Comprendre les plans d’appels Cloud PBX Office 365

De plus en plus d’entreprises souhaitent remplacer leur système téléphonique traditionnel (PBX), principalement pour des raisons de coûts et de fonctionnalités, par un système de téléphonie IP dans le cloud : le Cloud PBX désormais Phone System.

Qu’est-ce que le Cloud PBX avec Office 365 ?

Si votre téléphonie PBX actuel ne dispose pas de fonctionnalités téléphoniques uniques et spécifiques à votre métier (centre d’appels par exemple) alors il se peut que la mise en oeuvre du service « Système téléphonique Office 365 » (« phone system » en Anglais, anciennement Cloud PBX) puisse être le bon choix pour votre organisation.

En effet Office 365 propose pour la France, et ce depuis quelque mois, des forfaits d’appels téléphoniques dans son offre Skype Entreprise. Pas simple d’y voir très clair parmi les différentes options proposées en fonction des plans souscrits, c’est pourquoi j’espère que cet article vous permettra d’avoir une meilleur vision du produit proposé par Microsoft.

Forfaits d’appels Office 365

Les plans Office 365 compatibles VoIP

Tout d’abord, pour mettre en oeuvre les fonctionnalités de téléphonie, vous aurez besoin d’acquérir un plan Office 365 Entreprise E1, E3 ou E5.

Voici les principales différences entre ces trois plans :

Vous pouvez retrouver l’ensemble du comparatif directement sur nos offres Microsoft Office 365 Business & Entreprise

En fonction du plan choisi, vous devrez souscrire à l’option « Système téléphonique ». Cette extension est automatiquement incluse via le plan Office 365 E5 alors qu’elle est en supplément à 6,70€ HT /utilisateurs /mois pour les plans E1 et E3.

Tarifs des plans d’appel O365

Une fois que vous avez choisi votre licence Office 365 ainsi que l’option « Système téléphonique », vous devez choisir le type de « forfaits d’appels » parmi les deux forfaits que propose Microsoft.

• Forfait National à 10,10€ HT : 1200 minutes d’appels / utilisateurs / mois (3000 minutes aux Etats Unis et 1200 au Royaume-Uni)
• Forfait International à 20,20€ HT : 600 minutes d’appels / utilisateurs / mois (3000 minutes aux Etats Unis et 1200 au Royaume-Uni) ou 1200 minutes en national.

En complément, afin gérer les dépassement de forfait, vous pourrez activer et prépayer un crédit de communications. 

Crédits de communications

Ce mécanisme vous permet de payer à l’usage (à la minute) vos consommations téléphoniques en fonction de votre pays de résidence et de la zone de destination des appels.

Vous pouvez retrouver directement sur notre site l’ensemble des tarifs des communications à la minute est disponible sur le site de Microsoft.

Pour cela, il est nécessaire de créditer votre compte Office 365 du montant de votre choix. Vous pourrez réaliser cette opération manuellement ou bien automatiquement via l’option de rechargement automatique. Cette option de rechargement automatique vous permet de ne plus vous soucier de vos crédits, ainsi si votre compte approche d’un certain seuil défini, il sera alors automatique crédité à nouveau.

Pour éviter de mauvaises surprises, nous vous recommandons de démarrer avec un montant assez bas puis d’analyser vos usages afin d’ajuster le seuil et le montant à créditer.

Le crédit de communication a été pensé principalement afin depermettre trois choses :

1. Eviter que les utilisateurs n’ayant plus de minute disponible dans leur forfait (ou dans le « pool », voir les considérations en fin d’article) ne puissent plus passer d’appels.
2. Permettre aux utilisateurs ayant seulement un forfait national de passer des appels internationaux sans pour autant souscrire au forfait international.
3. Permettre de composer n’importe quel numéro (et donc destination) qui ne serait pas inclus dans le forfait international.

À noter qu’il n’est pas possible de souscrire seulement à l’option crédit de communication. Vous devrez forcément assigner un forfait national ou international à vos utilisateurs.

Conférences Skype Entreprise

Les conférences Skype Entreprise permettent aux utilisateurs de rejoindre une conférence via leurs ordinateurs, navigateurs Web ou bien smartphones et tablettes.  Il est également possible de rejoindre une conférence via un numéro de téléphone, pour cela l’option Office 365 « Audioconférence » est nécessaire.

Le prix de ce module est de 3,40€ HT / utilisateurs / mois (inclus gratuitement avec le plan E5). Vous pourrez vous demander « Est-ce que je dois prendre cette option pour l’ensemble de mes utilisateurs ?« , et bien la réponse est non ! En effet, seuls les utilisateurs qui doivent organiser des conférences Skype en auront besoin pour y accueillir des participants via des appels téléphoniques.

Concernant le numéro d’appel pour joindre la conférence, il y a deux possibilités. Vous pourrez assigner :

• Un numéro « gratuit » (toll-free) : Les participants pourront appeler votre numéro toll-free sans payer les frais de communication. Ces derniers seront à votre charge, il sera donc nécessaire, via ce mode de fonctionnement, d’assigner la licence crédit de communication à votre salle.
• Un numéro « payant » (toll) : Ce sont les participants qui devront payer, en fonction de leur opérateur, les frais de communication. A noter qu’il est possible d’obtenir un numéro « local » dans un peu plus de 96 pays afin d’éviter à vos participants des coûts d’appels internationaux.

Remarque : cette option n’est pas nécessaire pour effectuer des conférences Audio/Vidéo avec des utilisateurs possédant déjà Skype Entreprise ou Skype.

Exemple de tarifs VoIP Office 365

Admettons que vous souhaitiez souscrire à l’option système téléphonique d’Office 365 pour votre entreprise de 30 personnes via le plan E3. Vous disposez de deux catégories d’utilisateurs, 10 personnes ont besoin de passer des appels internationaux et d’organiser des conférences téléphoniques, le reste des utilisateurs à juste besoin d’un forfait national sans l’usage des conférences.

Pour les utilisateurs VIP :

• Office 365 E3 : 10 x 19,70€ HT  = 197€ HT
• Option « système téléphonique » : 10 x 6,70€ HT = 67€ HT
• Option « audioconférence » : 10 x 3,40€ HT = 34€ HT
• Forfait International : 10 x 20,20€ HT = 202€ HT

Soit au total : 50€/utilisateur/mois (500€/mois) pour les 10 comptes Skype VIP + crédit de communications en fonction des appels nationaux.

Pour les utilisateurs « Standard » :

• Office 365 E3 : 20 x 19,70€ HT  = 394€ HT
• Option « système téléphonique » : 20 x 6,70€ HT = 134€ HT
• Forfait National : 20 x 10,10€ HT = 202€ HT

Soit 36,5€/utilisateur/mois (730€/mois) pour les comptes Skype standards + crédit de communications en fonction des appels téléphoniques internationaux.

Si les appels internationaux sont occasionnels pour les comptes VIP, vous pouvez aussi tout à fait considérer le fait de ne pas prendre un forfait international. Vous pouvez alors utiliser à la place votre crédit de communications et payer à l’usage selon les tarifs en vigueur. En estimant le volume moyen d’appels internationaux en heure et les principales destinations, vous serez en mesure de comparer les tarifs à l’usage par rapport à un forfait mensuel récurrent.

Remarques sur les offres Skype Entreprise VoIP

• Les minutes des différents forfaits des utilisateurs sont mises en commun dans un « pool » : Si un utilisateur dépasse son forfait (national ou international peut importe) le système ira piocher des minutes dans le pot commun. Une fois le pool est vide, c’est à dire qu’il ne reste plus de temps de communication disponible, c’est le crédit de communication qui entrera en jeu (si vous l’avez activé).
• Si vous ne mettez pas en place un crédit de communication, vos utilisateurs ayant un plan national ne pourront pas passer d’appels internationaux.
• La plan international propose 600 minutes internationales ou 1200 minutes nationales : Prenez garde car il faudra donc choisir entre les appels Skype nationaux ou internationaux, il est donc essentiel de réfléchir à votre utilisation finale même si il est toujours possible de changer vos forfaits par la suite ou prendre des crédits de communication pour payer quelques appels en suppément.
• La licence « système téléphonique » vous offre la possibilité de mettre en place des standard automatisés (IVR) et files d’attentes d’appels. Une fonctionnalité Skype Business très pratique pour les services commerciaux, secrétariats, RH…
• Pour déterminer si vos appels sont nationaux ou internationaux, Office 365 se base sur l’emplacement géographique de vos utilisateurs défini à la création de leurs comptes. Cependant lorsqu’un utilisateur voyage dans un autre pays et appelle un correspondant local sur son téléphone, l’appel sera bien considéré comme national.
• Les appels vers les mobiles sont inclus dans les forfaits.

Openhost est capable de vous proposer une expertise et un accompagnement sur l’ensemble de vos projets Office 365. Nous sommes également CSP Tier 1 et avons donc la possibilité de vous mettre à disposition l’ensemble des licences Office 365 à des conditions plus avantageuses que celles proposées par Microsoft.

Téléphonie Office 365

Jordan ROY

Après plusieurs années d’expériences en tant qu’ingénieur systèmes Microsoft, Jordan est toujours un vrai passionné. Il est en charge de déployer et de gérer vos infrastructures Exchange, SharePoint et Skype For Business.

Articles similaires :