Généralement les entreprises qui migrent vers le Cloud commencent par migrer leur messagerie professionnelle Exchange. Satya Nadella, CEO Microsoft, l’a d’ailleurs clairement exprimé : « Office 365 is the new Exchange and will cannibalize the other ». En effet il est certain qu’à terme la majorité des entreprises auront externalisé leurs messageries professionnelles et Microsoft pousse fortement à migrer vers Office 365. Cette comparaison entre Exchange et Office 365 rappelle les premiers mouvements d’externalisation il y a une vingtaine d’années. Exchange était alors un des premiers gros services de Microsoft orienté uniquement vers les entreprises et posait les bases d’un ensemble de services futurs à construire pour les entreprises. Par la suite de multiples solutions ont vu le jour : SharePoint server, Skype for Business Server, etc.
Office 365 suit donc le même mouvement avec une première externalisation de la messagerie vers Exchange Online avant de se tourner pleinement vers l’univers O365. Le fait d’avoir un abonnement donnant un accès complet à tout un ensemble d’applications est un avantage majeur pour Office 365, il serait donc dommage de ne pas en profiter ! Toutes décisions de migration vers Office 365 devrait donc prendre en compte tous les avantages de cet univers pour les différents services de l’entreprise afin d’en tirer pleinement parti.
SharePoint est une plateforme de gestion de ressources numériques pouvant prendre plusieurs formes : intranet, extranet ou encore site d’équipe. Les objectifs d’un tel service sont multiples : améliorer la communication interne/externe, développer un workflow de gestion plus précis, assurer le suivi des projets, partager des ressources, etc. Les intégrations SharePoint et API tierces permettent désormais de mettre en place un ensemble de workflows et de formulaires pour construire un intranet complet. Bien entendu SharePoint n’est pas encore à la portée de tous et demande quelques connaissances de base, ce qui nécessite généralement l’intervention d’experts pour mettre en place un résultat qui correspond complètement au projet initial. Les modules de base permettent cependant d’exploiter simplement un certain nombre de fonctionnalités telles que les bibliothèques de documents, la gestion de planning, le stockage et partage de ressources, les formulaires de saisie, etc. SharePoint Online apporte donc de multiples opportunités pour l’organisation managériale des PME sur Office 365.
Célèbre logiciel de communication grand public, Microsoft a racheté ce service il y a quelques années pour enrichir son ancien client de communication Lync Server. De nombreuses nouvelles fonctionnalités ont donc progressivement amélioré ce service qui est aujourd’hui un des meilleurs logiciels de communication unifiée. De manière basique vous pourrez donc accéder à la messagerie instantanée pour discuter et partager des fichiers, réaliser des appels audio-vidéo entre utilisateurs Skype Entreprise ou Skype grand public ou encore réaliser des conférences audio-vidéo accessibles même juste avec un simple téléphone fixe. Mais les évolutions de Skype for Business permettent aux PME souhaitant exploiter Office 365 d’aller encore plus loin : partager votre bureau avec prise en main à distance pour réaliser des présentations voir réaliser une intervention à distance, utiliser un système complet de téléphonie Office 365 pour passer et recevoir des appels vers fixes et mobiles partout dans le monde. Les applications Skype Entreprise sont disponibles sur bureau, online en SaaS ou encore sur mobiles et tablettes Android ou iOS.
L’interface fluide et simplifiée du service Skype Entreprise permet une rapide prise en main de l’outil afin d’en exploiter toutes les facettes. En passant par une offre tout en un Office 365 Entreprise, une PME peut donc rapidement mettre en place tout un environnement de collaboration avec téléphonie intégrée. Il est possible de passer par des forfaits téléphoniques Microsoft qui donnent accès à un certain nombre de minutes nationales ou internationales. Nous proposons aussi la possibilité d’intégrer la téléphonie Office 365 en passant par des forfaits autres que ceux de Microsoft grâce au « Teams Direct Routing », une offre unique en France qui pallie à certains manques de la téléphonie IP.
La téléphonie professionnelle est un point sensible du budget pour les PME car les forfaits sont généralement chers et les solutions de téléphonie IP du marché propose trop peu de fonctionnalités et d’intégrations. Skype Entreprise avec Office 365 permet donc aux PME de bénéficier d’une excellente solution de communication unifiée avec intégration de téléphonie IP.
Teams est la nouvelle plateforme de collaboration Office 365 qui apporte une interface unique plus design et moderne pour exploiter les services O365. Présenté comme un concurrent de Slack la célèbre application de collaboration professionnelle, l’équipe de Teams s’est bien évidemment largement inspiré du design moderne que l’on retrouve dans la majorité des réseaux sociaux publics. On y retrouve donc des fils de discussions et la notion d’équipes avec chacune un espace spécifique. Vous pourrez ainsi dialoguer de manière plus détendue en échangeant gifs et autres stickers pour imager vos propos mais aussi stocker et partager des fichiers professionnels en permettant à vos collaborateurs de les modifier directement sur Teams.
Au-delà de l’aspect moderne et intuitif de Teams, Microsoft a souhaité y intégrer les différents services clés de l’environnement Office 365. Teams est en fait une couche graphique de collaboration où tous les principaux services sont réunis. Derrière la plateforme Teams ce sont donc SharePoint, OneDrive, Skype ou encore OneDrive qui tournent pour vous offrir les meilleures fonctionnalités et tout un ensemble d’intégrations avec d’autres services : CRM avec Salesforce, Marketing avec Mailchimp, etc.
La force de Teams réside donc dans l’exploitation des différents services qui vous permettront de travailler depuis une unique plateforme tout en profitant de tout l’univers Office 365. Teams est inclus dans toutes les licences Office 365, alors il serait dommage de priver votre PME de ce nouvel outil !
Planner est l’outil de gestion de projet de Microsoft Office 365. Désormais intégré à Microsoft Teams, vous pouvez gérer vos ressources et votre planning directement depuis cette dernière interface. Les multiples intégrations avec Outlook grâce à Exchange Online pour l’envoi de notifications et OneDrive pour le partage de fichiers vous permettront de gérer simplement et rapidement vos projets en définissant un calendrier plus ou moins précis afin d’affecter vos collaborateurs sur certaines tâches.
OneDrive Entreprise est le remplaçant direct du service de partage de fichiers sur serveur Windows. Le service se présente comme un répertoire hébergé sur Azure où les utilisateurs peuvent stocker leurs documents. Le stockage sur le « Cloud » (hors mémoire physique des ordinateurs pros ou persos) permet donc d’éviter toutes pertes malheureuses de données qui arrivent malheureusement très régulièrement. La possibilité de restaurer d’anciennes versions des fichiers est aussi très utile dans le cadre du travail collaboratif.
L’objectif principal de ce service est d’offrir une plus grande visibilité sur le stockage et le partage d’informations au sein des documents Office stockés dans les espaces O365. Dans le cas d’une utilisation de SharePoint Online, ce service peut s’avérer très utile car il n’est pas toujours évident de se souvenir de l’emplacement exact de certains documents que l’on utilise rarement. Vous pourrez ainsi faire une recherche profonde sur tous vos documents et les documents auxquels vous avez accès. De même si vous travaillez en étroite collaboration avec certaines personnes, il est tout à fait possible de rechercher dans leurs documents édités afin de localiser rapidement une information.
Un nouvel outil entièrement SaaS dédié à la création de présentation graphique. Bien qu’il soit souvent présenté comme un « PowerPoint bis », Sway s’avère être bien plus. En effet vous pourrez créer de multiples interactions afin de rendre votre présentation encore plus vivante ! Sawy peut donc être utilisé pour créer des présentations Business privées mais aussi des présentations directement accessibles via le web pour présenter un événement, un nouveau produit, une présence à un salon, etc. Une manière de créer rapidement et simplement des sites vitrines pour des micro-moments de la vie professionnelle des PME. Des temps forts qui nécessitent souvent l’exploitation de supports graphiques et interactifs mais dont les services concernés n’ont pas toujours les ressources ou les compétences pour.
En plus d’une présentation enrichie, Sway permet aussi de redimensionner automatiquement des fichiers graphiques pour les adapter à toutes les tailles d’écrans. Vous trouverez ci-dessus une capture d’écran tirée d’une présentation Sway d’un add-in Outlook disponible à cette adresse. N’hésitez pas à faire une recherche pour trouver de nombreux exemples de présentations très interactives !
Grâce à Flow vous pouvez convertir des tâches répétitives en flux de travail (workflows) à plusieurs étapes en interconnectant différents services au sein d’Office 365 ou en dehors. Par exemple, capturez des tweets en quelques clics, puis ajoutez-les en tant que prospects dans Dynamics 365, abonnés dans MailChimp, etc…
Par exemple vous pouvez créer un flux de suivi des heures de travail avec Flow en seulement quelques clics comme vous l’explique Florian Brunel sur IT-Connect.
Là où il fallait auparavant une semaine ou plus pour créer une solution personnalisée qui connecte Salesforce, Wunderlist et d’autres services. Maintenant, il est possible d’obtenir un flux opérationnel en une heure avec Flow !
Ce service d’interconnexion entre différents services avec Office 365 ou des solutions tierces peut vous permettre de mettre en place des Workflows encore plus efficaces au sein de votre PME.
L’aspect le plus intéressant avec Office 365 est certainement le fait que toutes les barrières existantes entre les différents services on-premises et Cloud sautent lorsque vous intégrez pleinement un environnement Microsoft O365. Il est en effet assez rare de voir des intégrations complètes avec les services on-premises SharePoint ou Exchange mais avec les versions Cloud sur Office 365, toutes les difficultés de configuration disparaissent progressivement.
Les multiples interconnexions entre les services permettent ainsi d’exploiter vraiment le Cloud pour avoir un environnement de travail efficace et accessible pour une PME. Les plus grosses sociétés investissent des sommes colossales dans des ERP et des systèmes de communications internes qui sont impossibles à modifier tellement elles sont taillées sur mesure. Déployer et intégrer un environnement Office 365 avec MyOffice365 vous permettra de profiter pleinement des avantages du Cloud et des services de collaboration tout en disposant d’une solution performante et sécurisée. Les liaisons avec des services externes tels que Salesforce par exemple vous permettent d’aller encore plus loin pour personnaliser votre environnement de travail.
Lorsque que les bonnes licences sont sélectionnées pour les bons usages, alors toutes les fonctionnalités et services disponibles dans Office 365 permettront à votre PME de bénéficier d’un environnement de travail complet. Nombreuses sont les entreprises qui s’adressent à nous pour migrer vers Office 365 afin de remplacer un service de messagerie existant ou une solution de gestion documentaire. En passant par l’environnement Office 365, vous pourrez accompagner vos utilisateurs encore plus loin dans leur collaboration au quotidien !
Office 365 est un environnement riche en intégrations et interconnexions, son succès commercial auprès des entreprises est une conséquence logique des efforts déployés par Microsoft pour offrir le meilleur du Cloud. Il est certain qu’à l’avenir toutes les entreprises pousseront leurs services de collaboration dans le Cloud que ce soit chez les gros opérateurs (Microsoft, Google, Amazon) ou vers des spécialistes qui accompagnent les entreprises à migrer et gérer leur environnement tel que Openhost Network. Les différentes possibilités de synchronisation et gestion des services permettent aux entreprises les plus réticentes de migrer en douceur afin de ne pas brusquer leur fonctionnement interne. Par exemple la migration hybride des services est ce que nous préconisons lorsque les entreprises ne sont pas prêtes à sauter le pas vers le « full Cloud ».
En fonction de votre situation actuelle et les différents facteurs clés à prendre en compte, nos experts vous conseillent et vous accompagnent pour définir la meilleure stratégie possible pour migrer tout ou partie de vos services. Notre solution clé en main MyOffice365 vous offre la maitrise complète de votre projet Office 365 avec un audit de votre infrastructure afin de pouvoir tirer le maximum de votre investissement sur le Cloud, un suivi d’utilisation des services par vos utilisateurs pour mieux comprendre comment est adopté l’environnement O365 et un accès aux conseils de nos experts pour vous aider à déployer des stratégies avancées de conformité et de sécurité.
Tout comme une migration Exchange ou SharePoint, migrer vers Office 365 est un projet qui bénéficie grandement d’une certaine expérience technique. Certains aspects peuvent en effet porter à confusion et le fait d’avoir déjà connu de multiples projets sur le sujet aide grandement. Nous vous conseillons donc de prendre contact avec notre équipe pour bénéficier d’un accompagnement complet pour votre migration Office 365.
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