24 questions à se poser sur la téléphonie avec Microsoft Teams

Bienvenue dans ce questionnaire dédié à votre projet de téléphonie sur Microsoft Teams. Avant de découvrir les différentes rubriques, il est important de souligner à quel point vos réponses nous aideront à mieux cerner vos besoins, votre environnement et vos objectifs. De votre côté, ce processus vous permettra également de clarifier la portée de votre projet et de vous poser les bonnes questions. En prenant le temps de répondre en détail, vous obtiendrez une vision plus précise des enjeux et serez mieux préparé à échanger avec nos équipes. Ainsi, nous pourrons ensemble élaborer une solution adaptée, en phase avec vos priorités, et assurer une transition réussie vers la téléphonie sur Microsoft Teams.

Contexte et besoins de votre entreprise

« Nous souhaitons d’abord comprendre votre organisation et vos objectifs. Cela nous permettra de vous proposer une solution de téléphonie Teams parfaitement adaptée aux réalités de votre entreprise et aux défis que vous rencontrez. »

Questions

1. Quelle est la taille de votre entreprise (nombre d’employés, mono ou multisite) ?
   Raison : Cette question aide à estimer l’ampleur du déploiement et à comprendre les contraintes liées au nombre d’utilisateurs à gérer.
2. Quels sont vos principaux défis actuels en matière de téléphonie d’entreprise ?
   Raison : Identifier les problèmes existants permet de définir des priorités et de proposer des solutions ciblées.
3. Utilisez-vous déjà Microsoft Teams ? Si oui, comment l’utilisez-vous aujourd’hui (messagerie, réunions, appels internes, salle de conférence etc.) ?
   Raison : Comprendre le niveau d’adoption actuel de Microsoft Teams permet de mesurer le degré de familiarité des utilisateurs et de définir l’effort d’intégration nécessaire.

Besoins techniques et infrastructure existante

« Nous allons maintenant examiner votre environnement technique. Comprendre votre infrastructure et votre mode de téléphonie actuel nous aidera à identifier la meilleure approche pour intégrer la téléphonie sur Microsoft Teams. »

Questions

1. Quel système de téléphonie utilisez-vous actuellement au sein de l’entreprise ?
   Raison : Savoir s’il y a déjà un système en place (ex. PBX, centrex, solution cloud) permet d’évaluer la compatibilité et les éventuelles migrations techniques à prévoir.
2. Disposez-vous d’un standard téléphonique (PBX) ? Est-il sur site ou hébergé chez un prestataire ?
   Raison : Connaître la localisation et la nature de l’infrastructure existante aide à identifier les options de connexion (SBC, passerelles, etc.) pour Teams.
3. Si vous avez déjà un système téléphonique, combien de numéros directs (SDA) avez-vous ? Faut-il tous les porter sur Teams Téléphonie ?
   Raison : Il est important de dimensionner le projet de portabilité de vos numéros si vous le souhaitez. Mais il est aussi possible, dans certains cas, de conserver vos abonnements si votre trunk SIP est compatible avec TEAMS.
4. Avez-vous des besoins spécifiques en termes de numérotation (numéros géographiques, non-géographiques, internationaux, etc.) ?
   Raison : Les exigences en matière de types de numéros influent sur la configuration de la solution et sur la prise en charge d’opérateurs externes.
5. Comment vos employés passent-ils leurs appels professionnels aujourd’hui (ex. mobile personnel, softphones sur ordinateur, téléphones fixes au bureau, etc.) ?
   Raison : Connaître les habitudes d’appel permet de choisir la meilleure configuration (terminaux, licences, etc.) et d’anticiper les besoins en équipement.
6. Quels sont les débits et latence de vos accès Internet sur vos différents sites ?
   Pour les utilisateurs en télétravail quel type d’accès internet ont-ils ?
   Raison : La téléphonie sur IP nécessite une connexion Internet suffisamment correcte au même titre que l’usage de Teams en Audio ou Visio. Nous pouvons menez un audit pour évaluer la qualité de vos liens afin de déterminer le nombre d’utilisateurs déployable sur vos réseaux.
7. Quelles fonctionnalités de téléphonie vous sont indispensables ? (Standard automatique, file d’attente, répondeur, transfert d’appel, mise en garde….)
   Raison : La liste peut être longue, mais il est important de s’assurer que Teams répond à vos habitudes actuelles et si certaines fonctionnalités ne sont pas encore disponibles existe t-il une solution de contournement ?
   

Intégration et interopérabilité

« Il est important de savoir si vous utilisez déjà d’autres outils ou systèmes métier. Ainsi, nous pourrons vérifier que la nouvelle solution basée sur la téléphonie TEAMS s’intègre correctement et vous apporte un maximum de valeur. »

Questions

1. La solution téléphonique doit-elle s’intégrer à des outils existants (CRM, ERP, outils de communication interne, etc.) ?
   Raison : Identifier les connexions à établir permet de s’assurer d’une circulation fluide des données et d’optimiser la productivité.
2. Quels autres outils collaboratifs utilisez-vous régulièrement dans l’entreprise (messagerie instantanée, visioconférence, partage de documents, etc.) ?
   Raison : Comprendre l’écosystème collaboratif en place aide à faire en sorte que Microsoft Teams s’imbrique parfaitement avec les outils existants.
3. Souhaitez-vous conserver un standard téléphonique existant et l’interconnecter avec Microsoft Teams, ou bien remplacer entièrement votre système actuel ?
   Raison : Connaître la stratégie globale (coexistence ou remplacement) guide le plan de déploiement et les coûts associés.
4. Vos utilisateurs sont-ils prêts à utiliser un softphone pour téléphoner ou certains veulent-ils un « téléphone à l’ancienne en plastique posé sur leur bureau » ?
   Raison : Certaines personnes ne sont pas prêtes psychologiquement à téléphoner avec un micro-casque sur la tête, il faut en tenir compte dans la problématique du changement.

Aspects financiers et budget

« Les questions financières sont essentielles pour que nous puissions vous proposer une solution en adéquation avec vos contraintes économiques, tout en maintenant un niveau de qualité optimal. »

Questions

1. Quel budget approximatif envisagez-vous pour la mise en place et l’exploitation de la solution de téléphonie via Microsoft Teams ?
   Raison : Avoir une fourchette budgétaire permet de calibrer la solution (licences, services, équipements) et d’orienter la proposition commerciale.
2. Préférez-vous un modèle d’abonnement mensuel (OPEX) ou un investissement initial plus important (CAPEX) pour cette solution ?
   Raison : Connaître le modèle de financement privilégié facilite l’élaboration d’une offre financière adaptée (forfait mensuel vs. achat de licences, par exemple).
3. Souhaitez-vous que nous réalisions une comparaison de coûts entre votre solution téléphonique actuelle et une solution basée sur Microsoft Teams ?
   Raison : Comparer l’existant et la future solution permet de justifier le retour sur investissement et de valider la rentabilité de la transition.

Sécurité et conformité

« La sécurité et la conformité sont des aspects critiques de toute solution de téléphonie. Nous voulons nous assurer que vos communications répondent aux normes et réglementations, tout en protégeant les données de l’entreprise. »

Questions

1. Quelles sont vos exigences en matière de sécurité des communications vocales (chiffrement des appels, authentification, etc.) ?
   Raison : Déterminer le niveau de sécurité attendu oriente la configuration de Microsoft Teams et de ses services associés (chiffrement, accès conditionnel, etc.).
2. Avez-vous des obligations particulières en termes de conformité réglementaire (RGPD, enregistrement ou archivage d’appels, etc.) ?
   Raison : Connaître les contraintes légales et réglementaires permet d’intégrer les fonctionnalités d’enregistrement, de conservation, ou d’anonymisation nécessaires.
3. Y a-t-il des politiques internes de sécurité ou de confidentialité dont il faut tenir compte pour la mise en place de la téléphonie sur Teams ?
   Raison : Chaque organisation a ses propres règles de gouvernance. Les respecter assure la cohérence entre la politique interne et la solution mise en œuvre.

Gestion du changement et formation des utilisateurs

« L’aspect humain est essentiel dans le succès d’un tel projet. Nous cherchons à comprendre comment vos équipes accueillent le changement et quelle forme d’accompagnement serait idéale, pour que la transition soit la plus fluide possible. »

Questions

1. Comment vos équipes réagissent-elles généralement face aux changements technologiques ?
   Raison : Savoir si les utilisateurs sont réceptifs ou réticents aux nouveautés oriente la stratégie de conduite du changement et de communication.
2. Disposez-vous d’un plan de formation interne pour préparer vos collaborateurs ou souhaitez-vous bénéficier d’un accompagnement externe ?
   Raison : Identifier les besoins en formation permet de prévoir des ateliers, tutoriels ou sessions d’onboarding pour accélérer l’adoption.
3. Quel niveau de support attendez-vous lors du déploiement (assistance technique, centre d’aide, documentation, etc.) pour assurer une adoption fluide ?
   Raison : Comprendre l’ampleur du support nécessaire aide à organiser les ressources et à mettre en place un service d’assistance adéquat.

Déploiement et suivi

« Enfin, nous aimerions connaître vos attentes en matière de déploiement et de suivi du projet. Cela nous permettra de planifier les étapes et de définir les critères de réussite correspondant à vos objectifs. »

Questions

1. Quel serait votre délai idéal pour déployer la solution de téléphonie Microsoft Teams ?
   Raison : Connaître la contrainte temporelle oriente la planification du projet (échéances clés, ressources).
2. Préférez-vous un déploiement progressif (par exemple, sur un service pilote) avant d’étendre la solution à toute l’entreprise ?
   Raison : Un pilote peut aider à ajuster la configuration et à anticiper les problèmes avant un déploiement complet.
3. Quels critères de succès clés souhaiteriez-vous suivre pour évaluer la réussite de cette transition (taux d’adoption, réduction des coûts, satisfaction des utilisateurs, etc.) ?
   Raison : Définir des indicateurs permet de mesurer objectivement la performance et d’ajuster la solution si nécessaire.

• Avez-vous des exigences particulières en matière de sécurité (chiffrement, traçabilité) ?
• Devez-vous respecter des normes de conformité spécifiques (RGPD, ISO, etc.) ?
• Souhaitez-vous mettre en place des restrictions d’accès par utilisateur/groupe ?
• Y a-t-il des documents sensibles nécessitant une impression sécurisée ?

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