Chapitre 2 : Collaboration entre tous les services de l’entreprise

Dans un projet de transformation numérique, le déploiement des outils et services constitue une des premières étapes. La transformation numérique ne peut se faire en misant sur un seul responsable ou simplement par le département informatique, c’est avant tout un exercice collaboratif qui requiert une bonne préparation et une étude de l’existant. Ce chapitre vous offre quelques pistes de réflexion pour bien analyser la situation actuelle de votre organisation, comprendre ce qu’est un environnement de collaboration et enfin obtenir quelques idées de cas d’usage. 

Retrouvez le précédent chapitre de notre série sur la transformation digitale de l’entreprise :

Chapitre 1 : La transformation digitale de l’entreprise

Selon une étude du cabinet Roland Berger (L’aventure numérique, une chance pour la France, 2014), les entreprises les plus matures en matière de transformation numérique affichent une croissance six fois plus élevée que celles qui sont le plus en retard… Bien plus qu’une tendance, la transformation digitale s’inscrit donc au centre de la stratégie des entreprises !

Analyser et comprendre les besoins de collaboration de son entreprise

Une analyse préalable de votre entreprise permet de mettre en lumière les opportunités et menaces liées à la transformation numérique. Cela permet également de montrer les atouts de l’entreprise et ses faiblesses face au numérique (technologique, collaborateurs, direction, management, etc.), ainsi que les points de vigilance (sécurité informatique, respect du RGPD, des règles de la CNIL sur le traitement des données, droit à la déconnexion du salarié…).

Il est crucial d’harmoniser les exigences informatiques avec les besoins liés aux activités de l’entreprise. Par exemple avec le RGPD, les entreprises traitant des données de citoyens européens doivent trouver des solutions pour se conformer aux nouvelles réglementations relatives à la confidentialité et à la cybersécurité.

Le service informatique doit prendre en compte l’existant pour intégrer les nouvelles solutions et décider quelles tâches doivent être déplacées vers le cloud, rester en local ou fonctionner de manière hybride (hébergement à la fois local et sur le cloud).

Avant de se lancer dans votre transformation numérique, il faut comprendre les besoins et les priorités des différentes équipes qui constituent l’entreprise. Il faut identifier ce dont les collaborateurs ont besoin pour travailler efficacement : outils bureautiques plus performants, accès permanent et n’importe où, visibilité sur les données, etc.

Améliorer la collaboration entre tous les services

Pour améliorer la réactivité et le travail en équipe, vos collaborateurs doivent pouvoir accéder à toutes les données professionnelles partout et à tous moments. Que ce soit bureaux à distance sur tablette, accès aux données de l’entreprise depuis l’extérieur ou encore intégration de solutions de communication et de collaboration, les outils et services de collaboration ne manquent pas !

En étant accompagné par nos experts techniques, vous pouvez très simplement mettre à disposition ses outils dans votre entreprise en toute sécurité. Openhost Network est un intégrateur de solutions Cloud qui accompagne les entreprises dans la mise en place d’environnements de collaboration sous Office 365 et des postes de travail virtuels et personnalisés.

Les environnements modernes de collaboration et de communication

Toujours plus mobiles et connectés, les salariés importent leurs usages en entreprise. La collaboration doit donc évoluer pour s’adapter à ces nouveaux modes de partage d’informations. Par exemple les outils de communication instantanée vous permettent de partager en direct de nombreuses ressources, d’obtenir des informations cruciales sans pertes de temps ou encore de rester au plus proche de vos employés de terrain qui sont en intervention.

Les solutions de collaboration et communication unifiée telles que Office 365 Entreprise ou Business visent à faciliter les échanges et rapprocher les équipes en abattant les cloisons de l’entreprise. Ces solutions comprennent de outils de différentes natures :

• Des outils bureautiques permettant de co-éditer des documents ;
• Des applications de collaboration et communications unifiées disponibles pour tous les périphériques (tablettes, smartphones et ordinateurs) avec messagerie instantanée, appels téléphoniques ou en vidéo avec la possibilité de partager son écran depuis une même interface ;
• Les solutions de visioconférence et les salles de réunion modernes ;
• Des réseaux sociaux d’entreprise pour favoriser le partage d’informations et la gestion des projets.

Ces différents outils sont compris dans la solution Microsoft Office 365 pour professionnels. En tant que partenaire Microsoft, nous œuvrons chaque jour sur le déploiement d’environnements de collaboration en entreprise.

La plateforme de collaboration Microsoft Teams disponible avec Office 365 Entreprise ou Business permet une collaboration plus productive en s’appuyant sur 3 aspects :

• La mobilité : Une expérience de communication fluide et simplifiée, que ce soit au bureau comme en déplacement, grâce à la messagerie instantanée et l’intégration des appels audio-vidéo. Des appels téléphoniques avec un ou plusieurs interlocuteurs. Une communication en interne ou en dehors de l’entreprise depuis la même interface.
• Le partage d’informations : Maintenir les collaborateurs en contact avec un partage d’informations continu. Des fonctionnalités de collaboration avancées tout en bénéficiant d’une grande fiabilité audio-vidéo pour tous vos appels.
• La sécurité des données : Un environnement sous contrôle complet avec Office 365 qui permet de déployer des stratégies de sécurité et de protection spécifiques à votre entreprise.

En choisissant la solution Office 365, leader sur son marché, vous êtes certain de disposer dune intégration simple et immédiate des autres applications métiers. Microsoft a développé de nombreux partenariats avec les éditeurs de logiciels métiers pour répondre à tous les scénarios de mise en place. À partir de vos services Office 365, vous pourrez donc interconnecter vos outils de comptabilité, RH ou CRM entre autres.

Le bureau à distance : virtualiser les postes de travail

Openhost Network possède aussi une grande expérience en déploiement de postes de travail virtualisés tels que la solution Windows Virtual Desktop ou Remote Desktop Services (RDS). Les services de bureau distant élargissent les scénarios de déploiement de vos applications métiers. Un commercial pourra établir et transmettre un devis en accédant à son logiciel métier en plein rendez-vous, un technicien pourra commander une pièce depuis le terrain, etc.

Grâce aux solutions de postes de travail virtualisés, les collaborateurs peuvent accéder de façon sécurisée à leur environnement de travail depuis n’importe quel périphérique. De plus, l’administration et la maintenance de ces bureaux distants s’en trouve simplifiée car ces postes de travail sont centralisés.

Gérer vos réunions plus efficacement

En quelques années les réunions se sont métamorphosées, qui aurait pu imaginer que plus d’un tiers des réunions se font désormais à distance. Microsoft Teams centralise un certain nombre de services pour offrir une expérience unifiée à tous vos utilisateurs.

Microsoft Teams vous offre un système de visioconférence très complet intégrant à la fois des fonctionnalités de partage et de collaboration à distance. Les périphériques « Microsoft Teams Rooms » sont des appareils dédiés à la gestion des réunions en entreprise. Ces Teams Rooms vous permettront de mettre en place très simplement et à moindre coût un système de visioconférence complet.

Disposer d’appareils connectés et gérés de manière centralisée permet à votre équipe technique de gagner énormément de temps tout en offrant un haut niveau de service à vos utilisateurs. Grâce au service d’administration des périphériques Teams, vos équipes techniques peuvent détecter lorsque qu’un des systèmes de visioconférence présente une anomalie. Les techniciens peuvent donc intervenir avant que les utilisateurs ne constatent la panne. De même lorsque des mises à jour sont disponibles, elles peuvent être plus rapidement déployées pour améliorer l’expérience utilisateur.

Mettre en place un nouvel environnement de collaboration

Choisir les bons outils de collaboration

Office 365 Entreprise et Office 365 Business vous offre de nombreux outils pour mettre en place un environnement de travail complet pour votre entreprise.

Les licences Office 365 Entreprise et Office 365 Business offrent chacune de nombreuses solutions distinctes. Le choix de vos licences Office 365 est une étape clé pour partir sur la meilleure infrastructure possible.

Avec Office 365, chaque utilisateur bénéficiera de nombreux outils et services de collaboration :

• Les fameux outils bureautiques Word, Excel, Powerpoint et d’autres moins connus tels que Sway ou OneNote par exemple ;
• Une messagerie mail professionnelle Exchange avec l’application Outlook ;
• Des outils de communication et de visioconférences (Teams, Yammer) ;
• Un service d’intranet/extranet pour la gestion en ligne de documents nommé SharePoint
• Un espace de stockage Cloud OneDrive de 1To par utilisateur ;
• Des outils d’analyse des données et Business Intelligence (PowerBI)

Pour en apprendre plus sur les licences Office 365 Business et Entreprise, vous pouvez consulter nos guides :

Quelles offres Office 365 Business ou Entreprise choisir ?

Comparer les licences Office 365 Entreprise E1, F1, E3 et E5

Accompagner vos utilisateurs vers ce nouvel environnement

De nombreuses organisations ne profitent pas pleinement de leur investissement sur Office 365 à cause d’un déficit d’expertise ou d’accompagnement vers cette nouvelle solution. En tant que Microsoft Partner et intégrateur Office 365, nous gérons quotidiennement des projets de déploiement d’outils collaboratifs en entreprise.

Notre service MyOffice365 d’accompagnement vers Office 365 répond donc à ce besoin d’accompagnement pour vos équipes techniques et vos utilisateurs. MyOffice365 vous permettra de gérer plus simplement votre nouvel environnement Office 365. De nombreuses organisations qui se lancent sur Office 365 font face à de nombreuses questions lors du déploiement et de l’utilisation de leurs nouveaux services tels que :

• Comment personnaliser mon environnement informatique afin de répondre aux besoins de mon organisation (archivage, backup, sécurité, etc.) ?
• Comment savoir quels outils utiliser pour quels besoins ?
• Comment détecter les problèmes de disponibilité et de performance au niveau des sites distants ?
• Comment analyser les usages sur Office 365 afin d’optimiser mes abonnements Office 365 ?
• etc.

Ceci n’est qu’une partie des questions auxquelles vous ferez face une fois votre projet lancé. Une migration vers un nouvel environnement collaboratif ne serait rien sans un bon accompagnement, c’est pourquoi notre équipe technique vous offrira des réponses cohérentes face aux problèmes et aux questions que vous pourrez rencontrer sur Office 365 !

Des exemples de cas d’usage collaboratifs en entreprise

Ces différents cas d’usages s’inspirent de projets que nous avons pu réaliser pour nos clients en les accompagnant vers Office 365. Ces exemples peuvent vous inspirer pour comprendre comment répondre aux problématiques de votre organisation :

• Renforcer la mobilité des commerciaux dans le secteur du BTP :

Cette société de négoce en matériaux de construction a souhaité dynamiser sa force commerciale mobile en utilisant une application de gestion en ligne des documents de l’entreprise. La mobilité est un aspect clé du métier de commercial terrain, il était donc nécessaire de disposer d’accès sécurisés en tout temps et tout lieux.

Grâce aux services Teams, SharePoint et OneDrive, les commerciaux peuvent communiquer instantanément avec les bons interlocuteurs tout en partageant les documents nécessaires.

La prise en main intuitive du service Teams a permis un déploiement rapide et efficace de leur nouveau système de collaboration.

• Développer la communication entre collaborateurs dans le monde entier :

La société Scor propose des solutions de réassurance pour les entreprises du monde entier. Avec près de 3000 employés présents dans 160 pays, la communication téléphonique et la gestion des meetings en visioconférence est un point clé pour leur activité.

Pour cette société, il était donc nécessaire de bénéficier d’une solution de communication unifiée performante avec la même interface quel que soit le terminal utilisé (PC, tablette, smartphone) et le mode de communication choisi : téléphone, messagerie instantanée, téléconférence audio, web ou vidéo…

Bénéficiant jusqu’à présent de la solution Skype Entreprise, nous les accompagnons dans leur migration vers la nouvelle plateforme Microsoft Teams qui offre un ensemble plus large de fonctionnalités et d’intégrations. La nécessité de faire coexister un système téléphonique PABX avec la solution de téléphonie IP nous a poussé à déployer la solution Teams Direct Routing qui permet de pallier de nombreuses problématiques.

De plus les nouveaux périphériques Microsoft Teams Rooms permettent de gérer plus efficacement les salles de réunions.

• Mettre en place un réseau social d’entreprise pour diffuser plus efficacement l’information :

Un de nos clients a souhaité mettre en place un réseau social interne pour partager les informations importantes de l’entreprise et autres actualités. Le service SharePoint Online avec Office 365 a donc été déployé pour toute l’organisation. Les collaborateurs de la société s’y connectent régulièrement pour échanger sur les projets d’équipes ou transverses, développer leurs compétences ou partager sur leurs intérêts en dehors de l’entreprise afin de renforcer leurs relations.

• Virtualiser les postes de travail pour plus de productivité :

De nombreuses organisations souhaitent déployer des espaces de travail virtuels leurs utilisateurs permettant d’accéder à des espaces de travail Windows. Où qu’ils soient et depuis n’importe quel terminal, les utilisateurs peuvent ainsi accéder de manière sécurisée à leurs ressources.

Le service de bureau distant Windows Virtual Desktop permet de bénéficier de postes de travail virtualisés contrôlés de manière centralisée. L’administration centralisé simplifie énormément la gestion des mises à jour, le contrôle des postes pour s’assurer que ceux-ci restent bien propres pour tous les usagers et le déploiement de nouvelles applications lorsque nécessaire.

• Simplifier la collaboration grâce aux flux métiers modernes :

La mise en place de périphériques mobiles en entreprise tels que des tablettes pour vos vendeurs en magasin ou vos techniciens sur le terrain peut engendrer de multiples problématiques. La mise en place d’un environnement Office 365 vous permet de bénéficier de plateformes de collaboration et de communication unifiées mais aussi d’outils permettant de créer des flux métiers pour automatiser certaines tâches.

Grâce à Flow et à la suite PowerApps, vous pourrez ainsi développer des automatisations entre les différents services mais aussi créer de mini applications mobiles qui répondent au plus près aux besoins de vos collaborateurs.

• Moderniser son environnement informatique avec Microsoft 365 :

Pour moderniser son informatique, un de nos clients a opté pour un environnement Microsoft 365 Business. Les offres Microsoft 365 comprennent tout un ensemble d’outils et de services pour déployer un environnement informatique complet avec un système d’exploitation Windows inclus, la suite Office 365 et une suite de gestion de sécurité Enterprise Mobility and Security (EMS).

L’organisation utilisait déjà la messagerie Exchange mais a vite compris que Office 365 pourrait leur offrir de nombreux avantages supplémentaires. La possibilité de disposer pour chaque utilisateur d’un drive de 1To était un point clé mais aussi celle de disposer d’applications mobiles performantes pour chaque service.

Notre équipe accompagne ce client dans toute la modernisation de son environnement en passant par le déploiement des licences Microsoft 365 pour chacun de ses utilisateurs, la mise en place de bureaux distants grâce au Windows Virtual Desktop et la migration de leur téléphonie IP sur Teams.

Retrouvez le précédent chapitre de notre série sur la transformation digitale de l’entreprise :

Chapitre 1 : La transformation digitale de l’entreprise

Vous souhaitez en savoir plus sur le déploiement d’un environnement Office 365 pour votre entreprise ? Ou connaitre les possibilités d’accompagnement pour migrer vos différents outils (messagerie, téléphonie, gestion documentaire, etc.) ?

Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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