Les métadonnées dans SharePoint expliquées simplement

Comprendre les métadonnées devient incontournable. Si ce terme peut sembler faire partie du jargon informatique, vous aller voir qu’il est en fait très simple à comprendre.
Sans métadonnée vos contenus (fichiers, images, vidéos) perdent énormément d’efficacités.
Voyons donc pourquoi et comment maitriser les métadonnées dans Sharepoint en quelques minutes seulement.

Plantons le décors !

Imaginez que vous ayez une photo de vacances. La photo elle-même montre un paysage, mais derrière cette image se cachent des informations complémentaires en plus du classique nom du fichier :

1. Nom du fichier : IMG_256541.jpg
2. Titre Photo : Plage de Biarritz, France
3. Date : 15 août 2024
4. Lieu : Biarritz, Nouvelle-Aquitaine
5. Description : Une journée ensoleillée à la plage, avec des vagues parfaites pour le surf. Des amis profitent du soleil et des jeux de plage.
6. Appareil photo : Canon EOS 90D
7. Paramètres : ISO 100, f/8, 1/500s
8. Tags : #vacances #plage #Biarritz #été2024

Ces informations qui « décrivent » la photo sont les métadonnées : des données exploitables de votre contenu qui vous permettront de le manipuler plus facilement et même de faire des liens rapides (relation) entre contenus (recherche, tri, relation, automatisation…)

On pourrait dire de même d’une carte d’identité. Toutes les informations présentes dessus sont les métadonnées de votre photo.

Mais quel rapport avec vos fichiers Word, Excel, vos PDF, vos factures, vos devis ?

Les métadonnées dans l’entreprise

Voyons ce que cela peut donner dans le cas d’une facture, puis, en fin d’article pour un devis commercial.

Le document = Le contenu = La facture elle-même

Tips : Dans le jardon Office 365 « un contenu » est une donnée déposée dans votre Tenant. Il peut donc s’agir d’un fichier (word/excel/pdf/image… mais aussi d’un email Outlook/Exchange, d’un rendez-vous, d’une tâche…)

Exemple de métadonnées pour un contrat

Le document = Le contrat en PDF

Pour une facture, voici un cas réel utilisé par un de nos clients.
Vous constatez que de trés nombreuses métadonnées sont utilisées.

Pourquoi c’est utile d’attacher des métadonnées à ses fichiers?

Pour la recherche

• Retrouver rapidement un document
• Filtrer selon certains critères sur les métadonnées elles-mêmes
• Trier les informations
• Créer des affichages personnalisés pour ne voir à l’écran que les contenus qui intéressent l’utilisateurs.

Rechercher dans des milliers de fichiers la liste des factures ou des contrats d’un client sera plus rapide via la métadonnée que de lancer cette recherche sur le contenu du fichier.

Pour l’organisation des données dans l’entreprise

• Classer automatiquement
• Suivre les versions des documents
• Gérer les accès
• Créer des liens au sein des contenus
  • factures d’un même client
  • factures d’un même mois/exercice
• Lien entre un contrat et une facture et tous les autres liens spécifiques à votre métier.

Avec SharePoint il n’y a pas de limite !

Pour l’automatisation

• Déclencher des alertes
• Générer des rapports
• Suivre des échéances

Et oui, la face cachée de SharePoint c’est qu’il est possible de déclencher des tâches automatisées en se basant sur les métadonnées d’un contenu.
Le seul exemple qui vous sera donné ici sera celui d’un email qui doit être envoyé à un client dont la facture n’a pas été payée à la date d’échéance… Génial non ?

N’essayer pas de deviner tout ce que l’on peut automatiser avec SharePoint, prenez le problème dans l’autre sens : Où pensez-vous perdre du temps à effectuer des tâches répétitives ou complexes ? Réfléchissez bien, il y en a certainement et si ce n’est pas vous, vos collègues en ont obligatoirement. (vous savez : le truc que l’on fait manuellement toutes les semaines/tous les mois et qui énerve). Il existe certainement un moyen de l’automatiser.

Soyons maintenant un peu plus précis au travers de cet autre exemple avec une facture :

Le fichier = « Facture123.pdf »

Et tout cela sans avoir à ouvrir le document PDF !

La bibliothèque SharePoint, c’est quoi ?

Une bibliothèque SharePoint est un espace de stockage et de gestion de documents, qui permet aux utilisateurs de créer, partager et collaborer sur des fichiers en ligne. Conçue pour faciliter le travail d’équipe, cette bibliothèque offre des fonctionnalités telles que le versionnage des documents, la gestion des autorisations et des métadonnées. Grâce à son intégration avec d’autres outils Microsoft, comme Teams et OneDrive, une bibliothèque SharePoint devient un élément central pour la collaboration au sein des entreprises, favorisant une communication fluide et un accès rapide aux ressources nécessaires.

Tips : Sur les serveurs de fichiers et les NAS la seule notion de classement possible se trouve être le Dossier avec ses sous-Dossiers. La bibliothèque représente un ordre de classement supérieur.
SharePoint reprend quasiment ce que nous vivons tous les jours dans notre entreprise. Les documents sont classés dans un dossier, ce dossier est dans une armoire et l’armoire est localisé dans un service.
Dans SharePoint c’est pareil… Simple à visualiser, non !

Chaque bibliothèque peut être décrite avec :

1. Son nom
2. Son type
3. Ses propriétés
4. Ses droits d’accès (qui accède à quoi, et pour y faire quoi)

Ce sont aussi et encore des métadonnées !

Les avantages en entreprise d’utiliser les métadonnées dans SharePoint

Voici donc pourquoi l’utilisation des métadonnées est une bonne pratique dans une GED comme SharePoint.

Pour que les utilisateurs :

1. Trouvent plus rapidement
2. Classent plus facilement
3. Partagent plus efficacement

Et pour l’entreprise :

1. Meilleure organisation
2. Gain de temps
3. Moins d’erreurs

Maintenant que vous avez cerné la simplicité des métadonnées, voici comment vous pouvez l’expliquer à votre tour à vos collègues.
Les métadonnées sont comme une étiquette intelligente sur vos documents qui :

1. Décrit le contenu
2. Facilite la recherche
3. Permet l’automatisation
4. Améliore l’organisation

Sans métadonnées, chercher un document est une galère… et aucun lien ne peut être créé entre les documents et encore moins avec des listes que vous auriez aussi dans votre SharePoint (voir la différence entre bibliothèque et liste SharePoint)

Exemple de Métadonnées pour un Devis Commercial Word sur SharePoint Online

Automatisations possibles

L’automatisation vous permet de gagner en fiabilité de vos processus métier.

1. Alerte avant expiration
2. Notification de validation requise
3. Rappel de relance client
4. Mise à jour du CRM

Au sein de SharePoint vous pouvez créer des vues/affichage personnalisées en fonction de groupes d’utilisateurs.
Mais à cela s’ajoute le fait que chaque utilisateur peut aussi se créer une vue personnalisée (rien que pour lui).

1. Vue commerciale :  Numéro, Client, Montant, État, Date d’expiration
2. Vue management: Inclut les informations de marge et probabilité
3. Vue suivi: Focus sur les dates et actions à mener

Avantages de cette structure

• Suivi efficace
  •    Vision claire du pipeline commercial
  •    Gestion des relances facilitée
  •    Historique complet des échanges

• Reporting amélioré
  •    Analyses par commercial
  •    Suivi des taux de conversion
  •    Prévisions de vente fiables

• Collaboration optimisée
  •    Partage d’information standardisé
  •    Validation simplifiée
  •    Traçabilité complète

Comment créer une colonne de métadonnée dans SharePoint

Vous pouvez ajouter à votre bibliothèque (ou à votre liste) SharePoint une colonne de métadonnée en cliquant sur « Ajouter une colonne ».
Il vous suffit alors :

• de donner un nom à votre colonne (idéalement sans espace, sans accent, sans caractère spécial).
• de choisir le format de votre colonne parmis ceux qui sont proposés
• de précisier si cette colonne doit être absolument remplie quand un document et déposer dans la bibliothèque
• de préciser si la valeur saisie doit être unique dans cette colonne (par exemple un numéro de facture ne peux avoir de doublon)

Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact : https://www.openhost-network.com/contact/