IBM Lotus Notes était pour son temps, un service de messagerie innovant qui a su conquérir de nombreuses entreprises avec l’intégration de multiples fonctionnalités et d’applications, bases de données et autres outils professionnels. Mais l’évolution des différents produits et services de messagerie professionnelle a poussé Lotus Notes vers la sortie depuis plusieurs années. De nouveaux services proposent donc de meilleures intégrations et fonctionnalités de sécurité pour un coût inférieur. Pourtant de nombreuses entreprises se retrouvent encore coincés avec des serveurs IBM Domino et la migration de Lotus Notes vers Exchange ou Office 365 peut vite devenir complexe en entreprise….
Si votre entreprise a décidé de migrer Lotus Notes, voici quelques conseils pour vous aider à bien démarrer cette transition !
La messagerie mail professionnelle est encore un outil indispensable pour la majorité des utilisateurs en entreprise. Les évolutions des fonctionnalités de recherche, d’indexation des contenus et de disponibilité des serveurs mails permettent désormais d’avoir une messagerie beaucoup plus performante.
Les organisations qui à l’époque avaient mis en place Lotus Notes comme première solution mail se sont vite retrouvés face à de nombreux problèmes par rapport à l’évolution des usages des collaborateurs qui progressent plus rapidement que l’adaptation de l’entreprise. Les utilisateurs modernes ont désormais besoin d’une interconnexion entre leurs outils de travail pour communiquer, stocker, partager et travailler. Il est donc désormais essentiel de leur fournir une solution de collaboration complète ! En intégrant une messagerie professionnelle Exchange vous pouvez donc connecter votre téléphonie et messagerie instantanée directement avec votre boite mail, créer des espaces de partage distincts, gérer au niveau individuel les archives, accéder à vos mails en mobilité en toute sécurité grâce à la double authentification et le cryptage des données, etc. Tant de fonctionnalités qu’il est urgent d’intégrer à votre entreprise !
L’aspect financier est bien évidemment un des points essentiels. IBM Lotus Notes a joui de sa forte part de marché pendant un bon moment en appliquant des frais d’intervention élevés sur les serveurs mails Domino. Les coûts de maintenance et d’évolution des infrastructures mails Lotus sont donc beaucoup plus élevés que les solutions de messagerie professionnelles actuelles.
Depuis quelques années, toutes ces raisons poussent donc les entreprises à migrer Lotus Notes vers Exchange Outlook afin de satisfaire leurs utilisateurs et simplifier grandement la gestion de leur infrastructure serveur mail.
La migration Lotus Notes n’est pas un projet des plus simples étant donné les contraintes imposées par IBM sur les serveurs Domino. Sans aucune expérience en termes de migration Lotus, de nombreux problèmes peuvent survenir en fonction de l’architecture système de votre entreprise. Fort de nombreuses migrations Lotus, nos responsables techniques ont donc tenus à partager certains conseils importants à respecter pour éviter des problèmes courants lors d’une migration Lotus Notes vers Exchange 2016.
L’organisation et la situation de certaines entreprises implique quelques fois des problèmes d’attribution des tâches ou de mise à disposition des ressources. Dans le cadre d’une migration de messagerie ce genre de situation peut rapidement devenir très complexe à gérer pour les responsables du projet. Quantifier les ressources matérielles et humaines à disposition du service informatique est bien évidemment une première étape essentielle pour juger de la capacité de l’entreprise à assurer seule sa migration Lotus vers Exchange.
Migrer d’une messagerie sans perte de données ni perte de disponibilité implique la mise en place d’une architecture en double afin de transférer sans risques les données et mails. Si les estimations en termes de stockage et puissance ne sont pas suffisants alors le projet peut être mis en péril et impacter pour une durée indéterminée la messagerie de l’entreprise.
Bien souvent la difficulté d’un projet en interne relève de la capacité des responsables à se projeter hors de leur poste. Ainsi pouvoir identifier des points faibles et des risques sur son infrastructure serveur n’est pas toujours évident.
Migrer Lotus Notes vers Exchange
Migrer votre messagerie Lotus Notes vers un nouvel environnement serveur mail demande un investissement assez lourd en termes de temps. L’efficacité vient avec la pratique mais pour beaucoup d’administrateurs système ce type de projet ne tombe que tous les 4/5 ans en moyenne et les nouvelles versions de messagerie impliquent toujours des surprises.
De plus passer de l’administration d’une messagerie Lotus Notes vers Exchange implique nécessairement une montée en compétence afin de maîtriser les grands concepts de gestion des boites mails Outlook. Selon votre prestataire en externalisant votre messagerie Exchange, vous aurez normalement tout l’accompagnement nécessaire pour prendre en main la nouvelle interface d’administration de vos serveurs de messagerie Exchange in Cloud.
Pour réussir des projets de migration Exchange, l’expérience est la clé ! Chaque migration se révèle complètement différente selon chaque entreprise et selon ses utilisateurs. Par exemple concernant le stockage des archives mails, si aucune politique de sauvegarde précise n’a été dicté par le pôle informatique alors vos utilisateurs ne manqueront pas d’imagination pour vous surprendre : enregistrement des archives en local, sur des cloud personnel ou supports amovibles,…
De même l’utilisation de périphériques mobiles est désormais un enjeu auquel il faut faire face. Vos utilisateurs utilisent certainement des appareils personnels pour accéder aux boites mails de l’entreprise. Il est donc forcément nécessaire de prévoir les problèmes de configuration des messageries Exchange sur Android et iPhone mais aussi d’assurer une politique de sécurité renforcée pour éviter les connexions frauduleuses. Pour se faire la double authentification sur messagerie professionnelle est une fonctionnalité très intéressante. Mais il sera aussi nécessaire d’assurer une véritable politique de gestion des accès (mots de passe, devices autorisés, etc.) pour renforcer la sécurité des données.
Les archives mails sont des éléments à prendre en compte lors de votre migration de messagerie. En fonction de votre secteur d’activité, certaines mesures réglementaires vous imposent de conserver vos mails et fichiers pour une certaine durée. Dans d’autres entreprises, ce seront certains utilisateurs qui auront un véritable besoin de conserver certaines archives. Bien que votre migration Lotus Notes puisse être l’occasion de faire un peu de ménage pour vos utilisateurs, il est important d’éviter ce genre de perte de données qui peut rapidement se produire en cas de mauvaise gestion des transferts de boites mails sous Domino.
Vos archives NSF Lotus sont transférables et convertibles au format PST de Microsoft Exchange Server avec certains outils plus ou moins accessibles. Selon le nombre de boites mails à migrer, ce type d’outil s’avère indispensable pour éviter toute perte de temps. Une bonne connaissance de ces différents outils est forcément la bienvenue pour s’assurer de la bonne configuration et compatibilité lors de la migration Lotus vers Exchange. Inutile de vous rappeler l’importance de prévoir vos backups pour éviter des pertes de données inutiles.
Le passage d’un serveur de messagerie à un autre implique généralement une migration des utilisateurs vers un nouveau client de messagerie. Dans le cas d’un changement de Lotus Notes vers Exchange Outlook, vos utilisateurs risquent d’être dans un premier temps un peu perdu dans la nouvelle interface. Une grande majorité des utilisateurs est cependant plus ou moins adeptes des outils bureautiques Office dont l’interface est similaire à celle de Outlook 2016. En termes de changement d’interface utilisateur, le choc s’avère donc moins grand lors du passage de Lotus Notes à Outlook qu’avec Zimbra, Google Apps ou d’autres services de messagerie.
Pour accompagner la migration, il est tout de même nécessaire de prévoir un temps et des canaux d’informations pour les demandes d’assistance des utilisateurs. Il est essentiel d’anticiper ces différentes demandes en établissant un plan précis de communication sur cette migration et sur les nouveaux usages à venir.
Lotus Notes pose aujourd’hui de nombreux problèmes pour les entreprises car celui-ci n’a pas réussi à évoluer suffisamment en termes d’intégrations de produits issus d’autres éditeurs. L’administration des serveurs Domino est suffisamment complexe pour nécessité une maintenance qui se révèle aujourd’hui trop couteuse. Microsoft Exchange Server vous offre une intégration avec tous les grands outils de collaboration avec une administration simplifiée. Les différentes fonctionnalités de sécurité et de gestion des données tels que la protection contre la perte de données ou le backup des éléments supprimés vous permettent de plus de sécuriser la messagerie de votre entreprise.
Pour assurer une migration Lotus vers Exchange sans risque pour votre messagerie professionnelle, il est préférable de se faire accompagner par un prestataire qui possède une certaine expérience dans ce domaine. Faire appel à notre équipe c’est aussi l’assurance d’être accompagné dès lors qu’un problème survient !
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