Découvrez PowerApps avec Office 365 et Azure pour créer vos propres applications métiers

PowerApps est un service de Microsoft associée à Office 365 Business et Office 365 Entreprise. Ce service permet de créer des applications personnalisées, améliorer l’automatisation des processus et créer des gains d’efficacité pour les entreprises peu importe leur taille. 

Cet article vous offre un aperçu de PowerApps, ses différentes fonctionnalités et la manière dont vous pouvez l’exploiter pour votre entreprise.

Qu’est-ce que PowerApps sur Office 365 ?

Ce qui distingue PowerApps des autres offres similaires du marché, c’est que bien qu’elle puisse être utilisée par les développeurs, elle peut également être utilisée par des employés non techniques comme par exemple des analystes. Cela signifie qu’il est tout à fait possible pour un utilisateur n’ayant pas de compétences en développement de créer une application personnalisée avec PowerApps.

PowerApps se définit comme une « suite d’applications, de services, de connecteurs et de plateformes de données qui fournit des applications d’environnement de développement d’applications rapides pour vos besoins professionnels ».  Le cœur du service est de construire des applications basées sur Office 365 et sur Microsoft Dynamics 365 mais il est également possible d’ajouter des intégrations avec d’autres applications.

Tout comme son cousin Microsoft Flow, PowerApps permet donc à un public non technique de bénéficier de la puissance de l’automatisation des processus. Bien évidemment, il faut rester réaliste et reconnaitre que l’utilisation de PowerApps requiert un minimum de formation et de familiarité technique. Un utilisateur débrouillard pourra cependant créer facilement des applications contenant des workflows personnalisés sans trop de difficultés. Pour travailler sur des fonctionnalités plus complexes, il sera nécessaire de faire appel à un développeur.

Que contient PowerApps ?

Si vous avez un processus particulier qui utilise différents services de l’univers Microsoft (SharePoint Online, Excel, Dynamics,…) alors vous pourrez réunir certaines des fonctionnalités en une seule application basée sur PowerApps. Une application personnalisée qui répondra donc de manière beaucoup plus précise aux besoins de votre équipe !

PowerApps se compose de différentes fonctionnalités et d’outils pour vous aider à créer des applications sans aucun codage :

• Une bibliothèque d’exemples d’applications que vous pouvez retravailler pour les personnaliser
• Une interface drag and drop pour définir vos applications
• Plus de 200 connecteurs pour intégrer des données et des systèmes, y compris ceux de l’univers Microsoft 365
• Des ressources de formation et de soutien, y compris une communauté PowerApps très active

Comme pour la majorité des services au sein de l’univers Microsoft 365, les fonctionnalités de PowerApps évoluent et les dernières annonces sont particulièrement prometteuses !

La fonctionnalité « AI builder » permet à PowerApps de s’appuyer sur les services d’apprentissage automatique et d’intelligence artificielle de Microsoft Azure pour développer des applications plus intelligentes et plus avancées. Par exemple, l’IA permet d’analyser et de classer vos réponses aux commentaires clients, puis de prendre des mesures particulières, contribuant ainsi à faire passer l’automatisation marketing au niveau supérieur. En outre, il existe des possibilités d’intégrer la blockchain (via Azure Blockchain Services) pour développer encore plus d’applications spécialisées.

Microsoft a également annoncé PowerApps Portals, la possibilité de créer des sites Web destinés aux employés externes. Ces portails externes vous permettront de connecter simplement les actions de vos collaborateurs ou partenaires externes directement aux processus internes et back-end, afin de les intégrer très facilement dans vos processus internes.

Comment développer une application avec PowerApps et Office 365 ?

Il existe deux façons principales de développer des applications avec le service PowerApps.  

Le mode « Canvas » pour créer des applications à partir de zéro (le fameux « from scratch ») :

L’approche « Canvas » est comme travailler à partir d’une toile vierge où vous connectez des sources de données, ajouter des workflows et créer des interfaces pour votre application en utilisant l’interface glisser-déposer. Vous pouvez aussi vous appuyer sur la bibliothèque de connecteurs standard.

En tirant parti des différents services connectés présents sur Office 365, vous pourrez même créer des applications Canvas dans d’autres outils tels que SharePoint comme point de départ.  Avec ce mode de création, vous créez à partir de zéro mais vous avez un contrôle total sur l’application que vous définissez de A à Z.

Le mode axé sur un modèle prédéfini :  

Plus récente, l’approche basé sur un modèle permet de créer des applications en se basant sur des scénarios déjà éprouvés. Ce mode de création est inspiré d’une fonctionnalité similaire dans Microsoft Dynamics. Elle tire parti du service de données commun de Microsoft qui a déjà des informations sur les différentes formes, structures de données et règles d’entreprise que vous avez déjà définies.

À partir de cette analyse de votre structure de données, vous avez donc différents workflows suggérés et entièrement personnalisés. Votre structure de services et vos différents types de données guident donc la création des différentes applications. C’est une approche très utile lorsque votre environnement Microsoft 365 intègre des données sous-jacentes potentiellement complexes pour votre application, par exemple stockées dans Microsoft Dynamics.

Comment mon organisation peut-elle utiliser PowerApps ?

PowerApps peut être utilisé pour créer de multiples processus impliquant des workflows, l’automatisation de tâches, la visualisation de données et le reporting, des actions de collaboration et bien plus encore. Vous pouvez exploiter les applications personnalisées pour les besoins de vos équipes, de travailleurs sur le terrain, de votre équipe administrative et même pour vos partenaires ou vos clients.

Les cas d’utilisation peuvent aller du relativement simple au très complexe. Vous pouvez à la fois améliorer les bases ou aussi être très innovant. Les applications PowerApps peuvent être exploitées en tant qu’application mobile, un site Web ou même au sein d’un service de collaboration Office 365 comme Microsoft Teams.

Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez automatiser certains de vos processus métiers et autres workflows avec PowerApps :

• Permettre aux travailleurs sur le terrain d’entrer des données en mobilité, par exemple en enregistrant les réparations nécessaires ou les résultats des inspections du site ;
• Construire des documents standards s’appuyant sur des modèles tels que des contrats utilisant l’automatisation en fonction de différents critères et métadonnées ;
• Création d’un système d’évaluation personnalisé avec l’entrée d’une variété d’utilisateurs, un flux de travail automatisé et des rapports générés ;
• Un système de suivi pour les services informatiques pour répertorier les actifs disponibles tels que le matériel, les appareils mobiles et les licences logicielles ;
• Des outils d’automatisation de gestion client pour assurer le suivi des clients en fonction de leurs interactions et de leurs réponses.

Il est à noter que depuis Novembre 2020, Power Apps for Teams est disponible de manière générale et permet la création d’applications (gestion de tâches,  inspection de site, suivi de bug, help desk…) directement dans Teams sans recourir à un outil ou langage de développement spécifique. Parmi les premiers à avoir adopter ce service, on retrouve le groupe Lumen Technologies qui l’utilise pour améliorer ses processus RH et aider les techniciens à résoudre plus rapidement les incidents ou encore Office Depot pour simplifier la gestion de la paie pour leurs magasins partenaires.

PowerApps est un outil simple et intuitif qui permet de combler le vide présent entre différents services. Si vous avez des idées de cas d’usage, vous devriez pouvoir tirer parti de la puissance de PowerApps. La création d’applications attrayantes vous aidera à simplifier certaines tâches et améliorer vos processus interne. Grâce aux différentes possibilités offertes par les services cognitifs et d’intelligence artificielle présents sur le cloud Azure, vous pouvez élargir le champ des possibles et même prévoir des intégrations pour vos sites Web.