L’avenir des réunions avec Microsoft Teams & Office 365

Après avoir réussi à s’imposer comme le leader de la collaboration en entreprise avec Office 365, Microsoft compte bien aller encore plus loin en révolutionnant progressivement tout le secteur de la communication unifiée et de la mobilité. Microsoft Teams a réussi à se faire adopter très largement par les plus grandes entreprises du monde et intègre de nombreux services comme la visioconférence ou l’organisation de meetings.

Découvrez comment Teams s’adapte aux usages des utilisateurs professionnels modernes !

Simplifier les réunions pour une meilleure collaboration

Vos collaborateurs ont évolué, les outils qu’ils utilisent au quotidien doivent donc s’adapter ! La tendance du Shadow IT devient un risque de plus en plus important pour les entreprises… En effet, un grand nombre d’employés n’ont pas d’outils de collaboration et de communication adaptés à leurs besoins. Une étude récente mené par le cabinet international Forrester nous permet de constater à quel point, les services de collaboration en entreprise ne sont plus adaptés aux usages modernes :

• 72% des employés travailleront au moins 1 journée par mois en télétravail d’ici 2020
• 56% des réunions ont au moins 1 participant à distance
• 1/3 des réunions sont 100% virtuelles
• 38% des participants à distance se joignent à la réunion sur smartphone

Cette étude nous apprend aussi que 60% des collaborateurs ressortent insatisfaits d’une réunion et 57% les considèrent comme une perte de temps. Le graphique ci-dessous met en avant les défis que rencontrent au quotidien les employés avec leur service de communication et collaboration interne.

Les principaux points de friction rencontrés par les employés sont donc principalement liés à la mauvaise préparation en amont de la réunion, une durée parfois trop longue ainsi qu’à la difficulté de gérer les agendas de chacun.

Au-delà de ces chiffres, nous avons tous fait l’expérience de réunions dont on pourrait assez facilement se passer. Combien de temps est-on prêt à faire perdre à nos équipes pour un gain parfois très faible ?. Disposer d’un service de collaboration interne fiable et productif est un pré-requis pour gérer correctement une équipe. Il est donc temps de passer dans l’ère du meeting 2.0 grâce à Teams…

« Make meetings better with Teams” !

Microsoft Teams avec Office 365 Entreprise & Business permet une collaboration plus productive en s’appuyant sur 3 aspects :

• Partout et dès que possible : Une expérience de réunion fluide et simplifiée, que ce soit au bureau comme en déplacement. Des appels avec un ou plusieurs interlocuteurs et une communication à l’intérieur ou en dehors de l’entreprise avec la même simplicité.
• Plus de partages : Maintenir les collaborateurs en contact avec un partage d’informations continu. Des fonctionnalités de collaboration avancées tout en bénéficiant d’une grande fiabilité audio-vidéo pour tous vos appels.
• En toute sécurité : Une infrastructure mondiale composée de relais Microsoft (les « peerings points ») pour empêcher l’interception des données. Un environnement sous contrôle complet avec Office 365 qui permet de déployer de multiples stratégies de sécurité et de protection.

MS Teams centralise un certain nombre de services et offre une expérience unifiée pour tous vos utilisateurs. En s’appuyant sur Office 365, vous pourrez déployer des stratégies de protection des données et sécuriser votre environnement de collaboration.

En 2019, d’importantes nouveautés concernant les meetings sur Microsoft Teams ont vu le jour. Comme évoqué en ce début d’article, les réunions constituent un point de douleur pour les utilisateurs en raison d’une mauvaise dynamique de partage et d’un manque d’informations en amont. En couplant Microsoft Teams, Office 365 et certains périphériques clés, il est possible de transformer la collaboration en entreprise pour atteindre un niveau de productivité bien supérieur.

Des périphériques au service de la collaboration sur Office 365

Office 365 permet une administration simplifiée de tous les appareils utilisés par vos collaborateurs. Le centre d’administration Teams affiche l’inventaire complet des appareils connectés. Il vous est alors possible de gérer ces périphériques pour effectuer rapidement différentes tâches de maintenance : mises à jour, redémarrage, diagnostics de l’appareil pour identifier un problème, etc.

Dans l’optique de déployer rapidement un certain nombre de périphériques similaires ou pour renouveler un parc de matériel par exemple, il est possible de créer des profils de configuration et les affecter à certains appareils ou groupes d’appareils.

• Les téléphones de bureau (Desk Phone) :

L’intégration de la téléphonie a permis à Teams de devenir un véritable service de communication unifiée pour les entreprises mais ouvre de nouvelles problématiques comme celle de la compatibilité des téléphones de bureau. Actuellement, il existe différents modèles Desk Phones produits spécialement pour Teams et qui offre donc des fonctionnalités supplémentaires comme par exemple les téléphones IP Yealink T56A et T58A. Cette catégorie de téléphone de bureau répond très bien aux usages des cadres sédentaires qui ne souhaitent pour le moment pas utiliser uniquement leur ordinateur portable comme périphérique de communication.

Sachez qu’il est tout à fait possible de raccorder des téléphones IP standards en passant par notre service Teams Direct Routing qui répond à de nombreuses problématiques posées par la migration du système téléphonique sur Office 365.

• Les stations mobiles :

Pour près de 500 millions de professionnels à travers le monde (étude Frost & Sullivan, Forecast 2021), le smartphone est devenu le seul outil de travail et permet d’assurer une continuité totale des tâches en mobilité. La tendance est claire et les utilisateurs souhaitent obtenir un accès à toutes leurs données, en tout temps et en tout lieux. Microsoft a donc travaillé en partenariat avec plusieurs acteurs pour développer une nouvelle catégorie de devices : les stations mobiles (mobile phone stations). Ces stations mobiles s’adressent donc surtout aux utilisateurs en mobilité qui peuvent ainsi passer d’un espace de travail à l’autre sans limites tout en bénéficiant d’une haute qualité audio pour leurs communications.
En partenariat avec Microsoft, Plantronics a donc développé sa station mobile Elara 60 pour Teams.

Cette vidéo vous offre un aperçu de l’interaction entre la station et le smartphone. Cette station mobile est la première du genre connectée à Microsoft Teams. Laurent Dury, Responsable du réseau de distribution Plantronics nous explique que la station Elara 60 s’interconnecte avec Teams pour offrir une utilisation plus productive du smartphone : dock de recharge du smartphone qui permet de continuer à l’utiliser, connexion à un casque audio et une webcam pour une qualité supérieure lors des communications, clavier de numérotation, etc. Avec le Elara 60, Plantronics répond donc aux besoins de mobilité et de collaboration des utilisateurs modernes.

• Les téléphones pour conférences (Conference Room Phone) :

Les téléphones de conférence prennent différents formats selon les constructeurs mais répondent tous globalement au même scénario : passer un appel en haut-parleur et y ajouter des participants.  

Ce type de périphérique est conçu pour des salles de réunions de taille petite à moyenne, c’est-à-dire de 2 à 12 participants. Les fonctionnalités de collaboration sont totalement absentes et ces appareils n’exploitent qu’une version très restreinte de Teams, à contrario des Microsoft Teams Rooms par exemple qui permettent de gérer une salle de réunion.

De grands constructeurs proposent un ensemble de périphériques pour conférences tels que le Polycom Trio, le Crestron Mercury HD ou encore le Yealink CP960 Teams Edition. Il existe donc tout un ensemble de téléphones pour conférence et nos spécialistes téléphonie Office 365 sauront vous conseiller au mieux pour bénéficier de la meilleure expérience possible.

• Les Microsoft Teams Rooms :

Le système Microsoft Teams Room pour meetings  se compose d’un ensemble de périphériques permettant de transformer immédiatement et simplement n’importe quelle pièce en salle de réunion. Les principaux fabricants de périphériques de réunion (Logitech, Polycom, HP, Yealink, Lenovo, etc.) proposent un système Teams Rooms composé à minima d’une tablette de gestion du service de meeting jusqu’au kit complet comprenant webcam, prise de son avec enceintes et tablette de gestion. Les prix varient selon les fabricants de 1500€ à 3000€.

Un investissement supérieur à un téléphone de conférence mais qui reste bien moindre qu’un système complet de salle de réunion car vous pourrez réutiliser la majorité de votre ancien matériel audio et vidéo. Les salles de réunion font parti des espaces les plus fréquentés en entreprise et accueillent régulièrement des clients/partenaires, il est donc crucial d’y faire bonne figure !

Microsoft déploie 2400 salles de réunions Teams Rooms

Microsoft Teams Rooms s’attaque aux points de friction ressentis par les utilisateurs lors des réunions en entreprise. En interne, Microsoft a déployé plus de 2400 salles de réunion avec Teams Rooms Systems dans ses locaux. Un chantier colossal mais nécessaire pour moderniser la collaboration et montrer l’exemple en termes d’accompagnement au changement.

« Désormais nous n’avons plus qu’une seule façon de participer aux réunions. Que ce soit en voiture, depuis mon téléphone, au bureau, dans un café ou en salle de réunion,… Nous retrouvons la même interface Teams et ils nous suffit d’appuyer sur le même bouton : rejoindre, et voilà ! » »
M. Hempey – Director of Global Meeting Space Technology

Depuis 2 ans l’organisation de réunions se déroulait parfaitement sur Teams mais les utilisateurs avaient de la difficulté à ajouter une salle de réunion à la volée lorsque le meeting n’avait pas été prévu à l’avance. « Cela peut être très déroutant lorsque vous ne savez pas comment se rattacher rapidement à une réunion, explique M. Hempey. Pour résoudre ce problème, Microsoft a donc lancé la nouvelle fonctionnalité « détection à proximité » (proximity join) sur Teams permettant de rejoindre très rapidement un système Teams Room disponible à proximité.

Les retours de Microsoft sur le déploiement des Teams Rooms sont très encourageants : diminution des tickets d’incident sur les salles, amélioration de l’expérience utilisateur, une meilleure connaissance des causes d’incidents techniques, anticipation des incidents, etc.

Grâce au service d’administration de Teams, les équipes techniques de Microsoft détectent lorsque qu’un appareil s’est déconnecté, qu’un câblé a été débranché ou qu’un des systèmes présente une anomalie. Les techniciens peuvent donc intervenir plus aisément avant que les utilisateurs ne constatent la panne.

Lorsque des mises à jour sont disponibles, elles peuvent être plus rapidement déployées et ainsi améliorer l’expérience vécue par les utilisateurs.

« Auparavant lorsque nous voulions mettre à jour nos vieux appareils, nous devions le faire un par un en passant dans chaque salle… », explique Stacie Kartes, gestionnaire de programme Teams Meetings Experience. « Maintenant, c’est une mise à jour logicielle que nous pouvons pousser quand nous le voulons ! »

Disposer d’appareils connectés et gérés de manière centralisée permet à votre équipe technique de gagner énormément de temps tout en offrant un haut niveau de service à vos utilisateurs. Le recueil des données d’utilisation et de l’analyse des services avec notre service MyOffice365 vous permet d’aller encore plus loin dans l’intégration Office 365.

Microsoft Teams offre une expérience de réunion complète et productive grâce aux différents services et périphériques compatibles et de nombreuses améliorations sont encore à venir ! En y intégrant la téléphonie, vous pourrez exploiter pleinement votre investissement sur Office 365. Découvrez donc dès maintenant notre service Teams Direct Routing pour bénéficier d’un environnement complet de collaboration !