La gestion de projet est un pilier incontournable pour toute organisation souhaitant réaliser ses objectifs dans les délais et le budget impartis. Qu’il s’agisse de la planification d’une simple liste de tâches ou de la coordination d’un large programme impliquant plusieurs équipes, les besoins peuvent varier considérablement d’un projet à l’autre.
Heureusement, Office 365 (appelé désormais Microsoft 365) propose une gamme d’outils et d’applications adaptés à tous les niveaux de complexité. Dans cet article, nous passerons en revue les différentes solutions, de la plus simple à la plus complète, pour vous aider à choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.
Avant de plonger dans les outils de gestion de projet d’équipe, il est important de commencer par la base : la gestion de tâches individuelles. Microsoft To Do est l’outil idéal pour ceux qui veulent s’organiser de manière simple et efficace, que ce soit pour des listes de courses, des tâches de la vie quotidienne ou un suivi personnel de projets légers.
Avantage clé : Idéal pour un usage individuel ou pour de petits projets personnels.
Si vous travaillez déjà dans un environnement Microsoft, vous utilisez très probablement Outlook pour gérer vos emails et votre calendrier. Outlook Tâches s’intègre naturellement dans cet écosystème et vous permet de transformer rapidement vos emails en tâches, afin de ne rien oublier et de conserver une vue globale sur votre charge de travail.
Avantage clé : Tout est centralisé dans une seule application (Outlook), simplifiant la gestion pour les utilisateurs déjà familiers avec l’écosystème Microsoft.
Lorsque vous commencez à travailler en équipe, la simple liste de tâches ne suffit plus. Vous avez alors besoin d’un outil plus visuel et collaboratif. Microsoft Planner se présente comme une solution Kanban intuitive, permettant à votre équipe de suivre l’avancement des tâches en temps réel et de communiquer autour de leur progression.
Avantage clé : Une interface intuitive et visuelle pour gérer des projets d’équipes de taille petite à moyenne.
Gérer un projet va souvent au-delà de la répartition des tâches. Vous devez également communiquer, partager des documents, organiser des réunions, et centraliser toutes ces informations. Microsoft Teams répond à ce besoin en proposant un espace unique où vous et votre équipe pouvez échanger, collaborer et intégrer d’autres applications de gestion de projet.
Avantage clé : Teams est un hub de collaboration qui centralise à la fois la communication et la gestion de projets simples à intermédiaires.
Dans le cadre de projets où la documentation est essentielle, SharePoint devient un atout majeur. Plus qu’une simple plateforme de stockage, il vous permet de structurer vos documents, de gérer les versions et de créer des espaces collaboratifs personnalisés pour vos équipes et de créer des workflows.
Avantage clé : Parfait pour la gestion documentaire et la création de portails internes destinés à la collaboration et au partage d’informations.
Certains projets nécessitent une vision précise des dépendances, des ressources et des coûts. C’est là que Microsoft Project prend tout son sens. Conçu pour les chefs de projet aguerris, cet outil offre une vue d’ensemble complète, du diagramme de Gantt à l’analyse budgétaire, en passant par la gestion des risques.
Avantage clé : Un outil professionnel et complet pour la gestion de projets nécessitant un pilotage avancé.
Pour les équipes qui souhaitent un compromis entre la simplicité de Planner et la puissance de Microsoft Project, Microsoft propose Project for the Web. Son interface intuitive et ses fonctionnalités avancées en font un outil de choix pour la planification de projets de complexité moyenne à élevée, le tout en mode 100 % cloud.
Avantage clé : Une solution hybride entre Planner et Microsoft Project, idéale pour les équipes recherchant une gestion de projet cloud plus flexible.
8. Comment Booster Planner avec Power Automate dans la gestion des tâches et des projets
Power Automate : Automatiser les processus et améliorer l’efficacité
Il nous paraît important d’ouvrir une parenthèse à ce stade de l’article sur la puissance de Power Automate pour booster les usages des solutions (outils) Microsoft 365.
Power Automate est une application de Microsoft 365 qui permet de créer des flux de travail automatisés entre diverses applications et services. Son rôle principal est d’automatiser des processus répétitifs ou des tâches administratives, vous permettant ainsi de gagner en productivité et de réduire les erreurs humaines. Mais comment Power Automate peut-il intervenir dans les solutions de gestion de projet proposées par Microsoft 365 ?
1. Automatisation des tâches dans Planner
Power Automate peut être utilisé pour automatiser la création de tâches dans Microsoft Planner en fonction de certains déclencheurs. Par exemple, dès qu’un e-mail est reçu dans Outlook avec un sujet spécifique, un flux de travail peut créer une nouvelle tâche dans Planner, assigner un responsable et ajouter une échéance. De même, lorsqu’une tâche dans Planner est marquée comme terminée, un flux peut automatiquement notifier les membres de l’équipe ou mettre à jour un fichier SharePoint avec l’état du projet.
2. Gestion des notifications et rappels
Avec Power Automate, vous pouvez configurer des notifications automatisées pour vous et votre équipe. Par exemple, si une tâche n’est pas terminée à temps dans Planner, Power Automate peut envoyer un rappel par e-mail ou via Teams. Cela permet de suivre l’avancement des projets sans avoir à vérifier manuellement chaque tâche.
3. Intégration avec SharePoint
Dans le cadre de la gestion documentaire, Power Automate peut faciliter l’automatisation des flux liés à la gestion de documents sur SharePoint. Par exemple, lorsqu’un nouveau document est ajouté dans un dossier spécifique de SharePoint, un flux Power Automate peut notifier les membres de l’équipe concernée, ou encore lancer un processus de validation ou d’approbation pour garantir que les documents sont bien contrôlés avant leur partage final.
4. Suivi des approbations dans Teams
Si vous gérez des projets avec un processus d’approbation, Power Automate peut simplifier ce flux en intégrant Microsoft Teams et Outlook. Lorsqu’un document ou une tâche nécessite une validation, un flux Power Automate peut envoyer une demande d’approbation dans Teams ou Outlook, permettant à la personne en charge de valider ou de refuser directement depuis l’application, tout en enregistrant l’action pour un suivi ultérieur.
5. Rappels de réunion et coordination
Dans un environnement de projet où la planification de réunions est cruciale, Power Automate peut vous aider à envoyer des rappels automatiques pour les réunions prévues dans Teams ou Outlook. Vous pouvez configurer des flux pour rappeler aux participants l’agenda de la réunion, envoyer des documents ou des liens de connexion avant l’événement.
Conclusion
Power Automate intervient ainsi à tous les niveaux de la gestion de projet en vous permettant de gagner du temps, de réduire les risques d’erreur et d’assurer une meilleure coordination entre les outils Microsoft 365. Il agit comme un pont d’automatisation, intégrant des solutions telles que Planner, Teams, SharePoint, Outlook et bien d’autres, pour que votre gestion de projet devienne plus fluide et efficace.
Pour vous aider à faire le bon choix, voici un tableau synthétique comparant les principales caractéristiques et cas d’usage de chaque outil. Vous trouverez d’un seul coup d’œil le niveau de complexité, les fonctionnalités clés et les scénarios dans lesquels ils excellent.
Pour ne pas surcharger les tableaux qui suivent, toutes les combinaisons peuvent ne pas apparaitre, n’hésitez pas à nous contacter.
| Outil | Niveau de Complexité | Principales Fonctionnalités | Cas d’Usage |
|---|---|---|---|
| Microsoft To Do | Faible | Listes de tâches individuelles Rappels Synchronisation multi-appareils | Tâches personnelles, gestion basique |
| Outlook Tâches | Faible à moyen | Intégré à Outlook Priorisation Visualisation dans le calendrier | Gestion de tâches via la messagerie |
| Microsoft Planner | Moyen | Tableaux Kanban Collaboration d’équipe Intégration Teams | Projets simples à moyens en équipe |
| Microsoft Teams | Moyen à élevé (selon intégrations) | Communications (chat, visio) Partage de fichiers Intégration d’apps | Centraliser les échanges et la coordination |
| SharePoint | Variable (selon l’usage) | Gestion documentaire avancée Sites d’équipe Contrôle de version | Projets axés sur le partage et l’organisation |
| Microsoft Project | Élevé | Diagrammes de Gantt Gestion des ressources et des coûts Reporting avancé | Projets complexes avec dépendances multiples |
| Project for the Web | Moyen à élevé | Interface cloud Vue Kanban + Gantt Intégration Power Platform | Gestion de projets nécessitant souplesse & cloud |
Voici un tableau récapitulatif (à titre indicatif) des principales solutions présentées et des abonnements Microsoft 365 (ex-Office 365) nécessaires pour y accéder. Notez que les offres et les fonctionnalités peuvent évoluer ; il est donc recommandé de vérifier la documentation officielle de Microsoft pour obtenir les informations les plus à jour.
| Solution Microsoft 365 | Inclus dans | Licence(s) supplémentaire(s) requise(s) | Observations |
|---|---|---|---|
| Microsoft To Do | Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium Microsoft 365 Entreprise (E1, E3, E5) Microsoft 365 Famille/Personnel | Aucune licence additionnelle nécessaire | Synchronisation des tâches possible grâce à Exchange Online. Également disponible en version gratuite (compte Microsoft personnel), mais sans les fonctionnalités d’entreprise. |
| Outlook Tâches | Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium (inclut Exchange Online) | ||
| Microsoft 365 Entreprise (E1, E3, E5) | Aucune licence additionnelle nécessaire | Accessible via Outlook (Web/Client), nécessite simplement que la messagerie soit hébergée sur Exchange Online. | |
| Microsoft Planner | Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium | ||
| Microsoft 365 Entreprise (E1, E3, E5) | Aucune licence additionnelle nécessaire | Permet la gestion de tâches en mode Kanban. Souvent intégré à Microsoft Teams. | |
| Microsoft Teams | Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium | ||
| Microsoft 365 Entreprise (E1, E3, E5) | Aucune licence additionnelle nécessaire | Outil central de collaboration (chat, réunions, intégration d’applications). Toutes les formules Business et Entreprise incluent désormais Teams. | |
| SharePoint Online | Microsoft 365 Business Basic, Standard, Premium | ||
| Microsoft 365 Entreprise (E1, E3, E5) | Aucune licence additionnelle nécessaire | Permet la création de sites d’équipe et la gestion documentaire avancée. Souvent couplé avec Teams et Planner pour un environnement de travail complet. | |
| Microsoft Project | Non inclus dans la plupart des offres par défaut | Licence Project Plan 1, 3 ou 5 ou Licence Project Online (selon version) | Nécessite un abonnement spécifique (Project for Office 365 / Project Plan). Les fonctionnalités (Gantt, gestion des ressources, etc.) sont conçues pour les projets complexes. |
| Project for the Web | Non inclus dans les offres M365 « standard » | Licence Project Plan 1, 3 ou 5 (inclut Project for the Web) | Version moderne et cloud de Microsoft Project. Propose une interface simplifiée (tableau Kanban, vue Gantt) et une intégration avec la Power Platform (Power BI, Power Automate). |
Astuce : Avant de souscrire à une licence spécifique, vérifiez les fonctionnalités précises dont vous avez besoin (gestion avancée de ressources, diagrammes de Gantt, reporting, etc.) afin de choisir la formule la plus adaptée à vos projets et à votre organisation.
Nous pouvons vous accompagner dans la sélection des meilleurs outils et dans leur implémentation & customisation face à vos spécificités métier.
Contactez-nous au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact11. FAQ : Gestion de projet avec Microsoft 365
Vous hésitez encore sur la meilleure manière de tirer profit de ces outils ? Cette section vous propose quelques réponses aux interrogations les plus courantes, afin de vous éclairer sur les spécificités et prérequis de chaque solution.
Au-delà du simple fait de « qui fait quoi et quand », la gestion de projet est un véritable enjeu stratégique pour la réussite de vos initiatives. Microsoft 365 propose un écosystème d’outils variés, permettant de couvrir différents niveaux de complexité, de la simple liste de tâches aux programmes de grande envergure.
La gestion de projet dans Office 365 est donc bien plus qu’une affaire de listes ou de tableaux. Qu’il s’agisse de solutions légères pour un usage individuel (Microsoft To Do, Outlook Tâches), de planificateurs visuels pour des équipes en quête d’efficacité (Planner, Teams) ou de plateformes complètes pour des projets exigeants (Microsoft Project, Project for the Web), vous trouverez l’outil le mieux adapté à vos besoins.
Avant de choisir, identifiez clairement le niveau de complexité de vos projets, vos contraintes budgétaires et vos habitudes de travail. Ainsi, vous pourrez sélectionner l’outil qui répondra au mieux à vos besoins et vous fera gagner un temps précieux dans votre planification et votre exécution de projets.
En résumé : plus vos projets sont simples, plus vous pouvez opter pour des outils légers et intuitifs (To Do, Planner). Pour les projets qui nécessitent une analyse poussée, Microsoft Project ou Project for the Web seront indispensables. N’hésitez pas à tester plusieurs solutions pour trouver la bonne combinaison et optimiser la gestion de vos projets au sein de votre organisation.
Nous pouvons vous fournir du conseil, un audit, des abonnements Microsoft 365 mais surtout un accompagnement dans la mise en œuvre de ces outils en fonction de vos spécificités.
Contactez-nous au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact
