Découvrez Universal Print

Applications, données, infrastructures…désormais tout ou presque est accessible dans le Cloud. Et pourquoi pas votre solution d’impression ? 

Dans cet article, on distingue l’imprimante du périphérique d’impression (appelé “imprimante” à tort dans le langage commun). 
En réalité, on appelle “imprimante” le système qui permet de transformer la demande du client en demande machine. C’est l’interface entre les deux.
On appelle “périphérique d’impression” l’équipement physique qui nous sert à sortir les feuilles. 

Universal Print : qu’est-ce que c’est ? 

Universal Print est une solution d’impression basée sur le Cloud Microsoft 365 qui vous offre une expérience d’impression simple et sécurisée où que vous soyez tout en réduisant le temps et les efforts consacrés à l’informatique. Avec Universal Print, imprimez vos dossiers en quelques clics sur l’imprimante située au bureau que vous soyez en télétravail chez vous, en déplacement ou dans un lieu public. 

Universal Print est très facile à configurer, vous ajoutez vos imprimantes directement depuis votre portail Azure. Si votre imprimante n’est pas compatible avec Universal Print (fréquent), nos équipes installent un connecteur sur le serveur de votre entreprise, qu’il soit physique ou non. Par exemple, de plus en plus d’entreprises utilisent des machines virtuelles (VM) dans Azure pour héberger leur serveur et donc leur connecteur. 

Remarque : on utilise un connecteur par serveur et non par imprimante. 

Le nombre d’imprimantes qui peuvent être utilisées avec Universal Print n’est pas limité. 

En tant qu’utilisateur, si je possède une licence Universal Print et que je sollicite une imprimante depuis mon PC à travers le connecteur, c’est Azure AD qui détermine mon droit d’accès à Universal Print. 

Pourquoi l’utiliser? 

• Simplifiez votre gestion de l’impression  

Lorsqu’Universal Print est déployé avec des imprimantes compatibles, plus besoin d’infrastructure locale.

• Imprimez sans effort à tout moment 

Vous imprimez où que vous soyez, à condition d’être connectés à internet. Vous n’avez plus besoin de passer du temps à installer le pilote de l’imprimante que vous souhaitez utiliser. 

• Protégez vos documents et vos données 

La gestion des accès passe par Azure AD et s’appuie sur le Zero Trust (ne jamais faire confiance, toujours vérifier).  
Le service étant inclus dans Microsoft 365, toutes vos données d’impression sont chiffrées et sécurisées, conformément à la politique de confidentialité et la stratégie de conformité définie par votre entreprise. 

Universal Print est particulièrement adapté aux entreprises qui impriment régulièrement des dossiers et des rapports. Nous comptons parmi nos clients : 

• Notaires, 
• Cabinets d’avocats, 
• Agences immobilières, 
• Bureaux d’étude, 
• Mairies, 
• Entreprises de TP, 
• Architectes,
• Ecoles, collèges, lycées,
• Etc. 

Prenons l’exemple d’un cabinet d’avocat. Vous êtes en télétravail et vous travaillez avec l’un de vos collaborateurs présents au bureau. Votre activité suppose des signatures manuscrites. Avec Universal Print, votre interlocuteur récupère les dossiers concernés directement dans l’imprimante du bureau, sans avoir besoin de dépiler sa boite mail et d’imprimer une par une les pièces-jointes. 
Cela permet aussi d’éviter l’envoi de pièces-jointes trop volumineuses par email, comme c’est souvent le cas. 

Comment obtenir Universal Print ? 

Universal Print est inclus dans les licences :

• Microsoft 365 Enterprise F3, E3, E5, A3, A5 
• Windows 10 Enterprise E3, E5, A3 A5 
• Microsoft 365 Business Premium 

Remarque : Pour les clients qui n’ont pas d’abonnement incluant Universal Print, le service peut faire l’objet d’une licence autonome. 

Quels sont les prérequis ? 

• Tous les utilisateurs, y compris les administrateurs, doivent disposer de l’une des licences ci-dessus pour utiliser ou configurer Universal Print 
• Pour configurer et gérer Universal Print, un administrateur doit se voir attribuer l’un des deux rôles Azure Active Directory (Azure AD) suivants : Administrateur d’imprimante ou Administrateur global 
• Un périphérique client exécutant le système d’exploitation client Windows 10 version 1903 ou ultérieure 
• L’utilisation de la dernière version du système d’exploitation offrira la meilleure expérience utilisateur 
• Une connexion Internet 

Quel est son modèle de facturation ? 

Universal Print est livré avec 5 travaux d’impression par licence et par mois qui sont mis en commun pour tous les utilisateurs. 

Prenons l’exemple d’une entreprise avec 10 licences. Vous aurez droit à 50 travaux d’impression par mois disponibles pour tous vos utilisateurs. On peut très bien imaginer que l’un de vos utilisateurs lance 46 tâches d’impression à lui tout seul, voir les 50. Les travaux d’impression non utilisés expirent à la fin de chaque mois. 

On entend par travaux d’impression, une tâche, quel que soit le nombre de page ou le nombre de copie imprimées. Les attributs tels que le recto ou le verso, la couleur ou les niveaux de gris n’ont pas d’incidence sur le comptage des travaux d’impression. Par exemple, 50 copies d’un document de 10 pages envoyé à l’imprimante sont comptées comme une seule tâche d’impression. 

Une tâche d’impression n’est comptabilisée que lorsqu’elle est terminée. Une tâche est considérée comme terminé lorsqu’elle a été livrée avec succès à une imprimante compatible ou un connecteur Universal Print. 

Elle est comptabilisée même si le document imprimé n’est pas récupéré sur le périphérique d’impression physique par l’utilisateur (problème d’encre, de papier, de mémoire, de réseau…). À l’inverse, si une défaillance se produit dans le service Universal Print, le travail n’est pas comptabilisé. 

Si vous dépassez le nombre de tâches autorisées (50 dans notre exemple), vous avez la possibilité d’ajouter un Ad-On (module complémentaire). Il en existe 2 types : 

• Un Ad-On de 500 pages cumulable – par exemple si vous souhaitez 2000 copies supplémentaires vous pouvez ajoutez 4 Ad-On de 500 copies 
• Un Ad-On de 10 000 pages cumulable