Comprendre les métadonnées devient incontournable. Si ce terme peut sembler faire partie du jargon informatique, vous aller voir qu’il est en fait très simple à comprendre.
Sans métadonnée vos contenus (fichiers, images, vidéos) perdent énormément d’efficacités.
Voyons donc pourquoi et comment maitriser les métadonnées dans Sharepoint en quelques minutes seulement.
Plantons le décors !
Imaginez que vous ayez une photo de vacances. La photo elle-même montre un paysage, mais derrière cette image se cachent des informations complémentaires en plus du classique nom du fichier :
Ces informations qui « décrivent » la photo sont les métadonnées : des données exploitables de votre contenu qui vous permettront de le manipuler plus facilement et même de faire des liens rapides (relation) entre contenus (recherche, tri, relation, automatisation…)
On pourrait dire de même d’une carte d’identité. Toutes les informations présentes dessus sont les métadonnées de votre photo.
Mais quel rapport avec vos fichiers Word, Excel, vos PDF, vos factures, vos devis ?
Voyons ce que cela peut donner dans le cas d’une facture, puis, en fin d’article pour un devis commercial.
Le document = Le contenu = La facture elle-même
Tips : Dans le jardon Office 365 « un contenu » est une donnée déposée dans votre Tenant. Il peut donc s’agir d’un fichier (word/excel/pdf/image… mais aussi d’un email Outlook/Exchange, d’un rendez-vous, d’une tâche…)
Les métadonnées qui pourraient nous intéresser pour notre facture et « étiqueter son contenu » seraient :
Le document = Le contrat en PDF
Les métadonnées seraient alors :
Pour une facture, voici un cas réel utilisé par un de nos clients.
Vous constatez que de trés nombreuses métadonnées sont utilisées.
Rechercher dans des milliers de fichiers la liste des factures ou des contrats d’un client sera plus rapide via la métadonnée que de lancer cette recherche sur le contenu du fichier.
Avec SharePoint il n’y a pas de limite !
Et oui, la face cachée de SharePoint c’est qu’il est possible de déclencher des tâches automatisées en se basant sur les métadonnées d’un contenu.
Le seul exemple qui vous sera donné ici sera celui d’un email qui doit être envoyé à un client dont la facture n’a pas été payée à la date d’échéance… Génial non ?
N’essayer pas de deviner tout ce que l’on peut automatiser avec SharePoint, prenez le problème dans l’autre sens : Où pensez-vous perdre du temps à effectuer des tâches répétitives ou complexes ? Réfléchissez bien, il y en a certainement et si ce n’est pas vous, vos collègues en ont obligatoirement. (vous savez : le truc que l’on fait manuellement toutes les semaines/tous les mois et qui énerve). Il existe certainement un moyen de l’automatiser.
Soyons maintenant un peu plus précis au travers de cet autre exemple avec une facture :
Le fichier = « Facture123.pdf »
Les métadonnées permettent de savoir :
Et tout cela sans avoir à ouvrir le document PDF !
Une bibliothèque SharePoint est un espace de stockage et de gestion de documents, qui permet aux utilisateurs de créer, partager et collaborer sur des fichiers en ligne. Conçue pour faciliter le travail d’équipe, cette bibliothèque offre des fonctionnalités telles que le versionnage des documents, la gestion des autorisations et des métadonnées. Grâce à son intégration avec d’autres outils Microsoft, comme Teams et OneDrive, une bibliothèque SharePoint devient un élément central pour la collaboration au sein des entreprises, favorisant une communication fluide et un accès rapide aux ressources nécessaires.
Tips : Sur les serveurs de fichiers et les NAS la seule notion de classement possible se trouve être le Dossier avec ses sous-Dossiers. La bibliothèque représente un ordre de classement supérieur.
SharePoint reprend quasiment ce que nous vivons tous les jours dans notre entreprise. Les documents sont classés dans un dossier, ce dossier est dans une armoire et l’armoire est localisé dans un service.
Dans SharePoint c’est pareil… Simple à visualiser, non !
Chaque bibliothèque peut être décrite avec :
Ce sont aussi et encore des métadonnées !
Voici donc pourquoi l’utilisation des métadonnées est une bonne pratique dans une GED comme SharePoint.
Pour que les utilisateurs :
Et pour l’entreprise :
Maintenant que vous avez cerné la simplicité des métadonnées, voici comment vous pouvez l’expliquer à votre tour à vos collègues.
Les métadonnées sont comme une étiquette intelligente sur vos documents qui :
Sans métadonnées, chercher un document est une galère… et aucun lien ne peut être créé entre les documents et encore moins avec des listes que vous auriez aussi dans votre SharePoint (voir la différence entre bibliothèque et liste SharePoint)
| Métadonnée | Type | Exemple | Commentaire |
|---|---|---|---|
| **Informations Générales** | |||
| Numéro de devis | Texte | DEV-2024-0123 | Permet un suivi unique et standardisé. Format recommandé : DEV-ANNÉE-NUMÉRO |
| État du devis | Choix | • En cours • Envoyé • Accepté • Expiré | Statut actuel du devis. Crucial pour le suivi commercial |
| Version | Nombre | 2.0 | Utile quand plusieurs versions sont proposées au client |
| **Client** | |||
| Raison sociale | Lookup | ACME SARL | Lié à une liste de clients pour garantir la cohérence des données |
| Contact principal | Texte | Marie Dupont | Personne ayant demandé le devis |
| Typologie client | Choix | • Prospect • Client actif • Client VIP | Aide à prioriser le traitement des devis |
| **Aspects Financiers** | |||
| Montant HT | Devise | 15 000 € | Permet de générer des rapports financiers |
| TVA applicable | % | 20% | Important pour les calculs automatiques |
| Remise appliquée | % | 5% | Trace les conditions commerciales accordées |
| **Dates Clés** | |||
| Date d’émission | Date | 15/03/2024 | Date de création initiale |
| Date d’expiration | Date | 15/04/2024 | Généralement émission + 30 jours |
| Date de relance | Date | 25/03/2024 | Pour le suivi commercial |
| **Commercial** | |||
| Commercial responsable | Personne | Jean Martin | Attribution claire des responsabilités |
| Agence | Choix | Paris | Pour les entreprises multi-sites |
| Probabilité de signature | % | 75% | Aide à la prévision des ventes |
| **Produits/Services** | |||
| Type de prestation | Choix multiple | • Matériel • Services • Formation | Catégorisation de l’offre |
| Durée d’engagement | Nombre | 12 | En mois, pour les contrats récurrents |
| Délai de livraison | Texte | 4 semaines | Information importante pour le client |
| **Gestion Interne** | |||
| Validé par | Personne | Sophie Durand | Pour les devis nécessitant une validation |
| Marge estimée | % | 25% | Visible uniquement par les managers |
| Origine | Choix | • Site web • Salon • Recommandation | Source de l’opportunité |
| **Technique** | |||
| Créé par | Système | [Auto] | Rempli automatiquement |
| Dernière modification | Système | [Auto] | Suivi des changements |
| Référence interne | Texte | PRJ-2024-056 | Lien avec d’autres systèmes |
L’automatisation vous permet de gagner en fiabilité de vos processus métier.
Au sein de SharePoint vous pouvez créer des vues/affichage personnalisées en fonction de groupes d’utilisateurs.
Mais à cela s’ajoute le fait que chaque utilisateur peut aussi se créer une vue personnalisée (rien que pour lui).
Cette structure peut être :
Vous pouvez ajouter à votre bibliothèque (ou à votre liste) SharePoint une colonne de métadonnée en cliquant sur « Ajouter une colonne ».
Il vous suffit alors :
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
Toute création d’entreprise est une véritable aventure ! Comment permettre à une idée de départ de se transformer en véritable entreprise ? Aujourd’hui nous donnons la parole à Abc Liv. Cette entreprise s’est donnée pour mission d’aider et d’accompagner les entrepreneurs dans la création et la domiciliation leur activité et va nous aider à y voir plus clair […]
Lire la suite
Les objets connectés sont en pleine essor et participent grandement à la modernisation de la plupart des processus industriels. Ils doivent faire l’objet d’une surveillance renforcée car s'ils sont mal sécurisés, ils peuvent constituer une nouvelle porte d'entrée pour des tentatives d'attaques informatiques [...]
Lire la suite
Les appareils mobiles sont omniprésents dans nos entreprises et avec le travail à distance, les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones sont devenus des outils indispensables à notre productivité. Microsoft Intune vous permet de répondre aux différents besoins de votre entreprise, de la simple gestion des périphériques (PC, smartphone, tablette) à la protection des données sensibles sur les appareils mobiles [...]
Lire la suite