Les 30 actions de workflow pour transformer votre SharePoint en CRM

Power Automate représente un pilier essentiel dans la transformation d’une solution SharePoint Online en un véritable système CRM (Customer Relationship Management). Cette plateforme d’automatisation offre un ensemble riche de fonctionnalités permettant de créer des workflows (automatisations) métier sophistiqués sans nécessiter de compétences en développement traditionnelles.

L’accès à SharePoint est inclus dès l’abonnement Microsoft Business Basic (en savoir plus les abonnements pour PME).

Pour un « Power User » (utilisateur avancé), la maîtrise de ces actions automatisées permet d’optimiser significativement la gestion de la relation client, en automatisant les tâches répétitives, en assurant un suivi rigoureux des opportunités commerciales, et en améliorant la communication tant interne qu’externe.

Le tableau suivant présente les 30 actions Power Automate (Workflow) les plus pertinentes pour bâtir un CRM avec SharePoint, organisées par catégories fonctionnelles et accompagnées d’une évaluation de leur niveau de difficulté. Cette classification permet une approche progressive dans l’implémentation, en commençant par les actions fondamentales (difficulté ⭐) pour évoluer vers des automatisations plus complexes (difficulté ⭐⭐⭐⭐⭐).

Chaque action a été sélectionnée pour sa pertinence dans un contexte CRM et sa capacité à apporter une valeur ajoutée concrète dans la gestion quotidienne des relations clients.

Tableau récapitulatif des 30 actions de workflow pour transformer votre SharePoint en CRM

Explications des niveaux de difficulté :

⭐ (1) – Très Facile

1. Configuration simple et directe
2. Peu de paramètres à configurer
3. Interface intuitive
4. Pas de logique complexe requise

⭐⭐ (2) – Facile

1. Configuration relativement simple
2. Quelques paramètres à comprendre
3. Peut nécessiter des tests basiques
4. Logique simple

⭐⭐⭐ (3) – Intermédiaire

• Nécessite une bonne compréhension de Power Automate
• Plusieurs paramètres à configurer
• Tests nécessaires
• Peut impliquer des formules simples

⭐⭐⭐⭐ (4) – Complexe

1. Requiert une expérience préalable
2. Configuration avancée
3. Tests approfondis nécessaires
4. Implique des formules complexes ou de la logique avancée

⭐⭐⭐⭐⭐ (5) – Très Complexe

1. Expertise technique requise
2. Configuration très avancée
3. Nécessite des connaissances en développement
4. Tests exhaustifs nécessaires
5. Peut nécessiter une documentation détaillée

Recommandations pour les Power Users débutants :

1. Commencer par les actions ⭐ et ⭐⭐
2. Construire progressivement des workflows plus complexes
3. Tester chaque action individuellement avant de les combiner
4. Utiliser les modèles préexistants comme base d’apprentissage

Voici deux exemples concrets de workflows pour transformer SharePoint en CRM

On suppose ici que vous avez déjà créé une liste SharePoint que vous avez nommé « Opportunité Commerciale » afin de suivre vos prospects et leur demande. (voir nortre article sur la liste SharePoint)

Les exemples sont très académiques, il faut les prendre sous l’angle de la démonstration afin de vous faciliter la compréhension des actions que vous pouvez réaliser avec vos données sur SharePoint.

Workflow « Nouvelle Opportunité Commerciale » :

Situation : Quand une demande est détectée par la hot-line technique de votre société, le technicien a pour consigne  d’ajouter une ligne dans la liste « Opportunité commerciale »

Quel est le déclencheur du workflow: La création d’un élément dans la liste SharePoint « Opportunité commerciale »

Les actions suivantes vont donc être exécutées par PowerAutomate en se basant sur l’ensemble des données que vous avez dans votre organisation Office 365.

• Créer un élément (nouvelle fiche contact si inexistant)
• Envoyer un e-mail (notification au commercial assigné)
• Créer un événement (rendez-vous de qualification)
• Créer un fichier (à partir du template de proposition)
• Publier un message (notification Teams à l’équipe)

Workflow « Relance Automatique » :

Nous mettons en place un déclencheur périodique avec une planification de déclenchement quotien.

• Obtenir des éléments (opportunités sans réponse depuis 7 jours)
• Appliquer à chacun (pour chaque opportunité)
• Condition (vérifier le statut)
• Créer un tableau HTML (résumé de l’opportunité)
• Envoyer un e-mail (relance au client)
• Mettre à jour un élément (date de relance)
• Publier un message (résumé des relances au manager)

Détails des actions CRM de SharePoint Online

Voyons plus en détail ce que chaque action réalise.

Les notifications avec SharePoint

Les actions de notification vous permettent d’envoyer à des utilisateurs un message en fonction d’un évènement sur votre données présentes dans SharePoint.

1. Envoyer un e-mail (V2)

Action fondamentale qui permet l’envoi d’emails automatisés. Elle offre une grande flexibilité dans le formatage (HTML ou texte), la gestion des pièces jointes et des destinataires multiples (To, Cc, Bcc). Les variables dynamiques peuvent être intégrées dans le corps du message. L’expéditeur peut être le compte système ou un utilisateur spécifique avec les bonnes permissions.

2. Publier un message en tant que bot Flow

Permet d’envoyer des messages automatisés vers Microsoft Teams. Particulièrement utile pour les notifications d’équipe, elle peut inclure du texte formaté, des mentions @user et des cartes adaptatives. Le message apparaît avec l’icône du bot Flow, ce qui le distingue clairement des messages utilisateurs.

3. Envoyer une notification mobile

Envoie des notifications push aux appareils mobiles via l’application Power Automate. Idéale pour les alertes urgentes, elle permet de définir un titre, un message et un lien profond. La notification peut être personnalisée pour différents types d’importance (normale, haute, urgente).

4. Créer un tableau HTML

Convertit des données structurées en tableau HTML formaté. Particulièrement utile pour les emails de reporting, elle permet de définir des styles personnalisés, des en-têtes de colonnes et des formatages conditionnels. Le tableau peut être directement intégré dans le corps des emails ou utilisé dans d’autres contextes HTML.

5. Planifier une réunion Teams

Automatise la création de réunions Teams avec tous les paramètres nécessaires : participants, durée, récurrence, etc. Elle peut inclure un ordre du jour automatique et gérer les notifications aux participants. L’action crée également un lien Teams pour la réunion virtuelle.

La Gestion des documents GED avec Sharepoint Online

6. Créer un fichier

Permet de générer dynamiquement des fichiers dans SharePoint ou OneDrive. Peut utiliser des modèles préexistants et les remplir avec des données dynamiques. Supporte différents formats (Word, Excel, PDF) et peut définir les métadonnées du fichier créé.

7. Convertir un fichier

Transforme les fichiers d’un format à un autre (ex: Word vers PDF). Particulièrement utile pour standardiser les documents sortants ou créer des versions de consultation. Maintient la mise en forme et peut gérer les conversions par lots.

8. Créer un lien de partage

Génère des URLs de partage sécurisées pour les fichiers SharePoint. Permet de définir les permissions (lecture/écriture), la durée de validité et les restrictions d’accès. Idéal pour partager des documents avec des clients externes de manière contrôlée.

9. Copier un fichier

Duplique des fichiers entre bibliothèques ou sites SharePoint. Peut conserver ou modifier les métadonnées lors de la copie. Utile pour la gestion des templates et la distribution de documents standardisés.

10. Obtenir les métadonnées du fichier

Récupère toutes les propriétés et métadonnées d’un fichier SharePoint. Permet de vérifier l’état du document, ses versions, ses autorisations et autres attributs personnalisés. Essentiel pour la traçabilité des documents.

La gestion des données SharePoint

11. Obtenir des éléments

Récupère des données depuis les listes SharePoint avec des filtres personnalisés. Permet de définir des requêtes complexes, de trier les résultats et de sélectionner des colonnes spécifiques. Fondamental pour toute logique basée sur les données.

12. Créer un élément

Ajoute de nouveaux enregistrements dans les listes SharePoint. Peut remplir automatiquement tous les champs, y compris les colonnes calculées et les métadonnées. Gère les types de données complexes et les relations.

13. Mettre à jour un élément

Modifie les enregistrements existants dans SharePoint. Peut mettre à jour des champs spécifiques tout en conservant les autres valeurs. Supporte les mises à jour conditionnelles et en masse via des boucles.

14. Supprimer un élément

Supprime des enregistrements de SharePoint de manière sécurisée. Peut être conditionné par des règles métier et inclure des vérifications avant suppression. Important pour la maintenance des données.

15. Obtenir les modifications d’un élément

Suit l’historique des modifications d’un élément SharePoint. Capture qui a fait quoi et quand, permettant une traçabilité complète. Essentiel pour l’audit et le suivi des changements critiques.

L’automatisation des tâches

16. Condition

Implémente la logique if/then/else dans les flux. Permet des branchements basés sur des expressions complexes et des comparaisons multiples. Fondamental pour toute logique métier sophistiquée.

17. Appliquer à chacun

Exécute des actions répétitives sur une collection d’éléments. Optimisé pour le traitement en lot, il permet de gérer des erreurs individuelles sans arrêter le processus global.

18. Commutateur

Gère les cas multiples (switch/case) de manière élégante. Plus efficace que des conditions imbriquées pour gérer de nombreux cas de figure. Permet une meilleure lisibilité du flux.

19. Faire jusqu’à

Crée des boucles conditionnelles qui s’exécutent jusqu’à ce qu’une condition soit remplie. Inclut des protections contre les boucles infinies et permet des délais entre les itérations.

20. Différer

Introduit des délais contrôlés dans le flux. Peut être configuré en minutes, heures ou jours. Utile pour les processus nécessitant des temps d’attente ou des actions différées.

L’intégration aux applications métiers

21. HTTP avec Azure AD

Effectue des appels API sécurisés avec authentification Azure AD. Permet l’intégration avec des services externes tout en maintenant la sécurité. Requiert une configuration précise des autorisations.

22. Analyser JSON

Traite les données JSON structurées ou semi-structurées. Peut extraire des valeurs spécifiques et transformer les données pour utilisation ultérieure. Essentiel pour l’intégration avec des APIs.

23. Excel Online (Entreprise)

Manipule des fichiers Excel en temps réel. Peut lire, écrire et modifier des données dans des classeurs, appliquer des formules et générer des rapports automatisés.

24. Créer un tableau CSV

Génère des fichiers CSV à partir de données structurées. Utile pour les exports de données et l’intégration avec d’autres systèmes. Permet de personnaliser les délimiteurs et l’encodage.

25. Initialiser une variable

Crée et gère des variables dans le flux. Supporte différents types de données et peut être utilisé pour des compteurs, des agrégations ou du stockage temporaire.

Les approbations avec SharePoint

26. Démarrer et attendre une approbation

Lance un processus d’approbation et met le flux en attente jusqu’à la réponse. Peut inclure plusieurs approbateurs, des délais, et des rappels automatiques.

27. Créer une approbation

Configure un nouveau processus d’approbation sans attendre sa complétion. Permet de définir les approbateurs, les détails de la demande et les options de réponse.

28. Répondre à une demande PowerApps ou Flow

Gère les interactions entre Power Apps et Power Automate. Permet de créer des interfaces utilisateur personnalisées pour les approbations et les actions du flux.

La gestion des tâches

29. Créer un événement (V2)

Ajoute des événements aux calendriers Microsoft 365. Peut gérer les participants, les ressources, les rappels et la récurrence. S’intègre avec Teams pour les réunions virtuelles.

30. Obtenir la vue calendrier des événements

Récupère les événements d’un calendrier sur une période donnée. Permet de filtrer et d’analyser les disponibilités, utile pour la planification automatisée.

Ce qu’il faut retenir de Power Automate

Power Automate s’affirme comme un outil puissant et flexible pour transformer SharePoint Online en CRM adaptée aux besoins des entreprises. Les 30 actions présentées dans cet article constituent une base solide pour automatiser efficacement la gestion de la relation client, de la simple notification jusqu’aux workflows complexes d’approbation et de gestion documentaire.

L’approche progressive, illustrée par les niveaux de difficulté de ⭐ à ⭐⭐⭐⭐⭐, permet aux Power Users de développer leurs compétences méthodiquement, en commençant par les automatisations fondamentales avant d’aborder des scénarios plus sophistiqués. Les exemples concrets de workflows, comme la gestion des nouvelles opportunités commerciales et les relances automatiques, démontrent la capacité de Power Automate à répondre à des besoins métiers réels.

La force de cette solution réside dans sa capacité à s’intégrer naturellement dans l’écosystème Microsoft 365, en connectant seamlessly SharePoint, Teams, Outlook et d’autres services, tout en restant accessible aux utilisateurs non développeurs. Cette démocratisation de l’automatisation permet aux équipes commerciales et marketing de gagner en efficacité, tout en maintenant un niveau élevé de personnalisation et de contrôle sur leurs processus CRM.

Pour les PME déjà équipées de Microsoft Business Basic, cette approche représente une alternative économique et évolutive aux solutions CRM traditionnelles, avec l’avantage supplémentaire de pouvoir être adaptée et améliorée en interne selon l’évolution des besoins de l’entreprise.

Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact

FAQ – Questions Fréquentes sur SharePoint en CRM

Ai-je besoin d’une licence spécifique pour utiliser Power Automate avec SharePoint Online ?

L’accès à SharePoint et aux fonctionnalités de base de Power Automate est inclus dans l’abonnement Microsoft Business Basic. Cependant, certaines fonctionnalités avancées peuvent nécessiter une licence Power Automate Premium. Les actions marquées comme « Premium » dans l’article nécessiteront cette licence supplémentaire.

Puis-je migrer mes données CRM existantes dans Excel ou MS Access vers une solution SharePoint + Power Automate ?

Oui, la migration est possible à travers plusieurs méthodes : l’import de fichiers Excel, l’utilisation de Power Query pour la transformation des données, ou la création de flux Power Automate spécifiques pour la migration. La méthode la plus adaptée dépendra du format et du volume de vos données existantes.

Quelle est la limite du nombre d’actions Power Automate que je peux inclure dans un seul workflow ?

Un workflow Power Automate peut contenir jusqu’à 500 actions. Cependant, pour des raisons de performance et de maintenance, il est recommandé de ne pas dépasser 100 actions par workflow et de diviser les processus complexes en plusieurs workflows plus petits et plus gérables.

Comment puis-je assurer la sécurité des données sensibles dans mes workflows CRM sur SharePoint ?

SharePoint et Power Automate offrent plusieurs niveaux de sécurité : le contrôle d’accès basé sur les rôles, le chiffrement des données au repos et en transit, et la possibilité de configurer des politiques de partage restrictives. Il est également possible d’utiliser des connexions sécurisées pour les intégrations externes et de mettre en place des processus d’approbation pour les actions sensibles.

En cas d’erreur dans un workflow, comment puis-je suivre et corriger les problèmes ?

Power Automate dispose d’un historique d’exécution détaillé pour chaque flux, permettant de voir exactement où et pourquoi une erreur s’est produite. Vous pouvez configurer des notifications d’erreur, consulter les logs détaillés, et utiliser le mode « test » pour débugger vos workflows avant leur mise en production. Il est recommandé de commencer par tester les workflows dans un environnement de développement avant de les déployer en production.