Collectivités locales : Comment déployer rapidement votre standard téléphonique Microsoft Teams ?

Face à une situation si particulière qu’est la crise Covid-19, de nombreuses organisations ont dû s’adapter rapidement pour permettre le télétravail. Cela vaut aussi pour les collectivités locales et mairies qui ont dû rapidement adapter leur fonctionnement. La campagne de vaccination actuelle pousse les mairies à devoir s’adapter à une forte demande en termes de gestion des appels téléphoniques.

Afin de répondre à ces enjeux, cet article vous propose de découvrir comment Openhost peut vous accompagner dans le déploiement rapide de votre standard téléphonique IP !

Microsoft Teams pour gérer les services de communication des collectivités locales

En tant qu’acteur des services Cloud depuis une dizaine d’années, Openhost s’est engagé pour vous accompagner dans le déploiement des outils Office 365 afin que vous puissiez rester productifs en toutes circonstances. Depuis plusieurs mois, notre équipe a déployé des milliers de licences Office 365 avec la téléphonie Teams. Pour certaines collectivités, le déploiement rapide d’un standard téléphonique Teams est essentiel pour répondre aux enjeux de la campagne de vaccination.

Il y a un peu plus d’un an maintenant, de nombreuses organisations nous ont contactés pour déployer rapidement Microsoft Teams. Défi relevé pour l’équipe Openhost qui a fait tout son possible pour répondre à l’accroissement soudain de la demande. Microsoft Teams a connu une progression massive de son usage en cette période de Covid-19 et compte désormais plus de 44 millions d’utilisateurs quotidiens. En termes de collaboration, plusieurs tendances ont donc vu le jour :

Il y a un peu plus d’un an maintenant, de nombreuses organisations nous ont contactés pour déployer rapidement Microsoft Teams. Défi relevé pour l’équipe Openhost qui a fait tout son possible pour répondre à l’accroissement soudain de la demande. Microsoft Teams a connu une progression massive de son usage en cette période de Covid-19 et compte désormais plus de 44 millions d’utilisateurs quotidiens. En termes de collaboration, plusieurs tendances ont donc vu le jour :

• L’augmentation massive des réunions en ligne ;
• Le recours massif à la vidéo pour les réunions professionnelles ;
• L’utilisation croissante de la plateforme Teams via smartphone ;
• Le déploiement quasi-systématique des services téléphoniques.

Certaines collectivités telles que la mairie de Saint-Gratien ont décidé de s’adapter en modernisant rapidement leur infrastructure informatique. Si certains collaborateurs ont dû continuer à maintenir une activité sur place, de nombreuses fonctions se sont retrouvées en télétravail. Afin de s’adapter rapidement du jour au lendemain, les outils collaboratifs Office 365 et la mise en place de la téléphonie IP sur Teams s’imposent.

Notre équipe a donc migré leur système de messagerie mail vers Office 365 en déployant un ensemble de licences répondant aux besoins de la collectivité. Microsoft Teams semble être la solution idéale pour déployer des espaces de communications unifiées permettant des échanges complets entre collaborateurs.Son intégration naturelle avec les autres applications de la suite Microsoft 365, tels que la messagerie Exchange ou les applications Office, ainsi qu’avec des solutions utilisées tierces comme les intranet et autres outils de gestion de projet.

Comment déployer rapidement un standard téléphonique Teams ?

La migration de l’ensemble des collaborateurs vers sur Teams doit se faire avec l’adoption pour tous de la messagerie Office 365. L’apparition du Covid-19 a bousculé les plannings de nombreuses organisations qui pensaient avoir un certain délai pour déployer leur nouvel environnement.

« Du jour au lendemain, une grande partie de nos collaborateurs se sont retrouvés en télétravail ! […] Grâce à Teams, nous avons permis à tous nos collaborateurs de continuer à travailler sur des documents, à échanger entre eux, à faire des réunions en visioconférence et bien plus », témoigne Eric Blondel, Directeur des systèmes d’information de la communauté Urbaine d’Arras.

La campagne de vaccination actuelle pousse les collectivités à devoir répondre aux nombreux appels de demande d’informations des habitants. Pour répondre au mieux à cette forte demande, déployer rapidement un standard téléphonique sur Microsoft Teams est une des meilleures options. Urgence oblige, il est nécessaire d’accélérer le processus de déploiement sans pour autant partir sur un système bancal. Openhost vous propose donc son soutien afin de déployer efficacement votre standard téléphonique Office 365 en 3 étapes :

1. Audit du système téléphonique existant : Nos experts certifiés Microsoft vous guideront dans la définition de votre projet en vous aidant à prioriser vos besoins. Vous bénéficierez ainsi de conseils sur le choix des services de téléphonie Office 365 pour définir le système le plus adapté à votre situation.
2. Déploiement de votre offre téléphonique : Une fois le choix des licences fait, si ce n’est pas déjà fait notre équipe déploie votre environnement Office 365 avec téléphonie. Vous pourrez ensuite demander à activer toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin : Standard automatique ou manuel, Files d’attentes et transfert des appels, Audioconférence et salles de réunion, etc.
3. Gestion de votre standard téléphonique : Notre équipe vous accompagne dans la définition d’un standard afin d’en créer un nouveau ou de reproduire votre standard actuel. Directement à partir de l’application Teams, vous pourrez créer un système de menus pour les appelants internes et externes pour rechercher et transférer les appels vers des utilisateurs ou services de l’entreprise au sein de votre organisation.

Openhost vous accompagne dans la gestion des services téléphoniques Office 365

Que vous soyez ou non déjà équipés d’un environnement Office 365, notre équipe est à même de vous conseiller pour faire évoluer votre système téléphonique et pouvoir déployer rapidement un standard téléphonique. Toutes les principales fonctionnalités téléphoniques qui étaient disponibles sur Skype Entreprise Online sont déjà disponibles avec Teams, vous n’aurez donc aucune difficultés à prendre en main ce nouveau service téléphonique.

Le déploiement de la téléphonie via Office 365 et la mise en place d’un standard est un projet qui comporte de nombreux aspects à prendre en compte. Parmi les facteurs les plus important la gestion du réseau et les équipements ne sont pas à négliger pour s’assurer que ce projet soit un véritable succès auprès de vos utilisateurs.

Pour vous accompagner de manière performante dans votre projet, Openhost a développé son offre nommée « MyOffice365 ». MyOffice365 répond à cette problématique d’anticipation en réalisant entre autres un audit de votre environnement actuel afin de s’assurer que celui-ci sera d’une part compatible avec Office 365 et d’autre part apportera la meilleure expérience possible aux utilisateurs. Différents indicateurs de performances pourront être suivies dont :

• Le temps de latence entre le réseau local et le réseau Office 365 ;
• Les paquets perdus ;
• Jitter : afin d’être sûr qu’il n’y a pas de délai ou distorsion lors des appels ;
• etc…

Une fois assuré de la plus haute performance possible pour votre système téléphonique, tous vos utilisateurs pourront donc profiter des fonctionnalités téléphoniques et de collaboration offertes par Microsoft Teams en haute disponibilité.

En tant que partenaire Microsoft, nous vous proposons notre accompagnement pour déployer rapidement la plateforme de téléphonie Microsoft Teams et la mise en place d’un standard téléphonique.

Pour obtenir plus d’informations, vous pouvez contacter notre équipe au 02 51 831 839 ou passer par notre formulaire de contact :

Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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