Utiliser une plateforme de gestion documentaire comme SharePoint

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Cet article fait la promotion de SharePoint 2016, un produit qui n’est plus commercialisé par Openhost. Nous préconisons désormais SharePoint Online.

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La perte de temps liée à la recherche des documents

La perte de temps liée à la recherche de documents dans le milieu professionnel est bien souvent minimisée. Et pourtant, celle-ci représente une durée importante dans le quotidien d’un collaborateur. Cette perte de temps a d’ailleurs été évaluée par le Cabinet Gandys et Ludsen en 2013 :  40 à 60 minutes de temps de travail serait perdu en moyenne par jour et par salarié et ce, à cause de  la mauvaise gestion des documents, dans une entreprise de 20 salariés. Partant de cette estimation, le coût annuel serait assez important, puisque si nous prenons un coût moyen horaire de 16€ par salarié, la perte estimée annuelle serait alors d’environ 17 000€ pour une PME de cette taille.

Quelles pistes explorer pour réduire ce temps de recherche documentaire ?

Optez pour un outil de gestion électronique des documents !

Un outil de Gestion Electronique des Documents (GED) peut vous permettre de résoudre les soucis de stockage et classement de documents. Openhost a fait le choix de SharePoint 2016, plateforme disponible en SaaS, vous permettant de  de consulter vos données en ligne depuis tous vos applicatifs, dans n’importe quel lieu et en temps réel.

SharePoint, un outil qui permet d’améliorer l’efficacité globale

Votre espace collaboratif SharePoint va vous permettre de centraliser et gérer les flux d’informations dans votre entreprise, au sein d’un service, entre les services et même avec vos clients : vous permettant ainsi de gagner en efficacité. Cet outil va contribuer à une bonne gestion des documents de votre entreprise et dans vos équipes respectives.

Centralisation et Versioning des documents

Pour beaucoup d’entreprises encore, les informations (fichiers Excel, Word…) sont éparpillées sur les postes des utilisateurs et s’échangent par mail… Avec SharePoint, vous pouvez héberger et stocker vos documents à un seul et même endroit et créez du versioning de documents quand un usager le modifie. La relecture, les approbations, les demandes de congé ou d’achat se font de manière plus fluide et cela contribue à la productivité interne.

Gérez la sécurité des accès

Via SharePoint, vous pouvez définir les droits d’accès aux données aux utilisateurs de façon à ce que certaines données confidentielles ne soient accessibles qu’aux personnes concernées (rapport d’activité, tableaux de bord…). Ainsi, vous pouvez créer des groupes d’utilisateurs pour attribuer facilement des droits (Service RH, Commercial, Production, Administratif, Extranet Client, etc.). Suivez les modifications des documents : Qui, Quand, Quoi…

Créez des flux d’automatisation

Afin d’automatiser les process, vous pouvez définir des chaînes d’approbation pour valider certains documents (devis, achat) ou formulaires (congés, prêt de matériel, etc.), vous pouvez ainsi créer des flux d’automatisation (workflows) pour les demandes de congé ou validation de notes de frais.

Garantissez une politique de sauvegarde de vos documents

Les données de votre espace collaboratif intègrent, par défaut, une politique de sauvegarde hebdomadaire que vous pouvez étendre à une sauvegarde journalière. Vous pouvez aussi demander une exportation de vos données vers un espace de stockage tiers afin d’effectuer une sauvegarde externalisée. Ce qui fait que vos données seront dupliquées et redondées.

Profitez d’une haute disponibilité de service SharePoint

Notre infrastructure intégralement basée en France (Nantes & Paris), met en œuvre des équipements redondants au sein d’un même datacenter, mais également par l’utilisation de plusieurs datacenters géographiquement éloignés de façon à garantir une continuité de service. Appuyez-vous sur une équipe d’experts pour vous accompagner. Nos équipes d’avant-vente vous accompagnent dans la définition de vos attentes et de vos exigences (audit, architecture…) afin de vous proposer un chiffrage équilibré. Nos équipes techniques prennent le relais pour mettre en place la solution attendue (conception, paramétrage, supervision de votre serveur SharePoint).

Comment nos équipes peuvent vous aider ?

Openhost est spécialiste depuis plusieurs années de l’outil Microsoft SharePoint et à ce titre, peut vous aider sur différentes phases du projet :

• Conception, paramétrage de votre serveur SharePoint en mode dédié ou mutualisé
• Hébergement de votre ferme SharePoint 2013
• Conseil et accompagnement sur le choix de l’architecture : SharePoint sur serveur mutualisé ou sur serveur dédié pour une conception prédéfinie ou sur-mesure
• Choix entre un SharePoint Foundation ou un SharePoint Entreprise (Server) :
  • La version SharePoint Entreprise vous permettra par exemple de bénéficier de fonctionnalités supplémentaires comme la gestion de contenu d’entreprise, l’aide à la décision (BI) ou encore des échanges d’actualités

• Migration de vos données vers SharePoint
• Monitoring et supervision de l’infrastructure
• Gestion des licences Windows, RDS…
• Formation à l’outil

SharePoint 2016 est disponible chez Openhost, nous nous ferons un plaisir de vous accompagner sur cette nouvelle plateforme. En attendant, vous pouvez découvrir les nouvelles fonctionnalités SharePoint 2016.