Microsoft propose un accès invité pour sa plateforme Teams Office 365

Le 12 septembre, Microsoft a ajouté une nouvelle fonctionnalité à sa plateforme de collaboration Teams : l’accès invité pour des utilisateurs n’étant pas membre d’une certaine organisation. La plateforme Teams se présente comme un outil de collaboration intégrant de manière très poussée les outils de la suite Office 365 et Microsoft tend peu à peu à rendre son utilisation centrale pour Office 365.

Selon Microsoft, l’idée est de rendre Microsoft teams le plus accessible possible afin d’en faciliter l’adoption et de simplifier la collaboration au sein d’une seule et même plateforme. Teams se présente par définition comme l’espace de travail principal pour la suite Office 365. En se basant sur la notion de groupes Office 365, il est donc possible d’utiliser Teams pour la messagerie instantanée, pour l’organisation de tâches, la définition de plannings, le partage de ressources ou encore la communication téléphonique et vidéo.

Cette nouvelle fonctionnalité n’est pour le moment disponible qu’aux utilisateurs extérieurs qui possèdent des comptes Azure Active Directory activés (plus de 800 millions de comptes Azure AD activés selon Microsoft). Dans un avenir proche, il sera possible d’inviter des utilisateurs ne possédant qu’un simple compte Microsoft ce qui facilitera largement l’intégration de collaborateurs externes.

L’accès invité est possible grâce au service Azure Active Directory B2B qui n’est pour le moment disponible qu’en Europe et aux Etats-Unis. Ainsi Teams profite donc du même niveau de sécurité que celui du service Azure AD, toujours selon les récentes annonces de Microsoft concernant l’évolution d’Office 365. Il est donc totalement possible d’imposer des conditions d’accès plus restreintes, Microsoft recommande bien entendu une authentification multi-facteurs pour une vérification d’identité plus poussée. Les accès invités ainsi que le contenu généré et leur activité sont donc sous le même niveau de protection et de surveillance que le reste du groupe Office 365 avec lequel ils interagissent. L’administrateur du groupe Office 365 pourra donc à tout moment révoquer l’accès s’il le désire (En savoir plus sur les offres Office 365 Business)

Pour restreindre les accès, la possibilité de délivrer des accès invités n’est pas activée par défaut pour les groupes Office 365. Il faudra donc passer par votre administrateur système pour les activer si vous le désirez, à savoir que pour le moment aucune documentation publique n’est disponible.  

Fonctionnalités pour les accès invité dans Microsoft Teams

Sur la plateforme Teams, on définit les gérants d’une team qui peuvent dès lors contrôler ce qu’il sera possible de faire dans cette Team. Un gérant de Team peut être n’importe quel utilisateur du groupe Office 365 concerné dès lors que Teams y est activé (un peu à l’image des administrateurs sur les forums). Une Team peut être d’ordre public ou privé selon les besoins de l’entreprise. Les gérants définissent les niveaux de permission des utilisateurs ainsi que les possibilités d’action sur la plateforme. Ce sont donc les gérants qui contrôlent les fonctionnalités offertes aux membres invités ou non, à savoir :

• Créer des fils d’actualité et des points de discussions (des fils de discussion spécifiques sur un certain sujet)
• Gérer les applications intégrées dans une certaine Team en ajoutant des outils si besoin
• Utiliser des notifications de type « @nom ». ce type de mention permet de notifier la personne pour attirer son attention sur un commentaire ou un sujet spécifique.
• Utiliser les « Gifs, Stickers et Memes »

Restrictions d’accès pour les utilisateurs invités

Les utilisateurs invités sur Teams possèdent par défaut quelques restrictions d’utilisation. Ainsi ils ne peuvent pas partager des fichiers dans les flux de messagerie instantanée ou ajouter eux-mêmes des applications. Ils ne peuvent pas non plus créer une Team s’il le souhaite. Par défaut les teams publiques sont inaccessibles et il est donc nécessaire d’être invité.

De base, chaque utilisateur des groupes Office 365 Business pourra s’il le souhaite créer une Team car la fonctionnalité est activée par défaut contrairement aux groupes Office 365 Education où la possibilité de créer des Teams est bloquée par défaut. Pour les administrateurs systèmes qui souhaiteraient désactiver cette possibilité pour les membres des groupes Office 365 Business, il sera nécessaire de révoquer les licences MS Teams pour chaque utilisateur du groupe via le PowerShell ou le panneau de configuration Office 365 Admin Center.

Des nouveautés pour Microsoft Teams

Au-delà de ce nouvel accès invité pour intégrer une « Team Microsoft », MS a annoncé qu’il continuait de fournir de nouvelles intégrations de services tiers pour sa plateforme de collaboration Teams. Aux dernières nouvelles, l’arrivée de Botkit permettrait donc de créer des bots intelligents pour gérer des utilisations internes et externes. Les bots pourront donc servir à renseigner les équipes en internes sur l’utilisation de certains outils ou de communiquer avec des partenaires externes en accès invité par exemple.

Autre intégration récente celle des outils de collaboration pour développeurs informatique de Github ou la nouvelle solution Stride (concurrente directe de Slack par Atlassian).

De plus un nouveau partenariat vient d’être signé avec Adobe pour étendre l’intégration de la plateforme Teams au Creative Cloud particulièrement utilisé par les graphistes. Cette intégration permettra à terme d’ajouter des fonctionnalités de collaboration dans l’outil Teams pour accéder directement à l’écosystème Adobe Creative, Document and Experience Cloud.

Via l’ajout de nouvelles fonctionnalités et de toujours plus d’intégrations, Microsoft étend la prise en main de la plateforme au plus large nombre d’utilisateurs possible en ouvrant au maximum les interconnections. Parti d’un univers fermé à la base Microsoft a réalisé un gros virage ces dernières années pour tenter de se remettre en phase avec l’utilisateur moderne qui souhaite une plus grande souplesse dans l’utilisation des produits en exploitant le meilleur de chaque monde.

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