Ignite 2019 : 7 grandes nouveautés Teams Office 365

Cette année encore le Microsoft Ignite 2019 nous a réservé de belles annonces avec un lot important de nouveautés pour l’univers Office 365 et Azure. Depuis son lancement, Microsoft a énormément misé sur la plateforme Teams pour révolutionner la collaboration sur Office 365 et cette année encore la liste des annonces est conséquente. Voici un récapitulatif des nouveautés les plus importantes à venir !

Power Platform : intégrer des applications et automatiser des Workflows dans Teams

Plus qu’une plateforme de chat ou de partage de fichiers, Microsoft Teams est un service central pour exploiter les outils Office 365. L’évolution de Teams passe aussi par l’intégration de nombreuses applications tierces et la mise en place de workflows.

La plateforme Power Apps permet de créer des applications basées tout ou partie sur les services Office 365. Lors de l’Ignite 2019, Microsoft a dévoilé sa volonté de voir grandir le volume d’intégrations de ces applications avec Teams. Les Power Apps pourront donc être plus simplement mises à disposition des utilisateurs Teams avec la possibilité de les épingler sur la barre d’icônes principales de Teams (sur la gauche).

Les workflows peuvent désormais exploiter différentes actions de Teams pour créer des flux de travail automatisés de bout en bout. Il sera par exemple possible de déclencher une action spécifique lorsqu’un mot clé sera détecté ou encore à l’ajout d’un membre dans une Team.

Microsoft a annoncé la venue des cartes interactives Power BI qui permettront d’améliorer l’expérience de consultation des données directement sur Teams. Ces nouvelles cartes interactives aideront les utilisateurs à trouver des informations et interagir instantanément avec les données.

Amélioration de la collaboration : Yammer et Outlook dans Teams !

Selon Microsoft, 2019 a été l’année de Yammer : une nouvelle interface utilisateur, de nouvelles applications mobiles, les groupes Yammer sont désormais des « communautés », l’amélioration des fonctionnalités de sécurité et conformité ainsi que de multiples intégrations avec Outlook, SharePoint et Teams.

Concernant Yammer et Teams, Microsoft a souhaité les associer plus fortement avec une application Yammer intégrée dans Teams. Cette nouvelle intégration peut être épinglée à la barre des tâches principale de Teams pour que vos utilisateurs puissent l’utiliser plus simplement.

Alors que Facebook et Slack tentent de positionner leur réseau social en tant que plateforme de collaboration, Microsoft rapproche Teams et Yammer pour unifier l’expérience utilisateur tout en maintenant les deux plateformes dissociées. Yammer est un produit performant mais qui ne répond pas aux mêmes usages que Teams. Les utilisateurs apprécieront le fait de pouvoir consulter rapidement les actualités de leur entreprise via leur réseau social Yammer tout en évitant d’entraver leur plateforme de collaboration Teams.

Outlook bénéficie aussi d’une intégration dans Teams afin de rapprocher les conversations mails et par messagerie instantanée. L’utilisateur pourra déplacer une conversation mail comprenant des fichiers joints directement dans une conversation Teams ou un canal d’équipe avec la nouvelle fonctionnalité de partage. Inversement les utilisateurs pourront aussi exporter des conversations Teams dans un mail Outlook.

De nouvelles notifications par mail vont aussi être déployées pour avertir les utilisateurs des messages non lus ou d’autres types d’activité qu’ils auraient pu manquer. Ces mails de notifications s’apparentent à ceux déjà en service pour Yammer mais ceux-ci seront interactifs. Il sera donc possible de répondre directement à une conversation Teams manquée dans le mail reçu sur Outlook !

Projet Cortex : Booster Office 365 à l’IA

Concernant Teams, Microsoft a une ligne directrice bien claire : Teams est une plateforme centrale permettant d’améliorer l’accès aux informations de l’entreprise et de rapprocher les collaborateurs/partenaires entre eux.

Le projet Cortex a pour vocation d’ajouter un service d’intelligence artificiel permettant d’améliorer l’exploitation des informations des utilisateurs et des données de l’entreprise. « Cortex connects people to content and content to people […] it empowers people with and teams with knowledge, learning and expertise..”.

Cortex a pour mission de classer automatiquement les données provenant de différentes sources et permettre aux utilisateurs de retrouver ces informations en associant différents sujets. Ce moteur comprend donc le contenu des documents et les taguent en conséquence. Ces informations pourront par la suite être retrouvées lors d’une recherche ou s’afficher de manière automatique au survol d’une information ou d’un nom par exemple.

Personnalisez vos Teams pour améliorer la productivité

La création de canaux privés est désormais possible. Ils permettent de sélectionner une liste d’utilisateurs dans une Team qui seront les seuls à voir et utiliser ce canal privé. Cette fonctionnalité est déjà déployée de manière Générale pour tous les comptes Office 365.

Vous l’avez demandé, Microsoft l’a fait… Le multiwindow est en cours de déploiement ! Réclamé par nombre d’utilisateurs, la possibilité d’ouvrir plusieurs fenêtres de l’application bureau de teams va être déployée au monde entier début 2020.

Le client Teams pour Linux fait son apparition avec un ensemble de fonctionnalités plus restreints dans un premier temps (chat, meetings et téléphonie principalement). Les utilisateurs travaillant sous distribution Linux pourront donc collaborer plus facilement avec d’autres utilisateurs sur Teams.

De nouvelles extensions de messages vont voir le jour pour déployer rapidement des sondages et des questionnaires. Ils seront directement accessibles depuis l’icône “…” sous l’éditeur de message.

La possibilité d’épingler des canaux est aussi apparue depuis peu. Cette nouvelle fonctionnalité permet aux utilisateurs d’organiser leurs canaux en épinglant en haut de liste ceux qu’ils considèrent comme prioritaires.

Microsoft a décidé d’ajouter un nouvel onglet « Tasks » dans la plateforme Teams pour unifier la gestion de vos tâches entre To-Do, Planner et Outlook . Un tableau de bord vous indiquera d’un coup d’œil combien de tâches vous avez en cours, les dates d’échéance ou de départ et les priorités. Vos utilisateurs pourront individuellement choisir entre différents types d’affichage (listes, graphiques, calendrier, etc.).

Le renouveau des meetings Teams

Microsoft Whiteboard est désormais disponible pour les meetings Teams. Lors d’une visioconférence, vous pourrez exploiter ce tableau blanc virtuel pour exposer en direct vos idées et laisser les autres participants les modifier ou en ajouter. Les tableaux blancs peuvent par la suite être exportés en différents formats exploitables.

Présenté en preview depuis quelques mois, le sous-titrage en direct arrive dans les meetings Teams. Ces sous-titres permettent aux participants les moins bien entendants mais aussi aux personnes ne maîtrisant pas votre langue de suivre sans difficulté. Cette fonctionnalité en est encore au stade de preview et ne sera disponible pour le moment qu’en Anglais US.

Différents nouveaux rôles voient le jour pour améliorer l’organisation des meetings. Les organisateurs d’un meeting Teams peuvent prédéfinir les rôles de présentateurs et de spectateurs. Le rôle présentateur donne un contrôle total sur la réunion tandis qu’en tant que spectateur vous ne pourrez pas partager du contenu, couper le micro des autres participants ou les sortir du meeting, de lancer/stopper l’enregistrement et admettre des personnes en attente.

Le service de téléphonie Microsoft Teams a subi plusieurs évolutions afin d’améliorer la qualité des appels en mode bureau Virtuel comme nous vous l’annoncions dans notre article sur le nouveau service Azure Virtual Desktop. De plus Microsoft a renforcé ses partenariats en integrant Cisco dans son service Cloud Video Interop (CVI) pour aider les entreprise à utiliser Teams avec les périphériques Cisco Webex Rooms et autre périphériques SIP de salles de réunion.

Nouveaux outils d’administration pour contrôler Teams et protéger vos données

Le nouveau catalogue des applications permet aux administrateurs de gérer plus efficacement et en toute sécurité la mise à disposition des apps depuis le Microsoft Teams Admin Center. Ce catalogue liste les applications avec quelques détails : description, statut de certification, la personne qui l’a publié et le contenu des politiques de confidentialité. La certification des applications pour Teams comprend 2 statuts : l’attestation automatique du distributeur et la certification Microsoft 365 qui comprend une liste de points de contrôle. La certification officielle permet donc aux administrateurs d’avoir une visibilité sur les pratiques de sécurité et de conformité de l’application.

Les politiques pré-configurées permettent de déployer des espaces Teams plus rapidement. Vous pourrez ainsi attribuer automatiquement à vos utilisateurs un environnement Teams adapté à leurs besoins. Il vous sera possible d’assigner une des politiques de sécurité et de conformité parmi celles à disposition à vos groupes d’utilisateurs. D’autres politiques définies par Microsoft verront progressivement le jour en 2020.

La gestion des Microsoft Teams Rooms a été intégrée dans le portail d’administration Teams. Vous pourrez surveiller vos périphériques, diagnostiquer à distance, les redémarrer ou encore déployer des configurations par lots.

Les « safe links » disponibles dans le service ATA (Advanced Threat Protection) pour Office 365 Business et Entreprise s’appliquent désormais à Teams. Les liens présents dans les messages Teams sont donc contrôlés et bloqués en ca s d’acte malveillant détecté. Une alerte de sécurité est émise à l’utilisateur et remontée à l’administrateur au travers du service ATA.

Les évolutions téléphoniques avec Microsoft Teams

Les barres de son collaboratives représentent une nouvelle catégorie de périphériques disponibles pour Microsoft Teams. Elles permettront de transformer de petits espaces en véritables salles de réunion. Abordables et faciles à installer, ils permettront aux petites entreprises d’investir pour réaliser des meetings de meilleure qualité. Ces nouveaux périphériques supportent les fonctionnalités One-touch & proximity join, le partage de contenu et le whiteboard déjà abordées dans notre article « L’avenir des réunions avec Microsoft Teams Rooms ».

Début 2020, Poly avec leur Studio X Series et Yealink avec VC210 seront les deux premiers partenaires à lancer leurs appareils.