Pourquoi choisir la messagerie Exchange Outlook Pro ?

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Cet article fait la promotion d’Exchange 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais Exchange Online.

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La messagerie mail professionnelle reste un des canaux essentiels de communication pour les entreprises. Malgré le développement de solutions de communication plus flexibles tels que la messagerie instantanée, les fils de discussions ou encore les forums d’entreprise, la messagerie professionnelle reste très plébiscitée car elle permet d’avoir une base officielle pour les réponses de clients ou de partenaires par exemple. Depuis une bonne décennie le nombre d’offres de messagerie mail professionnelle a augmenté chacune avec ses avantages et inconvénients. Entre Gmail, Hosted Exchange, Lotus Notes, Zimbra ou Exchange Online sur Office 365 pas toujours évident de trouver la bonne messagerie pro pour votre entreprise…

En tant qu’hébergeur mail professionnel, Openhost vous propose donc de découvrir tous les avantages de la messagerie Microsoft Exchange Outlook !

Microsoft Exchange Outlook : une messagerie professionnelle moderne

Microsoft Exchange est progressivement devenu la solution de messagerie la plus populaire en entreprise. Conçue dès le départ comme une solution mail professionnelle, Exchange Outlook vous permet de profiter d’un client mail complet à haut disponibilité. Une fois bien configurée, Exchange offre une messagerie professionnelle performante adaptée à toutes les tailles d’entreprises. Nos clients de messagerie Hosted Exchange vont de la PME de 20 salariés jusqu’à de grands groupes comprenant des milliers d’utilisateurs répartis sur plusieurs pays. En effet les infrastructures serveur Exchange 2016 sont conçues pour soutenir une forte montée en charge en cas de besoin tout en offrant une grande souplesse de configuration et de nombreuses fonctionnalités pour s’adapter à l’organisation.

Microsoft a su faire évoluer Exchange Server pour pallier les défauts remontés par ses partenaires et apporter de nouvelles fonctionnalités (ou en retirer) qui ont amélioré la disponibilité de la messagerie ainsi que l’expérience utilisateur sur Outlook.

Les fonctionnalités de votre messagerie Exchange Outlook

Exchange Outlook est un produit Microsoft et il s’intègre donc pleinement dans l’écosystème Microsoft avec l’OS Windows qui reste majoritairement utilisé, les produits bureautiques comme Office 2016, etc. Ces dernières années Microsoft a beaucoup œuvré pour faire preuve d’une plus grande ouverture et a donc largement ouvert ses possibilités d’intégrations et de compatibilité. Désormais la messagerie Exchange Outlook s’intègre aussi facilement sur Mac que sur Windows, ainsi que sur Android, iOS, etc… Microsoft est aussi devenu un des premiers contributeurs mondiaux dans la communauté Open Source ! Le géant américain a en effet compris qu’un écosystème fermé ne pourrait être l’avenir du Cloud.

Concernant l’utilisation de la messagerie Exchange Outlook, depuis sa version 2007 Microsoft n’a cessé de revoir et corriger de nombreux éléments fonctionnels. De nombreuses petites fonctionnalités ont donc progressivement enrichi les clients Outlook comme par exemple des avertissements pour les utilisateurs avant même que le message ne soit envoyé (adresse incorrecte, destinataire n’est pas disponible lorsque c’est un membre de votre entreprise, problèmes sur liste de distribution, etc…).

De plus de nombreux modules externes intégrables à la messagerie Outlook pro vous permettront de multiplier les fonctionnalités disponibles. Grâce au service de calendrier synchronisé avec tous vos contacts vous pourrez par exemple exploiter le module « FindTime ». FindTime vous permet de définir le meilleur créneau horaire pour fixer une réunion avec plusieurs utilisateurs. Fixer une réunion avec plus de 3 personnes a toujours été une véritable corvée car il n’est jamais évident de trouver un créneau où tous les participants sont disponibles… Grâce au module FindTime pour Outlook Exchange, vous trouverez très facilement plusieurs créneaux où tous vos collaborateurs sont disponibles !

Pour aller encore plus loin en termes de fonctionnalités d’autres possibilités sont également envisageables grâce au serveur Exchange : archivage automatique, protection contre la perte de données, limitation des envois de fichiers de l’entreprise en dehors de l’organisation, etc.

Microsoft Exchange Outlook et la concurrence : Gmail vs Exchange ?

Microsoft Exchange est une solution de serveur de messagerie taillée pour un environnement professionnel. S’il est vrai que le choix en termes de solutions de messagerie parait assez large, en y regardant de plus près on se rend rapidement compte qu’au fil du temps, il s’est restreint… En effet, l’ouverture de Microsoft Exchange vers d’autres solutions (FindTime, Salesforce, etc.) et le renforcement de son interconnexion avec les autres produits Microsoft Office 365 lui donne une longueur d’avance sur la concurrence. À contrario d’autres logiciels de messagerie comme Zimbra, IBM Lotus Notes, Orange ou autres n’ont pas réussi à évoluer suffisamment face aux usages des utilisateurs.

Le seul concurrent sérieux en liste pour Outlook pro est le client de messagerie Gmail qui s’est récemment tourné vers le monde professionnel. L’intégration de Gmail dans la suite professionnelle de Google (GSuite ou GApps) lui permet de rivaliser avec Exchange. Cependant pendant longtemps tourné vers le grand public, Gmail n’a pas encore pu faire ses preuves en milieu professionnels. Quelques gros exemples de tentatives d’intégration en entreprise ont mal tourné ces dernières années et ont donc ralenti sa progression. Le fait que Google ne soit pas aussi bien reçu dans certaines zones internationales (Chine par exemple) a aussi joué en sa défaveur. La suite de Google doit aussi faire ses preuves en termes de sécurité et protection des données. Un point bien évidemment très sensible pour le milieu professionnel.

Intégrer votre messagerie Exchange à votre environnement de production

Les concurrents de la messagerie Exchange Outlook ont peu à peu pris du retard au fil des années à mesure que Microsoft a fait progresser ses solutions professionnelles. Contrairement à d’autres messageries d’entreprise, Exchange est pleinement intégré à l’environnement Microsoft et permet donc de tirer parti de toutes les fonctionnalités et possibilités en entreprise. La majorité des entreprises utilisent la fameuse suite de collaboration Microsoft Office 365 ainsi que des postes sous Windows pour des raisons évidentes de compatibilité, de gestion et de protection des informations.

Pour tirer pleinement parti des possibilités de vos logiciels et services, il est nécessaire d’avoir des produits qui pourront pleinement communiquer entre eux. En exploitant la messagerie Exchange, vous serez en mesure de bénéficier d’interconnexions avec tout l’environnement Office 365 : intégration de Skype Entreprise pour dialoguer et gérer vos réunions, SharePoint ou OneDrive pour le partage de ressources, OneNote, Planner, etc. Votre messagerie mail Exchange vous permet d’être encore plus productif en vous permettant d’utiliser le bon service pour la bonne action sans être perdu entre toutes ces plateformes !

Migrer toutes vos données de messagerie mail professionnelle

Si votre entreprise possède déjà une messagerie professionnelle, alors vous devrez passer par une première phase de migration de messagerie vers Exchange En fonction de la messagerie d’entreprise que vous souhaitez intégrer, toutes les données ne pourront pas être importées aussi facilement. Certains intégrateurs de messagerie vous préconiseront même d’abandonner une partie de vos données car cela peut engendrer un coût beaucoup plus élevé. Chez Openhost nous avons développé une méthode de migration basé sur les meilleurs outils du marché, ce qui nous a permis de réussir tous nos projets de migration sans perte de données peu importe les messageries professionnelles d’origine.

Malgré cela il est évident que la messagerie Exchange Outlook apporte une facilité de migration et d’importation des données supérieure à ces concurrents. Un réel atout lorsque vous faites face à un projet d’une certaine ampleur car il est essentiel de partir du bon pied pour une réussite complète du projet pour vos utilisateurs, vos administrateurs et votre direction.

La synchronisation et le déploiement automatique des profils de vos utilisateurs vous permettra de ne pas avoir à intervenir manuellement sur vos postes informatiques. Un aspect essentiel dans la phase de migration pour éviter une perte de temps inutile. Le déploiement automatique des profils Outlook Exchange permet donc de mettre en place de manière simplifiée les clients Outlook et de lancer la synchronisation des données pour vos utilisateurs. Vous pouvez ainsi lancer la migration par lot et voir les boites mails se déployer progressivement.

Haute disponibilité pour vos mails pro

Les solutions Cloud ont apporté de nouveaux horizons pour les entreprises mais aussi de nouvelles problématiques ! La question du « downtime », comprenez par-là une perte de de signal durant un certain temps. Exploiter les outils de collaboration et services en dehors du réseau de l’entreprise est devenu une vraie nécessité comme par exemple lors de déplacements professionnels, en télétravail ou sur nos smartphones. Ceci a largement augmenté le périmètre d’action et de protection nécessaire pour couvrir les utilisateurs. Assurer une haute disponibilité du service est donc un point essentiel pour assurer une messagerie professionnelle performante.

En proposant un environnement serveur dédié aux professionnels et à leurs messageries professionnelles, Openhost Network vous assure une haute disponibilité de l’ordre de 99,95%. En effet nos infrastructures serveurs sont sous monitoring 24/24 et ceci permet donc de prendre en charge le moindre incident le plus rapidement possible. Un point essentiel pour vos utilisateurs qui seront les premiers à subir une perte de service mail !

L’environnement serveur de messagerie Exchange Outlook nous permet de maintenir un haut niveau de disponibilité pour tous nos clients. Les serveurs Exchange ont été conçus dès le départ comme une solution professionnelles à intégrer par des fournisseurs de services. Une équipe technique complète veille donc à la bonne maintenance de votre infrastructure de messagerie et réalise toutes les évolutions et interventions nécessaires.

La synchronisation Exchange Outlook pour tous vos périphériques

ActiveSync est un élément essentiel de la messagerie Exchange Outlook car il assure la synchronisation de votre messagerie professionnelle. Ceci vous permet de bénéficier de toutes vos informations mails (contacts, calendrier, pièces jointes, etc.) sur vos différents périphériques ou via différents clients de messagerie tels que Outlook, Mail sur Mac, etc.

ActiveSync est actuellement l’un des modules de synchronisation les plus performants du marché. De nombreux problèmes de synchronisation des données externes de messagerie ont régulièrement été rapportés sur d’autres messageries professionnelles concurrentes. Un point essentiel à surveiller pour assurer un service de qualité à vos utilisateurs et éviter tout problème de synchronisation.

Choisir la meilleure messagerie professionnelle pour votre entreprise nécessite de bien évaluer les besoins de vos utilisateurs ainsi que l’environnement informatique de votre société. L’expérience de nos équipes vous permettront d’aborder votre projet plus sereinement en bénéficiant d’un accompagnement complet et des meilleurs outils pour migrer vers votre messagerie Exchange Outlook.