Email pro : Quelle solution de messagerie professionnelle choisir ?

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Cet article fait la promotion d’Exchange 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais Exchange Online.

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Pour représenter votre entreprise de manière sérieuse, une adresse mail professionnelle est essentielle. Encore trop nombreuses sont les sociétés qui ne bénéficient pas d’une boite mail professionnelle avec une adresse de type gmail, yahoo, hotmail… La première impression est clé, pour éviter d’ébranler la confiance de vos futurs clients nous vous présentons les solutions de messagerie professionnelles sécurisées. Découvrez comment choisir votre future solution de messagerie d’entreprise !

Votre messagerie pro : un outil pour votre entreprise

Une messagerie professionnelle est aujourd’hui très facilement accessible même pour une entreprise qui n’en est qu’à ses débuts. Notre solution de messagerie Exchange vous offre toutes les fonctionnalités nécessaires à une gestion efficace et sécurisée de vos mails.

Le nom de domaine inclus dans nos offres vous permet donc d’associer une image de marque à un outil de collaboration essentiel pour votre entreprise. Votre messagerie Exchange peut contenir autant de comptes que nécessaire pour toutes vos équipes. Vous pouvez ainsi créer des boites mails pour chaque salariés (j.dupont@votreentreprise.com) et par service (achats@votreentreprise.com) selon vos besoins.

Les alias de messagerie mail professionnelle

Votre adresse mail professionnelle se compose de votre nom de domaine (généralement le même que votre site web professionnel) et d’un suffixe qui détermine le compte désigné Par exemple pour l’adresse comptabilite@societe.com, l’alias est « comptabilite ». Vous pouvez disposer d’autant d’alias que souhaité et plusieurs alias peuvent désigné une même messagerie Exchange.

Prenons par exemple le cas où une de vos équipes possèdent un compte de messagerie commun où les mails des collaborateurs arrivent, par exemple service-interne@oh.com. Un seul alias renvoie donc tous les mails vers de multiples comptes de messagerie.

Vous pouvez aussi décider d’avoir un alias pour un certain collaborateur, dans le cadre de l’adresse mail comptabilite@societe.com, vous pouvez rattacher l’alias à la messagerie Exchange de h.henri@societe.com qui est le comptable de la société par exemple.

Openhost vous propose un nombre illimité d’alias de messagerie. Il vous sera donc possible de créer autant de nom de service que souhaité sans pour autant avoir besoin de gérer un trop grand nombre d’adresses mails.

Les différentes offres de messagerie d’entreprise

Au-delà du prix, pour comparer plusieurs offres de messagerie pro, il est nécessaire de tenir compte de multiples critères : fonctionnalités, sécurité, infrastructure serveur (niveau de disponibilité) et services client.

Exchange 2016 Classic : L’offre de messagerie la moins chère du marché !

Cette offre Exchange Classic vous permet d’accéder à une messagerie professionnelle à bas coût proposant les fonctionnalités basique d’un client mail. Sur vos adresses mails, vous pourrez rediriger vos mails vers des alias en illimité de manière automatique. Chaque boite aux lettres dispose de 10Go d’espace de stockage pour les mails. Une boite mail d’archivage avec un espace supplémentaire est aussi rattachable en cas de besoin. Concernant les pièces jointes des mails, la taille maximale est de 10 Mo pour un envoi depuis la boite mail, au-delà certains services en ligne vous permettent d’échanger vos fichiers joints plus volumineux.

Cette solution de messagerie entreprise est compatible avec votre application Outlook, le célèbre logiciel de messagerie Microsoft ainsi que d’autres clients de messagerie compatible Exchange. La consultation de vos mails Exchange sur smartphone (iOS, Android, Blackberry et Windows Phone) est aussi possible grâce au webmail Outlook Web Access OWA.

Exchange 2016 Silver : La messagerie collaborative professionnelle

Cette seconde solution de messagerie professionnelle Outlook Exchange vous propose un panel de fonctionnalités collaboratives plus large. Pour certaines organisations une telle offre est nécessaire étant donné l’importance clé que prend la communication réalisée par mail. La personnalisation de votre messagerie d’entreprise est possible avec la mise en place d’un nom de domaine spécifique et le lien à votre site web si besoin. Exchange Silver vous permettra d’accéder à la gestion de contacts, de calendriers et de documents en quelques manipulations seulement. La synchronisation intégrée de toutes vos données de messagerie vous permettra de pouvoir accéder pleinement à votre messagerie même en déplacement.

Côté stockage on retrouve 50Go pour tous vos fichiers et mails professionnels. Les pièces jointes sont limitées à 50Mo mais un service en ligne Opendrop vous est fourni afin de pouvoir distribuer en toute sécurité tous vos documents sans limite. Les éléments supprimés de votre corbeille seront sauvegardés durant 14 jours avant d’être définitivement effacés.

Exchange 2016 Gold : Une messagerie avec stockage illimité et communications unifiées !

L’offre de service de messagerie Exchange la plus complète !

Grâce à la messagerie Exchange 2016 Gold, vous aurez accès à tous les services possibles : communication VoIP avec Skype Entreprise, synchronisation jusqu’à 5 devices par utilisateur, organisation de réunions de manière automatique, disponibilités en ligne des salles de réunion, partage de fichiers avec SharePoint, gestion multi-domaine, etc…

Vous pourrez donc travailler efficacement tout en collaborant facilement avec vos collègues en partageant vos calendriers, vos dossiers de fichiers ou encore assigner des tâches directement depuis Outlook.

Protection de vos données de messagerie professionnelle

La messagerie Exchange 2016 propose de nombreuses fonctionnalités de sécurité permettant de protéger vos données professionnelles. La fonctionnalité DLP Exchange (Data Leak protection ou Protection contre la perte de données) vous permettra de définir des informations critiques qui ne doivent pas sortir hors de l’entreprise. Le système DLP sur messagerie avertira l’utilisateur dès lors qu’il tentera de transmettre un certain type d’informations (codes bancaires, documents annotés confidentiels,) et pourra même lui interdire d’envoyer ce message en fonction du paramétrage en place. Une notification à l’administrateur pourra aussi être envoyée.

Anti-spam & Backup pour vos mails professionnels

Un système antispam et antivirus est mis en place sur tous les serveurs de messagerie pour bloquer les courriers indésirables et autres malwares.  Un récapitulatif des mails bloqués vous sera transmis de manière périodique (quotidien ou hebdomadaire à définir) et vous permettra de bloquer ou autoriser un expéditeur. Les protocoles email utilisés peuvent être POP, IMAP ou SMTP en fonction des besoins et contraintes de votre entreprise.

En termes de sauvegarde, un backup régulier est réalisé afin d’éviter toutes pertes de données non intentionnelles ou malveillantes. En cas de mauvaise manipulation, vous aurez donc accès à une copie complète de vos mails. La sauvegarde du serveur de messagerie peut être réalisé tous les jours voire toutes les heures selon votre projet d’entreprise.

Votre messagerie mail professionnel en France

Tous nos serveurs sont hébergés en France sur nos datacenters à Nantes et Paris. À ce jour, la solution Exchange 2016 de Microsoft est une des messageries les plus performantes pour les entreprises. Les fonctionnalités offertes par cette solution mail professionnelle vous apportera un haut niveau de collaboration et de productivité pour votre entreprise !

Alors, quelle messagerie professionnelle choisir ?

La réponse dépend bein évidemment largement des besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. Sachez que chez Openhost vous avez la possibilité de prendre différents types d’offres en parallèle, par exemple prendre des messageries Exchange Silver pour tous les employés et des boites mails Exchange Gold pour tous les cadres administratifs. Vous pouvez de plus évoluer d’une solution à l’autre à tout moment car vous n’avez aucun engagement sur la durée.

Notre équipe vous accompagne dans la migration de votre messagerie pro pour réaliser un transfert des boites mails transparent pour vos utilisateurs et sans perte de données.