Alignement des dates anniversaire de vos abonnements Office 365

Si certains de vos abonnements Office 365 ont été créés à des dates différentes, il est fort probable qu’ils aient également des dates de renouvellement différentes. Par exemple, vous avez ajouté des outils spécifiques à certains collaborateurs ou des add-on de téléphonie, de sécurité ou de Business Intelligence.
Afin de ne pas avoir à gérer plusieurs dates de renouvellement au cours de l’année, vous avez la possibilité d’aligner vos abonnements sur une même date anniversaire.

On vous explique comment procéder à l’alignement de tout ou partie des dates anniversaires de vos abonnements Office 365.

Si vous avez des questions supplémentaires, n’hésitez pas à nous contacter !

Pourquoi aligner les dates de fin de vos abonnements ?

• Gestion des modules complémentaires (add-on) : vous pouvez arrêter/renouveler l’abonnement d’un add-on en même temps que l’abonnement auquel il s’applique. Ceci évite de conserver, et donc d’être facturé, pour un add-on seul qui n’est plus utilisé. 
• Alignement avec l’année fiscale : les dates de renouvellement de vos abonnements peuvent être alignées sur la date de début de votre exercice fiscal. 
• Facturation simplifiée : tous vos abonnements se renouvellent en même temps à la même date ce qui limite le nombre de factures à traiter dans l’année. 
• Flexibilité pour les dates de fin : chaque groupe d’abonnements peut avoir sa propre date de fin. Pour des besoins spécifiques, vous pouvez regrouper certains abonnements ensemble au travers d’une date de renouvellement spécifique. 

Quelles sont les règles à respecter pour aligner les dates ? 

L’alignement des dates de fin de vos abonnements peut être activée lorsqu’une licence est créée ou lorsqu’elle est renouvelée, selon les modalités du tableau suivant : 

Ce que vous devez retenir : 

• Vos abonnements ayant un engagement mensuel peuvent aligner leurs dates anniversaires sur n’importe quel autre abonnement (qu’il s’agisse d’un engagement NCE de 1 mois, 1 an ou 3 ans). Seul le jour et le mois seront pris en compte. 
   
• Vos abonnements ayant un engagement de 1 an ou 3 ans peuvent aligner leurs dates anniversaires sur un autre abonnement ayant un engagement de 1 an ou 3 ans mais jamais avec un abonnement à engagement mensuel. 

Concrètement, comment ça marche ?

L’alignement d’un abonnement va simplement créer une facturation intermédiaire calculée au prorata temporis du nombre de jours nécessaire pour prolonger l’abonnement jusqu’à la nouvelle date anniversaire choisie. 

Vous n’avez pas la possibilité d’effectuer cette opération en autonomie, les équipes d’Openhost le font pour vous. Il vous suffit de nous contacter par téléphone au 02 51 831 839.

Exemple : Supposons que nous sommes en juin 2023 et voyons comment deux situations peuvent se présenter afin d’envisager un alignement de date anniversaire. 

Cas n°1 : Je possède déjà un abonnement Microsoft 365 Business Premium 
En prévision du renouvellement de mon abonnement Microsoft 365 Business Premium le 12 juillet 2023, je souhaite prendre contact avec Openhost pour aligner sa date anniversaire avec mon abonnement Office 365 E3, qui sera renouvelé le 26 février 2024. 

Cas n°2 : Je ne possède pas d’abonnement Microsoft 365 Business Premium 
En prévision de l’arrivée d’un nouveau collaborateur le 12 juillet 2023, je souhaite souscrire à un nouvel abonnement Microsoft 365 Business Premium. Je souhaite prendre contact avec Openhost pour aligner sa date anniversaire avec mes abonnements Office 365 E3, ayant une date anniversaire de renouvellement au 26 février 2024. 

Peu importe, le cas dans lequel vous vous situez, la procédure est la même.  

À partir du 13 juillet 2023, vous serez facturé une première fois au prorata temporis du nombre de jours nécessaires pour caler votre abonnement Microsoft 365 Business Premium jusqu’à la nouvelle date souhaitée, ici le 26 février 2024. 

À partir du 26 février 2024, vous entrerez dans votre nouvelle période de facturation d’un an. 

Un an plus tard, le 26 février 2025, vos deux abonnements se renouvelleront en même temps. 

Aligner les dates de fin de deux abonnements qui possèdent le même type d’engagement initial

Si vous souhaitez aligner les dates anniversaires de deux abonnements possédant la même durée d’engagement initiale (1 mois, 1 an ou 3 ans), la règle est simple : les deux dates de fin correspondent exactement (jour/mois/année). 

La première période de l’abonnement à aligner sera donc forcément plus courte et les frais vous seront facturés au prorata. 

Sur les schémas ci-dessous, on représente : 

• En bleu : un abonnement existant dont la date anniversaire nous convient (ligne bleue) 
• En rouge : un abonnement existant ou un nouvel abonnement, avec sa date de renouvellement par défaut (ligne rouge haut), puis, alignée avec l’abonnement en bleu (ligne rouge bas) 

Cas n°1 : Aligner un abonnement à engagement mensuel avec un abonnement à engagement mensuel

Cas n°2 : Aligner un abonnement à engagement annuel avec un abonnement à engagement annuel

Cas n°3 : Aligner un abonnement à engagement 3 ans avec un abonnement existant à engagement 3 ans 

Aligner les dates de fin de deux abonnements qui ne possèdent pas le même type d’engagement initial

Si vous souhaitez aligner les dates anniversaires de deux abonnements possédant des durées d’engagement différentes, ce sont uniquement le jour et le mois de fin d’engagement qui seront pris en compte et pas l’année, pour des raisons évidentes. 

La première période de l’abonnement à aligner sera donc forcément plus courte et les frais vous seront facturés au prorata. 

Sur les schémas ci-dessous, on représente : 

• En bleu : un abonnement existant dont la date anniversaire nous convient (ligne bleue) 
• En rouge : un abonnement existant ou un nouvel abonnement, avec sa date de renouvellement par défaut (ligne rouge haut), puis, alignée avec l’abonnement en bleu (ligne rouge bas) 

Cas n°1 : Aligner un abonnement à engagement annuel avec un abonnement à engagement 3 ans

Quand on souhaite aligner un abonnement à engagement annuel avec un abonnement à engagement sur 3 ans (en bleu), c’est le jour et le mois de fin de l’abonnement existant (ici le 9 novembre) qui sont pris en compte pour son début et sa fin. 

La date anniversaire de l’abonnement à engagement annuel (en rouge) sera donc le 9 novembre de chaque année. Il commencera le “prochain” 9 novembre du calendrier. 

Cas n°2 : Aligner un abonnement à engagement 3 ans avec un abonnement existant à engagement annuel 

Cette situation est l’inverse de la précédente. 

Quand un abonnement à engagement 3 ans est aligné avec un abonnement à engagement annuel, c’est le jour et le mois de fin de l’abonnement avec engagement annuel (ici le 9 novembre) qui sont pris en compte pour la date de fin du nouvel abonnement avec engagement 3 ans, de sorte qu’il dure entre 2 et 3 ans pour sa première période (facturé au prorata). 

Cas n°3 : Aligner un abonnement à engagement mensuel avec un abonnement à engagement annuel ou un engagement sur 3 ans 

Quand un abonnement à engagement mensuel est aligné avec un abonnement à engagement sur 1 an ou sur 3 ans, c’est le numéro du jour de fin de l’abonnement existant (ici le 9) qui est pris en compte pour son début et sa fin. 

La première période du nouvel abonnement sera donc forcément plus courte et les frais vous seront facturés au prorata. 

Choisir une date anniversaire personnalisée

La plupart du temps, un nouvel abonnement ou un renouvellement d’abonnement est aligné sur un abonnement existant. 

Cependant, vous avez la possibilité d’aligner un abonnement au 1er du mois de la date de fin de l’abonnement. Par exemple, mon abonnement annuel se termine le 12 avril 2023. Je peux m’aligner sur le 1er avril 2023. Ma date de nouvellement suivante sera donc le 1er avril 2024. 

L’année fiscale commençant généralement le 1er d’un mois, cela peut s’avérer plutôt pratique. 

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