10 raisons pour externaliser sa messagerie Hosted Exchange 2016 in Cloud

Pourquoi choisir une messagerie Exchange Cloud hébergée ? Il existe de multiples raisons et nous en avons sélectionné 10 pour vous aider à comprendre les bénéfices de l’externalisation de messagerie pour votre entreprise. Réduire vos coûts sans investir, utiliser des applicatifs toujours disponibles et sécurisés, disposer des toutes dernières nouveautés, améliorer l’efficacité de vos équipes… Découvrez en détail les 10 avantages d’une solution mail Exchange 2016 !

Offres Exchange 2016

1. Augmentez la productivité de vos collaborateurs

Sans investir, vous serez à même d’utiliser des applications puissantes en haute disponibilité et sécurisées pour améliorer votre efficacité et celle de vos collaborateurs. En allant au-delà du simple échange de courriers électroniques et en ajoutant à votre messagerie des fonctions collaboratives :

  • Partage de calendriers
  • Planification et délégation de tâches
  • Centralisation des contacts
  • Accès 24/24 à votre messagerie webmail Exchange

Vous réduirez ainsi les pertes de temps et augmenterez donc la productivité de vos collaborateurs pour le plus grand plaisir de tous ! Perdre du temps sur des tâches sans valeur ajoutée n’est jamais particulièrement motivant…

Mobilité et collaboration avec Hosted Exchange 2016Certains collaborateurs de l’entreprise se déplacent souvent :  grâce aux différents modes d’accès nomades la consultation des informations contenues dans la messagerie se fait facilement depuis n’importe quel PC connecté à Internet soit depuis un smartphone (iPhone, HTC, Nokia, ASUS, Sony Ericsson, Samsung,…) sous Android ou iOS ou encore depuis toutes tablettes (Ipad, Galaxy Notes, Microsoft Surface,…).

2. Gagnez du temps avec Hosted Exchange 2016

Avec les calendriers partagés Outlook, il est enfin très facile d’organiser une réunion en vérifiant la disponibilité de chaque participant. Il est également possible de gérer la réservation d’une salle de réunion, d’un vidéo projecteur, d’une voiture de service…

Quel que soit votre terminal de consultation (votre PC avec Outlook, votre Smartphone, ou via Internet avec Outlook Web Access), vous retrouvez facilement et rapidement tous vos contacts dans vos carnets d’adresses personnels et partagés.

3. Évitez les problèmes de configuration Exchange

Fini les problèmes lors des procédures d’installation ou de mise à jour, lors de la maintenance ou des pannes puisque les serveurs sont sous notre responsabilité et sont installés dans des environnements haute disponibilité.

La majorité des entreprises se retrouve avec une configuration Exchange par défaut en raison d’un réel manque de temps et d’expertise sur le sujet pour mettre en place une solution personnalisée. Avec une solution Hosted Exchange, vos besoins sont définis de façon précise et peuvent évoluer facilement au fil du temps.  Le paramétrage de fonctionnalités comme OWA (Outlook Web Access) ou la configuration Exchange Android / iOS ne vous poseront plus aucun problème !

Un audit serveur Exchange est aussi une solution à envisager avant d’attaquer des modifications sur votre infrastructure afin de cibler les points prioritaires. De plus les nombreuses ressources de support vous permettent de bénéficier d’un réel accompagnement et en cas de besoin, un technicien est toujours présent pour vous.

4. Développer le partage d’informations

Les collaborateurs de l’entreprise pourront ainsi travailler plus simplement ensemble en utilisant :

  • Des courriers électroniques,
  • Des contacts professionnels,
  • Les calendriers de travail,

Partage fichiers et mails Exchange en entreprise sur Hosted Exchange 2016Ils peuvent ainsi facilement être mis en commun sans empiéter sur la vie privée, puisque il est toujours possible de choisir ce qui doit être partagé ou non (rendez-vous, contacts et mails perso…). La solution hosted exchange permet de plus une migration mails et fichiers associés de façon simplifiée.

5. Réduire les coûts de fonctionnement de votre messagerie professionnelle

Pour aborder la problématique de réduction des coûts, il est nécessaire d’avoir déjà une idée assez précise de ce que représentent les coûts d’investissements, les coûts d’exploitation et les coûts de non fonctionnement (équivalent à de la perte de production et donc comptant comme des pertes financières pour votre entreprise si le service de messagerie ne fonctionne plus de manière temporaire).

Le coût d’investissement comprend :

  • Achat des ordinateurs (serveurs)
  • Systèmes d’exploitation et les logiciels (licences)
  • Systèmes de sauvegarde et backup Exchange
  • Onduleur avec batterie en cas de coupure de courant

Le coût d’exploitation comprend :

  • Le temps « homme » passé par une personne de l’entreprise pour s’assurer du bon fonctionnement, pour anticiper les problèmes potentiels (analyse des journaux d’évènements), pour répondre aux questions des utilisateurs, pour vérifier que le système est sécurisé et être à même de remettre « en route » en cas de crash ou de sinistre (incendie, dégâts des eaux, vols).
  • Facture d’électricité et de climatisation, qui parfois n’est pas négligeable.
  • En fonction des contrats, il faut intégrer l’installation des mises à jour des logiciels ou des ordinateurs si la configuration initiale n’est pas suffisante pour absorber la montée en charge.

Une solution Cloud Hosted Exchange vous permet de sensiblement réduire ces différents postes d’investissement pour votre entreprise et de dégager plus de temps à votre DSI ou responsable informatique pour faire avancer des projets plus importants. En termes de transfert des données, notre solution Hosted Exchange inclut la migration Exchange 2016 depuis n’importe quel service de messagerie (Lotus, Zimbra, Gmail, Thunderbird,…).

Hosted Exchange Cloud pour faciliter configuration comptes mails Exchange Android iOS

Si vous êtes DSI (Directeur du Système d’Informations) :

Vous pouvez facilement penser que vous n’avez aucun intérêt à vous orienter vers ce type de service, puisque vous risqueriez, à terme, de menacer votre propre rôle dans l’entreprise. Cette question beaucoup de DSI ou d’administrateurs informatiques se la posent et peu de réponses sont données. En pratique voilà ce qui se passe chez nos clients actuels qui ont choisi, avec l’aide de leur DSI, de mettre en place une solution de messagerie Exchange hébergée. Déchargé d’une part non négligeable de tâches chronophages, votre DSI pourra donc désormais se focaliser sur des missions plus importantes afin d’améliorer la productivité de l’entreprise, sa sécurité et de favoriser l’innovation en interne. C’est souvent à cette occasion que l’entreprise fait un bond en avant, car son DSI peut enfin travailler sur de véritables problématiques !

Petite anecdote intéressante : Un de nos clients nous a fait remarquer que selon lui, aujourd’hui, gérer l’intégralité de son informatique reviendrait à assurer lui-même l’entretien et le dépannage des véhicules de service de son entreprise. Pourtant, ce n’est pas le cas, l’entreprise a souscrit un contrat d’entretien personnalisé avec un garagiste. Un responsable des services généraux est là pour veiller à ce que les contrats soient respectés, que les véhicules inutilisés soient rendus et que les véhicules sélectionnés correspondent aux besoins de l’entreprise. Pourtant l’informatique est complexe à gérer car l’évolution des usages et solutions vont souvent beaucoup plus vite que l’adaptation de l’entreprise et en parallèle son dysfonctionnement peut s’avérer bien plus catastrophique car il peut impacter toute l’entreprise…

6. Une messagerie évolutive

Un système de messagerie Exchange peut globalement s’adapter aux besoins d’entreprises de toute taille. Notre architecture multisite nous permet de vous offrir un service de travail collaboratif de n’importe où, que vous ayez un ou plusieurs sites en France ou à l’étranger. Vous pouvez démarrer l’hébergement avec quelques boîtes et évoluer petit à petit pour atteindre plusieurs dizaines ou milliers de boîtes mails.

La facturation de nos services est mensuelle et au prorata des comptes utilisés, vous ne payez donc uniquement que ce que vous avez utilisé le mois précédent. Une offre de messagerie Exchange sur mesure !

7.  Restez libre, aucun engagement !

Si vous changez d’avis et souhaitez revenir en arrière, l’ensemble de vos données vous sera restituer dans les plus brefs délais. Nous pouvons également vous épauler en détachant un de nos techniciens ou ingénieurs chez vous pour réaliser ce retour. Chez Openhost, nous n’imposons aucun engagement de durée pour nos clients. Nous considérons que chacun de nos clients doit être entièrement satisfait de notre service de messagerie Exchange, c’est ça un véritable service client premium !

8. Accédez à votre messagerie Exchange à tout moment avec votre webmail

Grâce à la synchronisation et l’interconnexion Exchange de messagerie avec vos sites distants, vous avez un accès 24/24 à toutes vos informations mails. Peu importe le lieu ou le support de connexion, une simple connexion internet vous permettra de toujours restez en contact :

  • Depuis votre bureau avec Outlook : l’ensemble de vos données sera synchronisé avec le client de messagerie Outlook Exchange directement installé sur vos postes informatiques ou sur smartphones, tablettes.
  • Depuis un poste informatique connecté à Internet (cybercafé, chez un client ou de chez vous) avec Outlook Web Access (OWA). Une connexion sécurisée et cryptée associée à une double authentification assure une protection complète de vos informations mails.
  • Depuis votre smartphone avec ActiveSync, vous recevez les objets sélectionnés dans votre messagerie en temps réel. Vous gérer vos mails comme sur PC (lecture, suppression, classement, réponse…). Profitez dès maintenant d’une synchronisation totale entre tous vos appareils de travail !

9. Aucune perte de données avec un archivage Exchange (RGPD me voilà !)

backup messagerie hosted Exchange Cloud avec sauvegarde et archivage Notre environnement de production intègre une solution de sauvegarde et backup de données avec délais de restauration minimum qui coûte généralement trop cher à investir pour une entreprise en dehors de l’IT.  Si vous endommagez votre disque dur, si vous vous faîtes voler votre ordinateur, vos données sont toujours sur notre serveur et vos pouvez toujours y accéder instantanément via votre smartphone ou via Outlook Web Access (via un PC connecté sur Internet).

Nos solutions de rétention des données et de recherche des informations vous permettront de faire face aux exigences de conformité de la RGPD. 

10.  Une entreprise plus efficace au quotidien

En utilisant nos services hébergés, et quel que soit la taille de votre entreprise, TPE, PME, Grand Groupe, vous avez l’esprit libre pour vous consacrer à votre métier et ainsi vous décharger des tâches répétitives d’exploitation d’une messagerie. Vous profitez d’un service performant, disponible et évolutif sur lequel vous reposez tout en vous concentrant sur votre coeur de métier !

Cet article a exposé les avantages majeurs d’une messagerie Hosted Exchange 2016. Ces informations ont été tirées des questions les plus fréquemment posées par la plupart des entreprises en plein comparatif des logiciels de messagerie professionnelle. Si vous avez besoin d’informations supplémentaires n’hésitez pas à contacter directement notre équipe.

Messagerie Exchange 2016

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