Selon une étude menée par le cabinet Lecko, les usages collaboratifs continuent de progresser en 2015 avec une croissance en hausse de 15% en moyenne. De belles alternatives à l’email voient le jour, un outil jugé parfois « saturé » : des outils alternatifs viennent alors soutenir l’avènement des nouveaux comportements en entreprise.
Face à l’émergence de ces cultures inédites, des solutions numériques participent à la digitalisation en interne et font ainsi évoluer l’environnement de travail des salariés.
Les outils doivent alors répondre aux nouveaux enjeux et priorités des salariés, dont le bien-être au travail est devenu l’enjeu numéro 1, tout en maximisant la productivité. Télétravail, utilisation du digital, réseaux sociaux d’entreprise, intranet et génération Y : panorama des nouveaux usages collaboratifs. Focus sur les tendances 2016.
L’usage de ces réseaux se développe de manière exponentielle, spécifiquement dans les grandes entreprises qui poussent à la démocratisation de ce phénomène. Selon une étude du cabinet Axys Consultants réalisée avec Opinion Way, un tiers des salariés français serait déjà équipé d’une solution RSE. Et le cabinet Lecko évoque une croissance des ventes de licences de ce type de solutions SaaS à 40%. Le secteur est donc en pleine ébullition !
Les intranets classiques, les plateformes collaboratives ou les plateformes GED (gestion électronique des documents) fonctionnent encore très bien, malgré le fait qu’elles se heurtent parfois à des problématiques de mobilité (version non adaptée aux mobiles, même si de gros efforts ont été faits côté SharePoint 2016)… A contrario, certaines grandes entreprises, comme JC Decaux, ont fait le choix de remplacer leur intranet par un RSE !
Dès lors, plus aucun doute, les choses bougent… Les recrutements de community manager se multiplient, les DSI plébiscitent ces solutions et les salariés ont très vite adopté les codes appris des réseaux sociaux grand public (système de likes, notations…). Le défi majeur restera tout de même l’acculturation au partage de connaissances afin de favoriser sa propagation, puisqu’on notera –entre autre – la maigre participation des managers aux RSE.
Le grand avantage de ces réseaux est qu’ils sont jugés moins pollués que le mail et permettent ainsi d’en réduire le volume. Ne le remplaçant pas, bien sûr, ils amènent toutefois un complément d’usage non négligeable. Ils sont dès lors plébiscités pour favoriser l’échange de bonnes pratiques, la gestion de projet, l’entraide, la veille et l’innovation, comme le montre le schéma ci-dessous.
Des variantes d’utilisation sont observées en fonction du métier : de la RH qui l’utilisera pour communiquer sur la santé au travail, à la fonction communication qui y lancera une enquête de satisfaction. Les RSE aujourd’hui ont pour mission de faire collaborer les salariés, pour plus de fluidité et de productivité, tout en facilitant la recherche d’informations. Parfois même, cela va jusqu’aux clients avec qui, les informations, veille marché sont partagées.
Fait étonnant, les plus jeunes arrivants sur le marché (« génération y ») préfèrent exploiter le réseau social interne que le mail, comportement qui aurait tendance à perturber quelque peu les salariés d’une génération antérieure !
On remarque que plusieurs acteurs sont en compétition sur ce marché : Yammer, Jamespot, blueKiwi, Trello, ou encore Jalios qui fait une percée en 2015.
Notons que Microsoft reste encore le roi de la communication interne car les entreprises privilégient toujours sa suite logicielle (Yammer, SharePoint) et ce à 43% des interrogés. Mais le marché attire aussi des mastondontes comme Facebook (Facebook@work) ou encore LinkedIn qui n’exclut pas de se lancer dans ce type de dispositif… Qui sera donc le grand gagnant ?
Les systèmes de messagerie instantanée ont eux aussi le vent en poupe, puisque les salariés veulent plus de flexibilité dans le travail. De même que les outils de visioconférence permettent de limiter les déplacements professionnels. Là encore Microsoft nous offre un outil performant au travers de Skype Entreprise qui permet de « chatter », mais aussi de faire des visioconférences : réunions à distance entre agences de région différente, accès aux réunions en télétravail, rendez-vous prestataire à l’international, séminaire commercial d’une entreprise multi sites… Ce type d’outils « tout en un » permet de répondre aux enjeux de la communication unifiée : passer un appel, caler un rendez-vous, échanger instantanément… Le tout via un seul outil. Un grand pas dans la simplification des outils informatiques, facilitant l’usage des utilisateurs et permettant une expérience satisfaisante !
Face aux stocks d’informations échangés sur les RSE, il est essentiel pour les entreprises de pouvoir stocker de manière sécurisée et hiérarchisée les documents, au risque de perdre les salariés dans le stock d’informations. Il est essentiel de pouvoir alors hiérarchiser, rechercher les informations très rapidement car la ressource « temps » est rare ! Savez-vous que rechercher un document est dix fois plus coûteux que de le produire ? Dès lors, un système de recherche avancé dans l’outil (intranet ou RSE) est plus que nécessaire.
Le deuxième enjeu porte sur la question de la sécurité. Celle-ci représente un enjeu de taille pour les éditeurs, intégrateurs et hébergeurs. Beaucoup de clients réclament une conciliation entre le cloud et la sécurité de l’information.
Mais comment faire ? L’adoption massive d’outils comme DropBox ou Google Drive n’est pas forcément la réponse adéquate au besoin de stockage sécurisé des entreprises ! Ces outils se heurtent à des problématiques de sécurisation des données via leur non chiffrement, même s’ils veulent montrer patte blanche. D’où la nécessité de s’orienter alors vers des solutions professionnelles de stockage, cryptées, avec la garantie que vos données seront hébergées en France. Le fait d’opter pour une sauvegarde des données sur un serveur distant peut être une option intéressante.
Mettre en place un réseau social d’entreprise afin de fluidifier les échanges, alléger nos boîtes mails, stocker de manière sécurisée nos données, poursuivre un travail de collaboration instantanée et exploitez ces outils de visioconférence : voilà un certain nombre d’outils nés d’une nouvelle ère dans l’entreprise.
Alors, douce utopie ou réel avènement d’une nouvelle culture d’entreprise ? Ces outils collaboratifs ont en tout cas l’ambition de revoir totalement le modèle de communication en entreprise : fluidifier les process et échanges pour plus de productivité. La vraie question à se poser : seront-ils capable de modifier les vieux habitus et acculturer les salariés – managers- dirigeants à les exploiter au mieux ? Car leur succès dépendra de leur utilisation.
A ce propos, une belle initiative a été menée par l’aéroport de Gatwick en Angleterre : poser un outil de webanalytics (webtrends) afin de comprendre comment les employés utilisaient leur Intranet Microsoft SharePoint. Nous y voilà. Comprendre les usages, pour mieux exploiter le potentiel de l’outil et parfois ses limites, tout ça, pour l’optimiser. Sur ce, bonne coopération.
Si vous souhaitez être accompagnés sur des problématiques de collaboration en entreprise, Openhost peut vous aider dans la mise en place de messagerie d’entreprise Exchange, de plateforme collaborative SharePoint ou tout autre de problématique d’hébergement.
En réponse aux préoccupations soulevées par la Commission européenne, Microsoft annonce qu'à partir du 1er octobre 2023, les licences Office 365 E1, Office 365 E3, Office 365 E5, Microsoft 365 E3 et Microsoft 365 E5 incluant Teams ne seront plus disponibles pour les nouveaux abonnements. Ces changements n'auront pas d'impact sur les abonnements que vous avez déjà souscrit.
Lire la suite
Important Cet article fait la promotion d’Exchange 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais Exchange Online. En savoir plus La messagerie mail professionnelle reste un des canaux essentiels de communication pour les entreprises. Malgré le développement de solutions de communication plus flexibles tels que la messagerie instantanée, les fils de […]
Lire la suite
Microsoft a récemment dévoilé une nouvelle solution de sécurité baptisée Microsoft Defender for Business, spécialement conçue pour les petites et les moyennes entreprises. Elle englobe des fonctionnalités jusqu’alors réservées aux grandes entreprises disponibles dans les licences Microsoft Defender Plan 1 & Plan 2. Openhost vous propose un focus sur les 9 principales fonctionnalités [...]
Lire la suite