Depuis de nombreuses années et pour bon nombre d’entre nous la messagerie est très certainement l’outil de travail principal. Le temps moyen passé par un cadre français sur sa messagerie est de 5,5 heures par jour selon une étude menée par BFM Business et c’est sans compter l’usage progressif du smartphone pour la consultation des emails professionnels.
L’augmentation des CRM, ERP et autres logiciels métier connectés à la messagerie ainsi que la prise de rendez-vous automatique depuis ou via la messagerie rendent cet outil indispensable en devenant le point central de nos actions quotidiennes.
La principale raison qui encourage une entreprise à migrer sa messagerie actuelle vers une autre réside dans le souhait de mettre en œuvre au sein de l’entreprise des fonctionnalités devenues incontournables, telles que :
De plus la messagerie Exchange sur Microsoft 365 offre des capacités de stockage plus importantes avec 50 Go en standard et même beaucoup plus avec l’abonnement Exchange Online Plan 2 qui propose une boite de 100Go et un archivage illimité.
Des problématiques d’administration et d’hébergement peuvent également inciter les entreprises à migrer leur propre service de messagerie vers une messagerie en mode SaaS comme Microsoft 365 dans l’optique de ne plus avoir à maintenir un serveur en local, avec tout ce que cela implique en termes de gestion, de mises à jour, d’entretien et de sécurité. Et c’est sans compter le fait que maintenir un serveur en local pour y héberger ses emails peut aussi représenter un coût d’acquisition et de maintien en conditions opérationnelles plus important qu’une solution en mode SaaS comme Microsoft 365 avec Openhost.
Migrer votre messagerie est donc aussi une opportunité d’optimiser vos coûts !
La migration consiste à recréer à l’identique votre environnement de messagerie existant sur le service de messagerie Exchange sur Microsoft 365.
Il ne s’agit pas d’un simple copier-coller de vos emails d’un serveur à un autre. Ce projet englobe également la migration de vos calendriers et de vos contacts, voire même de vos documents (Dossiers publics, Google Drive, Lotus). Pour mieux comprendre la situation, voici comment transiteront vos données entre :
Le schéma suivant illustre la reproduction des données initiales dans l’environnement de destination.
Remarque : Vos données ne sont pas supprimées du serveur source lors du déplacement vers Microsoft 365. Elles sont simplement recréées à l’identique.
Si vous avez de très nombreux utilisateurs, des équipes sur site et d’autres en télétravail, ou même des utilisateurs situés dans plusieurs pays avec des fuseaux horaires différents, les processus de migration que nous vous proposons ne nécessitent aucune intervention physique de votre équipe technique sur les postes de vos utilisateurs pour effectuer la copie des données. Celles-ci sont directement récupérées depuis votre serveur de messagerie actuel et non depuis les postes de travail des utilisateurs.
D’un point de vue technologique, la migration de votre messagerie peut se dérouler de deux manières en fonction du type de votre service de messagerie actuel :
Openhost vous accompagne dans l’analyse de votre infrastructure de messagerie existante, des méthodes d’authentification utilisées et des fonctionnalités de sécurité que vous avez mises en place (antivirus, antispam, etc..).
Nous évaluons à cette occasion le type et la nature du serveur source, la volumétrie des emails et le nombre de boîtes aux lettres utilisées. Nous recensons également :
C’est sur la base de cet audit qu’Openhost étudie les scénarios de migration possibles pour répondre à vos exigences et vous proposer un devis.
Lors de la migration de votre messagerie vers une solution de messagerie dans le Cloud comme Microsoft 365, la mise en place du nouvel environnement de messagerie consiste à créer votre univers de stockage pour les emails et les documents, pour attribuer les licences des utilisateurs et gérer les droits d’accès. Cet univers se nomme < un tenant>.
Dès que votre tenant Microsoft 365 est créé nous y affectons :
Et pour terminer nous gérons la configuration et le paramétrage de certains services spécifiques comme le routage d’emails, la mailing list, ou encore les droits d’accès aux boîtes mails partagées.
Nous en profitions également pour créer selon votre organisation les équipes Teams regroupant le personnel de votre entreprise :
Cette répartition en équipe permet d’utiliser rapidement et efficacement Microsoft Teams.
La migration Exchange vers Microsoft 365 est totalement transparente pour vos utilisateurs : mails, calendriers, contacts, pièces jointes et autres informations des comptes de vos utilisateurs seront transférées vers un compte Exchange Online créé spécialement.
Pour limiter l’impact de la migration auprès de votre personnel sur l’usage (la disponibilité) de votre service de messagerie nous réalisons principalement deux types migration (d’autres processus existent pour les clients ayant plus de 2 000 boites mails) :
Cette méthode est recommandée lorsque :
Notre équipe peut réaliser l’intégralité de votre migration vers Microsoft 365 ou simplement accompagner vos administrateurs Exchange Server.
La migration hybride permet de déplacer les boites par lot, c’est-à-dire de manière progressive par groupe d’utilisateur (par service, par région, par pays, en fonction de la taille de votre entreprise). Il est ainsi très facile de réaliser un test sur un lot d’utilisateurs (par exemple le service informatique) qui sera basculé sur Microsoft 365 pour évaluer le processus de migration et mettre à jour si besoin, les guides et notice du projet de migration.
Il faut donc comprendre que les deux plateformes de messagerie, source et destination, sont capables de fonctionner en parallèle. Le but de ce guide n’est pas de décrire comment cela est possible. La gestion des emails émis et reçus peut donc se faire aussi bien avec une boite encore présente sur le serveur source qu’avec une boite déjà migrée sur les serveurs de messagerie Microsoft 365.
Autrement dit, il n’est pas nécessaire de copier l’intégralité des boites (surtout s’il y en a plusieurs centaines) pour basculer les flux de messages entrant.
Ce processus de migration consiste à interconnecter votre infrastructure existante avec votre nouveau service de messagerie sur Microsoft 365 et à procéder à la copie de l’ensemble des données. Un test peut être réalisé pour vérifier sur quelques boites que la copie des données fonctionne bien. Ces boites sur Microsoft 365 ne peuvent pas être opérationnelles (utilisables par leurs propriétaires en émission/réception de mail) comme cela est le cas pour une migration hybride (décrite précédent). Ce test permet uniquement de s’assurer que le contenu des boites testées est parfaitement copié sur les comptes Exchange (mails, calendrier, liste de contacts, tâches).
La première phase de copie, la plus longue, est appliquée aux emails datant de plus de 30 jours, cela représente 99.9 % des emails d’une entreprise.
La seconde phase de copie, la plus rapide, est appliquée au reste des emails (0,1 %) une fois que les MX du DNS sont basculés vers Microsoft 365.
Il est possible de migrer vers Microsoft 365 à partir de la plupart des autres services de messagerie mail (Gmail, OVH, Ikoula, 1 & 1, Gandi.).. mais aussi depuis plusieurs types de serveurs tels (Zimbra, Lotus Notes, Linux…)
Une fois la migration vers Microsoft 365 réalisée, une phase d’accompagnement au changement peut s’avérer utile pour les collaborateurs qui ont vu leur environnement de messagerie modifié.
Par le biais de sessions de groupe ou individuelles, un temps est donc consacré à la formation des utilisateurs au nouvel outil (le client de messagerie lui-même et les nouvelles fonctionnalités liées à la boîte email).
Il est à noter qu’il vous est possible de transmettre en avance un ensemble de tutoriels aux futurs utilisateurs de Microsoft 365 leurs permettant de découvrir les nouveaux outils et leurs fonctionnalités avancées (plus particulièrement pour ceux qui ne connaissent pas le client de messagerie Outlook).
Les services de messagerie étant souvent accompagnés d’autres services collaboratifs (OneDrive, Teams entre autre), une découverte guidée de ceux-ci permet de faciliter leur prise en main pour que l’entreprise et ses équipes en retirent des bénéfices le plus rapidement possible.
Openhost, c’est avant tout une équipe disponible et à l’écoute possédant une grande expertise dans la réalisation de projets de migration complexes.
En tant que Microsoft Cloud Partner, Openhost vous propose tout un ensemble de solutions et services pour répondre à vos besoins métiers. La version Microsoft 365 professionnelle inclue de nombreux outils pour mettre en place un environnement de travail complet :
Cependant, la complexité du déploiement et les multiples évolutions possibles de cet environnement peuvent freiner certaines entreprises dans la mise en place de leur propre projet de migration.
C’est pourquoi Openhost vous propose MyOffice365, un service complet pour vous accompagner dans le déploiement, la gestion au quotidien et la supervision de votre environnement Microsoft 365.
Grâce à MyOffice365, vous pouvez donc profiter pleinement de toutes les opportunités offertes par Office 365 Entreprise et Microsoft 365 Business. MyOffice365 c’est :
La gestion native de l’environnement Microsoft 365 ne permet pas d’avoir une visibilité claire sur le service délivré aux utilisateurs et donc de le superviser simplement. Avec MyOffice365 Openhost vous offre un service supplémentaire en couplant une solution technique quasiment unique en France avec un accompagnement technique complet.
Le projet est intégralement piloté par notre chef de projet. Dédié à votre projet de migration, il sera donc votre interlocuteur unique et vous pourrez le joindre facilement par téléphone ou par email. C’est le chef d’orchestre de votre projet et donc le garant de son succès.
Une fois le devis de migration validé et le dossier technique rempli, une réunion de lancement de projet se tiendra pour que les parties prenantes (client, prestataire éventuel du client, chef de projet Openhost) puissent échanger une dernière fois sur le planning, le rôle de chacun et la marche à suivre.
La migration de messagerie est essentiellement ponctuée par la modification des enregistrements MX dans la zone DNS de votre domaine.
C’est de cette modification que va dépendre l’utilisation de votre ancienne plateforme de messagerie.
Voila comment nous procédons pour vous dans le cadre de votre projet de migration.
Dans ce type de migration, vous et vos collaborateurs vont pouvoir utiliser leur messagerie normalement et de façon transparente jusqu’au moment de la modification des enregistrements MX.
Une fois les enregistrements MX modifiés, les nouveaux messages à destination de votre domaine arriveront sur Microsoft 365 et vous devrez donc utilisez vos nouveaux comptes.
Les anciens restent cependant fonctionnels, pour l’envoi de messages par exemple.
Pour éviter ce genre de confusion nous suggérons la désactivation des anciens comptes à la suite de la modification des enregistrements MX
Dans ce type de scénario les environnements Exchange On Premise et Microsoft 365 sont interconnectés.
Certains de vos utilisateurs peuvent être hébergés sur l’ancienne infrastructure et d’autres sur la nouvelle et cela de façon transparente.
La modification des MX n’intervient qu’en toute fin de projet.
Donc vous pourrez continuer à travailler sans vous soucier de migration ou de bascule.
Si vous vous rendez compte que vous avez oublié de nous indiquer un compte utilisateur à migrer, il est possible de le rajouter dans le projet à condition :
En effet, tant que le serveur source n’est pas supprimé, votre environnement de messagerie existe toujours sur ce serveur. Vos utilisateurs ne peuvent plus utiliser leur ancienne messagerie pour recevoir ou envoyer des emails mais le serveur contient bel et bien l’historique des données des boites email.
Nous vous conseillons de conserver votre service de messagerie source pendant 1 mois après la migration avant de le supprimer définitivement.
Durant ce mois, vous avez la possibilité de constater vos oublis et de nous demander d’effectuer leur récupération. Au-delà, ce ne sera plus possible.
La durée d’une migration dépend de plusieurs facteurs, tels que :
Nous pouvons effectuer un test de copie sur un volume restreint de boites représentatives afin que vous pussiez déterminier le temps nécessaire pour la copie et ainsi préparer le rétroplanning de la migration. Comme nous l’avons vu, sur un serveur source fonctionnant sous Exchange 2013+ il est possible de procéder à une migration hybride vers Microsoft 365, permettant ainsi de déplacer les comptes de messagerie par lot.
Le service de migration de données ne permet pas la migration des dossiers IMAP publics ou partagés.
Seules les boites emails personnelles (d’utilisateurs) peuvent être migrées.
Le processus de migration de données ne supprime pas les données de la boîte aux lettres source.
Au cours d’une migration, toutes les données éligibles sont copiées, et non déplacées ni supprimées. Les données de votre boîte aux lettres source sont conservées après l’exécution du processus de migration. C’est à vous de supprimer vos boites sources.
Remarque : Le service de migration de données ne transfère pas le corps d’un (1) message (d’un email + pièces jointes) dont la taille dépasse 25 Mo.
Dans le cas d’une migration hybride vers Exchange Online (Microsoft 365), les nouveaux messages reçus dans le compte source pendant le processus de migration sont transférés jusqu’à ce que vous quittiez le processus de migration.
Il n’existe aucune option pour revenir en arrière une fois le processus de migration terminé.
Si vous souhaitez, une fois la migration terminée, rapatrier l’ensemble de vos boites email sur votre serveur source (d’origine), il faudra considérer cela comme un nouveau projet de migration qui devra être validé aussi bien techniquement que financièrement.
Tant que les MX DNS ne sont pas basculés, vous pouvez annuler la migration. Néanmoins la prestation de migration sera facturée dans son intégralité.
C’est possible. En amont de la migration, vous avez la possibilité de nous demander de migrer vos utilisateurs en modifiant le domaine lié à leur adresse email (.com, .fr, .io). Cela n’a aucune incidence sur la conservation des données. Ils pourront également changer de domaine (cas du rachat ou de la vente d’une société) pour passer d’un domaine @zorglug.com à @machepro.fr
Il est également possible, si le client conserve la possession de l’ensemble des domaines, de positionner l’ancienne adresse de la boite email en alias sur la nouvelle adresse. Ainsi john.smith@zorglub.com aura comme alias john.smith@machepro.fr
L’outil de migration ne peut pas migrer les éléments qui ne sont pas pris en charge par le serveur de destination. Bien que, dans certains cas, nous puissions convertir des éléments de la source en un élément accepté dans la destination. Par exemple Google Docs dans Google Drive sera converti en Microsoft Word dans OneDrive for Business.
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