La migration de votre messagerie vers Office 365

Depuis de nombreuses années et pour bon nombre d’entre nous la messagerie est très certainement l’outil de travail principal. Le temps moyen passé par un cadre français sur sa messagerie est de 5,5 heures par jour selon une étude menée par BFM Business et c’est sans compter l’usage progressif du smartphone pour la consultation des emails professionnels.  

L’augmentation des CRM, ERP et autres logiciels métier connectés à la messagerie ainsi que la prise de rendez-vous automatique depuis ou via la messagerie rendent cet outil indispensable en devenant le point central de nos actions quotidiennes. 

La principale raison qui encourage une entreprise à migrer  sa messagerie actuelle vers une autre réside dans le souhait de mettre en œuvre au sein de l’entreprise des fonctionnalités devenues incontournables, telles que : 

  • La synchronisation de la réception et de l’envoi de ses emails sur plusieurs supports (smartphone, PC, tablette), mais aussi de ses contacts, ses rendez-vous, ses tâches,
  • Les services collaboratifs : messagerie instantanée, calendriers synchronisés et partagés en équipe, réunions audio et visio…), 
  • La synchronisation avec un CRM ou un ERP comme Dynamics 365 

De plus la messagerie Exchange sur Office 365 offre des capacités de stockage plus importantes avec 50 Go en standard et même beaucoup plus avec l’abonnement Exchange Online Plan 2 qui propose une boite de 100Go et un archivage illimité. 

Des problématiques d’administration et d’hébergement peuvent également inciter les entreprises à migrer leur propre service de messagerie vers une messagerie en mode SaaS comme Office 365 dans l’optique de ne plus avoir à maintenir un serveur en local, avec tout ce que cela implique en termes de gestion, de mises à jour, d’entretien et de sécurité. Et c’est sans compter le fait que maintenir un serveur en local pour y héberger ses emails peut aussi représenter un coût d’acquisition et de maintien en conditions opérationnelles plus important qu’une solution en mode SaaS comme Office 365 avec Openhost. 

Migrer votre messagerie est donc aussi une opportunité d’optimiser vos coûts ! 

1. En quoi consiste votre projet de migration de votre messagerie vers Office 365? 

La migration consiste à recréer à l’identique votre environnement de messagerie existant sur le service de messagerie Exchange Office 365. 

Il ne s’agit pas d’un simple copier-coller de vos emails d’un serveur à un autre. Ce projet englobe également la migration de vos calendriers et de vos contacts, voire même de vos documents (Dossiers publics, Google Drive, Lotus). Pour mieux comprendre la situation, voici comment transiteront vos données entre : 

  • votre serveur de messagerie initial, que ce soit un serveur que vous possédez en propre dans vos locaux (Exchange Server, Lotus Notes, Zimbra,Linux & Co) ou dans un datacenter, comme d’un service SaaS hébergé dans le cloud (OVH, 1 &1, Gandi, Gmail) 
  • et votre nouveau service de messagerie sur Office 365.  

Le schéma suivant illustre la reproduction des données initiales dans l’environnement de destination.  

 Reproduction des données initiales dans Office 365 pendant la migration
migration vers office 365

Si vous avez de très nombreux utilisateurs, des équipes sur site et d’autres en télétravail, ou même des utilisateurs situés dans plusieurs pays avec des fuseaux horaires différents, les processus de migration que nous vous proposons ne nécessitent aucune intervention physique de votre équipe technique sur les postes de vos utilisateurs pour effectuer la copie des données.  Celles-ci sont directement récupérées depuis votre serveur de messagerie actuel et non depuis les postes de travail des utilisateurs. 

D’un point de vue technologique, la migration de votre messagerie peut se dérouler de deux manières en fonction du type de votre service de messagerie actuel : 

  • Migration de type <Hybride> si vous possédez en propre un serveur Exchange 2013/2016/2019… 
  • Migration de type <À Basculement> (Cut Over) si vous posséder un autre type de service/serveur de messagerie (IMAP, Lotus Notes…).  

2. Quels sont les étapes de la migration de messagerie ? 

2.1 Audit de l’existant et des besoins 

Openhost vous accompagne dans l’analyse de votre infrastructure de messagerie existante, des méthodes d’authentification utilisées et des fonctionnalités de sécurité que vous avez mises en place (antivirus, antispam, etc..). 

Nous évaluons à cette occasion le type et la nature du serveur source, la volumétrie des emails et le nombre de boîtes aux lettres utilisées. Nous recensons également : 

  • Les groupes de distribution 
  • Les mailing lists
  • Les boîtes partagées 
  • Le listing des noms de domaines associés 
  • Les alias 
  • Les types de client de messagerie déployés sur les postes des utilisateurs ainsi que leur système d’exploitation (Windows, Mac Os, autre..) 
  • La bande passante disponible pour venir copier les données 

C’est sur la base de cet audit qu’Openhost étudie les scénarios de migration possibles pour répondre à vos exigences et vous proposer un devis. 

2.2 Création d’un nouvel environnement de messagerie 

Lors de la migration de votre messagerie vers une solution de messagerie dans le Cloud comme Office 365, la mise en place du nouvel environnement de messagerie consiste à créer votre univers de stockage pour les emails et les documents, pour attribuer les licences des utilisateurs et gérer les droits d’accès. Cet univers se nomme < un tenant>.

Dès que votre tenant Office 365 est créé nous y  affectons : 

  • Les noms de domaine de messagerie que votre entreprise possède et que vous souhaitez utiliser pour envoyer/recevoir des emails 
  • L’ensemble des licences (abonnements) nécessaires en fonction de ce que vous avez choisis pour vos utilisateurs. Il est ainsi possible de patchworker les différents types de licences disponibles dans le catalogue Office 365 ou Microsoft 365. 
  • L’ajout des utilisateurs avec les informations clés que vous souhaitez utiliser (nom/prénom/fonction/téléphone/service/email principal/email secondaire (alias)/localisation (agence, site, filiale)…)  
  • La création des boîtes emails de chaque utilisateur,  
  • Les boites partagées  & les boites de ressources (Salle de réunion, véhicule de service, matériel en prêt) 

Et pour terminer nous gérons la configuration et le paramétrage de certains services spécifiques comme le routage d’emails, la mailing list, ou encore les droits d’accès aux boîtes mails partagées. 

Nous en profitions également pour créer selon votre organisation les équipes Teams regroupant le personnel de votre entreprise : 

  • Équipe commerciale 
  • Équipe technique 
  • Équipe RH 
  • Équipe DAF 
  • … 

Cette répartition en équipe permet d’utiliser rapidement et efficacement le service TEAMS.
 

2.3 Mise en place du scénario de migration vers Office 365 

La migration Exchange vers Office 365 est totalement transparente pour vos utilisateurs : mails, calendriers, contacts, pièces jointes et autres informations des comptes de vos utilisateurs seront transférées vers un compte Exchange Online Office 365 créé spécialement. 

Pour limiter l’impact de la migration auprès de votre personnel sur l’usage (la disponibilité) de votre service de messagerie nous réalisons principalement deux types migration (d’autres processus existent pour les clients ayant plus de 2 000 boites mails) : 

1. La Migration Hybride « à basculement »   

Cette méthode est recommandée lorsque :  

  • Vous utilisez un serveur Exchange qui vous est dédié, 
  • Qu’il s’agit d’une version Microsoft Exchange Server 2007 à 2019 
  • Votre serveur Exchange contient moins de 2 000 boîtes mails  

Notre équipe peut réaliser l’intégralité de votre migration vers Office 365 ou simplement accompagner vos administrateurs Exchange Server. 

La migration hybride permet de déplacer les boites par lot, c’est-à-dire de manière progressive par groupe d’utilisateur (par service, par région, par pays, en fonction de la taille de votre entreprise). Il est ainsi très facile de réaliser un test sur un lot d’utilisateurs (par exemple le service informatique) qui sera basculé sur Office 365 pour évaluer le processus de migration et mettre à jour si besoin, les guides et notice du projet de migration.  
Il faut donc comprendre que les deux plateformes de messagerie, source et destination, sont capables de fonctionner en parallèle. Le but de ce guide n’est pas de décrire comment cela est possible. La gestion des emails émis et reçus peut donc se faire aussi bien avec une boite encore présente sur le serveur source qu’avec une boite déjà migrée sur les serveurs de messagerie Office 365. 


Autrement dit, il n’est pas nécessaire de copier l’intégralité des boites (surtout s’il y en a plusieurs centaines) pour basculer les flux de messages entrant. 

2. Migration par copy des boites 

Ce processus de migration consiste à interconnecter votre infrastructure existante avec votre nouveau service de messagerie sur Office 365 et à procéder à la copie de l’ensemble des données. Un test peut être réalisé pour vérifier sur quelques boites que la copie des données fonctionne bien. Ces boites sur Office 365 ne peuvent pas être opérationnelles (utilisables par leurs propriétaires en émission/réception de mail) comme cela est le cas pour une migration hybride (décrite précédent). Ce test permet uniquement de s’assurer que le contenu des boites testées est parfaitement copié sur les comptes Exchange d’Office 365 (mails, calendrier, liste de contacts, tâches). 

La première phase de copie, la plus longue, est appliquée aux emails datant de plus de 30 jours, cela représente 99.9 % des emails d’une entreprise. 

La seconde phase de copie, la plus rapide, est appliquée au reste des emails (0,1 %) une fois que les MX du DNS sont basculés vers Office 365. 

Il est possible de migrer vers Office 365 à partir de la plupart des autres services de messagerie mail (Gmail, OVH, Ikoula, 1 & 1, Gandi.)..  mais aussi depuis plusieurs types de serveurs tels (Zimbra, Lotus Notes, Linux…)  

2.4 Accompagnement au changement et découverte des nouveaux usages 

Une fois la migration vers Office 365 réalisée, une phase d’accompagnement au changement peut s’avérer utile pour les collaborateurs qui ont vu leur environnement de messagerie modifié. 

Par le biais de sessions de groupe ou individuelles, un temps est donc consacré à la formation des utilisateurs au nouvel outil (le client de messagerie lui-même et les nouvelles fonctionnalités liées à la boîte email). 

Il est à noter qu’il vous est possible de transmettre en avance un ensemble de tutoriels aux futurs utilisateurs d’Office 365 leurs permettant de découvrir les nouveaux outils et leurs fonctionnalités avancées (plus particulièrement pour ceux qui ne connaissent pas le client de messagerie Outlook).  

Les services de messagerie étant souvent accompagnés d’autres services collaboratifs (OneDrive, Teams entre autre), une découverte guidée de ceux-ci permet de faciliter leur prise en main pour que l’entreprise et ses équipes en retirent des bénéfices le plus rapidement possible. 

3. Une migration simplifiée grâce à MyOffice365 

Openhost, c’est avant tout une équipe disponible et à l’écoute possédant une grande expertise dans la réalisation de projets de migration complexes. 

En 2021, ce sont plus de 15 000 boîtes mails qui ont été migrées, depuis des serveurs Exchange dédié, Lotus Notes mais aussi Gmail et IMAP

En tant que Microsoft Cloud Partner, Openhost vous propose tout un ensemble de solutions et services pour répondre à vos besoins métiers. La version Office 365 professionnelle inclue de nombreux outils pour mettre en place un environnement de travail complet : 

  • Messagerie, avec Exchange Online 
  • Audio/vidéo/conférence/téléphonie/partage d’écran avec Teams 
  • Partage de documents avec OneDrive 

Cependant, la complexité du déploiement et les multiples évolutions possibles de cet environnement peuvent freiner certaines entreprises dans la mise en place de leur propre projet de migration.  

C’est pourquoi Openhost vous propose MyOffice365, un service complet pour vous accompagner dans le déploiement, la gestion au quotidien et la supervision de votre environnement Office 365. 

logo MyOffice365

Grâce à MyOffice365, vous pouvez donc profiter pleinement de toutes les opportunités offertes par Office 365 Entreprise et Office 365 Business. MyOffice365 c’est : 

  • Un accompagnement global : Openhost met à votre disposition un support dédié pour gérer vos problématiques Office 365. Nous vous accompagnons dans le choix des licences et des options (meilleur architecture, déploiement d’un environnement performant, etc.) les plus adaptées à votre besoin. 
     
  • Analyse et supervision de votre environnement Office 365 : Openhost analyse votre environnement pré-déploiement pour anticiper les potentielles problématiques liées à votre futur déploiement. Nous surveillons l’expérience utilisateur (utilisation des services, niveaux de latence, etc.) et étudions le retour sur investissement d’Office 365 pour comprendre l’utilisation réelle des services par vos utilisateurs et déterminer les fonctionnalités les plus exploitées ou inutilisées (dont vous pourriez peut-être vous passer). 
     
  • Personnalisation de votre environnement Office 365 : Nous étudions les possibilités de déploiement de nouvelles fonctionnalités (téléphonie IP, protection des données avancée, conformité à l’ISO 27001 etc.) et nous réfléchissons à une stratégie de sécurisation des accès et des données (authentification multi-facteur, classification des données,). Openhost assure la surveillance des données (aspect clé pour la gestion du RGPD, politique de sécurité) et la mise en place de stratégies de conformité (archivage légal, backup, protection contre la perte de données, etc.) 

La gestion native de l’environnement Office 365 ne permet pas d’avoir une visibilité claire sur le service délivré aux utilisateurs et donc de le superviser simplement. Avec MyOffice365 Openhost vous offre un service supplémentaire en couplant une solution technique quasiment unique en France avec un accompagnement technique complet. 

4. FAQ 

4.1 Qui pilote le projet de migration de votre messagerie actuelle? 

Le projet est intégralement piloté par notre chef de projet. Dédié à votre projet de migration, il sera donc votre interlocuteur unique et vous pourrez le joindre facilement par téléphone ou par email. C’est le chef d’orchestre de votre projet et donc le garant de son succès.

Une fois le devis de migration validé et le dossier technique rempli, une réunion de lancement de projet se tiendra pour que les parties prenantes (client, prestataire éventuel du client, chef de projet Openhost) puissent échanger une dernière fois sur le planning, le rôle de chacun et la marche à suivre. 

4.2 La bascule a été effectuée et je me rends compte qu’un compte utilisateur a été oublié, est-il possible de le récupérer ? 

Si vous vous rendez compte que vous avez oublié de nous indiquer un compte utilisateur à migrer, il est possible de le rajouter dans le projet à condition :  

  • Qu’il n’ait pas été supprimé du serveur de messagerie source 
  • Qu’en cas de migration hybride, la connexion entre les serveurs soit toujours établie 

En effet, tant que le serveur source n’est pas supprimé, votre environnement de messagerie existe toujours sur ce serveur. Vos utilisateurs ne peuvent plus utiliser leur ancienne messagerie pour recevoir ou envoyer des emails mais le serveur contient bel et bien l’historique des données des boites email. 

Nous vous conseillons de conserver votre service de messagerie source pendant 1 mois après la migration avant de le supprimer définitivement.  
Durant ce mois, vous avez la possibilité de constater vos oublis et de nous demander d’effectuer leur récupération. Au-delà, ce ne sera plus possible. 

4.3 Combien de temps dure une migration ? 

La durée d’une migration dépend de plusieurs facteurs, tels que : 

  • Le nombre de comptes utilisateurs que vous souhaitez migrer ; 
  • Le temps que vous procédiez à un test sur quelques boites pour vérifier la conformité de la copie ainsi que votre processus interne de paramétrage et de gestion ; 
  • Le nombre et la taille des éléments migrés – plus une boite possède un volume important de données et de nombreux éléments (email, contacts, rendez-vous, tâches) plus la copie des données prendra du temps. Ainsi, à volume équivalent, une boîte de 15Go de données avec 10.000 emails prendra 10 fois moins de temps à copier qu’une boite de 15 Go avec 100 000 emails. 
  • Les performances du serveur source à partir duquel vous procédez à la migration ; 
  • Le taux de transfert de données du réseau (bande passante) ; 

Nous pouvons effectuer un test de copie sur un volume restreint de boites représentatives afin que vous pussiez déterminier le temps nécessaire pour la copie et ainsi préparer le rétroplanning de la migration. Comme nous l’avons vu, sur un serveur source fonctionnant sous Exchange 2013+ il est possible de procéder à une migration hybride vers Office 365, permettant ainsi de déplacer les comptes de messagerie par lot. Nous vous invitions à consulter notre article traitant de la migration hybride.  

  • … 

4.4 Est-ce que je peux migrer les dossiers de messagerie IMAP qui sont publics ou partagés ? 

Le service de migration de données ne permet pas la migration des dossiers IMAP publics ou partagés. 
Seules les boites emails personnelles (d’utilisateurs) peuvent être migrées. 

4.5 Que deviennent les données de la BAL source ? Sont-elles conservées ou supprimées ? 

Le processus de migration de données ne supprime pas les données de la boîte aux lettres source. 
Au cours d’une migration, toutes les données éligibles sont copiées, et non déplacées ni supprimées. Les données de votre boîte aux lettres source sont conservées après l’exécution du processus de migration. C’est à vous de supprimer vos boites sources. 

Remarque : Le service de migration de données ne transfère pas le corps d’un (1) message (d’un email + pièces jointes) dont la taille dépasse 25 Mo.  

4.6 Durant le processus de migration, que deviennent les messages qui arrivent dans la boite email du serveur source? 

Dans le cas d’une migration hybride vers Exchange Online (Office 365), les nouveaux messages reçus dans le compte source pendant le processus de migration sont transférés jusqu’à ce que vous quittiez le processus de migration. 

4.7 Est-il possible de revenir en arrière une fois la migration terminée ? 

Il n’existe aucune option pour revenir en arrière une fois le processus de migration terminé.  
Si vous souhaitez, une fois la migration terminée, rapatrier l’ensemble de vos boites email sur votre serveur source (d’origine), il faudra considérer cela comme un nouveau projet de migration qui devra être validé aussi bien techniquement que financièrement.

Tant que les MX DNS ne sont pas basculés, vous pouvez annuler la migration. Néanmoins la prestation de migration sera facturée dans son intégralité. 
 

4.8 Mes utilisateurs ont des adresses emails en .fr et je souhaite les migrer en .com, c’est possible ? 

C’est possible. En amont de la migration, vous avez la possibilité de nous demander de migrer vos utilisateurs en modifiant le domaine lié à leur adresse email (.com, .fr, .io). Cela n’a aucune incidence sur la conservation des données. Ils pourront également changer de domaine (cas du rachat ou de la vente d’une société) pour passer d’un domaine @zorglug.com à @machepro.fr 
Il est également possible, si le client conserve la possession de l’ensemble des domaines, de positionner l’ancienne adresse de la boite email en alias sur la nouvelle adresse. Ainsi john.smith@zorglub.com aura comme alias john.smith@machepro.fr  

4.9 Quels éléments ne sont pas migrés lors de la copie des boîtes mails ? 

L’outil de migration ne peut pas migrer les éléments qui ne sont pas pris en charge par  le serveur de destination. Bien que, dans certains cas, nous puissions convertir des éléments de la source en un élément accepté dans la destination. Par exemple Google Docs dans Google Drive sera converti en Microsoft Word dans OneDrive for Business. 

Pour en savoir plus, consultez notre article dédié.

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