Les procédures opérationnelles du PCA

Cher lecteur,

Bienvenue dans le monde merveilleux de la continuité d’activité ! Tachant de rompre avec un discours parfois très académique ou au contraire très (trop ?) technico-technique, nous avons pris le parti de vous proposer une fiction sur le sujet du plan de continuité d’activité. Cette fiction, découpée en sept articles, met en scène la société Machepro de ses premières réflexions jusqu’au déploiement de son PCA.

N’hésitez pas à nous faire part de vos réactions, remarques et autres réflexions dans les commentaires de chaque article, nous nous ferons un plaisir d’y répondre !

L’équipe Openhost

Lire l’article précédent : Article 5 – Procédures de gestion de crise

Article 6 – Les procédures opérationnelles

« Prêt pour le rendez-vous Simon ?

– Salut Julie ! Oui c’est quand tu veux.

– Super, c’est Charles qui nous emmène.

– Parfait.»

Quelques minutes plus tard, Charles, Julie et Simon, en route pour rencontrer Emmanuel, gérant de la société BestIndependantOpenSpace, échangent sur le rendez-vous à venir.

« Je maintiens qu’il fallait que je sois là Charles, insiste Simon. En tant que DSI, il faut que je sois certain qu’il ne manque rien dans les locaux de repli que nous allons louer. Et sans vouloir t’offenser, je préfère être là en personne pour vérifier.

– La seule chose qui me posait problème Simon, c’était de mélanger les différentes procédures opérationnelles, lui répond Charles.

– Tu sais, ce n’est pas mal de décloisonner les différentes procédures, intervient Julie. On s’occupe à la fois de la procédure logistique et de la procédure de secours informatique, c’est plutôt logique. Il faut tu puisses vérifier que les locaux répondent à tes critères. L’un va avec l’autre. Ah ! On arrive. C’est juste là Charles. »

Dans le cadre de la mise au point des procédures opérationnelles logistique et de secours informatique, plusieurs options ont été envisagées avant d’avoir recours à la société Best Independant OpenSpace. La première consistait tout simplement à ne pas prévoir de locaux de substitution et de ne se baser que sur du télétravail. Mais face aux protestations de Simon (« Non mais vous croyez vraiment que ça se met en place tout seul le télétravail ? Vous rendez-compte de ce que ça veut dire de configurer un accès pour 50 salariés ? ») et aux remarques de Pierre (« De toute façon, on ne peut pas se permettre d’avoir une activité, même temporaire, entièrement en télétravail. Il faut au moins prévoir un site de repli pour 15 personnes en présentiel, le reste en télétravail. »), la délocalisation sur un site de repli fourni par un prestataire extérieur a finalement été retenue. La deuxième option consistait à entretenir eux-mêmes un site de repli. Mais il était financièrement plus intéressant de recourir à la première option, qui consistait à faire appel un prestataire extérieur.

Julie, Charles et Raphaël sont accueillis par Emmanuel, le gérant de Best Independant OpenSpace.

« Bonjour à tous les trois ! Vous êtes là pour la société MACHEPRO c’est ça ? Super, suivez-moi, je vous fais la visite. Nos locaux sont répartis sur 3 étages avec ascenseur, lui-même desservi par une baie de chargement si vous devez amener du matériel volumineux. Nous vous garantissons un accès à votre espace de secours maximum deux heures après leur activation. Je vous en prise, après vous.

Voici donc nos locaux. Nos salles sont toutes pourvues de tables, de chaises, et entièrement équipés pour recevoir les équipements informatiques. Vous pouvez donc apporter vos postes de travail, et éventuellement des serveurs. Nous vous garantissons un accès complet 365/24/7. Vous avez des questions ?

– Oui, pour les codes d’accès et les personnes habilitées à entrer dans les locaux et à déclencher la mise à disposition, répond Charles. Je présume qu’on vous fournit une liste ?

– D’autres remarques les gars ? demande Julie. Non ? Parfait alors. Merci pour la visite Xavier, je vous transmets la liste des personnes habilitées à déclencher l’activation du site de repli et nous repasserons signer les documents nécessaires. »

Pendant ce temps-là, Raphaël s’occupe de mettre en place la procédure opérationnelle logistique qui concerne le siège de la société Machepro.

« Il faut qu’on ait une salle de crise disponible au siège en cas de sinistre. On va faire ça dans la salle de réunion. Ce que tu vas faire, c’est imprimer des recommandations à afficher dans la salle de réu pour demander aux uns et aux autres de veiller à ne pas déplacer le matériel en place. Il faut qu’il y ait en permanence des feutres qui marchent, une ligne téléphonique fonctionnelle, un accès à internet, un réseau indépendant pour la salle de réu, une imprimante, un videoprojecteur, un tableau et un paperboard. Je pense qu’on trouvera autre chose à rajouter au fur et à mesure mais avec ça c’est déjà bien. Tu peux t’occuper de ça Stéphane s’il te plaît ?

– Sans problème, répond Stéphane, stagiaire chez MACHEPRO.

Quelques temps plus tard, Julie et Charles retrouvent Raphaël dans le bureau de Marc, le directeur marketing, pour discuter avec lui du plan de communication.

« Alors, comme vous me l’aviez demandé, voici ce que je préconise pour la procédure opérationnelle de communication. On est d’accord, ça n’est valable qu’en cas de crise ?

– Absolument ! répond Julie.

– Alors j’ai distingué plusieurs volets. D’abord, la communication auprès des clients. J’ai préparé des communiqués types qu’on peut envoyer en simultané à tous les clients en cas de crise. Il suffit de remplir les espaces en blanc. J’ai aussi préparé des communiqués d’annonce du retour à la normale. Je pense que c’est ce à propos de quoi il faut qu’on soit le plus vigilant. J’ai aussi fait une liste des clients les plus importants, avec leurs numéros de téléphone et une fiche type avec ce qu’il faut leur dire. J’ai pensé qu’il valait mieux les avoir en direct ceux-là. Jusque-là ça vous va ?

– Oui, vas-y continue.

– Alors, le deuxième volet, c’est la communication en interne en cas de crise. Comme pour les clients, j’ai un message type près à être diffusé sur l’intranet à tous les salariés qui apparaîtra sur l’espace de co-working. J’ai vu ça avec Simon. Et si jamais l’intranet est par terre, le service RH m’a fourni la liste de toutes les adresses perso des salariés et le même message sera diffusé par ce biais. Ok pour vous ?

– D’accord. Troisième volet, j’ai préparé une fiche type à centraliser quelque part, voire même à distribuer à tout le monde, ou même encore à distribuer sous format électronique directement sur les téléphones. Dans cette fiche, il y a toutes les procédures de communication en cas de crise du salarié vers la cellule de crise. La première, c’est l’alerte. Je me suis basé sur ce que tu nous avais donné la dernière fois Julie. Et ensuite des consignes à respecter pendant la crise, notamment de n’utiliser les communications de l’entreprise qu’avec parcimonie pour ne pas encombrer les canaux de la cellule de crise. Voilà voilà.

– C’est super Marc, merci beaucoup ! conclue Julie. Je pense qu’on commence à être bon là. On a nos quatre procédures opérationnelles version 1.0. Je pense qu’on va pouvoir convoquer les salariés pour le premier séminaire de sensibilisation quand le Comex aura validé notre boulot. Et ensuite on passe en phase de test. »

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Louis

Passionné par les enjeux de cybersécurité, j’aime accompagner les entreprises dans leurs réflexions en matière de sécurité au sens large.

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