10 choses à savoir avant de passer à Office 365 !

La suite Office 365, disponible depuis 2011, est très différente des anciens packs Microsoft Office. Cependant une grande majorité d’entreprises ne saisissent pas encore à quel point O365 révolutionne la gestion des services IT. Pour beaucoup la différence se situe principalement dans le fait qu’Office 365 se prend sous forme d’abonnement. Microsoft Office 365 va beaucoup plus loin en combinant une suite complète de services : messagerie professionnelle, stockage sécurisé, outils de collaboration, bureautique, services de sécurité, visio-conférence et même téléphonie…

Pour bien comprendre jusqu’où peut aller cette nouvelle version de services Cloud, voici 10 choses à connaitre avant de migrer vers Office 365 !

1. Office 365 Admin & MyOffice365

Les services Cloud sont désormais bien plus répandus et facilitent la vie de nombreuses entreprises qui n’ont plus à se préoccuper des aspects matériels ou de petits tracas inutiles. Cependant lorsque que vous souscrivez à un service Cloud en mode SaaS, une certaine impression de perte de contrôle peut surgir… Et elle est fondée ! Il s’avère essentiel de pouvoir monitorer et garder une part de contrôle sur les services fournis à vos utilisateurs afin qu’ils puissent pleinement les exploiter.

Le centre d’administration Office 365 est généralement le premier endroit à checker pour vérifier l’intégrité du service, de l’état des licences et de la configuration utilisateur. Notre service d’intégration et accompagnement MyOffice365 vous permet de superviser vos services Office 365 au plus près des utilisateurs pour prévenir les problèmes de disponibilité. En collectant plus de données sur l’utilisation des licences Office 365 par vos utilisateurs, vous obtenez une meilleure compréhension des usages pour optimiser votre investissement et ainsi apporter des preuves concrètes du bien fondé de cette décision à votre direction.

Lorsque le centre d’administration Office 365 n’est pas suffisant pour vous permettre de contrôler les comptes d’utilisateurs et les opérations de modification en bloc, il est bien évidemment possible de passer par nos ingénieurs certifiés. Ces interventions peuvent se faire dans le cadre de notre service MyOffice365, à la carte ou format de forfait infogérance en fonction des besoins de votre entreprise.

Le panneau d'administration Office 365 Admin center


Pour les administrateurs système les plus mobiles, Microsoft a prévu une application Office 365 Admin est disponible pour les téléphones Android et iPhone. Bien que ses fonctionnalités soient évidemment limitées, l’application O365 Admin vous permettra d’apporter quelques modification sur la configuration et la synchronisation des environnements Office 365 gérés.

L’application Office 365 Admin App vous permet de suivre certains indicateurs clés sur la disponibilité de vos services O365

MyOffice365

 

2. Les nouvelles fonctionnalités et mises à jour périodiques

Nombreux sont ceux qui redoutent encore les mises à jour, Office 365 fait désormais parti des très bons élèves avec un service toujours à jour et très stable ! Vos utilisateurs peuvent ainsi exploiter les toutes dernières nouveautés des composants Office 365 dès qu’ils sortent.

Cependant toutes les organisations ne sont pas au même niveau de maturité digitale. Vous pouvez donc gérer le déploiement des mises à jour en précisant si vous souhaitez ou non faire partie des premières organisations à les obtenir. Une organisation peut donc faire le choix de relâcher ou non les mises à jour « Early » à l’organisation entière, ou relâchez les mises à jour à un groupe d’utilisateurs spécifique.

En règle générale, le personnel informatique est désigné comme le premier groupe à bénéficier des nouvelles fonctionnalités. Sachez que notre offre MyOffice365 comprend un module de formation en ligne Office 365 afin d’accompagner vos utilisateurs de manière quotidienne à exploiter les services et s’approprier progressivement toutes ces nouveautés !

3. Suivez le bon chemin avec la Roadmap !

Par le passé Microsoft ne s’est malheureusement pas montré très bon élève sur sa communication autour des mises à niveau et évolutions de ses services… Mais les leçons des erreurs du passé ont apporté du renouveau chez le géant MS ! Désormais beaucoup plus enclin à communiquer et interagir avec les administrateurs systèmes, Microsoft publie plus de contenus autour des évolutions de ses services SaaS.

Roadmap des évolutions et migration Skype for Business 2019 vers Teams pour Office 365
Extrait de la roadmap de migration Skype for Business vers Teams présenté par Microsoft

Tout comme un roadtrip dans l’univers IT, suivre les Roadmap officielles pour Office 365 vous permettra de bien comprendre comment votre entreprise peut s’adapter pour la suite. Ainsi vous pourrez rester à jour avec tous les déploiements passés, actuels et en développement de l’environnement Office 365.

Visitez http://Roadmap.office365.com pour voir ce qui arrivera très bientôt !

4. Office 365 ActiveSync vs. Mobile Device Management (MDM)

ActiveSync Exchange est toujours la méthode la plus courante de connexion d’appareils mobiles pour Exchange Online. Et ceci pour une simple et bonne raison : il offre une myriade de contrôles pour l’administrateur. Contrairement à la croyance populaire, ActiveSync avec Exchange Online correspond aux contrôles et aux politiques les plus stricts des suites de gestion d’appareils mobiles tiers, et couvre les appareils depuis les appareils IOS d’Apple, Android, les téléphones Windows, et prend même toujours en charge BlackBerry et Symbian… Avec plus de 60 stratégies et paramètres configurables, ActiveSync seul permet à une organisation de gérer leurs stratégies «Bring Your Own Devices» (BYOD).

Mobile Device Management Office 365 pour gérer la politique de sécurité des appareils mobiles

Mobile Device Management va bien au-delà du simple contrôle de messagerie sur les appareils mobiles et apporte une plate-forme de gestion des applications mobiles complète pour un administrateur.

La gestion des appareils mobiles, d’autre part, élargit les fonctionnalités d’Exchange ActiveSync et fournit une étape supplémentaire dans la gestion des applications sur les appareils. La possibilité de mettre en conteneur ou de placer des applications en « sandbox » est particulièrement utile pour appliquer un contrôle d’entreprise dans une stratégie BYOD.

5. Multi-Factor Authentication

Comme nous l’avons souligné au début de cet article, Office 365 Entreprise et Business va bien au-delà de la simple suite d’applications de collaboration. En effet des services de sécurité et protection des données sont inclus et permettent à une entreprise de se prémunir face à un grand nombre de cybermenaces. Une fonctionnalité particulièrement efficace pour protéger les accès est la double authentification ou authentification multi-facteurs (MFA).  

Authentification Multi facteurs Office 365 protection des accès MFA

L’authentification multifacteurs permet de contrôler l’authentification en croisant une protection d’accès classique (comme leur mot de passe), et un appareil que l’utilisateur possède (comme leur smartphone). Au minimum, nous recommandons aux administrateurs d’avoir cette fonction pour verrouiller leur environnement de travail. En exploitant le portail Azure Single Sign-on, l’authentification multifactorielle peut s’étendre à des applications locales et autres, telles que DocuSign, DropBox for Business, Dynamics CRM, Google Apps, LinkedIn, etc.

6. Azure Single Sign-On

En parlant d’Azure Single Sign-On, savez-vous à quel point il peut simplifier la vie de vos utilisateurs ? Le portail Azure SSO donne la possibilité à l’utilisateur d’utiliser ses identifiants Office 365 pour lancer tout une multitude d’applications qui prennent en charge les protocoles SAML, WS-Federation ou Open ID Connect. Pour en savoir plus contactez notre équipe qui se fera un plaisir de vous expliquer comment Azure SSO peut fonctionner pour votre organisation.

Azure SSO Single Sign on pour authentification simplifiée des utilisateurs sur O365

7. Azure Rights Management (ARM)

Une autre fonctionnalité d’Office 365 dédié à la sécurité qui est sous-utilisée est Azure Rights Management ou ARM. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas forcément activée et doit être configurée.

ARM vous permettra d’améliorer la sécurité de vos fichiers et dossiers dans OneDrive mais aussi sécuriser les fichiers sur votre propre bureau en mode hors connexion. La protection s’étend au travers des différentes suites Office qui l’ont déjà intégré pour verrouiller la sécurité sur les documents, que ce soit un document Word contenant des mots de passe sécurisés ou une base de données financière Excel ou Access.

Exemple de message protégé sur Outllook grâce à Azure Rights Management ARM pour Office 365

Avec Azure Rights Management, vous pouvez créer des règles de messagerie pour activer Microsoft Message Encryption, où les e-mails peuvent être envoyés avec des informations sécurisées en toute sécurité à un destinataire. Ce destinataire devra alors utiliser obligatoirement soit un compte de connexion, soit un code d’accès unique. Azure Rights Management remplace la nécessité de disposer d’une infrastructure de gestion des droits d’informations sur plusieurs serveurs dans votre propre système d’informations.

8. Un environnement complet avec votre téléphonie sur Office 365

Votre PBX est en fin de vie ou sa maintenance vous coûte trop chère ? Sachez que différentes solutions existent afin de profiter de votre téléphonie d’entreprise directement au travers des offres Office 365 Entreprise et Business. Pour vous orienter vers la solution la plus adaptée à votre organisation, il est très important de prendre en compte les usages de vos utilisateurs. Afin de comprendre les différentes possibilités disponibles, vous pouvez consulter notre article Migrer votre téléphonie vers Office 365.

Microsoft Teams intègre désormais les appels Phone System Cloud PBX sur Office 365

Si votre système téléphonique PABX actuel offre des fonctionnalités uniques que vous souhaitez conserver ou que vous bénéficiez de forfaits téléphoniques très avantageux auprès d’un opérateur, vous pouvez aussi déployer une infrastructure Teams Direct Routing. Il sera possible, plus tard, mettre en place un mode hybride et basculer certains utilisateurs sur Office 365 si vous le souhaitez.

Notre expertise sur les technologies Microsoft & Office 365 ainsi que sur les infrastructures de téléphonie IP vous permettra de bénéficier des meilleurs solutions modernes Cloud PBX.

9. La protection des données sous Office 365

Alors que de nombreuses entreprises hésitent encore à commencer à déplacer leurs e-mails et documents vers les services Cloud de Microsoft, il est important de rappeler certaines choses pas forcément évidentes à entendre. Dans la majorité des cas, Office 365 est bien plus sûr que les infrastructures existantes du point de vue des règles de sécurité. De plus le vieillissement des services Exchange on-premise et serveur de fichiers n’aident pas : mises à jour absentes suite à des configurations un peu « hasardeuses », matériel obsolète, manque de performance, difficulté de cartographier précisément toutes les sources de données, etc.

Couches de sécurité et protection des données pour Office 365 par Microsoft France
Ce graphe représente les 3 principales couches de protection des données mises en place par Microsoft pour Office 365

Office 365 dépasse les normes de conformité dans de nombreux secteurs que ce soit gouvernemental ou de la santé par exemple. Il est certain que pour ne pas entraver son avenir, Microsoft applique logiquement des politiques de sécurité parmi les plus strictes (physiques et logiques).

Vous pouvez comparer Office 365 aux calculs actuels de disponibilité sur vos services on-premise mais sachez qu’en termes de disponibilité de service, Office 365 offre 99,99% de temps de fonctionnement tout au long de l’année. Cela équivaut donc à seulement 52 minutes et 35 secondes de perte de service par an…

10. Delve Analytics pour Office 365

Disponible depuis peu, Microsoft nous a surpris avec Delve, un outil qui jusqu’à ce jour est pour la plupart des utilisateurs un mystère total… Delve est en fait un moteur de recherche Office 365 qui fournit des recherches rapides et pertinentes sur tout votre contenu stocké dans Office 365 ainsi que les interactions sociales au sein de l’organisation.

Capture d'écran exemple Delve Analytics pour un tenant Office 365

Basé sur le puissant Office Graph Engine, qui est le moteur œuvrant pour Yammer, Delve affiche le contenu qui pourrait être le plus pertinent pour chaque individu en fonction de ce qu’ils font déjà dans SharePoint, Exchange, ou OneDrive pour les entreprises. Bien exploité, Delve permet d’améliorer grandement la recherche d’informations et le partage en entreprise.

Votre projet de migration vers Office 365 est en phase de réflexion ? Nous vous invitons à contacter notre équipe afin de passer en revue les différentes options qui s’offrent à votre entreprise.

Vous pourrez ainsi éviter les principales erreurs commises par les entreprises lors de leur projet de migration Office 365 !

Migration Office 365

 

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