De nombreuses entreprises se tournent vers les offres Microsoft Office 365. L’année 2017 a été riche en nouveautés avec de nouvelles licences Microsoft 365 comprenant les packs Office 365 mais aussi différentes solutions de sécurité et d’analyse pour votre entreprise. Pour autant passer d’un système de collaboration et d’hébergement de données interne en entreprise vers un ensemble de solutions Cloud Office 365 n’est pas toujours évident. Pour profiter pleinement des avantages qu’offre Office 365, une migration sans coutures et sans difficulté est essentielle. Voici donc notre retour d’expérience tiré des différents projets sur la migration Office 365 !
« Une petite perte de données est inévitable lors d’une migration »… FAUX ! Cette idée encore bien trop répandue émane de personnes ayant mal préparé leur migration. Bien entendu un projet de migration d’une plateforme à l’autre n’est jamais évident mais perdre des données, sauf si vous le souhaitez, n’est pas une fatalité. La migration reste pour les utilisateurs une bonne occasion de faire un gros nettoyage de printemps pour supprimer des données qui n’ont plus lieu d’être. Garder précieusement tous les gifs des copains qui annoncent l’apéro du Vendredi soir n’est peut-être pas nécessaire…
La préparation du projet de migration est évidemment une des clés de la réussite. L’expérience joue forcément sur le résultat à venir mais une bonne préparation permet d’éviter de nombreux problèmes dès le départ. De plus si vous faites appel à un prestataire comme Openhost pour migrer vos fichiers et messagerie vers Office 365, il est toujours appréciable de bien pouvoir suivre sereinement les étapes de la migration. Nos chefs de projet prennent toujours le plus de temps possible en phase préparatoire de migration pour partir sur de bonnes bases.
Toute migration vers le cloud implique de manière générale toute une méthodologie et un certain travail sur votre infrastructure. En effet, une migration vers Office 365 n’est pas une juste mise à jour logicielle de la suite Office. Cette nuance implique donc une préparation légèrement différente pour le responsable de la migration des données. Lors de la préparation de la migration, il est nécessaire de vérifier que les ressources et données soient bien prêtes pour migrer. L’infrastructure actuelle de l’entreprise devra aussi être capable d’absorber le « choc » du transfert des données en fonction de la méthodologie choisie.
Une question essentielle à toute migration vers Office 365 est donc « Doit-on transférer toutes les données ou réaliser un tri au préalable ? » Vous l’aurez compris, réaliser le transfert de toutes vos données n’aura pas le même l’impact ni le même budget que de ne prendre que le strict minimum. Dès le départ il est donc essentiel de bien prendre en considération le volume de données à migrer de façon à bien dimensionner votre futur environnement Microsoft.
Au niveau des boites mails, la plupart des entreprises mettent en place un système d’archivage automatique ou manuel. Les données mails accumulés par tous vos collaborateurs représentent généralement un volume très conséquent et qui plus est peu pertinent à migrer. Les questions d’archivage légal sont bien évidemment à prendre en compte. L’augmentation des coûts impliqué par une migration totale doit être mis en lien avec l’utilité de migrer ces données. La majorité des utilisateurs n’accèdent que très peu à leurs anciens messages et encore moins à leur corbeille bien souvent trop pleine.
Dans certains cas, des fichiers locaux de messagerie Exchange sous format de fichiers PST sont présentes en local sur les PC des utilisateurs ou sur les serveurs de messagerie de l’entreprise. La question de la suppression ou de la migration revient donc sans cesse pour toutes vos données. Concernant les volumes de messages plus ou moins récents, si il ne doivent pas être supprimés pour telle ou telle raison, il est possible de les transférer vers des boites mails d’archivage dès le départ afin de faciliter la migration des données par la suite.
Le nouvel environnement Cloud Office 365 devra bien entendu être dimensionné en fonction des volumes de données à accueillir. Et pour permettre une migration transparente et sans accroches, l’infrastructure de l’entreprise et la capacité de son réseau devront donc être étudiées auparavant.
En entreprise, en fonction de votre situation et du nombre d’utilisateurs, fournir un niveau de bande passante suffisant pour une navigation confortable peut être une réelle problématique. L’avantage majeur des solutions Cloud est bien entendu d’éviter un investissement énorme dans des infrastructures difficilement maintenable dans le temps.
La qualité de votre réseau devra donc être prise en compte pour étudier les différentes solutions qui s’offrent à votre entreprise. Encore une fois, cette problématique de réseau et du niveau de trafic des données n’est pas une fatalité ! Des architectes Cloud Office 365 vous conseilleront pour mettre en place l’infrastructure la plus performante possible.
Différents cas de migration et de mise en place de votre nouvel environnement sont en effet possibles. Une infrastructure informatique classique comprend généralement un pare-feu pour assurer la sécurité d’un serveur de messagerie Exchange par exemple. L’ensemble de la messagerie passe donc par ce serveur qui sert donc de portail de sécurité que l’accès à la messagerie se fasse en interne ou en externe (mobilité, télétravail…). Pour votre futur environnement Office 365, mettre en place plusieurs pare-feu pour sécuriser toutes vos connexions peut permettre de répartir le trafic de toutes ces connexions externes.
Votre phase préparatoire de tri et d’organisation des éléments à migrer étant terminée, il est temps de passer au transfert de vos ressources sur le cloud Office 365. Le transfert des différents éléments devra bien entendu respecter un certain planning de migration bien défini afin de ne pas brusquer vos collaborateurs mais aussi de prévenir les éventuels dysfonctionnements possibles. Pour migrer vos données de messagerie professionnelle, il faudra prévoir un programme précis de migration vers Exchange online sur Office 365 pour les carnets de contacts, calendriers, archives, etc…
De manière à simplifier le processus ou faire une transition plus en douceur, de nombreuses entreprises réalisent une première configuration hybride. Cette infrastructure hybride permet d’exploiter pleinement vos nouveaux services Office 365 Cloud tandis que certaines données telles que les archives mails ou des emplacements de stockage restent sur cloud privé (on-premise ou chez prestataire).
Généralement la problématique la plus fréquemment rencontrée est le temps nécessaire de prise en main des utilisateurs pour s’habituer aux nouveaux outils Microsoft Office. Si vos utilisateurs étaient déjà sur une suite Office 2016 ProPlus ou autres alors ce temps d’adaptations sera plutôt court car il n’y aura que de légers changements de prise en main.
La réussite d’une migration Office 365 dépend bien évidemment de l’expérience des personnes en charge sur ce projet. Face à ce sujet qui peut s’avérer complexe car largement spécifique à la situation d’une entreprise, nous ne saurions vous recommander de faire appel à une entreprise spécialisée sur le sujet qui pourra vous accompagner sur la mise en place d’un calendrier précis. Bien évidemment au-delà de l’organisation même pour la migration de votre infrastructure, posséder des outils et des solutions spécifiques est fondamental pour éviter que cette migration ne soit trop chronophage.
Nos offres Office 365 Entreprise
Une fois votre migration Office proprement préparée et les différents points de tension identifiées, la phase de déploiement des comptes utilisateurs pourra débuter. Cette phase est bien évidemment très spécifique en fonction de l’infrastructure de votre entreprise mais aussi du pack MS Office choisi : Office 365 Business ou ProPlus, Office 365 Entreprise ou encore O365 Exchange online. La migration de vos comptes pourra passer par un déploiement automatique Office 365, une migration à basculement ou de multiples opérations manuelles selon l’infrastructure à déployer.
D’autres questions s’ajoutent aussi sur ce nouvel environnement de travail telles que la gestion de vos fichiers et documents, la protection de vos données ou encore la sécurisation des connexions et accès. La puissance de l’environnement de travail Microsoft Office Cloud va de pair avec sa complexité en termes d’offres. Ainsi de multiples solutions de protection existent mais elles ne sont comprises de base que dans les offres Office 365 Entreprise les plus avancées telles que le plan E5. Les premiers plans Office Cloud ne comprennent donc qu’une protections basique généralement insuffisante pour des entreprises avec plus de 10 utilisateurs, il est alors nécessaire de passer par des modules complémentaires de Microsoft ou des solutions externes compatibles.
Vous l’aurez compris, complétez votre infrastructure Office 365 par des modules de sécurité plus spécifiques est essentiel si vous ne passez pas par une offre de type Office 365 E5 par exemple.
Une bonne protection antispam, antivirus et un système de double authentification pour des connexions sécurisées est un minimum en environnement professionnel. Bien heureusement il existe d’autres types de solutions pour gérer les menaces de sécurité tel que Microsoft Advanced Threat Protection (ATP) ou encore des solutions de double authentification avec Duo Security pour protéger les accès par exemple.
Exchange Online Protection Office 365 est le système de protection basique pour la messagerie Exchange Outlook professionnelle inclus dans les offres O365. Ce système de sécurité de messagerie se révèle très insuffisant pour assurer la protection des données d’une entreprise car il se base surtout sur la sécurité de connexion. La base de données antispam Exchange online protection est malheureusement trop faible et ne peut assurer une bonne protection face aux menaces « zero-day » ou au phishing.
Pour optimiser la protection de vos données professionnelles avec Office 365, un pare-feu et un anti-spam performant suprieurs à EOP (Exchange online protection) sont nécessaires. Ce type de solution est très facile à déployer et offre une très bonne protection face aux multiples menaces de sécurité visant les entreprises. Les solutions de sécurité existent désormais en mode SaaS ou en services d’appliance facilitant grandement le déploiement et l’optimisation de l’utilisation de ces outils.
L’archivage des emails est un des points sensibles à ne pas négliger. Il est essentiel de bien prévoir cette partie pour éviter toutes pertes ou dommages de archives mails présentes à conserver et à bien débuter l’archivage des futurs mails. De plus les exigences de conformité juridique en entreprise ne laissent pas vraiment de droit à l’erreur. La gestion des archives mails n’est pas vraiment une problématique avec Office 365 mais les délais de rétention doivent bien être étudié car le stockage d’archives sur Exchange Online n’est pas nativement mis en place. Si votre système d’archivage mail Exchange est correctement paramétré alors la recherche dans vos boites d’archive sera vraiment très simple à gérer.
La gestion des backups et sauvegarde des données Office 365 est un peu plus complexe car malgré des outils de gestion des fichiers tels que OneDrive Entreprise, Microsoft n’a pas encore mis en place de solution backup intégrée. En cas de maladresse, suppression par inadvertance ou d’actes malveillants, la restauration de données sera réalisée manuellement et nécessite un certain délai d’attente. Une solution de sauvegarde des données professionnelles Cloud est dès lors bien plus efficace à mettre en place. Les solutions de backups d’entreprise permettent une restauration immédiate des données et leur gestion est beaucoup plus simple pour l’administrateur qui pourra restaurer les fichiers perdus ou endommagés en quelques clics directement sur l’interface.
Les solutions Cloud telles que Office 365 Entreprise connaissent un succès grandissant en raison de leur côté tout-en-un et de la simplicité de déploiement par rapport aux infrastructures vieillissantes. La connaissance des différentes offres est pourtant un point délicat car elle pousse parfois à faire le mauvais choix sur les modules à mettre en place. Le déploiement et la migration Office 365 nécessite généralement l’intervention d’un expert Microsoft Partner pour profiter pleinement des outils Microsoft.
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