Zoom sur 3 outils collaboratifs qui ont le vent en poupe en 2016

Skype for Business Online n’est plus disponible depuis 2021.
> En savoir plus

La transformation numérique passera (aussi) par  votre entreprise.  Cette nouvelle ère  a profondément modifié notre façon de travailler en amenant son lot de nouveaux phénomènes et comportements : hyper connexion, BYOD, réseaux sociaux, mobilité…

L’entreprise n’en est pas exempte avec l’email collaboratif, l’intranet, les RSE (réseaux sociaux d’entreprise), les plateformes de gestion de projet, les annuaires… Ces nouveaux outils de communication interne émergent et apportent plus de fluidité, d’autonomie, de mobilité (travail à distance/déplacement/télétravail)…

Regardons de plus près quelques uns de ces outils qui changent la vie des collaborateurs et accélèrent la prise de décision.

Skype Entreprise : l’outil « tout en un » pour votre communication unifiée

La version grand public est connue mondialement, mais connaissez-vous la version pour les entreprises de Skype ? Celle-ci nous offre des fonctionnalités intéressantes en termes de communication unifiée (un outil « tout en un » regroupant plusieurs usages collaboratifs). Vous souhaitez appeler un collaborateur ? Vous avez besoin d’une information rapidement ? De contacter quelqu’un sans forcément envoyer un mail ?

Skype Entreprise répond à ces besoins et c’est plutôt intéressant d’un point de vue « usager »:

• Fonctionnalité « Téléphone » (via la téléphonie sur IP) : il est possible de téléphoner directement via Skype (ex-Lync) et ce, vers tout type de poste : fixe, portable et comptes Skype grand public. Si vous souhaitez remplacer votre système de téléphonie classique (PABX) par un système de téléphonie PBX cloud, c’est possible. Savez-vous que 79% des entreprises américaines qui ont testé la version d’essai de Skype Entreprise en téléphonie prévoient de l’adopter pour une raison principale de coût (étude Infotrack) ?
• Fonction de messagerie instantanée : vous pouvez échanger des messages en instantané sous forme de « chat en ligne ». Le chat représente un outil de productivité synchronisé indéniable en faisant gagner du temps. Et les communications sont sécurisées.
• Fonction « Indicateurs de présence » : vous indiquez si vous êtes disponible ou occupé, ou encore absent durant 5 min.
• Fonction « Visioconférence » disponible en HD : Skype propose une solution de réunion complète pour l’entreprise. Sessions de collaboration à plusieurs sur des sites distants, accès aux conférences à l’aide d’un téléphone, lancement d’une réunion avec un prospect habitant en Allemagne… Et ce, avec une qualité d’échange optimale et sans faire le déplacement. Vous économisez du temps et le transport. La solution permet de créer une salle de conférence professionnelle rapidement : annotation de document, partage d’écran, chat et vidéo. L’exemple du déploiement  Skype en HD par Prévor en est une belle démonstration. L’option « audioconférence » est également disponible via Skype Entreprise.
• Fonction « Réunions et partage d’écrans » à plusieurs interlocuteurs (jusqu’à 250) : si vous voulez organiser une réunion avec plusieurs personnes physiquement non présentes, votre Skype peut organiser des réunions téléphoniques avec plusieurs interlocuteurs sans avoir besoin de passer par un téléphone spécial conférence. En plus, vous faites du partage d’écran et donc de documents pour suivre une présentation à plusieurs.

Skype Entreprise est interconnectable avec d’autres outils de collaboration, comme votre messagerie d’entreprise Exchange ou encore votre plateforme SharePoint (environnement Microsoft).

Les deux principales fonctionnalités de Skype Entreprise utilisées sont la téléphonie et le système de vidéo/audioconférence. Enfin, les efforts faits par Microsoft en termes d’ergonomie mobile permette d’exploiter Skype sur mobile, avec les applications mobiles (Windows, iOS et Android), ou intégrer des participants à distance dans des espaces de réunion à l’aide de Skype Entreprise Room Systems et Surface Hub.

Slack : une plateforme collaborative tournée projets et réseau social

L’outil à la mode de la génération Facebook et Twitter (selon le Journal du Net) ! Beaucoup de start-up s’en sont emparé ces dernières années. C’est une  plate-forme de communication collaborative ainsi qu’un logiciel de gestion de projets. Il permet de centraliser les échanges autour d’un projet. Système souple, il fonctionne sous forme de « channels », des canaux de diffusion qui peuvent correspondent à des projets, thématiques. Les usagers s’abonnent ou non dans le flux de discussion.  Il permet donc de créer des groupes de travail utiles pour faire passer des messages ou effectuer la coordination d’un projet.

Cet outil n’est pas le seul sur le marché, nous vous en présenterons d’autres bientôt, comme Creatiq Lab, un savant mélange de plateforme collaborative, outil de gestion de projet et tableau blanc.

Yammer : le réseau social intégré à la suite Office

Yammer est un outil de microblogging qui permet d’installer un réseau social interne pour les entreprises. Au-delà de fonctions classiques de communication, il est lié à la suite Office et permet de créer par exemple des événements, des topics ou des sujets de partage. Plus de 20 000 entreprises utilisent Yammer, dont CapGemini ou Shell.

Mais ce n’est pas le seul RSE sur la place : Facebook at Work, Jamespot, Google +, BlueKiwi sont autant de grands noms des réseaux sociaux d’entreprise… Le cabinet Lecko a réalisé un mapping des différentes solutions sur le marché et met en exergue plusieurs types de réseaux sociaux d’entreprise et de collaboration, en fonction de leur caractéristique majeure : circulation de l’information, diffusion de l’information… Nous y retrouvons d’ailleurs la plateforme SharePoint 2013, classée dans les spécialistes de la diffusion d’information.

Ce mouvement de fond montre un nouveau paradigme en entreprise : les grandes firmes s’emparent des RSE pour plus de fluidité dans les process internes.  Mais pas que : quand l’email devient difficilement contrôlable, le RSE permet aux cadres d’être plus productifs avec plus d’immédiateté et moins de contrôle (qui dois-je mettre en copie ?)… Même si les managers ont encore des difficultés à identifier le bénéfice organisationnel de ce type d’outil, il n’en demeure pas moins qu’ils sont utiles et pour preuve : pour 75% des répondants à une étude Lecko (2016), le RSE permet de faciliter les échanges, l’entraide (72%°, l’émergence de nouvelles idées (72%).

La collaboration au cœur des priorités des entreprises

Selon cette même étude, la collaboration fait partie du top 5 des priorités des managers et la transformation numérique est au cœur de la stratégie de plus de la moitié des grandes entreprises interrogées. La tendance se confirme donc, mais semble encore se heurter aux changements organisationnels et comportementaux présents au sein des structures pour adopter de nouveaux réflexes et ainsi gagner en efficacité.

Bilan : les outils sont certes importants, mais l’accompagnement au changement (et l’adoption de nouveaux comportements) reste un enjeu majeur de cette nouvelle équation au travail.