réel
• Pas besoin de gérer des versions multiples
• La communication est intégrée aux documents
• Tout s’enregistre automatiquement

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La coédition transforme la façon de travailler en équipe. Plus besoin d’attendre son tour ou de fusionner des versions : tout le monde peut contribuer en même temps !

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Limitations d’édition des documents de la suite Office dans le navigateur Web

Les logiciels bureautiques de la suite Office (Word, Excel, PowerPoint…) installer sur vos ordinateurs possèdent encore des atouts par rapport à leur version Web. Ainsi, éditer un document Word ou Excel dans votre navigateur Web ne vous permettra pas (encore) d’avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités incluses dans la version logiciel.
Nous vous proposons un tableau comparatif des principales limitations identifiées en 2024.

Fonctionnalité	Word Online	Excel Online	PowerPoint Online
**Édition Basique**
Modification du texte	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui
Mise en forme simple	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui
Correction orthographique	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui
Enregistrement automatique	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui
**Mise en Page**
En-têtes et pieds de page	⚠️ Limité	❌ Non	✅ Oui
Numérotation des pages	⚠️ Limité	❌ Non	✅ Oui
Marges personnalisées	❌ Non	❌ Non	❌ Non
Colonnes	⚠️ Limité	❌ Non	❌ Non
**Fonctionnalités Avancées**
Macros	❌ Non	❌ Non	❌ Non
SmartArt	⚠️ Visionnage uniquement	⚠️ Visionnage uniquement	⚠️ Visionnage uniquement
Graphiques complexes	⚠️ Limité	⚠️ Limité	⚠️ Limité
Tables des matières	⚠️ Visionnage uniquement	❌ Non	❌ Non
**Travail Collaboratif**
Co-édition en temps réel	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui
Commentaires	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui
Suivi des modifications	⚠️ Limité	❌ Non	❌ Non
Mode révision	⚠️ Limité	❌ Non	❌ Non
**Fonctionnalités Spécifiques**
Formules complexes	❌ Non	⚠️ Limité	❌ Non
Animations	❌ Non	❌ Non	⚠️ Limité
Transitions	❌ Non	❌ Non	⚠️ Limité
Tableaux croisés dynamiques	❌ Non	⚠️ Visionnage uniquement	❌ Non
**Protection et Sécurité**
Protection par mot de passe	⚠️ Lecture seule	⚠️ Lecture seule	⚠️ Lecture seule
Restrictions d’édition	⚠️ Limité	⚠️ Limité	⚠️ Limité
IRM (Information Rights Management)	✅ Oui	✅ Oui	✅ Oui

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Nos recommandations pour la coédition dans SharePoint & OneDrive

Office 365 offre des fonctionnalités puissantes pour éditer des documents à plusieurs, que ce soit via la version bureau ou l’interface Web. Pour tirer le meilleur parti de ces outils et garantir une collaboration efficace, il est essentiel de comprendre leurs spécificités et de savoir quel mode de connexion privilégier selon vos besoins. Nous vous proposons un guide pratique pour vous aider à faire les bons choix et utiliser SharePoint et OneDrive de manière optimale au sein de votre organisation.

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Pour une utilisation optimale

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Points d’attention

• Certaines mises en forme peuvent être altérées
• Les fonctionnalités avancées nécessitent la version bureau
• La co-édition est plus fluide sur la version Web
• L’enregistrement est automatique sur la version Web

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Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact : https://www.openhost-network.com/contact/ 

Structure de la bibliothèque « Suivi des Factures »

Notre objectif est de créer une bibliothèque de documents sur SharePoint afin de stocker, mais surtout de suivre nos factures de vente.

Tips : Voir notre article sur la différence entre une bibliothèque SharePoint et une liste SharePoint

Nous allons devoir répondre à cette question : De quelles informations avons-nous besoin pour suivre nos factures ?

Tips : Si vous ne savez pas ce qu’est une métadonnée, vous pouvez lire cet article.

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Les Métadonnées de la bibliothèque de suivi des factures avec Sharepoint

Vous conviendrez que la gestion efficace des factures est cruciale pour la santé financière d’une PME.
La structure que nous vous proposons pour cette bibliothèque SharePoint a été pensée pour répondre aux besoins essentiels de suivi, de conformité et de collaboration, tout en facilitant le quotidien des équipes comptables et commerciales.

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Traçabilité et Conformité

Les colonnes fondamentales comme le numéro de facture, les dates et les montants répondent aux exigences légales de la facturation en France. Le format standardisé des numéros de facture (FACT-AAAA-XXXX) assure une traçabilité sans faille, tandis que la distinction claire entre montants HT, TVA et TTC respecte les obligations fiscales.

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Suivi Financier Intelligent

Le calcul automatique des échéances et des retards de paiement permet une gestion proactive de la trésorerie. Les statuts de paiement codifiés par couleur offrent une visualisation immédiate des situations critiques, permettant aux équipes de réagir rapidement aux retards de paiement.

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Collaboration Optimisée

L’attribution d’un responsable de suivi et la possibilité d’ajouter des commentaires facilitent la collaboration entre les services comptables et commerciaux. Le stockage systématique du fichier PDF de la facture garantit que tous les intervenants travaillent sur les mêmes documents.

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Analyses et Reporting

Les métadonnées choisies permettent de générer facilement des tableaux de bord pertinents :

1. Suivi des encours par client
2. Analyse des délais de paiement
3. Prévisions de trésorerie
4. Statistiques par mode de paiement

Cette structure s’appuie sur notre expérience auprès de nombreuses PME et répond aux besoins les plus fréquemment exprimés :

1. Simplification du suivi des paiements
2. Réduction des erreurs de saisie
3. Amélioration de la communication inter-services
4. Facilitation des relances clients
5. Préparation simplifiée des reportings

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Nom de la colonne	Type	Format/Options	Obligatoire	Calcul/Formule	Affichage par défaut
**Informations Générales**
Numéro de Facture	Texte	FACT-{AAAA}-{Numéro}	Oui	–	✅
Date d’émission	Date	JJ/MM/AAAA	Oui	–	✅
Client	Choix (lookup)	Liste « Clients »	Oui	–	✅
Montant HT	Nombre	Devise (€)	Oui	–	✅
TVA	Calculé	Devise (€)	–	[Montant HT] × 0.20	✅
Montant TTC	Calculé	Devise (€)	–	[Montant HT] + [TVA]	✅
**Suivi Paiement**
Statut de paiement	Choix	En attente Partiellement payée Payée Retard Contentieux	Oui	–	✅
Date d’échéance	Calculé	JJ/MM/AAAA	–	[Date d’émission] + 30	✅
Jours de retard	Calculé	Nombre	–	TODAY() – [Date d’échéance]	❌
Mode de paiement	Choix	Virement Chèque Carte bancaire Prélèvement	Non	–	✅
**Documents et Gestion**
Fichier facture	Fichier	PDF uniquement	Oui	–	✅
Commentaires	Texte multiple	–	Non	–	❌
Responsable suivi	Personne	Active Directory	Oui	–	✅
Dernière modification	Date/Heure	Auto	–	–	❌
**Métadonnées Système**
Créé par	Personne	Auto	–	Système	❌
Créé le	Date/Heure	Auto	–	Système	❌
Modifié par	Personne	Auto	–	Système	❌
Version	Nombre	Auto	–	Système	❌

Légende

– ✅ : Visible dans la vue par défaut
– ❌ : Masqué dans la vue par défaut
– Auto : Rempli automatiquement par le système

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Indexation pour la recherche

Dans les propriétés d’une bibliothèque SharePoint vous pouvez personnaliser comment la recherche d’information doit se faire et surtout comment vous pouvez la rendre plus rapide en demandant à SharePoint d’indexer certaines de vos métadonnées (colonnes) car vous savez que vos utilisateurs feront très probablement des demandes de recherches sur ces champs d’informations.

Colonne	Indexé	Recherche plein texte
Numéro de Facture	✅	✅
Client	✅	✅
Montant TTC	✅	❌
Statut de paiement	✅	❌
Fichier facture	❌	✅

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Règles de validation pour le suivi des factures avec Sharepoint

Lors de la saisie des informations dans les colonnes que nous avons définies vous pouvez demander à SharePoint de mettre en place des règles de validation afin que les utilisateurs ne commettent pas d’erreur. La construction des règles de validation est suffisamment souple pour répondre aux besoins des différents services de votre entreprise.

Colonne	Règle	Message d’erreur
Numéro de Facture	Format valide	« Format incorrect. Utilisez FACT-AAAA-XXXX »
Montant HT	> 0	« Le montant doit être positif »
Date d’émission	≤ Today()	« La date ne peut être future »
Fichier facture	PDF uniquement	« Format PDF requis »

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Alertes configurées

Les alertes vont vous permettre d’être proactif grâce aux déclenchements s’actions en fonction de la valeur de vos métadonnées (colonnes d’informations). A titre d’exemple très simple, quand la date de paiement prévue est échue une notification est envoyée par email. Différents niveaux d’alertes sont possibles en fonction de la situation à gérer.

Condition	Destinataires	Fréquence
Nouveau retard	Responsable suivi	Immédiat
Échéance -5 jours	Responsable suivi	Quotidien
Modification statut	Créateur + Responsable	Immédiat

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Droits d’accès par groupe du suivi des factures avec Sharepoint

Nous terminerons par la définition des règles d’accès aux dossier/bibliothèque des factures de l’entreprise. Il est toujours préférable d’affecter des droits sur des groupes d’utilisateurs que sur les individus eux-mêmes.

Le tableau suivant indique qui peut faire quoi.

Groupe	Lecture	Ajout	Modification	Suppression	Administration
Administrateurs	✅	✅	✅	✅	✅
Comptabilité	✅	✅	✅	❌	❌
Commercial	✅	✅	❌	❌	❌
Consultation	✅	❌	❌	❌	❌

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Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact : https://www.openhost-network.com/contact/ 

Une bibliothèque de documents sur Sharepoint, ça consiste en quoi ?

Une bibliothèque SharePoint est essentiellement un espace de stockage et de gestion de documents. Elle permet de centraliser tous vos fichiers, qu’il s’agisse de documents Office, PDF, images ou tout autre type de fichier. Son principal atout réside dans sa capacité à gérer les versions des documents, permettant ainsi de suivre l’évolution d’un fichier et de revenir à une version antérieure si nécessaire. La bibliothèque excelle également dans la collaboration, permettant à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document : c’est ce que l’on appelle la coédition (voir article)

Tips : Présentation des avantages de SharePoint pour la gestion de documents en entreprise

Une liste Sharepoint, c’est quoi ?

En revanche, une liste SharePoint s’apparente davantage à une base de données simplifiée. Elle organise les informations en lignes et colonnes, un peu comme un tableur Excel, mais avec plus de fonctionnalités de gestion et de partage. Les listes sont particulièrement efficaces pour suivre des informations structurées comme des tâches, des événements ou des processus métier. Par exemple, une liste de congés permettra de gérer les demandes avec des colonnes pour le nom de l’employé, les dates, le type de congé et le statut de validation.

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Quelles sont les principales différences entre une bibliothèque de documents et une liste sur Sharepoint ?

La différence fondamentale entre une bibliothèque de documents et une liste Sharepoint se situe dans leur utilisation : alors que la bibliothèque est centrée sur le document lui-même et son cycle de vie, la liste se concentre sur l’organisation et le suivi des données. Prenons l’exemple d’un service RH : la bibliothèque servira à stocker les contrats de travail et autres documents officiels, tandis qu’une première liste sera utilisée pour suivre les demandes de congés ou gérer le planning des entretiens annuels et une seconde liste contiendra les fiches contacts des collaborateurs.

Les bibliothèques offrent des fonctionnalités spécifiques à la gestion documentaire comme l’extraction/archivage (check-in/check-out), la co-édition, et la synchronisation avec OneDrive. Les listes, quant à elles, excellent dans la manipulation des données avec des capacités de calcul entre colonnes, des listes de choix, des vues personnalisées et des formulaires adaptables.

Il est souvent pertinent de combiner les deux. Par exemple, dans un processus de recrutement, vous pourriez avoir une liste pour suivre les candidatures (avec des colonnes pour le nom, le poste, le statut, etc.) et une bibliothèque associée pour stocker les CV et lettres de motivation. Cette complémentarité permet de créer des solutions métier complètes et efficaces.

Pour illustrer leur utilisation complémentaire, prenons deux exemples concrets :

• Gestion des contrats clients :
  • Pour gérer les contrats clients de notre PME nous pouvons avoir besoin de deux types d’informations que nous souhaitons relier l’une à l’autre
    • La bibliothèque qui stocke les contrats physiques
    • La liste qui suit l’état des contrats (en cours, signé, expiré)

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• Suivi des formations :
  • Pour gérer les formations de votre service RH nous pouvons avoir besoin de deux types d’informations que nous souhaitons relier l’une à l’autre
  • La bibliothèque qui contient les supports de formation
  • La liste qui gère les inscriptions et présences pour chaque formation

Il ne faut pas opposer une bibliothèque et une liste, elles n’ont pas du tout le même rôle. Nous vous présentons néanmoins, en fin d’article, un tableau comparatif.

A ce titre il existe dans SharePoint de nombreux modèles de liste SharePoint que nous allons vous présenter.

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Exemple des 10 listes SharePoint les plus utilisées

Type de Liste	Cas d’Usage Principal	Commentaire Explicatif
Calendrier	Planning d’équipe, réservations de ressources	Permet une visualisation temporelle des événements avec une vue calendrier intégrée. Particulièrement utile pour la synchronisation avec Outlook et la gestion des chevauchements d’événements.
Contacts	Annuaire d’entreprise, base clients/fournisseurs	Va au-delà d’un simple carnet d’adresses en permettant d’ajouter des champs personnalisés (comme le statut VIP, les préférences, l’historique des interactions) et de lier les contacts à d’autres listes.
Tâches	Suivi des activités, gestion de projet	S’intègre naturellement avec MS Project et Planner. Permet d’assigner des responsables, de définir des priorités et de suivre l’avancement avec des vues de type Gantt.
Demandes	Tickets support, demandes d’achat, congés	Automatise le processus de validation avec des workflows. Chaque demande peut suivre un circuit précis et générer des notifications automatiques. Idéal pour la traçabilité.
Issues/Problèmes	Suivi des bugs, non-conformités	Permet de catégoriser les problèmes, d’assigner des priorités et de suivre leur résolution. Particulièrement efficace avec des vues filtrées par statut ou responsable.
Annonces	Communications internes, actualités	Offre un moyen structuré de diffuser des informations avec une date d’expiration et des options de mise en forme enrichie. Peut être affichée sur la page d’accueil du site.
Liens	Ressources partagées, références	Centralise les liens utiles avec une description et une catégorisation. Plus riche qu’un simple marque-page, permet d’ajouter des métadonnées et des commentaires.
Inventaire	Gestion des équipements, stocks	Permet le suivi des actifs avec leur localisation, état, historique de maintenance. Peut inclure des codes QR/barres pour le scan mobile et des alertes de stock minimum.
Règles/Procédures	Documentation des processus	Structure les procédures avec des étapes, des rôles et des responsabilités. Facilite la mise à jour et le versioning des processus métier.
Projets	Portefeuille de projets	Vue d’ensemble des projets en cours avec leur statut, budget, échéances. Permet de suivre les dépendances et les ressources partagées entre projets.

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Conseils d’utilisation sur une liste SharePoint:

1. Personnalisation : Chaque liste peut être enrichie avec des colonnes de métadonnées supplémentaires selon vos besoins spécifiques. Par exemple, la liste Contacts peut inclure des champs pour les préférences de communication ou l’historique des interactions que vous avez avec un contact comme le ferait un CRM.

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Tableau comparatif entre une bibliothèque de documents et une liste Sharepoint

Caractéristique	Bibliothèque SharePoint	Liste SharePoint
Usage principal	Stockage et gestion de documents physiques	Organisation et suivi de données structurées*
Type de contenu	Documents, fichiers, images, vidéos	Données textuelles, numériques, dates, liens
Taille maximale	100 GB par fichier	50 000 caractères par champ texte
Versioning	Gestion complète des versions de documents	Historique des modifications par entrée
Collaboration	Co-édition en temps réel sur les documents	Modification simultanée d’entrées différentes
Intégration Office	Édition directe dans les applications Office	Export/Import Excel, création de formulaires
Synchronisation	Synchronisation possible avec OneDrive	Pas de synchronisation locale
Recherche	Dans le contenu des documents et les métadonnées	Dans les champs de données uniquement
Actions spécifiques	Check-in/out, approbation de documents	Calculs entre colonnes, agrégations, filtres complexes
Workflows courants	Validation de documents, circuits de relecture	Suivi de processus, approbations, notifications
Alertes	Sur les nouveaux documents ou modifications	Sur les nouvelles entrées ou modifications de données
Métadonnées	Colonnes + propriétés des documents	Colonnes uniquement
Vues	Par dossier + vues personnalisées	Vues personnalisées multiples
Partage	Niveau document ou bibliothèque	Niveau élément ou liste
Modèles types	Bibliothèque de documents, d’images, de ressources	Contacts, calendrier, tâches, annonces
Sécurité	Permissions au niveau dossier et document	Permissions au niveau élément

* Les données structurées sont des informations organisées selon un format prédéfini et standardisé, où chaque élément est identifiable et catégorisé dans des champs spécifiques. Comme un tableau Excel, chaque donnée occupe une place précise (ligne et colonne) avec un type défini (texte, nombre, date…), ce qui facilite leur traitement, leur recherche et leur analyse. Par exemple, une liste de contacts avec des champs « Nom », « Email », « Téléphone » constitue une donnée structurée car chaque information est classée de manière cohérente et prévisible.

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Dans un contexte de transformation numérique, les entreprises sont confrontées au choix crucial entre conserver leur infrastructure traditionnelle de serveur de fichiers Windows ou de NAS ou bien de migrer vers une solution cloud comme SharePoint Online. Cette décision impacte non seulement la gestion documentaire, mais aussi l’ensemble des processus collaboratifs de l’entreprise. Alors que le serveur de fichiers Windows/NAS représente une approche familière, basée sur une arborescence de dossiers et un stockage local, SharePoint Online propose une vision moderne du partage documentaire, enrichie de fonctionnalités collaboratives et facilement accessible depuis n’importe où avec un niveau de sécurité élevée.

Cette évolution ne se résume pas à un simple changement d’outil de stockage, mais représente une véritable transformation dans la manière de travailler, de partager l’information et de collaborer au sein de l’organisation. Comprendre les forces et les limitations de chaque solution permet aux entreprises de faire un choix éclairé, aligné avec leurs besoins actuels et leurs ambitions futures.

Tips : Article sur l’usage de SharePoint en GED (Gestion Electronique de Documents)

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Les principales différences entre un serveur de fichiers vs SharePoint Online.

Fonctionnalité	Serveur de Fichiers Windows	SharePoint Online
**Stockage et Accès**
Capacité de stockage	✅ Limitée par le matériel	✅ 1To + 10Go/utilisateur
Accès hors réseau	⚠️ VPN nécessaire	✅ Partout via Internet
Accès mobile	⚠️ VPN nécessaire	✅ Applications natives
Synchronisation locale	⚠️ Limitée	✅ Via OneDrive
**Collaboration**
Co-édition en temps réel	❌ Non	✅ Oui
Versioning des fichiers	❌ Non	✅ Automatique
Commentaires sur fichiers	❌ Non	✅ Oui
Workflows documentaires	❌ Non	✅ Oui
**Sécurité**
Chiffrement au repos	⚠️ Configuration manuelle	✅ Automatique
Chiffrement en transit	⚠️ Configuration manuelle	✅ Automatique
Multi-facteur (MFA)	⚠️ Solution tierce	✅ Intégré
Classification des données	❌ Non	✅ Automatique
**Partage**
Partage externe	⚠️ Complexe	✅ Simple et sécurisé
Liens de partage	❌ Non	✅ Personnalisables
Durée de partage limitée	❌ Non	✅ Oui
Contrôle des accès	⚠️ Basique	✅ Granulaire
**Recherche**
Recherche dans le contenu	❌ Basique	✅ Avancée
Métadonnées	❌ Limitées	✅ Personnalisables
Filtres intelligents	❌ Non	✅ Oui
OCR sur documents	❌ Non	✅ Automatique
**Administration**
Gestion des quotas	⚠️ Manuelle	✅ Automatique
Rapports d’utilisation	⚠️ Limités	✅ Détaillés
Audit des accès	⚠️ Basic	✅ Complet
Restauration de fichiers	⚠️ Via backup	✅ En libre-service
**Conformité**
Rétention des données	⚠️ Manuelle	✅ Automatique
E-discovery	❌ Non	✅ Intégré
DLP (Protection des données)	❌ Non	✅ Intégré
Conformité RGPD	⚠️ Configuration manuelle	✅ Intégrée
**Coûts**
Infrastructure	❌ Élevés	✅ Inclus
Maintenance	❌ Régulière	✅ Incluse
Mises à jour	❌ Manuelles	✅ Automatiques
Sauvegardes	❌ À gérer	✅ Incluses
**Intégration**
Microsoft 365	⚠️ Limitée	✅ Native
Teams	⚠️ Limitée	✅ Native
Power Automate	❌ Non	✅ Oui
Applications métier	✅ Via partages	✅ Via API

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Les avantages clés par solution

Le serveur de fichiers Windows/NAS et SharePoint Online présentent chacun des avantages distincts qui répondent à des besoins spécifiques d’entreprise.

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Les avantages du serveur de fichiers Windows

Pour le serveur de fichiers Windows/NAS, les principaux atouts reposent sur la maîtrise locale du système. Les performances sont optimisées pour les transferts de fichiers au sein du réseau local, avec des temps de réponse quasi instantanés. Le contrôle total de l’infrastructure permet une personnalisation poussée des paramètres de sécurité et de sauvegarde selon les exigences précises de l’entreprise. L’indépendance vis-à-vis d’Internet garantit une continuité d’activité même en cas de coupure réseau. La compatibilité native avec les applications métiers historiques évite les problèmes d’intégration. Enfin, l’investissement initial, bien que conséquent, offre une visibilité claire sur les coûts à long terme sans surprise de facturation.

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Les avantages du serveurs de fichiers SharePoint Online

SharePoint Online, quant à lui, se démarque par ses capacités modernes orientées collaboration. L’accessibilité mondiale permet aux équipes de travailler depuis n’importe quel lieu avec une simple connexion Internet. La co-édition en temps réel sur les documents facilite le travail d’équipe et accélère les cycles de validation. Le système de sécurité intégré inclut des fonctionnalités avancées comme l’authentification multifacteur et le chiffrement automatique des données. La plateforme bénéficie des mises à jour régulières de Microsoft, apportant continuellement de nouvelles fonctionnalités sans effort de maintenance interne. La réduction des coûts d’infrastructure est significative, éliminant les besoins en matériel, climatisation et maintenance sur site.

Cette analyse des avantages met en lumière deux approches différentes de la gestion documentaire : l’une privilégiant le contrôle et la performance locale, l’autre favorisant l’agilité et la collaboration à l’échelle mondiale. Le choix entre ces solutions dépendra des priorités spécifiques de l’entreprise en termes de mobilité, de collaboration et de gestion de l’infrastructure.

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Considérations pour la migration

La transition vers SharePoint Online nécessite une évaluation minutieuse de plusieurs facteurs critiques pour garantir une migration réussie et minimiser les perturbations opérationnelles.

L’analyse préalable du volume de données est fondamentale. Au-delà de la simple quantité en téraoctets, il faut considérer la structure des dossiers, l’historique à conserver, et identifier les données obsolètes qui pourraient être archivées plutôt que migrées. La typologie des fichiers doit être soigneusement inventoriée : certains formats spécifiques peuvent nécessiter une attention particulière, notamment les fichiers volumineux ou les extensions peu communes qui pourraient poser des problèmes de compatibilité.

Les besoins collaboratifs de l’organisation doivent être précisément cartographiés. Il s’agit d’identifier les workflows existants, les habitudes de partage entre équipes, et les processus de validation qui devront être adaptés ou repensés dans l’environnement SharePoint. Cette analyse permet de concevoir une architecture documentaire qui optimise les nouveaux outils collaboratifs tout en préservant l’efficacité opérationnelle.

Le cadre réglementaire constitue un aspect crucial de l’évaluation. Les contraintes de conservation des données, les exigences de confidentialité sectorielles, et les obligations de localisation géographique des données doivent être clairement établies pour configurer SharePoint en conformité avec ces impératifs. La politique de gouvernance documentaire doit être adaptée en conséquence.

L’aspect budgétaire doit être appréhendé dans sa globalité. Au-delà des coûts directs de licences, il faut prévoir les investissements en formation, en accompagnement au changement, et potentiellement en développements spécifiques pour maintenir certaines fonctionnalités critiques. La réduction des coûts d’infrastructure doit être mise en balance avec ces nouveaux postes de dépenses.

Cette phase d’évaluation approfondie permet d’établir une feuille de route réaliste, d’anticiper les obstacles potentiels, et de définir une stratégie de migration adaptée aux spécificités de l’organisation. Elle constitue un prérequis indispensable pour maximiser les chances de succès du projet de transformation numérique.

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Ce que Openhost peut vous apporter

Ce comparatif montre que SharePoint Online offre généralement plus de fonctionnalités modernes, mais le choix final dépend de vos besoins spécifiques et de votre contexte.

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Comprendre les métadonnées devient incontournable. Si ce terme peut sembler faire partie du jargon informatique, vous aller voir qu’il est en fait très simple à comprendre.
Sans métadonnée vos contenus (fichiers, images, vidéos) perdent énormément d’efficacités.
Voyons donc pourquoi et comment maitriser les métadonnées dans Sharepoint en quelques minutes seulement.

Plantons le décors !

Imaginez que vous ayez une photo de vacances. La photo elle-même montre un paysage, mais derrière cette image se cachent des informations complémentaires en plus du classique nom du fichier :

1. Nom du fichier : IMG_256541.jpg
2. Titre Photo : Plage de Biarritz, France
3. Date : 15 août 2024
4. Lieu : Biarritz, Nouvelle-Aquitaine
5. Description : Une journée ensoleillée à la plage, avec des vagues parfaites pour le surf. Des amis profitent du soleil et des jeux de plage.
6. Appareil photo : Canon EOS 90D
7. Paramètres : ISO 100, f/8, 1/500s
8. Tags : #vacances #plage #Biarritz #été2024

Ces informations qui « décrivent » la photo sont les métadonnées : des données exploitables de votre contenu qui vous permettront de le manipuler plus facilement et même de faire des liens rapides (relation) entre contenus (recherche, tri, relation, automatisation…)

On pourrait dire de même d’une carte d’identité. Toutes les informations présentes dessus sont les métadonnées de votre photo.

Mais quel rapport avec vos fichiers Word, Excel, vos PDF, vos factures, vos devis ?

Les métadonnées dans l’entreprise

Voyons ce que cela peut donner dans le cas d’une facture, puis, en fin d’article pour un devis commercial.

Le document = Le contenu = La facture elle-même

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Tips : Dans le jardon Office 365 « un contenu » est une donnée déposée dans votre Tenant. Il peut donc s’agir d’un fichier (word/excel/pdf/image… mais aussi d’un email Outlook/Exchange, d’un rendez-vous, d’une tâche…)

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Exemple de métadonnées pour un contrat

Le document = Le contrat en PDF

Pour une facture, voici un cas réel utilisé par un de nos clients.
Vous constatez que de trés nombreuses métadonnées sont utilisées.

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Pourquoi c’est utile d’attacher des métadonnées à ses fichiers?

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Pour la recherche

• Retrouver rapidement un document
• Filtrer selon certains critères sur les métadonnées elles-mêmes
• Trier les informations
• Créer des affichages personnalisés pour ne voir à l’écran que les contenus qui intéressent l’utilisateurs.

Rechercher dans des milliers de fichiers la liste des factures ou des contrats d’un client sera plus rapide via la métadonnée que de lancer cette recherche sur le contenu du fichier.

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Pour l’organisation des données dans l’entreprise

• Classer automatiquement
• Suivre les versions des documents
• Gérer les accès
• Créer des liens au sein des contenus
  • factures d’un même client
  • factures d’un même mois/exercice
• Lien entre un contrat et une facture et tous les autres liens spécifiques à votre métier.

Avec SharePoint il n’y a pas de limite !

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Pour l’automatisation

• Déclencher des alertes
• Générer des rapports
• Suivre des échéances

Et oui, la face cachée de SharePoint c’est qu’il est possible de déclencher des tâches automatisées en se basant sur les métadonnées d’un contenu.
Le seul exemple qui vous sera donné ici sera celui d’un email qui doit être envoyé à un client dont la facture n’a pas été payée à la date d’échéance… Génial non ?

N’essayer pas de deviner tout ce que l’on peut automatiser avec SharePoint, prenez le problème dans l’autre sens : Où pensez-vous perdre du temps à effectuer des tâches répétitives ou complexes ? Réfléchissez bien, il y en a certainement et si ce n’est pas vous, vos collègues en ont obligatoirement. (vous savez : le truc que l’on fait manuellement toutes les semaines/tous les mois et qui énerve). Il existe certainement un moyen de l’automatiser.

Soyons maintenant un peu plus précis au travers de cet autre exemple avec une facture :

Le fichier = « Facture123.pdf »

Et tout cela sans avoir à ouvrir le document PDF !

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La bibliothèque SharePoint, c’est quoi ?

Une bibliothèque SharePoint est un espace de stockage et de gestion de documents, qui permet aux utilisateurs de créer, partager et collaborer sur des fichiers en ligne. Conçue pour faciliter le travail d’équipe, cette bibliothèque offre des fonctionnalités telles que le versionnage des documents, la gestion des autorisations et des métadonnées. Grâce à son intégration avec d’autres outils Microsoft, comme Teams et OneDrive, une bibliothèque SharePoint devient un élément central pour la collaboration au sein des entreprises, favorisant une communication fluide et un accès rapide aux ressources nécessaires.

Tips : Sur les serveurs de fichiers et les NAS la seule notion de classement possible se trouve être le Dossier avec ses sous-Dossiers. La bibliothèque représente un ordre de classement supérieur.
SharePoint reprend quasiment ce que nous vivons tous les jours dans notre entreprise. Les documents sont classés dans un dossier, ce dossier est dans une armoire et l’armoire est localisé dans un service.
Dans SharePoint c’est pareil… Simple à visualiser, non !

Chaque bibliothèque peut être décrite avec :

1. Son nom
2. Son type
3. Ses propriétés
4. Ses droits d’accès (qui accède à quoi, et pour y faire quoi)

Ce sont aussi et encore des métadonnées !

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Les avantages en entreprise d’utiliser les métadonnées dans SharePoint

Voici donc pourquoi l’utilisation des métadonnées est une bonne pratique dans une GED comme SharePoint.

Pour que les utilisateurs :

1. Trouvent plus rapidement
2. Classent plus facilement
3. Partagent plus efficacement

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Et pour l’entreprise :

1. Meilleure organisation
2. Gain de temps
3. Moins d’erreurs

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Maintenant que vous avez cerné la simplicité des métadonnées, voici comment vous pouvez l’expliquer à votre tour à vos collègues.
Les métadonnées sont comme une étiquette intelligente sur vos documents qui :

1. Décrit le contenu
2. Facilite la recherche
3. Permet l’automatisation
4. Améliore l’organisation

Sans métadonnées, chercher un document est une galère… et aucun lien ne peut être créé entre les documents et encore moins avec des listes que vous auriez aussi dans votre SharePoint (voir la différence entre bibliothèque et liste SharePoint)

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Exemple de Métadonnées pour un Devis Commercial Word sur SharePoint Online

Métadonnée	Type	Exemple	Commentaire
**Informations Générales**
Numéro de devis	Texte	DEV-2024-0123	Permet un suivi unique et standardisé. Format recommandé : DEV-ANNÉE-NUMÉRO
État du devis	Choix	• En cours • Envoyé • Accepté • Expiré	Statut actuel du devis. Crucial pour le suivi commercial
Version	Nombre	2.0	Utile quand plusieurs versions sont proposées au client
**Client**
Raison sociale	Lookup	ACME SARL	Lié à une liste de clients pour garantir la cohérence des données
Contact principal	Texte	Marie Dupont	Personne ayant demandé le devis
Typologie client	Choix	• Prospect • Client actif • Client VIP	Aide à prioriser le traitement des devis
**Aspects Financiers**
Montant HT	Devise	15 000 €	Permet de générer des rapports financiers
TVA applicable	%	20%	Important pour les calculs automatiques
Remise appliquée	%	5%	Trace les conditions commerciales accordées
**Dates Clés**
Date d’émission	Date	15/03/2024	Date de création initiale
Date d’expiration	Date	15/04/2024	Généralement émission + 30 jours
Date de relance	Date	25/03/2024	Pour le suivi commercial
**Commercial**
Commercial responsable	Personne	Jean Martin	Attribution claire des responsabilités
Agence	Choix	Paris	Pour les entreprises multi-sites
Probabilité de signature	%	75%	Aide à la prévision des ventes
**Produits/Services**
Type de prestation	Choix multiple	• Matériel • Services • Formation	Catégorisation de l’offre
Durée d’engagement	Nombre	12	En mois, pour les contrats récurrents
Délai de livraison	Texte	4 semaines	Information importante pour le client
**Gestion Interne**
Validé par	Personne	Sophie Durand	Pour les devis nécessitant une validation
Marge estimée	%	25%	Visible uniquement par les managers
Origine	Choix	• Site web • Salon • Recommandation	Source de l’opportunité
**Technique**
Créé par	Système	[Auto]	Rempli automatiquement
Dernière modification	Système	[Auto]	Suivi des changements
Référence interne	Texte	PRJ-2024-056	Lien avec d’autres systèmes

Automatisations possibles

L’automatisation vous permet de gagner en fiabilité de vos processus métier.

1. Alerte avant expiration
2. Notification de validation requise
3. Rappel de relance client
4. Mise à jour du CRM

Au sein de SharePoint vous pouvez créer des vues/affichage personnalisées en fonction de groupes d’utilisateurs.
Mais à cela s’ajoute le fait que chaque utilisateur peut aussi se créer une vue personnalisée (rien que pour lui).

1. Vue commerciale :  Numéro, Client, Montant, État, Date d’expiration
2. Vue management: Inclut les informations de marge et probabilité
3. Vue suivi: Focus sur les dates et actions à mener

Avantages de cette structure

• Suivi efficace
  •    Vision claire du pipeline commercial
  •    Gestion des relances facilitée
  •    Historique complet des échanges

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• Reporting amélioré
  •    Analyses par commercial
  •    Suivi des taux de conversion
  •    Prévisions de vente fiables

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• Collaboration optimisée
  •    Partage d’information standardisé
  •    Validation simplifiée
  •    Traçabilité complète

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Comment créer une colonne de métadonnée dans SharePoint

Vous pouvez ajouter à votre bibliothèque (ou à votre liste) SharePoint une colonne de métadonnée en cliquant sur « Ajouter une colonne ».
Il vous suffit alors :

• de donner un nom à votre colonne (idéalement sans espace, sans accent, sans caractère spécial).
• de choisir le format de votre colonne parmis ceux qui sont proposés
• de précisier si cette colonne doit être absolument remplie quand un document et déposer dans la bibliothèque
• de préciser si la valeur saisie doit être unique dans cette colonne (par exemple un numéro de facture ne peux avoir de doublon)

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Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact : https://www.openhost-network.com/contact/ 

Conformité ISO 9001 et optimisation SharePoint

Le nommage des fichiers dans SharePoint Online représente un élément crucial pour la gestion documentaire en entreprise. En combinant les exigences de l’ISO 9001 et les capacités de SharePoint Online, il est possible d’établir une nomenclature à la fois conforme aux standards qualité et optimisée pour l’environnement numérique moderne.

Cet article va droit à l’essentiel et suppose donc que vous avez déjà pris un peu de recul sur ce qu’est une gestion électronique de documents avec SharePoint Online. Vous pouvez consulter notre autre article sur l’usage de SharePoint en entreprise.

1. Structure de nommage recommandée

Un des meilleur moyen pour optimiser le classement de ses documents, et ce que ce soit sur un serveur de fichiers ou un NAS consiste à former les noms de vos fichiers avec une même logique.
Puis, une fois nommé, d’y ajouter des métadonnées, ce que nous aborderons en seconde partie de cet article. (en savoir plus sur ce qu’est une métadonnées)
Nous aborderons ensuite certaines astuces à connaître pour gagner du temps grâce à votre GED sur SharePoint.

Rappel : Selon l’iSO9001 l’entreprise a défini ses principaux processus métier, ceux qui sont vitaux pour son activité.

Format standard

Un nom de fichier devrait donc être construit comme suit :

[DEPT]-[PROC]-[TYPE]-[DESC]-[DATE]

Exemple : COM-CRM-PROC-Guide_Commercial-20240114

Éléments constitutifs

1. [DEPT] : Code département / service qui a créé le document (3 caractères)
   • COM : Commercial
   • QUA : Qualité
   • PRO : Production
   • ACH : Achats
   • RH : Ressources Humaines
2. [PROC] : Code processus (3-4 caractères)
   • CRM : Relation client
   • MGT : Management
   • ACH : Achats
   • PRD : Production
   • QTE : Qualité
3. [TYPE] : Nature du document (4 caractères)
   • PROC : Procédure
   • INST : Instruction
   • FORM : Formulaire
   • ENR : Enregistrement
   • MOD : Modèle
4. [DESC] : Description courte
   • Utiliser des underscores (_) pour les espaces
   • Maximum 30 caractères
   • Explicite et significatif
5. [DATE] : Format AAAAMMJJ
   • Date de création ou modification majeure
   • Exemple : 20240114

2. Configuration SharePoint Online

L’implémentation d’une stratégie de nommage efficace nécessite une configuration appropriée de SharePoint Online. Cette configuration doit non seulement supporter la structure de nommage définie précédemment, mais aussi garantir une organisation documentaire cohérente avec les principes de l’ISO 9001. La mise en place se concentre sur deux aspects essentiels : la structure des bibliothèques et les métadonnées, permettant ainsi une gestion documentaire à la fois rigoureuse et adaptée aux besoins de l’entreprise.

2.1 Structure des bibliothèques

Pour une gestion documentaire efficace et conforme aux exigences ISO 9001, il est essentiel d’organiser les bibliothèques SharePoint selon une hiérarchie logique qui reflète la structure organisationnelle de l’entreprise. Cette organisation en arborescence, calquée sur les départements et processus, facilite la navigation et le classement des documents.

- Département
  └── Processus
      └── Type de document

2.2 Métadonnées essentielles

Les métadonnées constituent un élément fondamental pour optimiser la gestion documentaire dans SharePoint Online. Elles permettent de catégoriser, rechercher et suivre les documents de manière plus efficace que le simple système de nommage. En complément de la structure de nommage définie précédemment, voici les métadonnées clés à configurer pour chaque document afin de garantir une organisation conforme aux exigences ISO 9001 et aux besoins opérationnels de l’entreprise :

• Titre normalisé (automatique depuis le nom)
• Département (choix)
• Processus (choix)
• Type de document (choix)
• Statut du document (choix)
• Date de révision (date)
• Propriétaire (utilisateur)
• Version (automatique)
• État d’approbation (choix)

3. Règles techniques à respecter

Au-delà de la structure de nommage proposée, il est crucial de prendre en compte les contraintes techniques propres à SharePoint Online ainsi que les exigences de la norme ISO 9001. Ces règles garantissent non seulement le bon fonctionnement technique de votre système de gestion documentaire, mais aussi sa conformité aux standards qualité. Voici les principales règles à respecter, divisées en deux catégories : les contraintes techniques SharePoint et les bonnes pratiques ISO 9001.

3.1 Contraintes SharePoint

SharePoint Online impose certaines limitations techniques dans le nommage des fichiers qu’il est indispensable de connaître et de respecter pour éviter tout dysfonctionnement. Ces contraintes, inhérentes à la plateforme, doivent être prises en compte dès la création des documents pour garantir leur bon fonctionnement dans l’environnement SharePoint. Voici les principales restrictions à observer :

• Maximum 400 caractères
• Caractères interdits : ~  » # % & * : < > ? / \ { | }
• Pas de point (.) au début ou à la fin
• Éviter les espaces en début/fin
• Pas d’underscore (_) au début

3.2 Bonnes pratiques ISO 9001

La norme ISO 9001 établit des exigences spécifiques concernant la gestion documentaire qui doivent être intégrées dans votre stratégie de nommage SharePoint. Ces bonnes pratiques assurent la traçabilité, la lisibilité et la bonne gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Pour garantir la conformité de votre système documentaire aux standards ISO 9001, veillez à respecter les critères suivants :

• Identification unique
• Traçabilité assurée
• Description explicite
• Version identifiable
• Classification cohérente

4. Gestion des versions

La gestion des versions est un aspect crucial de la maîtrise documentaire dans SharePoint Online. Elle permet de suivre l’évolution des documents, de conserver l’historique des modifications et de garantir que seules les versions appropriées sont utilisées. Une configuration adaptée et une nomenclature claire des versions sont essentielles pour maintenir l’intégrité de votre système documentaire.

4.1 Configuration SharePoint

Pour assurer une traçabilité efficace des modifications documentaires, SharePoint Online offre des fonctionnalités puissantes de gestion des versions qu’il convient de paramétrer correctement. La configuration optimale doit prendre en compte les besoins de l’entreprise en termes de suivi et de validation des documents. Voici les paramètres essentiels à mettre en place :

• Activer le contrôle de version
• Versions majeures et/ou mineures
• Conservation des X dernières versions
• Approbation requise pour publication ou non

4.2 Nomenclature des versions

La définition d’une nomenclature claire pour les versions de documents est essentielle pour différencier les documents en cours d’élaboration des versions validées et diffusées. Cette distinction permet aux utilisateurs d’identifier rapidement le statut d’un document. Voici les règles à appliquer :

• Versions majeures : publication externe (V1.0)
• Versions mineures : modifications internes (V1.1)
• Pas de numéro de version dans le nom du fichier

5. Workflow et automatisation

L’efficacité d’un système de gestion documentaire repose en grande partie sur l’automatisation des processus de validation et de mise à jour. SharePoint Online, couplé à Power Automate, offre des possibilités étendues pour automatiser les tâches répétitives et sécuriser les processus documentaires.

5.1 Processus d’approbation

La mise en place d’un processus d’approbation structuré est fondamentale pour garantir la qualité et la conformité des documents. Ce workflow doit être à la fois rigoureux et fluide pour faciliter le travail des contributeurs et des validateurs. Voici les étapes clés du processus :

• Création/modification document
• Notification automatique aux approbateurs
• Validation ou demande de modification
• Publication ou retour à l’auteur

5.2 Automatisations Power Automate

Power Automate permet d’automatiser de nombreuses tâches liées à la gestion documentaire, réduisant ainsi les risques d’erreur et améliorant l’efficacité globale du système. Voici les principales automatisations à mettre en place :

• Vérification du nommage
• Mise à jour des métadonnées
• Notifications de modification et/ou suppression
• Rapports de non-conformité

6. Mise en œuvre et formation

Le succès d’un système de gestion documentaire dépend largement de son adoption par les utilisateurs. Une stratégie de déploiement bien pensée, combinant documentation claire et formation adaptée, est essentielle pour garantir une utilisation optimale du système.

6.1 Documentation

Une documentation complète et accessible est indispensable pour accompagner les utilisateurs dans leur utilisation quotidienne du système. Elle doit couvrir l’ensemble des processus tout en restant simple et pratique. Voici les éléments à prévoir :

• Guide utilisateur simplifié
• Matrices de responsabilité
• Procédures de validation
• Exemples par type de document

6.2 Formation des utilisateurs

La formation des utilisateurs est un élément clé pour garantir une adoption réussie du système de gestion documentaire. Elle doit être adaptée aux différents profils d’utilisateurs et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Voici les axes à développer :

• Sessions initiales
• Guides de référence rapide
• Support technique
• Mises à jour régulières

7. Contrôle et amélioration

Un système de gestion documentaire efficace nécessite un suivi régulier et des ajustements continus. La mise en place d’audits et d’indicateurs permet d’évaluer la performance du système et d’identifier les axes d’amélioration.

7.1 Audit régulier

Les audits réguliers permettent de vérifier la conformité du système aux exigences définies et d’identifier les éventuelles dérives. Ces contrôles doivent être planifiés et documentés pour garantir une amélioration continue du système. Voici les points à auditer :

• Conformité des noms
• Utilisation des métadonnées
• Respect des processus
• Efficacité du système

7.2 Indicateurs de performance

Le suivi d’indicateurs pertinents permet d’évaluer objectivement l’efficacité du système de gestion documentaire et d’orienter les actions d’amélioration. Ces KPIs doivent être mesurables et alignés sur les objectifs de l’organisation. Voici les principaux indicateurs à suivre :

• Taux de conformité du nommage
• Temps de validation moyen
• Nombre de corrections requises
• Satisfaction utilisateurs

Ce qu’il faut en retenir sur la nomenclature des fichiers sur SharePoint Online

L’adoption d’une nomenclature standardisée, combinant les exigences ISO 9001 et les fonctionnalités SharePoint Online, permet d’optimiser la gestion documentaire tout en maintenant la conformité qualité. La clé du succès réside dans la simplicité d’utilisation, l’automatisation des processus et la formation continue des utilisateurs.

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FAQ sur le nommage des fichiers dans SharePoint Online

La structure documentaire standard

Nous retrouvons dans bien des entreprises un classement des contenus au sein d’une arborescence thématique comme celle-ci.

Nous essayons tous de « ranger » nos documents de la manière la plus logique afin de les retrouver rapidement en fonction de leur position dans l’arborescence du serveur de fichiers ( NAS, Drive,…)

🔑 A ce titre nous vous proposons à la fin de cet d’article un comparatif entre SharePoint et un serveur de fichiers.

Avec Sharepoint nous pourrons faire de même, mais surtout nous pourrons faire beaucoup mieux que cela. En effet, si vous gérez une grande quantité de documents, il est probable que la recherche d’un contenu devienne complexe, et donc, à la fois long et surtout pénible.

Les espaces collaboratifs

SharePoint propose donc d’aller un peu plus loin dans le classement des documents en proposant de rajouter un étage de classement en se basant sur les équipes de l’entreprise, d’où l’introduction des Teams.
Dans l’univers des abonnements Office 365 le terme Teams désigne à la fois un outil de travail (un logiciel) mais également une nouvelle méthodologie d’interaction entre les collaborateurs et leurs documents.

Il est fort probable qu’une PME possédera ces quatres types d’espaces de collaboration :

Les Espace Projets

Les Espaces Projets constituent le cœur opérationnel de notre plateforme collaborative, où chaque projet majeur bénéficie d’un environnement dédié et structuré. Ces espaces permettent une gestion centralisée des documents, du suivi et des échanges liés à chaque projet, facilitant ainsi la coordination entre les équipes internes et la communication avec les parties prenantes externes.

• Un sous-site par projet majeur
• Documents de travail internes du projet
• Documents partagés avec les clients/partenaires (optionel)
• Planning et suivi d’avancement

L’espace R&D

Centre névralgique de l’innovation, l’Espace R&D offre un cadre sécurisé pour le développement et l’exploration de nouvelles solutions. Cet environnement hautement confidentiel permet aux équipes de recherche de collaborer efficacement tout en protégeant la propriété intellectuelle et les avancées technologiques de l’entreprise.

• Un sous-site par projet de R&D majeur
• Documents confidentiels
• Planning et suivi d’avancement
• Discussions / Chats / Email

Les Espace Équipes

Véritables points d’ancrage de la vie départementale, les Espaces Équipes rassemblent tous les éléments essentiels au fonctionnement quotidien de chaque service. Ces espaces centralisent les ressources organisationnelles, les procédures et les outils nécessaires pour optimiser la productivité et la cohésion des équipes.

Ainsi les équipes citées précédement (Direction, RH, Commercial, Production, Marketing, Administratif) possèderont chacune

• Documents de service
• Procédures internes
• Modèles de documents
• Planning
• Liste de contacts spécifiques

L’Espace Commun

L’Espace Commun se présente comme le carrefour d’information central de l’entreprise, accessible à l’ensemble des collaborateurs. Cette section transversale regroupe toutes les ressources institutionnelles, les documents standardisés et les informations essentielles au bon fonctionnement de l’organisation dans son ensemble.

• Informations générales
• Documents de référence
• Formulaires d’entreprise

Les usages quotidiens

Voyons quelques-uns des usages que nous retrouvons dans les PME qui démarrent avec SharePoint Online.

🔑 Remarque : SharePoint étant totalement paramétrable, il ne faut pas voir dans ce qui est présenté ici comme étant LA SEULE manière d'utiliser les nombreuses fonctionnalités de cet écosystème. Cette liste n’est là que pour vous donner des exemples, car il n’existe pas vraiment de limite dans ce que peut faire SharePoint dans la gestion documentaire.

Gestion des documents courants

La collaboration étant au cœur des besoins, voici ce que nous retrouverons très probablement dans votre SharePoint.

• Stockage centralisé des factures
• Suivi des devis
• Archivage des contrats signé
• Partage des rapports
• Conservation des documents légaux (CGV signée, Bon de commande, Bon de livraison…)

Il est à noter que SharePoint propose une fonctionnalité incroyable de mise en relation de contenu entre eux. Ainsi vous pouvez créer un lien entre un fichier PDF de facture et un Word de contrat (ou un Excel…). Cela vous permet de savoir tout de suite (sans même l’ouvrir) qu’une facture est rattachée à CE contrat.

Collaboration sur les fichiers

C’est certainement une des fonctionnalités les plus appréciées quand vous commencerez à utiliser SharePoint et OneDrive (voir le lien entre SharePoint et OneDrive)

• Co-édition de documents : Travailler en même temps à plusieurs sur le même document. (Word, Excel, PowerPoint, Loop, et bien d’autres) Voir la page sur la coédition.
• Révision des propositions commerciales, des contrats : A chaque sauvegarde une nouvelle version d’un document est créée.
• Mise à jour des procédures
• Partage de compte-rendus
• La plupart des fichiers peuvent être consultés et modifiés aussi bien depuis l’application habituelle sur le poste de travail de l’utilisateur, mais aussi depuis un navigateur Web, un téléphone, une tablette. Vous pouvez donc ouvrir un documents Word ou Excel dans un navigateur Web (voir les limitations)
• Des règles de sécurité spécifiques peuvent être définies selon vos envies en fonction des niveaux de sécurité que vous voulez appliquer en fonction :
  • du type d’utilisateur (Direction, Finance, Commercial, Technique….)
  • du type de document (devis, contrat, fiche de poste, brochure publicitaire, R&D,…)
  • du type de classification d’un document (public, interne, confidentiel, secret…)

Organisation des modèles de documents

Au sein d’une bibliothèque de documents, vous pouvez imposer des modèles aux utilisateurs lors de la création d’un contenu. Ainsi il ne leur sera pas possible de ne pas respecter les règles et la charte graphique de l’entreprise.

• Templates de documents
• Chartes graphiques
• Documents types
• Formulaires standardisés  

Les avantages de SharePoint Online constatés par les PME

A ce stade, voyons déjà quelques-uns des avantages procurés par la mise en place d’une gestion documentaire avec SharePoint Online pour répondre aux attentes des principales des PME.
Le tableau suivant reprend, en haut les problématiques des entreprises et, en dessous, les avantages apportés par SharePoint pour chacunes d’elles.

Gain de temps

Le gain est souvent le premier critère sur lequel une PME souhaite agir, même si ; comme nous le verrons ci-dessous d’autres axes sont à envisager.

• Recherche rapide de tout type de documents
• Accès immédiat aux dernières versions d’un document et possibilité de revenir sur une version antérieure
• Moins d’échanges d’emails : Les fichiers de travail restent sur le SharePoint
• Processus de validation simplifiés : Circuit d’approbation de document par un responsable (devis, bon de commande, référentiel documentaire, brochure…)

Meilleure organisation

Le fait d’utiliser des bibliothèques de documents dans SharePoint Online à la place des anciens dossiers et arborescences complexes sur un serveur de fichiers vous permet de rendre votre organisation documentaire plus claire, logique et sécurisée.

• Documents centralisés
• Classement standardisé
• Historique des versions
• Accès contrôlé

Collaboration facilitée

Quand on n’a encore jamais utilisé la coédition documentaire en LIVE, il est difficile de de rendre compte du gain de temps d’un temps et de la qualité des contenus produits.

• Travail simultané sur les documents
• Partage simplifié avec les externes (optionel)
• Commentaires centralisés
• Notifications automatiques

Configuration type pour une PME

Voici un exemple d’arborescence d’un SharePoint Online pour une PME.
La direction a choisi d’avoir un espace dédié pour tous les contenus qu’elle manipule.

Structure de base d’un SharePoint

Cette structure possède à la fois des bibliothèques de contenu (de documents) et des listes SharePoint (voir page sur la présentation liste SP vs Bibliothèque)

Paramètres essentiels

Lors de votre arrivée sur SharePoint vous utilisez très probablement les paramètres personnalisés suivant :

• Versioning activé (30 versions) : Vous pouvez remonter sur les 30 anciennes versions d’un document ! (voir article sur le versionning)
• Alertes sur modifications : Vous pouvez vous-même activer des alertes afin d’être informé quand un contenu est modifié, ajouté, supprimé.
• Synchronisation OneDrive : Si vous travaillez souvent en mode « hors-connexion » vous pourvez garder sur votre ordinateur une copie de tout ou partie d’une bibliothèque de documents.
• Partage externe limité : Suivant vos besoins vous pouvez ou non activer le partage de contenu avec des correspondants extérieurs à votre entreprise(clients, partenaires, consultants…)

Bonnes pratiques adoptées

Nous vous présentons ici une courte descriptions des bonnes pratiques à mettre en œuvre sur SharePoint Online.

Nommage des fichiers

Vous auriez raison de penser que les noms de fichiers ont maintenant peu d’importance puisque l’on peut attacher à tout type de contenu des métadonnées descriptives.
Néanmoins, par défaut pour les nouveaux documents nous vous proposons ce type de nommage.
Pour aller encore plus loin, vous pouvez consulter notre article sur le nommage des contenus SharePoint en accord avec le référentiel ISO 9001. Comment nommer ses fichiers sur SharePoint Online – Openhost

[SERVICE]_[TYPE]_[NOM]_[DATE].extension
Exemple : COM_PROP_ClientX_SARL_2024-03.docx

Organisation des dossiers

Soyons maintenant un peu plus contraignant…

• Maximum 3 niveaux de profondeur
• Noms explicites et courts
• Pas d’espaces ni caractères spéciaux
• Structure identique entre services (autant que possible)

Gestion des accès utilisateurs

• Groupes par service
• Droits par dossier
• Partage limité dans le temps
• Revue trimestrielle des accès

Limites techniques et quotas de SharePoint Online

Marc, expert SharePoint chez OpenHost, aime rappeler que comprendre les limites de stockage et les quotas est essentiel pour planifier efficacement son environnement SharePoint. « C’est comme construire une maison, » dit-il souvent, « il faut connaître les dimensions du terrain avant de dessiner les plans. »

Allocation de stockage et quotas

Type d’allocation	Volume	Commentaires
Stockage initial organisation	1 To	Volume de base pour l’entreprise
Stockage par utilisateur	+10 Go	Par licence utilisateur active
Site d’équipe standard	Jusqu’à 25 To	Par site individuel
OneDrive standard	1 To	Par utilisateur
OneDrive entreprise	Jusqu’à 5 To	Sur demande

Tableau 1 : Quotas de stockage de base

Exemple concret de calcul du stockage

Pour une entreprise de 100 employés, le calcul serait :

• Stockage initial : 1 To
• Stockage additionnel : 100 utilisateurs × 10 Go = 1 To
• Total disponible : 2 To

Catégorie	Limite	Détails
Taille maximale de fichier	250 Go	Par fichier individuel
Éléments par bibliothèque	30 millions	Impact performances au-delà de 100 000
Niveaux d’arborescence	400 niveaux	Recommandé : max 7 niveaux
Limite de synchronisation	300 000 éléments	Nombre total de fichiers
Taille min. synchronisation	1 octet	–
Longueur nom de fichier	400 caractères	Certains caractères spéciaux interdits

Tableau 2 : Limites techniques détaillées

Gestion du stockage supplémentaire

La gestion de l’espace de stockage est devenue un enjeu crucial pour les entreprises. Julie, responsable infrastructure chez un client d’OpenHost, partage son expérience : « Nous avons dû rapidement adapter notre capacité de stockage face à l’augmentation des documents versionnés. Heureusement, le processus d’extension est simple. »

Aspect	Détail	Information
Achat minimum	1 To	Par incrément
Tarification	~0.20€/Go/mois*	*À vérifier selon contrat
Délai d’activation	Immédiat	Après validation de l’achat
Type d’allocation	Flexible	Assignable par site

Tableau 3 : Options d’extension du stockage

Impact sur la stratégie de versioning

Ces limites techniques influencent directement votre stratégie de versioning. Considérez que :

• Chaque version d’un document compte dans votre quota de stockage
• La multiplication des versions peut rapidement consommer l’espace disponible
• Une stratégie de rétention des versions doit prendre en compte ces limites

Recommandations OpenHost pour l’optimisation du stockage

En tant qu’experts SharePoint, nous recommandons de :

• Mettre en place une politique de nettoyage des versions obsolètes
• Configurer des alertes de surveillance du stockage
• Planifier les besoins futurs en fonction de la croissance documentaire
• Adopter une stratégie de versions majeures/mineures adaptée

Accompagnement utilisateurs

Comme pour tout changement d’habitude, vous devrez tenir compte de la capacité de vos utilisateurs à accepter et à s’approprier un nouvel outil.

Formation initiale

• Navigation dans SharePoint et dans OneDrive (voir la page sur la comparaison SP vs OD)
• Gestion des documents
• Partage et collaboration
• Bonnes pratiques

Support quotidien

• Guide utilisateur simple
• Procédures documentées
• Assistance téléphonique
• Formation continue

Besoin d’aide pour utiliser votre SharePoint en GED ?

Openhost vous accompagne pour :

• Mettre en place la structure adaptée
• Migrer vos données depuis votre serveur de fichiers ou NAS ou Drive vers SharePoint/OneDrive (voir prestation)
• Former vos équipes IT
• Optimiser vos processus métier avec des workflows
• Assurer le support de niveau 2 de votre équipe IT

🔑 Point clé : Le succès de SharePoint en PME repose sur une structure simple, des règles claires et une formation adaptée des utilisateurs.

FAQ: la GED avec SharePoint

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