Guide des bonnes pratiques de nommage des fichiers sur SharePoint Online
Le nommage des fichiers dans SharePoint Online représente un élément crucial pour la gestion documentaire en entreprise. En combinant les exigences de l’ISO 9001 et les capacités de SharePoint Online, il est possible d’établir une nomenclature à la fois conforme aux standards qualité et optimisée pour l’environnement numérique moderne.
Cet article va droit à l’essentiel et suppose donc que vous avez déjà pris un peu de recul sur ce qu’est une gestion électronique de documents avec SharePoint Online. Vous pouvez consulter notre autre article sur l’usage de SharePoint en entreprise.
Un des meilleur moyen pour optimiser le classement de ses documents, et ce que ce soit sur un serveur de fichiers ou un NAS consiste à former les noms de vos fichiers avec une même logique.
Puis, une fois nommé, d’y ajouter des métadonnées, ce que nous aborderons en seconde partie de cet article. (en savoir plus sur ce qu’est une métadonnées)
Nous aborderons ensuite certaines astuces à connaître pour gagner du temps grâce à votre GED sur SharePoint.
Rappel : Selon l’iSO9001 l’entreprise a défini ses principaux processus métier, ceux qui sont vitaux pour son activité.
Un nom de fichier devrait donc être construit comme suit :
[DEPT]-[PROC]-[TYPE]-[DESC]-[DATE]Exemple : COM-CRM-PROC-Guide_Commercial-20240114
L’implémentation d’une stratégie de nommage efficace nécessite une configuration appropriée de SharePoint Online. Cette configuration doit non seulement supporter la structure de nommage définie précédemment, mais aussi garantir une organisation documentaire cohérente avec les principes de l’ISO 9001. La mise en place se concentre sur deux aspects essentiels : la structure des bibliothèques et les métadonnées, permettant ainsi une gestion documentaire à la fois rigoureuse et adaptée aux besoins de l’entreprise.
Pour une gestion documentaire efficace et conforme aux exigences ISO 9001, il est essentiel d’organiser les bibliothèques SharePoint selon une hiérarchie logique qui reflète la structure organisationnelle de l’entreprise. Cette organisation en arborescence, calquée sur les départements et processus, facilite la navigation et le classement des documents.
- Département
└── Processus
└── Type de documentLes métadonnées constituent un élément fondamental pour optimiser la gestion documentaire dans SharePoint Online. Elles permettent de catégoriser, rechercher et suivre les documents de manière plus efficace que le simple système de nommage. En complément de la structure de nommage définie précédemment, voici les métadonnées clés à configurer pour chaque document afin de garantir une organisation conforme aux exigences ISO 9001 et aux besoins opérationnels de l’entreprise :
Voir notre article sur ce qu’est une métadonnée.
Au-delà de la structure de nommage proposée, il est crucial de prendre en compte les contraintes techniques propres à SharePoint Online ainsi que les exigences de la norme ISO 9001. Ces règles garantissent non seulement le bon fonctionnement technique de votre système de gestion documentaire, mais aussi sa conformité aux standards qualité. Voici les principales règles à respecter, divisées en deux catégories : les contraintes techniques SharePoint et les bonnes pratiques ISO 9001.
SharePoint Online impose certaines limitations techniques dans le nommage des fichiers qu’il est indispensable de connaître et de respecter pour éviter tout dysfonctionnement. Ces contraintes, inhérentes à la plateforme, doivent être prises en compte dès la création des documents pour garantir leur bon fonctionnement dans l’environnement SharePoint. Voici les principales restrictions à observer :
La norme ISO 9001 établit des exigences spécifiques concernant la gestion documentaire qui doivent être intégrées dans votre stratégie de nommage SharePoint. Ces bonnes pratiques assurent la traçabilité, la lisibilité et la bonne gestion des documents tout au long de leur cycle de vie. Pour garantir la conformité de votre système documentaire aux standards ISO 9001, veillez à respecter les critères suivants :
La gestion des versions est un aspect crucial de la maîtrise documentaire dans SharePoint Online. Elle permet de suivre l’évolution des documents, de conserver l’historique des modifications et de garantir que seules les versions appropriées sont utilisées. Une configuration adaptée et une nomenclature claire des versions sont essentielles pour maintenir l’intégrité de votre système documentaire.
Pour assurer une traçabilité efficace des modifications documentaires, SharePoint Online offre des fonctionnalités puissantes de gestion des versions qu’il convient de paramétrer correctement. La configuration optimale doit prendre en compte les besoins de l’entreprise en termes de suivi et de validation des documents. Voici les paramètres essentiels à mettre en place :
La définition d’une nomenclature claire pour les versions de documents est essentielle pour différencier les documents en cours d’élaboration des versions validées et diffusées. Cette distinction permet aux utilisateurs d’identifier rapidement le statut d’un document. Voici les règles à appliquer :
L’efficacité d’un système de gestion documentaire repose en grande partie sur l’automatisation des processus de validation et de mise à jour. SharePoint Online, couplé à Power Automate, offre des possibilités étendues pour automatiser les tâches répétitives et sécuriser les processus documentaires.
La mise en place d’un processus d’approbation structuré est fondamentale pour garantir la qualité et la conformité des documents. Ce workflow doit être à la fois rigoureux et fluide pour faciliter le travail des contributeurs et des validateurs. Voici les étapes clés du processus :
Power Automate permet d’automatiser de nombreuses tâches liées à la gestion documentaire, réduisant ainsi les risques d’erreur et améliorant l’efficacité globale du système. Voici les principales automatisations à mettre en place :
Le succès d’un système de gestion documentaire dépend largement de son adoption par les utilisateurs. Une stratégie de déploiement bien pensée, combinant documentation claire et formation adaptée, est essentielle pour garantir une utilisation optimale du système.
Une documentation complète et accessible est indispensable pour accompagner les utilisateurs dans leur utilisation quotidienne du système. Elle doit couvrir l’ensemble des processus tout en restant simple et pratique. Voici les éléments à prévoir :
La formation des utilisateurs est un élément clé pour garantir une adoption réussie du système de gestion documentaire. Elle doit être adaptée aux différents profils d’utilisateurs et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Voici les axes à développer :
Un système de gestion documentaire efficace nécessite un suivi régulier et des ajustements continus. La mise en place d’audits et d’indicateurs permet d’évaluer la performance du système et d’identifier les axes d’amélioration.
Les audits réguliers permettent de vérifier la conformité du système aux exigences définies et d’identifier les éventuelles dérives. Ces contrôles doivent être planifiés et documentés pour garantir une amélioration continue du système. Voici les points à auditer :
Le suivi d’indicateurs pertinents permet d’évaluer objectivement l’efficacité du système de gestion documentaire et d’orienter les actions d’amélioration. Ces KPIs doivent être mesurables et alignés sur les objectifs de l’organisation. Voici les principaux indicateurs à suivre :
L’adoption d’une nomenclature standardisée, combinant les exigences ISO 9001 et les fonctionnalités SharePoint Online, permet d’optimiser la gestion documentaire tout en maintenant la conformité qualité. La clé du succès réside dans la simplicité d’utilisation, l’automatisation des processus et la formation continue des utilisateurs.
QUA-MGT-PROC-Manuel_Qualite-20240114
COM-CRM-FORM-Fiche_Client-20240115
PRO-PRD-INST-Controle_Qualite-20240116
ACH-MGT-MOD-Bon_Commande-20240117
RH-MGT-ENR-Entretien_Annuel-20240118Les caractères comme ~, « , #, %, &, *, :, <, >, ?, /, , {, |, } sont réservés par le système SharePoint et peuvent causer des problèmes de synchronisation ou d’accès aux fichiers. Il est donc essentiel de s’en tenir aux caractères alphanumériques et aux tirets/underscores.
SharePoint intègre un système de gestion de versions automatique. Plutôt que d’ajouter « v1 », « v2 » dans le nom du fichier, utilisez le contrôle de version natif de SharePoint qui garde automatiquement l’historique des modifications avec les versions majeures (1.0, 2.0) et mineures (1.1, 1.2).
Power Automate peut vous aider à automatiser le renommage en masse des fichiers selon la nomenclature [DEPT]-[PROC]-[TYPE]-[DESC]-[DATE]. Créez un flux qui analyse et renomme les fichiers tout en préservant les métadonnées existantes.
Configurez des règles de validation dans SharePoint qui vérifient automatiquement le format du nom lors du téléchargement. Complétez cela par des formations régulières et des guides de référence rapide pour les utilisateurs.
Oui, grâce aux métadonnées configurées dans SharePoint. Même avec un nom partiel, vous pouvez retrouver un document en utilisant les filtres sur le département, le type de document, la date ou d’autres métadonnées associées.
SharePoint limite les noms de fichiers à 400 caractères. Cette limite inclut le chemin complet du fichier. Pour éviter cette erreur, gardez vos noms de fichiers concis tout en respectant la structure [DEPT]-[PROC]-[TYPE]-[DESC]-[DATE].
Bien que techniquement possible, il est recommandé d’utiliser uniquement la date de création ou de dernière modification majeure du document. Les dates futures peuvent créer de la confusion dans la gestion documentaire.
Pour les documents concernant plusieurs départements, utilisez le département principal dans le nom du fichier ([DEPT]) et utilisez les métadonnées pour référencer les autres départements concernés.
Non, la date dans le nom du fichier correspond à la création initiale ou à une modification majeure du document. Les modifications mineures sont gérées par le système de versions de SharePoint.
La confidentialité ne doit pas apparaître dans le nom du fichier mais plutôt être gérée via les paramètres de sécurité et les métadonnées de SharePoint. Utilisez les permissions et les paramètres de partage appropriés pour contrôler l’accès.
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