Notre objectif est de créer une bibliothèque de documents sur SharePoint afin de stocker, mais surtout de suivre nos factures de vente.
Tips : Voir notre article sur la différence entre une bibliothèque SharePoint et une liste SharePoint
Nous allons devoir répondre à cette question : De quelles informations avons-nous besoin pour suivre nos factures ?
Tips : Si vous ne savez pas ce qu’est une métadonnée, vous pouvez lire cet article.
Vous conviendrez que la gestion efficace des factures est cruciale pour la santé financière d’une PME.
La structure que nous vous proposons pour cette bibliothèque SharePoint a été pensée pour répondre aux besoins essentiels de suivi, de conformité et de collaboration, tout en facilitant le quotidien des équipes comptables et commerciales.
Les colonnes fondamentales comme le numéro de facture, les dates et les montants répondent aux exigences légales de la facturation en France. Le format standardisé des numéros de facture (FACT-AAAA-XXXX) assure une traçabilité sans faille, tandis que la distinction claire entre montants HT, TVA et TTC respecte les obligations fiscales.
Le calcul automatique des échéances et des retards de paiement permet une gestion proactive de la trésorerie. Les statuts de paiement codifiés par couleur offrent une visualisation immédiate des situations critiques, permettant aux équipes de réagir rapidement aux retards de paiement.
L’attribution d’un responsable de suivi et la possibilité d’ajouter des commentaires facilitent la collaboration entre les services comptables et commerciaux. Le stockage systématique du fichier PDF de la facture garantit que tous les intervenants travaillent sur les mêmes documents.
Les métadonnées choisies permettent de générer facilement des tableaux de bord pertinents :
Cette structure s’appuie sur notre expérience auprès de nombreuses PME et répond aux besoins les plus fréquemment exprimés :
Nom de la colonne | Type | Format/Options | Obligatoire | Calcul/Formule | Affichage par défaut |
---|---|---|---|---|---|
**Informations Générales** | |||||
Numéro de Facture | Texte | FACT-{AAAA}-{Numéro} | Oui | – | ✅ |
Date d’émission | Date | JJ/MM/AAAA | Oui | – | ✅ |
Client | Choix (lookup) | Liste « Clients » | Oui | – | ✅ |
Montant HT | Nombre | Devise (€) | Oui | – | ✅ |
TVA | Calculé | Devise (€) | – | [Montant HT] × 0.20 | ✅ |
Montant TTC | Calculé | Devise (€) | – | [Montant HT] + [TVA] | ✅ |
**Suivi Paiement** | |||||
Statut de paiement | Choix | En attente Partiellement payée Payée Retard Contentieux | Oui | – | ✅ |
Date d’échéance | Calculé | JJ/MM/AAAA | – | [Date d’émission] + 30 | ✅ |
Jours de retard | Calculé | Nombre | – | TODAY() – [Date d’échéance] | ❌ |
Mode de paiement | Choix | Virement Chèque Carte bancaire Prélèvement | Non | – | ✅ |
**Documents et Gestion** | |||||
Fichier facture | Fichier | PDF uniquement | Oui | – | ✅ |
Commentaires | Texte multiple | – | Non | – | ❌ |
Responsable suivi | Personne | Active Directory | Oui | – | ✅ |
Dernière modification | Date/Heure | Auto | – | – | ❌ |
**Métadonnées Système** | |||||
Créé par | Personne | Auto | – | Système | ❌ |
Créé le | Date/Heure | Auto | – | Système | ❌ |
Modifié par | Personne | Auto | – | Système | ❌ |
Version | Nombre | Auto | – | Système | ❌ |
Légende
– ✅ : Visible dans la vue par défaut
– ❌ : Masqué dans la vue par défaut
– Auto : Rempli automatiquement par le système
Dans les propriétés d’une bibliothèque SharePoint vous pouvez personnaliser comment la recherche d’information doit se faire et surtout comment vous pouvez la rendre plus rapide en demandant à SharePoint d’indexer certaines de vos métadonnées (colonnes) car vous savez que vos utilisateurs feront très probablement des demandes de recherches sur ces champs d’informations.
Colonne | Indexé | Recherche plein texte | ||
Numéro de Facture | ✅ | ✅ | ||
Client | ✅ | ✅ | ||
Montant TTC | ✅ | ❌ | ||
Statut de paiement | ✅ | ❌ | ||
Fichier facture | ❌ | ✅ |
Lors de la saisie des informations dans les colonnes que nous avons définies vous pouvez demander à SharePoint de mettre en place des règles de validation afin que les utilisateurs ne commettent pas d’erreur. La construction des règles de validation est suffisamment souple pour répondre aux besoins des différents services de votre entreprise.
Colonne | Règle | Message d’erreur |
---|---|---|
Numéro de Facture | Format valide | « Format incorrect. Utilisez FACT-AAAA-XXXX » |
Montant HT | > 0 | « Le montant doit être positif » |
Date d’émission | ≤ Today() | « La date ne peut être future » |
Fichier facture | PDF uniquement | « Format PDF requis » |
Les alertes vont vous permettre d’être proactif grâce aux déclenchements s’actions en fonction de la valeur de vos métadonnées (colonnes d’informations). A titre d’exemple très simple, quand la date de paiement prévue est échue une notification est envoyée par email. Différents niveaux d’alertes sont possibles en fonction de la situation à gérer.
Condition | Destinataires | Fréquence |
---|---|---|
Nouveau retard | Responsable suivi | Immédiat |
Échéance -5 jours | Responsable suivi | Quotidien |
Modification statut | Créateur + Responsable | Immédiat |
Nous terminerons par la définition des règles d’accès aux dossier/bibliothèque des factures de l’entreprise. Il est toujours préférable d’affecter des droits sur des groupes d’utilisateurs que sur les individus eux-mêmes.
Le tableau suivant indique qui peut faire quoi.
Groupe | Lecture | Ajout | Modification | Suppression | Administration |
---|---|---|---|---|---|
Administrateurs | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
Comptabilité | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
Commercial | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
Consultation | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ |
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
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