Suivi des Factures avec SharePoint

Sharepoint Publié le 15 janvier 2025 par Camille Goy

Structure de la bibliothèque « Suivi des Factures »

Notre objectif est de créer une bibliothèque de documents sur SharePoint afin de stocker, mais surtout de suivre nos factures de vente.

Tips : Voir notre article sur la différence entre une bibliothèque SharePoint et une liste SharePoint

Nous allons devoir répondre à cette question : De quelles informations avons-nous besoin pour suivre nos factures ?

Tips : Si vous ne savez pas ce qu’est une métadonnée, vous pouvez lire cet article.

Les Métadonnées de la bibliothèque de suivi des factures avec Sharepoint

Vous conviendrez que la gestion efficace des factures est cruciale pour la santé financière d’une PME.
La structure que nous vous proposons pour cette bibliothèque SharePoint a été pensée pour répondre aux besoins essentiels de suivi, de conformité et de collaboration, tout en facilitant le quotidien des équipes comptables et commerciales.

Traçabilité et Conformité

Les colonnes fondamentales comme le numéro de facture, les dates et les montants répondent aux exigences légales de la facturation en France. Le format standardisé des numéros de facture (FACT-AAAA-XXXX) assure une traçabilité sans faille, tandis que la distinction claire entre montants HT, TVA et TTC respecte les obligations fiscales.

Suivi Financier Intelligent

Le calcul automatique des échéances et des retards de paiement permet une gestion proactive de la trésorerie. Les statuts de paiement codifiés par couleur offrent une visualisation immédiate des situations critiques, permettant aux équipes de réagir rapidement aux retards de paiement.

Collaboration Optimisée

L’attribution d’un responsable de suivi et la possibilité d’ajouter des commentaires facilitent la collaboration entre les services comptables et commerciaux. Le stockage systématique du fichier PDF de la facture garantit que tous les intervenants travaillent sur les mêmes documents.

Analyses et Reporting

Les métadonnées choisies permettent de générer facilement des tableaux de bord pertinents :

Suivi des encours par client
Analyse des délais de paiement
Prévisions de trésorerie
Statistiques par mode de paiement

Cette structure s’appuie sur notre expérience auprès de nombreuses PME et répond aux besoins les plus fréquemment exprimés :

Simplification du suivi des paiements
Réduction des erreurs de saisie
Amélioration de la communication inter-services
Facilitation des relances clients
Préparation simplifiée des reportings

Nom de la colonne	Type	Format/Options	Obligatoire	Calcul/Formule	Affichage par défaut
Informations Générales
Numéro de Facture	Texte	FACT-{AAAA}-{Numéro}	Oui	–	✅
Date d’émission	Date	JJ/MM/AAAA	Oui	–	✅
Client	Choix (lookup)	Liste « Clients »	Oui	–	✅
Montant HT	Nombre	Devise (€)	Oui	–	✅
TVA	Calculé	Devise (€)	–	[Montant HT] × 0.20	✅
Montant TTC	Calculé	Devise (€)	–	[Montant HT] + [TVA]	✅
Suivi Paiement
Statut de paiement	Choix	En attente Partiellement payée Payée Retard Contentieux	Oui	–	✅
Date d’échéance	Calculé	JJ/MM/AAAA	–	[Date d’émission] + 30	✅
Jours de retard	Calculé	Nombre	–	TODAY() – [Date d’échéance]	❌
Mode de paiement	Choix	Virement Chèque Carte bancaire Prélèvement	Non	–	✅
Documents et Gestion
Fichier facture	Fichier	PDF uniquement	Oui	–	✅
Commentaires	Texte multiple	–	Non	–	❌
Responsable suivi	Personne	Active Directory	Oui	–	✅
Dernière modification	Date/Heure	Auto	–	–	❌
Métadonnées Système
Créé par	Personne	Auto	–	Système	❌
Créé le	Date/Heure	Auto	–	Système	❌
Modifié par	Personne	Auto	–	Système	❌
Version	Nombre	Auto	–	Système	❌

Légende

– ✅ : Visible dans la vue par défaut
– ❌ : Masqué dans la vue par défaut
– Auto : Rempli automatiquement par le système

L’indexation pour la recherche grâce à la bibliothèque de Sharepoint

Dans les propriétés d’une bibliothèque SharePoint vous pouvez personnaliser comment la recherche d’information doit se faire et surtout comment vous pouvez la rendre plus rapide en demandant à SharePoint d’indexer certaines de vos métadonnées (colonnes) car vous savez que vos utilisateurs feront très probablement des demandes de recherches sur ces champs d’informations.

Colonne	Indexé	Recherche plein texte
Numéro de Facture	✅	✅
Client	✅	✅
Montant TTC	✅	❌
Statut de paiement	✅	❌
Fichier facture	❌	✅

Les règles de validation pour le suivi des factures avec Sharepoint

Lors de la saisie des informations dans les colonnes que nous avons définies vous pouvez demander à SharePoint de mettre en place des règles de validation afin que les utilisateurs ne commettent pas d’erreur. La construction des règles de validation est suffisamment souple pour répondre aux besoins des différents services de votre entreprise.

Colonne	Règle	Message d’erreur
Numéro de Facture	Format valide	« Format incorrect. Utilisez FACT-AAAA-XXXX »
Montant HT	> 0	« Le montant doit être positif »
Date d’émission	≤ Today()	« La date ne peut être future »
Fichier facture	PDF uniquement	« Format PDF requis »

Les alertes configurées pour suivre en temps réel vos factures

Les alertes vont vous permettre d’être proactif grâce aux déclenchements s’actions en fonction de la valeur de vos métadonnées (colonnes d’informations). A titre d’exemple très simple, quand la date de paiement prévue est échue une notification est envoyée par email. Différents niveaux d’alertes sont possibles en fonction de la situation à gérer.

Condition	Destinataires	Fréquence
Nouveau retard	Responsable suivi	Immédiat
Échéance -5 jours	Responsable suivi	Quotidien
Modification statut	Créateur + Responsable	Immédiat

Droits d’accès par groupe du suivi des factures avec Sharepoint

Nous terminerons par la définition des règles d’accès aux dossier/bibliothèque des factures de l’entreprise. Il est toujours préférable d’affecter des droits sur des groupes d’utilisateurs que sur les individus eux-mêmes.

Le tableau suivant indique qui peut faire quoi.