Infographie : 10 conseils pour choisir une solution de Communications Unifiées

À l’image de l’entreprise, les collaborateurs évoluent vers une certaine transformation digitale. Les usages et les besoins ont donc largement évolués ces dernières années, ainsi nos simples smartphones sont désormais de puissants outils de communication avec des fonctionnalités parfois plus complètes que certains systèmes de communication interne en entreprise.

Les outils de communications unifiées en entreprise

Mais qu’est-ce que la communication unifiée ? Le terme de communication unifiée vient de l’appellation anglaise UCC (Unified Communication & Collaboration). L’objectif d’une solution de communication unifiée est en fait de fournir une seule interface complète regroupant les différents outils de communication interne pour votre entreprise et ce quel que soit le lieu de travail ou le support utilisé (en mobilité sur smartphone, en télétravail depuis chez soi sur ordinateur ou lors en déplacement client par exemple). Ce nouveau type de solution de communication et collaboration en interne et externe répond donc parfaitement aux besoins de mobilité pour les entreprises modernes.

Les fonctionnalités clés d’une solution de communication unifiée

• Téléphonie IP : la base d’une solution de communication passe bien évidemment encore par l’utilisation d’une ligne téléphonique. L’avantage de la téléphonie IP étant de’aller au-delà de l’aspect physique matériel de la ligne et d’avoir un numéro relié à un compte qui pourra donc facilement le basculer de son compte Skype sur PC à son application Skype sur smartphone par exemple.
• Gestion de la connexion : Gérer les statuts de connexion pour indiquer les personnes présentes ou en réunion, absentes ou en communication est nécessaire pour faciliter la communication entre salariés et avec l’extérieur. Une secrétaire pourrait par exemple avoir une vision direct sur la disponibilité d’un collaborateur afin de transférer ou non un appel.
• Partage de fichiers et documents : Pouvoir échanger des fichiers multimédias de manière claire et transparente est un des grands bénéfices d’une solution de communication unifiée. Sans avoir à passer par un email ou un service de stockage, il est possible d’envoyer des fichiers de toutes sortes avec des limites de volume bien entendu.
• Messagerie instantanée : La communication instantanée s’est progressivement développée au sein des entreprises en raison d’une très grande diffusion au niveau grand public. Bien que son utilisation ne soit pas encore très répandu, elle offre une interaction intéressante notamment sur les discussions de groupe (Plutôt pratique quand il est question de choisir où manger le midi ! =).
• Visio-conférence : Un des aspects les plus importants pour la communication unifiée est la possibilité de faire des réunions à distance comme si vous étiez véritablement réuni. Grâce aux multiples fonctionnalités réunies au sein d’une seule solution l’interaction est vraiment à son maximum. En organisant une réunion avec des collaborateurs à l’autre bout de la France, vous avez la possibilité de partager votre écran en un instant sans quitter le logiciel de communication mais aussi de partager des fichiers, de prendre le contrôle d’un ordinateur à distance ou encore d’accueillir des participants seulement connecté sur un téléphone fixe classique (en appel voix).

Avantage de la communication unifiée en entreprise

• Baisse des coûts d’exploitation : Les infrastructures de téléphonie télécom classiques en entreprise étaient jusque là une dépense nécessaire et obligatoire pour les PME françaises. Désormais grâce aux abonnements en téléphonie IP  avec communication VoIP (SIP ou IPBX), les coûts sont plus légers et modulables en fonction des besoins. Parmi les réductions de coûts on compte aussi les baisses des frais de déplacement, la baisse des
• Favoriser les interactions entre collaborateurs : en permettant une communication différente, plus interactive et selon les moyens parfois plus légère, les outils de communication digitaux ont tendance à favoriser les interactions entre collaborateurs.
• Gestion unifiée des outils de communication dans l’entreprise : Un véritable gain de temps et de sécurité pour les services informatiques ! Avec l’arrivée de la RGPD en Europe, il est désormais essentiel de mettre en place une politique de sécurité des données bien contrôlée, les outils de communication unifiée vous offre donc une supervision du réseau de communication plus simple et avec des rapports plus précis.
• Un mode de consommation différent : L’avantage d’une telle solution est la formule d’abonnement mensuelle sans investissement matériel lourd à réaliser. Ainsi tester une nouvelle plateforme ne se fait pas sous la lourde contrainte d’un certain investissement de base. Chez Openhost nos formules d’abonnement sont sans engagement ce qui permet de partir l’esprit tranquille sur une certaine formule et de changer à tout moment en fonction des besoins de l’entreprise. 

Comment choisir son outil de Communications Unifiées ?

Pour réussir sa migration vers un outil de communication unifiée, il est important de s’interroger sur un certain nombre d’éléments clefs tels que la comptabilité avec vos outils actuels, la mobilité, la capacité à appeler depuis un PC, ou encore le niveau d’investissement requis. Voici une infographie regroupant nos 10 conseils clefs pour capitaliser sur les outils de communication unifiée, le tout-en-un de la collaboration en entreprise via des fonctionnalités de mail, visioconférence, téléphone ou encore messagerie instantanée.

Openhost a fait le choix de proposer les offres Skype Business pour entreprise autrefois Lync 2013. Ce logiciel est hébergé dans nos datacenters en France. Il vous permet d’exploiter de manière transparente les fonctionnalités de cette solution autour du tchat en ligne, des conférences audio et vidéo et enfin la solution de téléphonie sur IP, en remplacement d’un PABX. De plus l’intégration de Skype Business dans l’univers Microsoft vous permettra de bénéficier au maximum des fonctionnalités collaboratives de vos outils Office 365 ou de vos boites mails Exchnage (Outlook) avec par exemple la mise en place de réunion directement dans l’application.

Dans cette infographie, vous retrouverez les points essentiels pour une Solution de Communications Unifiées performante dans votre entreprise.