Openhost réplique la politique commerciale de Microsoft pour la fourniture des licences et la gestion des abonnements de son Cloud public 365.
Les thèmes suivants de gestion des abonnements sont abordés ci-dessous:
1.Mises à niveau d’un abonnement (upgrade) vers un abonnement supérieur
2.Mise à niveau complète
3.Mise à niveau partielle
4.Politique de mise à niveau à moyen terme avec annulation
5.Principe du renouvellement automatique de l’engagement et de son expiration
6.Annulation d’un abonnement
7.Diminution du nombre de licences à l’intérieur de la fenêtre d’annulation
8.Changements des dates de la période d’abonnement
9.Application de la propriété de l’abonnement
10.Délai de grâce à l’expiration
La mise à niveau signifie passer d’un abonnement payant à un autre abonnement payant ayant plus de services/fonctionnalités. Les mises à niveau peuvent être de deux types : mise à niveau complète et mise à niveau partielle.
Les rétrogradations d’abonnements (action de passer la licence incluse dans l’abonnement vers une autre licence ayant moins de fonctionnalités) ne sont PAS prises en charge. L’alternative à la rétrogradation d’un abonnement consiste à annuler ou à laisser l’abonnement existant expirer, puis à acheter un nouvel abonnement avec « une licence inférieure ».
Une mise à niveau complète signifie que toutes les licences incluses dans l’abonnement sont surclassées vers une licence ayant plus de fonctionnalités. Dans ce cas, le numéro de référence de l’abonnement reste le même et les nouvelles licences sont automatiquement attribuées aux utilisateurs concernés.
Une mise à niveau partielle est définie comme le passage d’une licence à une autre licence où seuls certains des utilisateurs sont surclassés. Dans ce cas, un nouvel abonnement est généré pour contenir ces licences. L’ancien abonnement concernant les licences des utilisateurs n’ayant pas été surclassés. S’appliquant à un sous-ensemble d’utilisateurs, ces licences doivent être attribuées manuellement aux utilisateurs concernés.
Les mises à niveau partielles ont une date de fin qui coïncide avec la date de fin de l’abonnement d’origine. Toutes les modifications planifiées seront supprimées avec une mise à niveau à mi-parcours de la période d’engagement, et seuls les abonnements qui sont dans un « état <actif> » (non suspendus ou annulés) peuvent être mis à niveau.
Si la réaffectation de licences ne se produit pas à temps, l’abonnement d’origine peut être sur provisionné et le client risque d’être non conforme aux règles d’usage imposées par Microsoft et ce jusqu’à ce que les utilisateurs soient réaffectés au nouvel abonnement. Il est donc important que l’opération de mise à niveau de licence se fasse rapidement et que la liste exhaustive des personnes concernées par cette mise à jour de leur abonnement soit connue et validée avant le lancement du projet de mise à jour. Il est de la responsabilité du client d’établir et de vérifier la conformité des données fournies par la réalisation de cette opération.
La notion de changements à mi-parcours fait référence aux changements demandés par le client durant la période d’engagement (1 mois, 12 mois, 36 mois) et non aux changements demandés à la date d’anniversaire de la période d’engagement.
Les scénarios suivants précisent quand les clients peuvent annuler leurs abonnements et quand ils ne peuvent pas :
La mise à niveau d’un abonnement A vers un abonnement B supérieur déjà existant n’est pas autorisée (pas possible) si l’abonnement B se trouve dans sa fenêtre d’annulation et que l’abonnement A n’est pas dans sa propre fenêtre d’annulation.
➡️ Ceci permettrait au client de se débarrasser de ses licences présentes dans l’abonnement A en les mettant à jour (upgrade) vers un abonnement B supérieur et de profiter que l’abonnement B soit dans sa période d’annulation de 7 jours pour annuler l’ensemble. Il faudra donc attendre que l’abonnement B ne soit plus dans sa fenêtre d’annulation de 7 jours pour upgrader les licences de l’abonnement A vers B.
Le client est autorisé à passer un abonnement A vers un abonnement B, mais pas si l’abonnement B se trouve dans la fenêtre d’annulation.
➡️ Ceci permettrait au client de se débarrasser de ses licences présentes dans l’abonnement A en les mettant à jour (upgrade) vers un abonnement B supérieur et de profiter que l’abonnement B soit dans sa période d’annulation pour annuler l’ensemble.
Lors de la mise à niveau d’un abonnement A vers l’abonnement existant B, si l’abonnement A se trouve dans sa fenêtre d’annulation mais que l’abonnement cible B ne se trouve pas dans la fenêtre d’annulation, alors une fois la mise à niveau effectuées les licences nouvellement ajoutées n’hériteront pas de la politique d’annulation de l’abonnement A.
➡️ Une mise à niveau ne permet pas de conserver la fenêtre d’annulation de l’abonnement A une fois passé sur l’abonnement B (existant déjà).
Openhost peut changer le mode de renouvellement des abonnements mensuels du client du mode <manuel> au mode <automatique> à la date anniversaire de la période d’engagement. Cette fonctionnalité permet une gestion des abonnements plus facile et plus efficace pour les clients.
Soit le renouvellement automatique est activé, l’abonnement se renouvelle avec les mêmes caractéristiques (donc avec les mêmes licences) à la date anniversaire.
Soit le renouvellement automatique est désactivé, l’abonnement expire à la fin de la période d’engagement (seulement pour les abonnements en engagement mensuel) et il passe en mode < expiré >.
Le renouvellement automatique des abonnements mensuels étant activé par défaut, il est donc indispensable que le client signale son souhait de changement d’abonnement ou d’annulation suffisante en avance de phase pour que les changements soient effectués dans les temps par Openhost sur la console d’administration des licences et des abonnements.
Lorsque le renouvellement automatique est désactivé (par défaut pour les abonnements annuels et que l’abonnement expire, il passe à un état <expiré>. A ce stade le client n’est pas facturé pour le service, et les utilisateurs peuvent accéder aux fichiers et aux services, et les administrateurs peuvent accéder aux données pendant 30 jours, au-delà l’abonnement passera à dans un état <suspendu> qui durera 90 jours supplémentaires. Les clients ne peuvent pas accéder aux fichiers et aux services, mais Openhost peut encore accéder aux données.
Après les 90 jours de l’état <suspendu>, l’abonnement passe à un état <supprimé> et les données sont définitivement supprimées. Il est à noter que ce n’est pas Openhost qui efface les données du client mais Microsoft du fait que l’abonnement soit arrivé dans cet état à la demande du client (ou à cause d’un client en retard de règlement de ses factures).
Le client peut uniquement annuler ses abonnements dans les 7 jours pour n’importe quelle durée d’engagement. Un remboursement au prorata (calculé quotidiennement) sera émis sous forme d’avoir ou de déduction sur la prochaine facture si le client possède d’autres abonnements actifs. (Exemple : Le client demande l’ajout de licences pour des stagiaires et, dans les 7 jours qui suivent, le client souhaite les annuler car les stagiaires n’auront en fin de compte pas besoin de licence).
Après 7 jours, l’annulation n’est plus possible et le client sera facturé pour la durée complète, même si le client cesse d’utiliser l’abonnement (applicable à toute période de facturation, 1mois, 12mois, 36mois).
Lorsqu’une annulation est possible, car effectuée dans les 7 jours, l’abonnement passe à un état <supprimé>, et le client perd immédiatement l’accès au service, et le service ne peut pas être restauré.
Lors du renouvellement de l’abonnement à la date anniversaire de l’engagement, le client bénéficiera également d’une fenêtre d’annulation de 7 jours au cours de laquelle il pourra annuler son abonnement.
Microsoft ne propose aucun remboursement pour la non-utilisation (mise à disposition) de licences si le changement de quantité n’intervient pas dans la fenêtre d’annulation de 7 jours
Le nombre de licences sur un abonnement ne peut être réduit que dans les 7 premiers jours suivant la première commande d’abonnement passée ou renouvelée, ou pour le nombre de licences ajoutées à mi-parcours (cad pendant la période d’engagement de 1mois, 12mois, 36mois).
Une diminution du nombre de licences dans les 7 premiers jours d’une période d’abonnement (après l’achat ou le renouvellement initial) peut être effectuée.
Dans ces deux cas de réduction de licence durant la période d’annulation, le client sera remboursé du montant total moins le montant au prorata pour les jours où il a utilisé l’abonnement (prorata calculé quotidiennement).
Si une période de plus de 7 jours s’est écoulée depuis que la commande a été exécutée (les licences supplémentaires ont été ajoutées) le nombre de licences ne peut pas être réduit et ce jusqu’à la prochaine période d’annulation lors du renouvellement de l’abonnement.
Néanmoins le nombre de licences sur un abonnement peut être augmenté à tout moment avec des ajustements de facturation proratisés en fonction de la date de l’ajout des licences dans l’abonnement existant.
Il est possible de planifier des modifications sur un abonnement si le mode de renouvellement automatique a été activé, si l’abonnement est <actif> et si la référence SKU de la licence est éligible pour les mises à niveau planifiées. Toutes les modifications planifiées sont exécutées lors du renouvellement de l’abonnement.
Grâce aux améliorations apportées aux conversions à mi-parcours de la période d’engagement, le client dispose désormais d’une plus grande flexibilité dans la gestion de ses abonnements et peut apporter des modifications immédiates à ses abonnements à mi-parcours.
Ces améliorations permettent à la fois des modifications d’abonnement comme des changements des modes :
qui incluent des changements de quantité, des changements de référence de licence, de plan de facturation et de durée.
Il existe certaines restrictions sur les modifications qui peuvent être apportées sur un abonnement existant pour passer d’une durée d’engagement à une autre.
Il existe une contrainte sur le nombre de licences que peut acquérir un client. Ainsi les abonnements pour petites entreprises (gamme PME ou Small Business) ne peuvent dépasser le seuil de 300 utilisateurs.
Il est donc important que le client tienne compte de ces limitations dans la planification de ses commandes de licences pour ne pas se retrouver limité dans ses usages (même s’il est possible, comme cela a été explicité précédemment, de mettre à jour un abonnement de licences A vers un abonnement de licences B.
Lorsqu’un abonnement annuel ou pluriannuel expire, le client dispose d’un délai de grâce de 30 jours après la date d’expiration au cours duquel les utilisateurs peuvent toujours accéder à l’abonnement.
Lorsqu’un abonnement mensuel expire, les utilisateurs disposent d’une période de grâce de 7 jours après la date d’expiration à laquelle ils peuvent toujours accéder à l’abonnement.
Le nombre de jours qui sont pris en compte dans la facturation mensuelle dépend de la date d’achat (date de démarrage de la période d’engagement d’un mois).
Pour les achats effectués le dernier jour d’un mois de 31 jours, l’abonnement se terminera un jour avant la fin du mois suivant.
Pour le mois de février qui a 28 jours, la date de fin de l’abonnement sera le 27 dans les années non bissextiles. Pour une année bissextile, l’abonnement prendrait fin le 28.
Pour tout achat effectué un autre jour du mois, par exemple le 10 du mois, la date de fin de l’abonnement sera le 9.
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