Hosted Exchange ou Office 365 Exchange online pour votre messagerie professionnelle ?

Le nombre d’offres de messagerie professionnelle a augmenté ces dernières années chacune avec ses avantages et inconvénients. Entre Hosted Exchange, Office 365 ou Exchange Online pas toujours facile de choisir la meilleure solution mail pour votre entreprise… Pour vous aider à faire le bon choix, nous avons réalisé un comparatif de ces différents services de messagerie.

Ce guide vous aidera à choisir la meilleure offre de messagerie Exchange en fonction des besoins de votre entreprise !

Messagerie Exchange en mode Cloud ou On-premise ?

Bien définir et comprendre ses besoins est une première étape pas toujours évidente, elle est pourtant essentielle pour choisir la meilleure infrastructure de messagerie possible. En effet l’évolution ou la création de votre messagerie d’entreprise dépend évidemment de votre situation actuelle. Les besoins d’une entreprise qui possède déjà un serveur de messagerie mail « on-premise » (serveur mail hébergé en entreprise) ne seront pas du tout les mêmes que celle d’une société qui créée sa messagerie professionnelle. De même l’organisation de votre entreprise va directement impacté vos besoins de serveurs messagerie : êtes-vous une entreprise répartie sur différents sites ? Vos collaborateurs ont-ils besoin d’accéder à leurs mails en dehors du bureau ?

Les besoins de vos serveurs de messagerie mail peuvent aussi être dépendants des exigences réglementaires ou logiques de votre secteur d’activité. Il existe de nombreuses contraintes telles que la nécessité de crypter de bout en bout vos mails, l’archivage des mails, les modalités de connexion pour vos utilisateurs (comme la double authentification par exemple), etc.

Pour vous aider à y voir plus clair dans toutes les offres de messagerie professionnelle, nous avons comparé les versions Hosted Exchange et Exchange Office 365. Ces deux solutions ont fait leurs preuves et apportent chacune leurs avantages. Mais chacune de ces messageries mails ne convient qu’à certaines entreprises, alors quelle solution de messagerie choisir ?

Hosted Exchange : profiter d’un serveur Exchange dédié ou mutualisé !

Si jusque-là votre messagerie professionnelle n’était qu’un ensemble de boites mails raccordés les unes aux autres avec des alias de messagerie tels que business@orange.fr ou autres alors préparez vous à passer au niveau supérieur !

Les serveurs Exchange sont devenus une norme en entreprise car une fois bien configurés, ils offrent une solution de messagerie professionnelle performante adaptée à toutes les tailles d’entreprises. Nos clients de messagerie Hosted Exchange 2016 vont de la petite PME de 20 salariés jusqu’à de grands groupes comprenant des milliers d’utilisateurs répartis sur plusieurs pays. Les infrastructures serveur Exchange 2016 sont conçues pour soutenir une forte montée en charge en cas de besoin tout en offrant une grande souplesse de configuration pour s’adapter à l’organisation.

À chaque nouvelle version Exchange Server, Microsoft a su pallier les défauts remontés par ses partenaires et y apporter de nouvelles fonctionnalités (ou en retirer) pour améliorer la disponibilité de la messagerie. L’avantage de la solution Exchange est sa haute disponibilité en mode Cloud. La version Hosted Exchange Cloud est une version externalisée chez un fournisseur de services qui s’occupera donc de toute la configuration, maintenance et interventions nécessaires au bon fonctionnement du service de messagerie. Externaliser sa messagerie Hosted Exchange Server présente donc énormément d’avantages pour les différentes tailles d’entreprise. Cela permet notamment de ne plus avoir de personnel dédié à la simple gestion de cette problématique. Mais aussi de ne plus être avoir à posséder le matériel nécessaire (infrastructure serveur Exchange, bande passante dédiée…) en entreprise et de devoir le faire évoluer ! Le modèle de tarification mensuelle pour vos boites mails Exchange permet de réduire considérablement les coûts et de changer de prestataire s’il ne vous convient plus.

Les offres Hosted Exchange vous proposent le même service de messagerie mail qu’avec une offre Office 365 Entreprise mais avec quelques caractéristiques supplémentaires. Ces 2 services Cloud basent leur messagerie sur des serveurs Exchange 2016.

Vos serveurs Exchange et les logiciels de messagerie mail

Les offres Hosted Exchange vous permettent de placer votre messagerie mail sur un (ou plusieurs selon le volume) serveur Exchange. Les Exchange Server tournent en amont sur l’infrastructure de votre fournisseur comme par exemple Openhost, pour faire transiter tous vos mails. Bien que Microsoft Exchange Server soit un terme qui se répand progressivement, peu d’utilisateurs ne savent encore pas ce qu’il désigne car pour consulter une boite mail, on passe par un client de lecture pour gérer l’affichage des messages.

Pour consulter vos boites mails, vous devrez donc utiliser un client de messagerie connu de tous : Outlook. En effet Outlook est le logiciel de consultation des messageries Exchange. Chaque version Exchange Server possède sa version Outlook mais celles-ci sont compatibles entre elles. Vous pourrez donc sans soucis avoir une messagerie Exchange 2013 et consulter vos mails sous Outlook 2016. Des versions Outlook Exchange officielles pour PC, Mac, smartphones Android et iOS et tablettes sont disponibles et présentent l’avantage d’intégrer directement toutes les fonctionnalités et mesures de sécurité pour un environnement professionnel. Bien entendu il existe d’autres applications compatibles pour consulter vos mails si vous êtes « allergiques » à Outlook mais vous vous privez alors de toutes les nouveautés Exchange 2016.

Migrer d’une plateforme de messagerie à l’autre induira certainement un changement dans les clients de messagerie. Par exemple si vous prévoyez de réaliser un migration de Lotus Notes vers Exchange 2016 alors il peut être intéressant de prévoir des séances de formation pour éviter les futurs problèmes d’utilisation. L’avantage avec Hosted Exchange 2016 est que vos utilisateurs se retrouveront sur l’interface Outlook 2016 qui est organisé de la même manière que leurs outils bureautiques Office (Word, Excel,…). Le choc de la migration de messagerie professionnelle sera donc atténué !

Hosted Exchange : Adaptation et performances pour votre messagerie pro

Choisir une infrastructure serveur propre à votre entreprise

Tout d’abord votre infrastructure MS Exchange peut être établie sur serveur dédié ou mutualisé (plusieurs services de messagerie partagent un même espace serveur mais restent indépendants les uns des autres). Il vous est possible de mixer différentes offres mails sur votre infrastructure Hosted Exchange, par exemple vous pouvez très bien prendre 10 boites mails « Silver » pour vos utilisateurs les moins exigeants et 20 boites mails « Gold » pour tous les utilisateurs bénéficiant des fonctionnalités de mobilité et collaboration.

En choisissant une offre Hosted Exchange, vous avez la possibilité de définir une messagerie professionnelle Exchange Outlook beaucoup plus personnalisé pour votre entreprise. La version actuelle du service de messagerie est sur serveurs Exchange 2016. Une fois votre environnement mail mise en place, il vous appartient totalement et vous pouvez donc le faire évoluer comme vous le souhaitez.

En termes de personnalisation Hosted Exchange présente plusieurs avantages face à Office 365 :

• Capacité de stockage des boites mails personnalisable (infinie en fonction de vos besoins !)
• Durée de rétention des mails supprimés et archivage paramétrable
• Compatibilité des applications tierces plus poussée
•  Intégration de fonctionnalités de sécurité et protection des données plus avancées (autres que celles de Office 365, par exemple Mail in Black)

Profitez de votre Hosted Exchange 2016 jusqu’au bout

Votre infrastructure Hosted Exchange est à tarification mensuelle et sans engagement tout comme Office 365 Exchange online. L’avantage étant que vous pouvez rester dessus aussi longtemps que vous le souhaitez. Si une nouvelle version MS Exchange est disponible mais que vous ne souhaitez pas lancer un projet de migration dans les années à venir, vous pouvez donc rester sous Exchange 2016 ! Lorsque vous êtes sous Office 365, vous êtes forcés d’évoluer avec les mises à niveau de Microsoft qui peuvent parfois dérouter les utilisateurs et administrateurs.

En termes de sécurité, notre équipe technique dédiée Hosted Exchange s’occupe de tout et vous n’aurez donc aucun problème de compatibilité ni d’obsolescence quelconque. Et lorsque le moment est venu, c’est à vous de décider quand et comment migrer les différents comptes mails.

Une migration Exchange transparente

Migrer votre messagerie professionnelle vers Exchange peut être un grand pas à franchir pour certaines sociétés. Nos offres de migration vous permettent de transférer toutes vos données de messagerie (mails, contacts, calendriers…) sans perte de données et sans coupures ! Que votre messagerie soit actuellement sous Lotus Notes, Zimbra, Gmail ou une ancienne version Outlook comme Hosted Exchange 2007 ou 2010, notre équipe vous accompagne de A à Z pour un projet tout en douceur.

De plus si vous êtes actuellement sous une ancienne version Outlook tel que Outlook 2010, il n’est pas nécessairement obligatoire pour vos utilisateurs de passer sous Outlook 2016 directement. Vous pouvez très bien réaliser ce chantier en 2 étapes en migrant d’abord vos serveurs Exchange et ensuite basculer vers une version plus récente de messagerie Outlook.

Une messagerie professionnelle Exchange pour plus de collaboration

Hosted Exchange vous permet de gérer toute votre messagerie professionnelle mais intègre aussi des fonctionnalités et extensions qui vous permettront de maximiser la collaboration des utilisateurs. En termes de stockage et d’archivage, le volume de mails et pièces jointes avec Hosted Exchange est illimité !

De multiples intégrations vous permettent de connecter des applications Microsoft ou autres éditeurs à vos messageries professionnelles. Il est donc tout à fait possible d’y associer simplement d’autres produits Openhost tels que Skype Entreprise, SharePoint 2016 pour la gestion documentaire ou de tâches, gérer des dossiers partagés entre équipes, ajouter notre solution antispam Neo-spam, etc.

La messagerie Hosted Exchange 2016 est avant tout votre messagerie, vous pouvez donc la définir à l’image de votre entreprise !

Tarifs Hosted Exchange 2016

Office 365 Exchange online : toujours à jour !

Votre entreprise possède un besoin de changement permanent ? D’avoir toujours accès aux toutes dernières nouveautés Microsoft ? Alors nos offres Office 365 sont faites pour vous !

Un large panel d’applications Microsoft

Dans les offres Office 365, Exchange online n’est qu’un produit parmi d’autres. De multiples applications viennent enrichir l’offre Office 365 en fonction de la solution choisie. Bien entendu, le plupart d’entre nous connaissent déjà les outils bureautiques Microsoft Office 2016 tels que Word, Excel, PowerPoint,… Mais au fil des années Microsoft a développé tout un ensemble de logiciels spécifiquement pour les entreprises et ce sur 3 plans : collaboration et partage, sécurité des données et Business Intelligence (analyse des données).

Les offres Office 365 se découpent en 3 grandes familles :

• Office 365 Business & ProPlus : toutes les applications bureautiques Microsoft Office et de collaboration tels que les réseaux d’entreprise Yammer ou Teams et la téléphonie Skype Entreprise
• Office 365 Entreprise : des principaux services de collaboration professionnels (mail, stockage, messagerie, réunions en ligne… pour 6€/mois) jusqu’à une suite complète de toutes les fonctionnalités de collaboration et de téléphonie IP avec des services de sécurité avancés (Protection avancée contre les malwares et spam notamment) pour 34€/mois.
• O365 Exchange Online : une messagerie professionnelle basique avec un volume plus ou moins gros de stockage et des intégrations avec votre Active Directory AD allant de 3€ (offre webmail basique) à 10€/mois.

Des mises à jour périodiques

Le gros avantage de Office 365 est de pouvoir accéder en continu et de manière très rapide aux toutes dernières versions et nouveautés des logiciels. Pour les familiers de la suite Adobe Creative Cloud (Adobe CC), le fonctionnement est similaire. Une fois votre suite Office 365 connectée à votre PC, celle-ci vérifie tous les jours si des nouveautés sont à disposition et l’installation se fait automatiquement ou sur demande selon vos paramètres. Concernant votre messagerie professionnelle Exchange, toutes les nouveautés de fonctionnalités ou autres sont installées sans aucune perturbation avec l’utilisation de la boite mail.

Si votre domaine est lié à un Active Directory AD, alors l’administrateur du réseau peut décider de retarder ces mises à jour pour ne les installer que toutes en même temps à un certain moment. Dans cette optique, c’est vous qui gérez le rythme des mises à jour, ce qui selon les entreprises peut être une bonne chose mais va un peu à l’encontre de l’esprit du modèle cloud Office 365.

Office 365 Entreprise

Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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