Petit à petit, le cloud change la manière dont nous consommons l’informatique. Nous entendons de plus en plus parler d’hybridation, de mise à l’échelle, de disponibilité des données … Même si certains de ces aspects du monde IT existaient déjà, le cloud les démocratise.
Cependant, tout n’est pas rose dans l’univers nuageux. En effet, en changeant le mode de consommation IT, le cloud apporte son lot de nouvelles problématiques et concepts, notamment liés à la sécurité. Nous allons donc voire ensemble les principales notions de sécurité, liées à l’utilisation du cloud et les services offerts par ce dernier pour vous aider à maintenir un niveau de sécurité optimal.
Le terme « sécurité des données » est souvent employé de nos jours, mais savez-vous réellement ce que l’on n’entend par sécurité des données ?
Généralement, la sécurité des données regroupe 3 axes :
La sécurité des données s’applique donc globalement à vos données sur tous leurs cycles de vie.
Prenons l’exemple des grands acteurs du cloud, tels que Microsoft, Amazon ou encore Google : de par leurs tailles, leurs moyens et leurs expertises, ces entreprises sont à même de proposer un niveau de disponibilité optimal.
Lorsque vos données sont situées sur vos serveurs en interne, il est essentiel de les sauvegarder régulièrement pour parer à toute éventualité. Le cloud n’échappe pas à cette règle. La perte de données est un risque important pour une entreprise et les sauvegardes permettent de limiter ce risque. Vous n’êtes pas à l’abri de la suppression accidentelle de données (plus probable) ou d’une défaillance de votre Cloud provider (moins probable). Où que soient vos données, il est important de les sauvegarder.
Le cloud n’est pas une solution miracle garantissant un taux de disponibilité de 100%. En utilisant le cloud pour stocker vos données, vous transférez la gestion de la disponibilité (serveurs, réseaux, systèmes, …) à des entreprises spécialisées. Vous pouvez donc vous concentrer sur votre cœur de métier.
L’intégrité des données est le fait d’assurer la précision et la consistance de la donnée, tout au long de son cycle de vie. Sa validité doit être assurée, en plus de ne pouvoir être modifiable, uniquement par des personnes autorisées. Néanmoins, la donnée n’est pas quelque chose de statique, elle est amenée à évoluer, à être transférée, … Il faut donc pouvoir assurer son intégrité constamment.
Aujourd’hui, beaucoup de données sont échangées sur les réseaux, qu’ils soient internet ou publiques. Il est donc important d’utiliser des protocoles de communication assurant l’exactitude des données envoyées :
Mais qu’advient-il de la donnée lorsqu’elle n’est pas en transit ?
Lorsque la donnée est au repos, stockée sur un système de fichiers ou dans une base de données, il existe généralement des technologies pour assurer l’intégrité de cette dernière : systèmes de journalisation, calcul d’empreinte (hash), … Et dans le cas d’une corruption de données, il est toujours possible, notamment grâce à des sauvegardes, de restaurer une version conforme de la donnée.
L’intégrité des données n’est, ni un concept nouveau, ni une exclusivité du cloud. Les mêmes principes de sécurité s’appliquent, que les données soient stockées en interne ou sur le cloud.
La confidentialité des données est un sujet sensible. Il n’est pas rare d’entendre parler de fuite de données sur Internet, même de la part d’entreprises mondialement connues. La confidentialité est donc un aspect primordial et essentiel, pour n’importe quelle entreprise.
Une des grandes réticences liée à l’utilisation du cloud concerne la localisation géographique des données. En effet, les grands acteurs du cloud sont majoritairement des entreprises américaines, et qui dit américaine, dit Patriot Act. Pour faire simple, cette loi permet aux agences de sécurité américaines de consulter les données informatiques détenues par les particuliers ou les entreprises (américains), sans autorisation préalable et sans en informer ces dernières.
Pour répondre à cette problématique, Openhost, entreprise nantaise, vous propose d’héberger vos données dans ses datacenters situés en France.
Un autre aspect de la confidentialité est de n’autoriser l’accès à la donnée qu’à un certain groupe de personnes prédéfinies. Pour ce faire, on utilise généralement un principe d’authentification, pour vérifier l’identité de l’utilisateur, et de listes de contrôle pour restreindre les accès à la donnée en question.
Les choses se compliquent lorsque les données sont stockées sur le cloud. En effet, le compte utilisateur utilisé en interne n’est pas disponible sur la plateforme cloud. Il faut donc un compte utilisateur en plus pour les services cloud…
La gestion des identités est devenue un enjeu important dans l’utilisation du cloud.
Imaginons par exemple que pour chaque service cloud il faille un compte par utilisateur. A chaque compte utilisateur est associé un mot de passe, qui devrait idéalement être différent des autres, mais ne l’est pas en réalité. Pour les administrateurs, cela signifie aussi une quantité plus importante de comptes utilisateurs à manager : réinitialisation de mot de passe, création de comptes, attribution des droits, … Cette solution n’est pas envisageable et augmente la complexité à tous les niveaux. Idéalement, à chaque utilisateur devrait être associé un unique compte qu’il utiliserait sur l’ensemble des services.
Afin de parvenir à ce résultat, la méthode la plus simple à mettre en œuvre reste la synchronisation des comptes utilisateurs. Il est par exemple possible d’utiliser Azure AD Connect pour synchroniser ses comptes utilisateurs internes sur Azure ou encore d’utiliser une simple réplication Active Directory au travers d’une liaison VPN vers votre Cloud privé Openhost. Avec ces solutions, les utilisateurs se servent du même compte pour se connecter aux différents services.
La synchronisation de comptes comporte néanmoins plusieurs inconvénients. Le premier est sa compatibilité. En effet, tous les services ne sont pas forcément compatibles avec la synchronisation des comptes utilisateurs. Second inconvénient, les utilisateurs doivent toujours s’identifier sur chaque service. Malgré le fait qu’il n’y est plus qu’un seul compte par utilisateur, ce dernier doit entrer le couple « nom d’utilisateur mot de passe » plusieurs fois par jour (connexion au poste, connexion au Webmail, connexion à Office 365, …). Et pour conclure, la mise en œuvre de la synchronisation de comptes utilisateurs nécessite de synchroniser également le mot de passe (sous forme de hash et de manière sécurisée). Dans le cas d’Azure AD, vos mots de passe hashés sont stockés sur les serveurs de Microsoft. Si vous avez des contraintes de sécurité vous interdisant cet usage ou simplement n’êtes pas à l’aise avec cette idée, il vous reste une autre solution : la fédération d’identités.
La fédération d’identité consiste en l’utilisation des serveurs d’annuaire existants (ex : Active Directory interne) pour authentifier les utilisateurs sur site ou nomades sur des services internes ou externes à l’entreprise. Par exemple, lorsqu’un utilisateur se connecte sur Office 365, il sera authentifié par vos serveurs internes avant de pouvoir accéder aux services.
Bien que la fédération d’identités ne soit pas la solution la plus simple à mettre en place, elle apporte néanmoins son lot d’avantages :
Cependant, la centralisation du processus d’authentification transforme votre infrastructure d’annuaire utilisateurs (ex : Active Directory, AD FS) en un service critique. En effet, si votre service d’authentification venait à ne plus fonctionner, les utilisateurs ne pourraient plus accéder aux différents services. Il est donc nécessaire de prévoir une infrastructure hautement disponible dans ce cas de figure.
Aujourd’hui, chaque entreprise est confrontée à de multiples menaces : ransomware, phising, fuite de données, et bien d’autres. Pour contrer ces menaces, chaque entreprise doit donc mettre en place des systèmes de protection (antivirus, firewall, …), sécuriser les connexions réseaux, former ses utilisateurs, et déployer des procédures. Ces opérations demandent beaucoup de temps, d’investissement pour être efficace et ne profitent qu’à l’entreprise en question.
Bien que le cloud soit aussi touché par ces menaces, le périmètre d’application de la sécurité est beaucoup plus grand.
Par exemple :
La sécurité de la donnée est un domaine en constante évolution et le cloud a bouleversé les usages et créée de nouvelles problématiques. Cependant, avec son lot de changements, le Cloud a également apporté de nouvelles réponses et solutions à ces problématiques. Openhost a bien compris ces nouveaux enjeux liés à la sécurité. Nos équipes vous attendent pour répondre à vos interrogations et vous accompagner dans vos projets cloud.
Une question sur la sécurisation de vos données ?
Vous souhaitez prendre de la hauteur sur les tendances du cloud ? Voici une infographie qui vous permettra d’y voir plus clair !
Quels sont les grands enjeux qui se dégagent cette année ?
Toute création d’entreprise est une véritable aventure ! Comment permettre à une idée de départ de se transformer en véritable entreprise ? Aujourd’hui nous donnons la parole à Abc Liv. Cette entreprise s’est donnée pour mission d’aider et d’accompagner les entrepreneurs dans la création et la domiciliation leur activité et va nous aider à y voir plus clair en 7 étapes clés.
À l’origine de tout projet, il y a une idée. Parmi les millions d’idées qui peuvent vous traverser la tête, il arrive que certaines d’entre elles s’accrochent et germent jusqu’à se concrétiser sous la forme d’une entreprise.
Qu’elle s’inscrive sur un marché déjà existant ou qu’elle se propose de répondre à une problématique complètement inédite, une création d’entreprise nécessite toujours un gros travail de définition en amont.
Définir les contours d’un projet de création d’entreprise n’est jamais chose simple. Aussi, nous vous conseillons de vous informer auprès d’un maximum de créateurs d’entreprises ou d’organismes qui viennent en aide aux créateurs d’entreprise.
Véritable support de communication de votre projet, le business plan vous permet de synthétiser votre idée de manière structurée, cohérente et argumentée. Ne le négligez surtout pas ! Votre business plan est un document qui vous sera d’une grande aide lorsque viendra le moment pour vous de convaincre vos investisseurs, partenaires et votre banque !
L’objectif premier de ce document est de prouver la pertinence et la viabilité économique de votre projet d’entreprise auprès de vos interlocuteurs.
Il doit, a minima, inclure les parties suivantes :
Business plan rangé dans l’attaché-case, il est désormais temps de partir en quête de sources de financement.
Outre les banques auprès desquelles vous pouvez bien sûr souscrire un prêt amortissable, il existe d’autres moyens de financer votre projet.
Si votre banquier ne veut rien savoir, malgré votre business plan bien rodé, tournez-vous vers les microcrédits. Bien que le montant de ce type de crédits se limite souvent à quelques milliers d’euros, certains organismes proposent des prêts d’honneurs qui vous permettent de compléter cette source de financement.
Si votre entreprise a un fort potentiel de croissance, la levée de fonds est le meilleur moyen de bénéficier d’un financement conséquent en peu de temps. Attention, il va falloir être particulièrement convaincant !
Depuis quelques années, on assiste également à l’émergence du crowdfunding ou financement participatif qui vous permet de financer votre projet en misant directement sur la participation de votre future clientèle. Cette source de financement en vogue vous permet dans le même temps de tester l’attrait que suscite votre projet auprès de votre cible.
Enfin, n’oubliez pas de jeter un œil aux aides au financement proposées par l’État et par les associations. Certaines aides, qui incluent également un accompagnement complet, se destinent spécifiquement aux demandeurs d’emploi ou aux personnes en situation précaire qui souhaitent créer leur activité.
Tous les statuts juridiques ne vous offriront pas les mêmes avantages. Veillez donc à bien choisir un statut juridique qui concorde avec votre projet !
Si vous souhaitez démarrer votre activité en toute indépendance, le régime micro-entrepreneur (ou auto-entrepreneur), dont l’une des particularités les plus notables est sa comptabilité simplifiée, pourrait par exemple vous séduire.
Si, au contraire, vous ambitionnez de vous associer dans le but de créer une entreprise dont le développement s’appuiera principalement sur des investissements extérieurs, la SAS s’avère un choix des plus judicieux.
Si vous avez réalisé votre business plan comme il se doit, vous avez nécessairement déjà une idée plus ou moins précise de l’endroit où vous souhaitez implanter votre société.
Attention à bien distinguer lieu d’activité et siège social (ou adresse commerciale) de l’entreprise. La règlementation est d’ailleurs très claire sur ce point : bien que les deux adresses puissent concorder, ce n’est en rien obligatoire.
Il vous est ainsi possible d’exercer votre activité en Province et de domicilier votre entreprise dans le 10e arrondissement de Paris pour des raisons d’image. À ce propos, en passant par une société de domiciliation, vous pouvez obtenir une adresse de domiciliation commerciale, généralement dans des lieux prestigieux à tarif préférentiel. A noter que l’acquisition de cette adresse est obligatoirement encadrée par un contrat de domiciliation commerciale.
Votre domiciliation commerciale peut également correspondre à votre domicile personnel ou à une pépinière d’entreprises, par exemple. Veillez toutefois à bien choisir pour ne pas que cette adresse porte préjudice à l’image de votre société.
Pour immatriculer votre société, vous pouvez déposer votre dossier de demande d’immatriculation auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) dont dépend votre société. Après votre dépôt, et en attendant la confirmation de votre demande, vous pourrez utiliser un récépissé de dépôt de dossier de création d’entreprise afin de réaliser toutes vos démarches sans attendre.
Vous avez également la possibilité de vous immatriculer directement en ligne en vous rendant sur le site Guichet entreprise.
L’ultime étape consiste bien sûr à lancer votre activité. Il vous faut alors réaliser plusieurs formalités incontournables telles qu’ouvrir un compte bancaire dédié à votre entreprise, souscrire un contrat d’assurance professionnel et un contrat de couverture maladie, etc.
Pensez également à bien réaliser toutes les démarches d’ordre pratique qui vous permettront d’exercer votre activité professionnelle dans les meilleures conditions : recherche d’un expert-comptable, ou d’un logiciel de comptabilité si votre comptabilité est simplifiée, souscription à un abonnement internet, achat de matériel, etc.
Aujourd’hui, pour les entreprises comme pour les particuliers, le cloud est devenu incontournable. Votre smartphone, votre adresse mail (personnelle et professionnelle), voire même vos objets connectés utilisent cette technologie sans parfois que vous vous en rendiez compte. Pourtant bien utilisée par tout un chacun, c’est une notion qui reste encore floue. Faisons le point sur cette technologie, ses apports mais également son fonctionnement. Attention, ce contenu est destiné à un public qui souhaite comprendre les fondements de cette technologie.
Commençons par une définition simple et générique :
« Le cloud computing, ou l’informatique en nuage, est l’exploitation de la puissance de calcul ou de stockage de serveurs informatiques distants par l’intermédiaire d’un réseau, généralement l’internet. Ces serveurs sont loués à la demande, le plus souvent par tranche d’utilisation selon des critères techniques (puissance, bande passante, etc.) mais également au forfait. Le cloud computing se caractérise par sa grande souplesse : selon le niveau de compétence de l’utilisateur client, il est possible de gérer soi-même son serveur ou de se contenter d’utiliser des applicatifs distants en mode SaaS. Selon la définition du National Institute of Standards and Technology (NIST), le cloud computing est l’accès via un réseau de télécommunications, à la demande et en libre-service, à des ressources informatiques partagées configurables. Il s’agit donc d’une délocalisation de l’infrastructure informatique. »
Plus concrètement, le cloud offre la possibilité d’accéder à son environnement de travail, ses données, mais aussi à ses logiciels métiers (comptabilité, paie, CRM en ligne…) depuis n’importe quel terminal dès lors que vous bénéficiez d’une connexion Internet. Ordinateurs, tablettes ou smartphones, vous avez votre bureau à portée de main. Vous comprendrez qu’à l’heure de l’ultra-mobilité et du télétravail, ce sont des avantages qui sont non négligeables dans le milieu professionnel. Et les entreprises ne s’y sont d’ailleurs pas trompées puisque 74% des entreprises européennes utiliseraient la technologie du cloud.
Le cloud naît en 1990 avec l’émergence de la virtualisation. Mais ce n’est qu’en 1991 qu’il commence à faire parler de lui : se développant aux côtés d’Internet, il progresse ostensiblement jusqu’à devenir une solution à part entière du monde de l’IT. C’est d’ailleurs à cette époque que le logiciel CERN apparaît et devient le premier logiciel accessible par le Web. le début d’une longue série…
Vers la fin des années 90, avec l’émergence des Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) et la généralisation d’Internet, le monde voit apparaître des hébergeurs web, entreprises proposant d’abriter dans leurs locaux nombre de données, logiciels et applications métiers que les entreprises ne souhaitent pas héberger dans leurs locaux.
C’est lorsque la vitesse et la fiabilité des connexions s’améliorent qu’un nouveau type d’entreprise apparaît : les fournisseurs d’applications en ligne. Aujourd’hui, les applications en ligne utilisées se sont démocratisées.
Elles sont appelées « logiciels en SaaS »*, signifiant « Software As A Service », autrement dit un logiciel ou une application s’utilisant généralement sur le web et soumis à un paiement sous forme d’un abonnement. Nous pouvons donner l’exemple de Photoshop ou encore votre logiciel de comptabilité accessible en ligne. Vous en disposez à votre guise mais devez payer un abonnement mensuel, comme pourrait l’être un abonnement téléphonique.
L’un des principaux avantages du cloud computing pour l’utilisateur est de lui permettre d’accéder à des prestations en ligne, sans avoir à supporter le poids d’une infrastructure. Les données sont considérées comme étant stockées sur un « nuage » (d’où l’expression « cloud computing »). Ainsi tant au niveau personnel que professionnel, le cloud facilite la vie : d’un côté, vous écouterez un morceau sur Deezer et de l’autre, vous pourrez stocker et sécuriser vos données professionnelles ou encore avoir accès à vos fichiers en mobilité. Pour les entreprises c’est un avantage, au lieu de louer ou acquérir des serveurs physiques, elles louent de l’espace sur des serveurs virtuels.
Mais sur quoi repose cette technologie ? Pour comprendre ce qu’est le cloud dans sa partie plus technique, il faut le segmenter en plusieurs éléments qui le composent.
Cette technologie repose en grande partie sur le socle de la machine virtuelle (appelée « VM » ou encore « Serveur Virtuel Privé ») , mais nécessite tout de même une infrastructure physique. C’est ainsi que naissent les datacenters : des locaux de grande capacité allant jusqu’à représenter la surface d’une dizaine de terrains de foot, composés de serveurs.
C’est là qu’apparaissent les VM et VPS. Souvent perçus comme des termes barbares, les VM et VPS sont similaires mais ne sont pas utilisés par la même cible. Les hébergeurs et professionnels informatiques parleront de VM, signifiant « Virtual machine »; alors que ce seront les clients qui parleront de VPS, qui lui veut dire « Virtual Private Server », terme utilisé lorsqu’ils consomment cette solution.
Plutôt que d’exploiter un service physique dans ses locaux, le cloud permet de virtualiser et de s’adapter aux demandes de son utilisateur. Il est souvent qualifié de flexible et d’adaptable. Le cloud offre une pluralité de possibilités à ses utilisateurs, qui pourront ainsi stocker un nombre volumineux de données en exploitant la puissance de calcul et de stockage de celui-ci.
Et ce n’est pas nous qui le disons… Enfin si, mais sur Channelsnews. En effet, le journal spécialisé dans l’IT et l’innovation a consacré un article sur Openhost en mai 2016.
Celui-ci a choisi de s’orienter sur les différents points qui font la particularité de nos offres, notamment au travers de :
Christophe Darfeuille, qui a été interviewé, reprend d’ailleurs en ses termes l’approche de la société : « Vendre des VM nues ou de l’Office 365 sans les intégrer dans des projets globaux de modélisation des flux des entreprises et d’amélioration de leurs processus, c’est perdre ses clients à terme. Nous nous positionnons en architecte Cloud, capable de différencier les couche d’infrastructures des couches de services d’exploitation ». Ainsi au delà de la simple fourniture de machines virtuelles, Openhost s’engage sur un positionnement central de partenaire (des entreprises) dans l’externalisation de leur système informatique.
Vous pouvez découvrir l’intégralité de l’article Channelnews juste ici.
Face à une demande grandissante de disponibilité des données, le clustering s’impose comme une réponse adaptée pour l’hébergement de serveurs.
En tant qu’expert de l’hébergement cloud, nous vous accompagnons dans vos projets d’amélioration de la disponibilité de vos services. Nos équipes sont là pour vous aider à :
Afin de fournir une disponibilité optimale de vos services, il est possible d’utiliser le principe de mise en cluster pour l’hébergement de serveurs. Il existe 2 approches :
Le failover cluster (ou cluster à basculement) permet d’assurer la haute disponibilité d’un service. Il est souvent utilisé avec des technologies comme les serveurs SQL, la virtualisation, etc…
Le failover cluster se base sur un principe actif/passif. Vous disposez de différents nœuds (ex : serveurs) assurant tous le même service. Un nœud est élu master, il reçoit et traite les requêtes (transaction SQL, …). Les autres nœuds sont en attente, ils ne répondent pas aux requêtes.
En cas de défaillance du nœud master, le service est basculé sur un nœud passif, qui devient alors un nouveau master, pour continuer à traiter les requêtes.
Prenons l’exemple d’un cluster à basculement SQL. Le service fourni est donc une base de données. Dans un fonctionnement normal (partie de gauche), le serveur en bleu assume le rôle actif du cluster. C’est ce dernier qui répond aux requêtes de l’utilisateur. Le second serveur, en gris, est alors passif.
En cas de problème sur le serveur actif (partie de droite), le serveur anciennement passif détecte le problème et devient à son tour actif. Il prend alors en charge les requêtes de l’utilisateur.
Du côté utilisateur, la panne et le basculement ont été totalement transparent. L’utilisateur continue d’utiliser sa base de données sans avoir besoin de se connecter à un serveur différent.
Le principal inconvénient du failover clustering est le fait qu’il n’y ait qu’un nœud actif à un moment donné et donc aucune répartition de la charge. Il y a donc un gaspillage de ressources.
Cependant, il existe des services qui ne peuvent être rendus hautement disponibles qu’avec du failover clustering. Par exemple, les serveurs SQL utilisent des techniques pour vérifier et assurer la cohérence et l’intégrité des données qui rendent impossible l’utilisation de plusieurs nœuds actifs en même temps.
Une autre solution pour assurer la haute disponibilité d’un service ou d’une application serait de répartir la charge sur plusieurs nœuds. En effet, si une défaillance survient sur un nœud sa charge et redistribué sur les nœuds restants. On parle alors de fonctionnement actif/actif.
Les différents nœuds du cluster fournissent toujours le même service comme dans le cas du failover. Cependant dans ce cas, tous les nœuds peuvent répondre et traiter les requêtes. Plusieurs métriques peuvent être utilisées pour répartir la charge en fonction des besoins de l’applications : l’utilisation CPU, la quantité de RAM, l’adresse IP cliente, …
Le seul prérequis à l’utilisation de cette technologie est la compatibilité avec l’application que vous souhaitez rendre hautement disponible. Par exemple : les serveurs SQL ne supportent pas la répartition de charge, la haute-disponibilité est effectué grâce au failover clustering. Au contraire les services Web (site web, api) sont particulièrement adaptés au mode de fonctionnement du load-balancing.
Prenons le cas d’un site web. Les utilisateurs se connectent à un site web (ex : site eCommerce, évenementiel, médias, sportifs, live, direct). La charge est répartie sur plusieurs serveurs pour pouvoir encaisser un fort trafic.
On constate que, même en cas de dysfonctionnement d’un serveur, le site web continue de fonctionner normalement. Le serveur non-fonctionnel ne participe plus au cluster et la charge est repartie sur les nœuds restants.
Le load-balancing, tout comme le failover clustering, permet d’assurer la haute-disponibilité d’un service donné. En plus de la haute-disponibilité, vous bénéficiez aussi de la répartition de charge, permettant une meilleure optimisation et rationalisation de vos ressources.
En effet, tous les nœuds travaillent de concert, vous n’avez pas de ressources en attente.
Lorsque cela est possible, il est préférable d’utiliser le mode de fonctionnement actif/actif. Vous bénéficiez de la haute-disponibilité ainsi que d’une répartition de charge. Vos ressources sont utilisées de manière optimale. De plus, l’évolutivité de votre solution est plus souple : il vous suffit de rajouter un nouveau nœud au cluster.
Au contraire dans le cas du failover clustering il vous faudrait augmenter les ressources physiques du serveur, une opération contraignante et généralement difficilement réversible.
Cependant, le failover clustering reste une solution adaptée, principalement lorsque le service n’est pas compatible avec le load-balancing (ex : serveurs SQL).
Lors de la conférence « Future of SharePoint » (San Francisco, mai 2016), Microsoft en a profité pour livrer la feuille de route de sa plateforme collaborative. Cette présentation se centre principalement autour d’une date clé : juin 2016, période durant laquelle la version finale de SharePoint sera disponible. Mais pas que, c’est également le moment durant lequel Microsoft lancera l’application iOS de SharePoint.
Afin de renforcer la stratégie « mobile first », nous savions déjà que SharePoint 2016 serait optimisé pour les mobiles. Le plus inattendu a été de savoir que les premiers à bénéficier de son application mobile seraient les smartphones et tablettes de marque Apple. Des versions pour Android et Windows 10 seront disponibles dans les mois à venir. Par ailleurs, Microsoft renouvelle l’utilisation de SharePoint sur mobile avec des applications et fonctions qui sortiront durant l’année, tout en incluant l’utilisation de OneDrive. Elle fonctionnera avec SharePoint Online et avec certaines versions de SharePoint Server.
SharePoint s’enrichit également de nombreuses fonctionnalités telles qu’une nouvelle ergonomie pour la page d’accueil, la simplification et l’amélioration du mode hybride, son Office « Graph » mais aussi son outils de e-learning permettant à son utilisateur de se faciliter l’accès aux données principales. En effet, c’est en s’appuyant sur les différentes informations collectées par l’outil Office Graph, doté d’une fonction d’auto-apprentissage, que l’application retrouvera et sélectionnera les personnes avec lesquelles l’utilisateur travaille le plus souvent et les dossiers les plus pertinents afin de les rendre plus simplement et rapidement accessibles. De plus, il pourra accéder aux bibliothèques de documents de SharePoint, mais bénéficiera aussi de suggestions utiles de documents qui ont été partagés avec lui.
Rappelons que SharePoint est une plateforme de gestion de contenus créée il y a 15 ans, et qui continue de se renforcer en proposant des mises à jour régulières. A ce jour, l’outil accompagne plus de 200 000 entreprises, 50 000 partenaires et environ un million de développeurs. Openhost et ses équipes vous accompagnent lors de l’installation et la mise en fonction de cette plateforme collaborative.
En tant que novice du logiciel collaboratif SharePoint, de nombreuses questions peuvent apparaître : Via quels terminaux pourrez-vous avoir accès à votre serveur SharePoint ? Quel type de documents pouvez-vous stocker sur ce serveur ? Y aurez-vous accès en mode hors connexion ? Découvrez dans cet article le fonctionnement d’une plateforme SharePoint 2016 hébergée chez Openhost !
Votre espace collaboratif est hébergé dans nos datacenters en France.Vous pouvez vous y connecter depuis n’importe quel endroit dans la mesure où vous avez un accès à Internet (ADSL, SDSL, Fibre Optique, Câble, GSM Data 2G,3G,4G, Wifi…). Vous devez posséder vos identifiants de connexion (Login/Password), sauf si vous avez défini des zones de votre SharePoint en mode « Accès Anonyme » (ex : portail Web).
Quasiment tous les terminaux sont supportés car SharePoint est principalement accessible avec un Navigateur Web (IE, FireFox, Chrome, Safari, etc.). Vous pouvez donc vous y connecter avec un ordinateur de type PC, Mac, Linux, les smartphones Iphone, Android, Windows Phone, les tablettes. Sachez d’ailleurs que l’outil SharePoint 2016 est doté d’une application pour iOS, Android et Windows Phone.
Il faut bien comprendre que votre espace collaboratif n’est pas un simple disque dur de stockage dans le Cloud. La gestion documentaire électronique fait partie de l’ADN de la plateforme SharePoint. Sur un même espace vous pourrez donc fédérer de multiples types de contenus. Pour n’en citer qu’une petite partie, vous pourrez gérer : des bibliothèques de documents, listes de contacts, calendriers, tâches, plannings de projets, banques d’images, demandes de congés, incidents, devis, contrats, commandes, indicateurs qualité, etc. C’est une véritable plateforme collaborative pour les entreprises !
Les bibliothèques de documents sont accessibles via :
– Un navigateur Web
– L’explorateur de fichier Windows ou tout explorateur de fichiers compatible WebDAV
– OneDrive Pro de Microsoft, service de stockage de fichiers en mode cloud (la prochaine version SharePoint 2016 sera d’ailleurs plus performante en termes d’intégration de SharePoint à OneDrive)
– La suite Office 2010/2013
– Outlook 2007/2013 (uniquement download)
Il existe plusieurs modes de synchronisation en fonction du terminal utilisé et/ou du type de contenu que vous voulez synchroniser : par exemple, un calendrier de projet n’est pas synchronisable selon les mêmes modalités qu’une bibliothèque de documents.Les processus de synchronisation standards sont les suivants :
Important
Cet article fait la promotion de SharePoint 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais SharePoint Online.
En savoir plus
La perte de temps liée à la recherche de documents dans le milieu professionnel est bien souvent minimisée. Et pourtant, celle-ci représente une durée importante dans le quotidien d’un collaborateur. Cette perte de temps a d’ailleurs été évaluée par le Cabinet Gandys et Ludsen en 2013 : 40 à 60 minutes de temps de travail serait perdu en moyenne par jour et par salarié et ce, à cause de la mauvaise gestion des documents, dans une entreprise de 20 salariés. Partant de cette estimation, le coût annuel serait assez important, puisque si nous prenons un coût moyen horaire de 16€ par salarié, la perte estimée annuelle serait alors d’environ 17 000€ pour une PME de cette taille.
Quelles pistes explorer pour réduire ce temps de recherche documentaire ?
Un outil de Gestion Electronique des Documents (GED) peut vous permettre de résoudre les soucis de stockage et classement de documents. Openhost a fait le choix de SharePoint 2016, plateforme disponible en SaaS, vous permettant de de consulter vos données en ligne depuis tous vos applicatifs, dans n’importe quel lieu et en temps réel.
Votre espace collaboratif SharePoint va vous permettre de centraliser et gérer les flux d’informations dans votre entreprise, au sein d’un service, entre les services et même avec vos clients : vous permettant ainsi de gagner en efficacité. Cet outil va contribuer à une bonne gestion des documents de votre entreprise et dans vos équipes respectives.
Pour beaucoup d’entreprises encore, les informations (fichiers Excel, Word…) sont éparpillées sur les postes des utilisateurs et s’échangent par mail… Avec SharePoint, vous pouvez héberger et stocker vos documents à un seul et même endroit et créez du versioning de documents quand un usager le modifie. La relecture, les approbations, les demandes de congé ou d’achat se font de manière plus fluide et cela contribue à la productivité interne.
Via SharePoint, vous pouvez définir les droits d’accès aux données aux utilisateurs de façon à ce que certaines données confidentielles ne soient accessibles qu’aux personnes concernées (rapport d’activité, tableaux de bord…). Ainsi, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs pour attribuer facilement des droits (Service RH, Commercial, Production, Administratif, Extranet Client, etc.). Suivez les modifications des documents : Qui, Quand, Quoi…
Afin d’automatiser les process, vous pouvez définir des chaînes d’approbation pour valider certains documents (devis, achat) ou formulaires (congés, prêt de matériel, etc.), vous pouvez ainsi créer des flux d’automatisation (workflows) pour les demandes de congé ou validation de notes de frais.
Les données de votre espace collaboratif intègrent, par défaut, une politique de sauvegarde hebdomadaire que vous pouvez étendre à une sauvegarde journalière. Vous pouvez aussi demander une exportation de vos données vers un espace de stockage tiers afin d’effectuer une sauvegarde externalisée. Ce qui fait que vos données seront dupliquées et redondées.
Notre infrastructure intégralement basée en France (Nantes & Paris), met en œuvre des équipements redondants au sein d’un même datacenter, mais également par l’utilisation de plusieurs datacenters géographiquement éloignés de façon à garantir une continuité de service. Appuyez-vous sur une équipe d’experts pour vous accompagner. Nos équipes d’avant-vente vous accompagnent dans la définition de vos attentes et de vos exigences (audit, architecture…) afin de vous proposer un chiffrage équilibré. Nos équipes techniques prennent le relais pour mettre en place la solution attendue (conception, paramétrage, supervision de votre serveur SharePoint).
Openhost est spécialiste depuis plusieurs années de l’outil Microsoft SharePoint et à ce titre, peut vous aider sur différentes phases du projet :
SharePoint 2016 est disponible chez Openhost, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur cette nouvelle plateforme. En attendant, vous pouvez découvrir les nouvelles fonctionnalités SharePoint 2016.
