Comment fonctionne votre SharePoint hébergée ?

En tant que novice du logiciel collaboratif SharePoint, de nombreuses questions peuvent apparaître : Via quels terminaux pourrez-vous avoir accès à votre serveur SharePoint ? Quel type de documents pouvez-vous stocker sur ce serveur ? Y aurez-vous accès en mode hors connexion ? Découvrez dans cet article le fonctionnement d’une plateforme SharePoint 2016 hébergée chez Openhost !

Comment accéder à votre plateforme ?

Votre espace collaboratif est hébergé dans nos datacenters en France.Vous pouvez vous y connecter depuis n’importe quel endroit dans la mesure où vous avez un accès à Internet (ADSL, SDSL, Fibre Optique, Câble, GSM Data 2G,3G,4G, Wifi…). Vous devez posséder vos identifiants de connexion (Login/Password), sauf si vous avez défini des zones de votre SharePoint en mode « Accès Anonyme » (ex : portail Web).

Avec quels terminaux se connecter à votre serveur SharePoint ?

Quasiment tous les terminaux sont supportés car SharePoint est principalement accessible avec un Navigateur Web (IE, FireFox, Chrome, Safari, etc.). Vous pouvez donc vous y connecter avec un ordinateur de type PC, Mac, Linux, les smartphones Iphone, Android, Windows Phone, les tablettes. Sachez d’ailleurs que l’outil SharePoint 2016 est doté d’une application pour iOS, Android et Windows Phone.

Le stockage d’informations sur votre espace collaboratif SharePoint

Il faut bien comprendre que votre espace collaboratif n’est pas un simple disque dur de stockage dans le Cloud. La gestion documentaire électronique fait partie de l’ADN de la plateforme SharePoint. Sur un même espace vous pourrez donc fédérer de multiples types de contenus. Pour n’en citer qu’une petite partie, vous pourrez gérer : des bibliothèques de documents, listes de contacts, calendriers, tâches, plannings de projets, banques d’images, demandes de congés, incidents, devis, contrats, commandes, indicateurs qualité, etc. C’est une véritable plateforme collaborative pour les entreprises !

Télécharger en upload/dowload des documents vers/depuis votre espace collaboratif

Les bibliothèques de documents sont accessibles via :
– Un navigateur Web
– L’explorateur de fichier Windows ou tout explorateur de fichiers compatible WebDAV
– OneDrive Pro de Microsoft,  service de stockage de fichiers en mode cloud (la prochaine version SharePoint 2016 sera d’ailleurs plus performante en termes d’intégration de SharePoint à OneDrive)
– La suite Office 2010/2013
– Outlook 2007/2013 (uniquement download)

Est-il possible de consulter les informations contenues dans votre espace en mode « déconnecté » ?

Il existe plusieurs modes de synchronisation en fonction du terminal utilisé et/ou du type de contenu que vous voulez synchroniser : par exemple, un calendrier de projet n’est pas synchronisable selon les mêmes modalités qu’une bibliothèque de documents.Les processus de synchronisation standards sont les suivants :

• One Drive Pro : cette Apps pour Windows 7 et 8 ainsi que Windows Server 2008/2012 permet de mettre en place une synchronisation bidirectionnelle afin de conserver une synchronisation parfaite entre des bibliothèques de documents SharePoint et un dossier de l’ordinateur de l’utilisateur. Limite : Il ne peut y avoir plus de 5000 éléments par bibliothèque. Il n’est pas conseillé d’utiliser cet outil pour synchroniser des dizaines de Gigaoctets de données entre plusieurs utilisateurs et le SharePoint.
• Outlook 2010/2013 : Outlook est nativement prévu pour se connecter sur SharePoint. Il peut se synchroniser automatiquement en download uniquement.