Gestion automatique du versioning SharePoint : optimisez le stockage

La gestion des versions de documents figure parmi les fonctionnalités les plus puissantes de SharePoint Online. Elle vous permet de suivre l’historique des modifications, de restaurer facilement une version précédente et d’assurer la traçabilité de vos documents dans toute l’organisation.

Mais ce n’est pas tout : en configurant intelligemment le versioning, vous libérez une grande quantité de stockage et vous évitez d’acheter de nouvelles licences ou de souscrire à un plan plus coûteux.

Qu’est-ce que le versioning dans SharePoint Online ?

Chaque fois que vous modifiez et enregistrez un document dans une bibliothèque SharePoint, SharePoint crée automatiquement une nouvelle version de ce documentCela permet de :

• Consulter l’historique complet des modifications.
• Comparer les différentes versions.
• Restaurer une version antérieure en cas d’erreur.
• Suivre les contributions de chaque membre de l’équipe.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter cet article : Découvrez le versioning dans SharePoint avec Openhost

Libérez de l’espace grâce au versioning automatique

Aujourd’hui, SharePoint enregistre automatiquement de nombreuses versions de chaque document modifié. Par exemple, si un fichier de 10 Mo génère 100 versions, il occupe à lui seul 1 Go d’espace.

De plus, lorsque vos équipes collaborent sur des centaines ou des milliers de fichiers, vous remplissez rapidement votre quota de stockage SharePoint Online et vous vous retrouvez à envisager l’achat de stockage supplémentaire.

Bonne nouvelle : Microsoft a optimisé la gestion des versions pour réduire cet impact et libérer de l’espace sans effort

Microsoft change la gestion automatique des versions

• Ancienne méthode : Conservation de 500 versions majeures par défaut pour chaque document
• Nouvelle méthode : Conservation automatique de seulement 100 versions

La nouvelle gestion automatique des versions dans SharePoint Online conserve intelligemment les versions selon leur ancienneté :

• 0 à 30 jours : toutes les versions sont conservées (jusqu’à 500)
• 30 à 60 jours : une version par heure est conservée
• 60 à 180 jours : une version par jour est conservée
• Au-delà de 180 jours : une version par semaine est conservée

Ce système assure une conservation efficace des données importantes tout en optimisant l’espace de stockage.

Cependant, si on active maintenant la gestion automatique du versioning, elle ne s’appliquera qu’aux nouveaux sites SharePoint (elle n’est pas rétroactive).
Pour les sites déjà existants, il faut l’activer manuellement via une commande, puis éventuellement supprimer les anciennes versions de fichiers déjà stockés.

Documentation officielle : https://learn.microsoft.com/fr-fr/sharepoint/plan-version-storage#understand-version-storage-under-…

Ce qu’il faut retenir de la gestion automatique du versioning Sharepoint

La gestion automatique du versioning dans SharePoint Online est un levier puissant pour :

• Améliorer la collaboration et sécuriser l’historique documentaire.
• Réduire la consommation de stockage et éviter la saturation.
• Économiser en évitant l’achat de stockage supplémentaire ou de nouvelles licences Microsoft 365.

Ainsi, en configurant correctement vos bibliothèques et en mettant en place des automatisations, vous combinez gouvernance, performance et réduction de coûts.

Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact