Gérer la gouvernance des données avec Microsoft 365

Au fil du temps, les entreprises collectent et analysent des volumes de données de plus en plus importants. Pourtant la gestion des données est malheureusement bien loin d’être parfaite et de nombreuses organisations n’ont pas encore réussi à dompter cet afflux de données. Les entreprises sont donc à la recherche d’outils pour cataloguer, suivre, rechercher et gérer la façon dont ces données sont partagées. Dans le cadre des offres Microsoft 365, de nombreux services sont disponibles pour assurer la gouvernance des données.

Cet article vous offre un aperçu des différentes fonctionnalités utiles à la gestion des données de votre entreprise.

Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

La gouvernance des données est un concept qui diffère selon les secteurs et la nature des organisations. On peut définir la gouvernance des données comme un ensemble de règles, rôles et responsabilités qui supervisent la collaboration de tous les membres dans le but de réaliser leurs tâches. Dans la pratique, la gouvernance est soumise à la notion de conformité.

La conformité est un ensemble de processus qui vous permettront de mettre en place la gouvernance de données. L’objectif final est de pouvoir exploiter au maximum vos différents services pour gagner du temps, être plus efficient dans votre recherche de données, renforcer la collaboration et améliorer vos relations avec vos clients et partenaires.

Mettre en place une bonne gouvernance des données est à la fois une problématique technique, les services à déployer, et managériale, la gestion des usages quotidiens. Ainsi il est nécessaire pour tous vos collaborateurs de respecter les procédures et appliquer les règles et autres politiques d‘utilisation.

Les différentes stratégies et fonctionnalités de gouvernance des données

En général, ce sont les administrateurs informatiques qui sont garants de la gouvernance à l’échelle de l’entreprise. L’évolution des usages numériques et de la diversité des supports a toutefois quelque peu chamboulé la situation. La multiplication des canaux d’informations et des sources de données impliquent une supervision plus complexe. Les solutions techniques ont évolué mais les organisations éprouvent toujours des difficultés à gérer le volume de données et catégoriser leurs différentes informations.

Voici différentes fonctionnalités clés pour gérer vos données :

  • Cerner vos données : Identifiez les informations importantes dans le Cloud et votre environnement local.
  • Protéger vos données : Protégez vos données sur l’ensemble de leur cycle de vie en appliquant des étiquettes de sensibilité liées à des actions de protection comme le chiffrement, les restrictions d’accès, les marquages visuels et plus encore.
  • Prévenir les pertes de données : Appliquez un ensemble cohérent de stratégies de protection contre la perte de données dans le Cloud, dans vos environnements locaux et sur vos points de terminaison afin de surveiller, prévenir et traiter les activités à risque impliquant des données sensibles.
  • Gouverner vos données : Gérez le cycle de vie des informations et les enregistrements de manière intelligente grâce à la gestion sur place, les stratégies automatisées, la destruction défendable et les connecteurs de données prédéfinis.

Dans le but d’assurer la gouvernance des données de l’entreprise, Microsoft propose différents services réparties entre gouvernance de l’information et gestion des enregistrements comme schématisé ci-dessous.

Gouvernance de l'information et gestion des enregistrements avec Microsoft 365

La gouvernance des informations vous permet de conserver ce dont vous avez besoin et supprimer ce dont vous n’avez pas besoin :

  • Stratégies et étiquettes de rétention : Conserver ou supprimer du contenu avec la gestion des stratégies et un flux de travail de suppression pour les e-mails, les documents, les messages instantanés, etc. Par exemple pour appliquer automatiquement une étiquette de rétention à un certain type de document.
  • Un service d’importation : Importer en masse des fichiers PST dans des boîtes aux lettres Exchange Online pour conserver et rechercher des messages électroniques pour respecter la conformité ou les obligations réglementaires.
  • Archiver des données tierces : Importer, archiver et appliquer des solutions de conformité aux données tierces des plateformes de réseaux sociaux, des plateformes de messagerie instantanée et des plateformes de collaboration sur les documents
  • Gérer les boites aux lettres inactives : Conserver le contenu de la boîte aux lettres après le départ des employés de l’organisation.

La gestion des enregistrements permet de gérer des fichiers à forte valeur ajoutée dans le but de respecter les obligations légales, commerciales ou réglementaires :

  • Gestion des enregistrements : Une solution globale permet de remplir les obligations de rétention selon le cycle de vie défini des données dans votre entreprise. Par exemple, détruire des fichiers spécifiques de manière automatique selon certains critères (classification, âge…).

Azure PurView : une vision globale de la gouvernance des données

Afin de simplifier l’analyse d’un grand volume de données, Microsoft a récemment publié un nouveau service : Azure PurView. Ce service de gouvernance des données propose une vision globale et simplifiée des différentes sources de données qui composent l’organisation.

Azure PurView pour assurer la gouvernance des données

« Purview est une plateforme unifiée de gouvernance des données qui automatise les fonctions de discovery, de catalogage, de cartographie, le cycle de vie des données […] et aussi de s’assurer que toutes les réglementations sont gérées », a expliqué Rohan Kumar, vice-président de Microsoft pour Azure Data.

Azure Purview est capable d’extraire des données depuis plusieurs services Azure ou SQL Server sur site, mais aussi d’acteurs tiers comme S3 d’Amazon. Microsoft compte progressivement étendre Purview à d’autre sources de données. En complément de Purview, l’équipe Azure a annoncé la mise à disposition de Synapse Analytics afin d’offrir aux entreprises une plateforme centrale unique pour assurer l’intégration des données, l’entreposage et l’analyse des données importantes.

Pourquoi mettre en place une gouvernance avec Microsoft 365 ?

Mettre en place une stratégie de gouvernance des données avec les outils Office 365 vous offre de nombreux avantages parmi lesquels :

  • Une protection intégrée : Tirez parti des fonctionnalités de gouvernance et de protection des informations intégrées aux applications et services Microsoft 365, à Power BI, au navigateur Microsoft Edge, aux appareils Windows 10, etc.
  • Gestion unifiée des services : Configurez et gérez des stratégies, et consultez des informations analytiques sur votre environnement local, les applications et services Microsoft 365, les services cloud tiers et les appareils, à partir d’une seule console.
  • Données intelligentes : Identifiez avec précision les informations sensibles au sein de votre entreprise grâce à des fonctionnalités de classification exhaustives, notamment l’apprentissage automatique.
  • Fonctionnalités extensibles : Étendez la protection et la gouvernance de manière cohérente à d’autres applications et services tiers répandus, grâce à un kit de développement logiciel (SDK) et des connecteurs.

Si vous souhaitez en apprendre plus sur les outils et services inclus dans l’environnement Microsoft 365, notre équipe est à votre disposition par téléphone au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact :

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