L’organisation des équipes Teams représente un défi stratégique majeur pour les DSI. Nous approfondissons ici les meilleures pratiques pour structurer vos équipes, optimiser la collaboration et garantir une gouvernance efficace. Nous aborderons aussi les aspects techniques, organisationnels et humains de cette transformation digitale.
Les points essentiels couverts :
La transformation numérique bouleverse nos méthodes de travail traditionnelles. Microsoft Teams s’impose comme le hub central de collaboration pour de nombreuses entreprises. Son adoption massive nécessite une réflexion approfondie sur l’architecture des équipes.
Une architecture bien conçue de vos équipes Teams permet d’optimiser la collaboration, de réduire la fragmentation de l’information et d’améliorer la productivité globale. Elle constitue le socle sur lequel repose l’efficacité opérationnelle de votre organisation numérique.
Microsoft Teams s’organise selon une structure hiérarchique claire. Au sommet se trouve l’organisation Microsoft 365, qui héberge l’ensemble des équipes. Chaque équipe peut contenir plusieurs canaux de communications, permettant d’organiser les conversations et les ressources (fichiers, planning…) par thèmes ou par projets.
| Niveau | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Organisation | Niveau le plus élevé | Votre entreprise |
| Équipe | Groupe de travail | Service Marketing |
| Canal | Espace thématique | Campagne Q4 2024 |
| Conversation | Échange spécifique | Discussion sur les visuels |
Plusieurs modèles d’équipes peuvent coexister dans votre organisation :
Commençons par examiner par trois exemples génériques afin que vous appréhenidez plus rapidement comment différents secteurs d’activité peuvent structurer leurs équipes Teams :
Usage de TEAMS dans un entreprise du Secteur Informatique :
Usage de TEAMS dans un entreprise de l’Industrie Manufacturière :
Usage de TEAMS dans une Agence de Communication Web-Vidéo :
La gestion des accès aux données de l’entreprise constitue un pilier fondamental de votre architecture Teams. Elle détermine qui peut créer, rejoindre et gérer les équipes. Une stratégie d’accès bien pensée garantit la sécurité tout en préservant la fluidité des échanges.
Les bonnes pratiques recommandent d’établir des règles claires concernant la création d’équipes. Certaines organisations choisissent de centraliser cette fonction auprès d’administrateurs dédiés. D’autres privilégient une approche plus ouverte avec une validation par les managers.
L’accumulation d’équipes inactives peut rapidement devenir problématique. Un processus de gestion du cycle de vie permet de maintenir un environnement Teams organisé et pertinent. Il définit les critères de création, d’archivage et de suppression des équipes.
Il peut être pertinent de se baser sur les recommandations de l’ISO9001 dans l’adoption d’une convention de nommage claire qui facilite la navigation et la recherche d’informations. Elle améliore la visibilité et réduit la confusion potentielle entre les équipes similaires.
| Préfixe | Usage | Exemple |
|---|---|---|
| DEPT_ | Équipes départementales | DEPT_MARKETING |
| PROJ_ | Équipes projet | PROJ_MIGRATION_CRM |
| COM_ | Communautés | COM_INNOVATION |
Tips : Pour en savoir plus sur le nommage des documents consultez notre article
Les canaux structurent les conversations et les ressources au sein d’une équipe. Une organisation réfléchie des canaux améliore l’efficacité des échanges et la gestion documentaire.
Chaque canal doit avoir un objectif clair et des règles d’usage définies. La multiplication excessive des canaux peut créer de la confusion et fragmenter l’information.
Nous obtenons ainsi dans un exemple plus concret pour une équipe dénommée « Département des ventes du Nord-Ouest » les canaux mis en place :
Le succès de votre architecture Teams dépend largement de l’adoption par les utilisateurs. Un plan de formation complet permet de familiariser les collaborateurs avec les bonnes pratiques et les nouveaux modes de travail.
Les sessions de formation doivent être adaptées aux différents profils d’utilisateurs. Les managers nécessitent une formation approfondie sur la gouvernance, tandis que les utilisateurs finaux se concentreront sur les fonctionnalités quotidiennes.
Une communication claire et régulière facilite l’adoption de Teams. Elle doit expliquer les bénéfices de l’architecture choisie et guider les utilisateurs vers les ressources d’aide disponibles.
Microsoft Teams s’intègre particulièrement bien avec plusieurs applications Office 365, renforçant ainsi son rôle de hub collaboratif central. Ces intégrations démultiplient la productivité des équipes lorsqu’elles sont correctement configurées.
SharePoint forme le socle documentaire de Teams. Chaque équipe dispose automatiquement d’un site SharePoint dédié, offrant des fonctionnalités avancées de gestion documentaire. Les membres peuvent co-éditer des documents directement dans Teams, gérer les versions et utiliser des workflows d’approbation. Cette synergie entre Teams et SharePoint simplifie considérablement la gestion des documents collaboratifs.
Planner apporte une dimension de gestion de projet visuelle dans Teams. En intégrant des tableaux Planner dans les canaux, les équipes visualisent facilement leurs tâches, suivent l’avancement des projets et attribuent des responsabilités. Les notifications Planner apparaissent directement dans Teams, assurant un suivi efficace des échéances.
Loop & OneNote enrichissent les équipes avec des espaces de prise de notes partagées. Chaque canal peut disposer de son carnet Loop/OneNote pour centraliser les comptes-rendus de réunion, les idées et les procédures. La synchronisation automatique permet à tous les membres de l’équipe d’accéder aux dernières mises à jour des notes, facilitant le partage de connaissances.
| Application | Principaux usages dans Teams | Bénéfices clés |
|---|---|---|
| SharePoint | Gestion documentaire, co-édition, workflows | Centralisation des documents, contrôle des versions |
| Planner | Suivi de tâches, gestion de projet visuelle | Visualisation claire des priorités, notifications intégrées |
| OneNote | Notes partagées, documentation d’équipe | Centralisation des informations, accès synchronisé |
La première erreur courante consiste à migrer l’ensemble des données et dossiers sans tri préalable. De nombreuses PME transfèrent automatiquement tous leurs anciens dossiers partagés vers Teams, créant ainsi un « cimetière numérique » difficile à naviguer. Il est essentiel d’effectuer un audit et un nettoyage des données avant la migration.
La deuxième erreur fréquente est de ne pas définir de règles de nommage dès le départ. Les PME laissent souvent leurs collaborateurs créer des équipes avec des noms peu explicites comme « Projet Jean » ou « Marketing 2 », rendant la recherche d’information chaotique. Une convention de nommage claire doit être établie avant le déploiement.
Le troisième piège consiste à négliger la formation des managers. Trop souvent, les PME se concentrent uniquement sur la formation technique des utilisateurs finaux, oubliant que les managers ont besoin de comprendre comment piloter leurs équipes via Teams. Cette lacune conduit à une sous-utilisation des fonctionnalités de gouvernance.
La quatrième erreur majeure est de permettre une création non contrôlée des équipes. Sans processus de validation, les PME se retrouvent rapidement avec des dizaines d’équipes redondantes, créant confusion et fragmentation de l’information. Un workflow de création structuré est indispensable.
Le cinquième écueil réside dans l’absence de politique d’archivage. Les PME conservent souvent toutes les équipes actives indéfiniment, même après la fin des projets. Cette accumulation rend l’environnement Teams encombré et dégrade les performances de recherche. Un processus d’archivage régulier doit être mis en place.
L’évaluation du succès de votre architecture Teams repose sur une combinaison d’indicateurs quantitatifs et qualitatifs. Les métriques d’utilisation comme le nombre d’équipes actives, les taux d’engagement et les patterns de collaboration fournissent des données objectives. Les retours utilisateurs, collectés via des enquêtes régulières ( avec Forms par exemple) et des sessions de feedback, apportent des insights qualitatifs précieux. Surveillez également l’évolution du nombre de demandes de support et leur nature. La gouvernance efficace se reflète dans la conformité aux conventions de nommage et l’organisation des canaux. L’impact sur la productivité peut être évalué à travers des indicateurs métier spécifiques. Un tableau de bord combinant ces différentes mesures permet un suivi régulier et des ajustements si nécessaire.
Openhost accompagne votre organisation dans la conception et le déploiement de votre architecture Teams. Notre approche méthodologique s’appuie sur une expertise approfondie de Microsoft Teams et une compréhension fine des enjeux organisationnels.
Notre offre d’accompagnement comprend :
Contactez nous pour plus d’informations au 02 51 831 839 ou via notre formulaire de contact : https://www.openhost-network.com/contact/
La granularité optimale des équipes dépend de plusieurs facteurs organisationnels et opérationnels. Une approche trop granulaire peut fragmenter l’information et complexifier la collaboration. À l’inverse, des équipes trop larges risquent de générer du bruit et de diluer les échanges pertinents. L’idéal est de trouver un équilibre qui reflète la structure naturelle de votre organisation et ses modes de travail. Analysez les flux de communication existants, identifiez les groupes qui collaborent fréquemment et considérez la taille optimale pour une interaction efficace. Une équipe devrait rassembler des personnes partageant un objectif commun, qu’il soit fonctionnel, projectif ou thématique. La possibilité de créer des sous-canaux permet d’affiner la structure sans multiplier les équipes.
La gestion des droits d’accès dans Teams nécessite une approche équilibrée entre sécurité et facilité d’utilisation. Une stratégie efficace commence par la définition claire des rôles et responsabilités. Les propriétaires d’équipes doivent être formés à leurs responsabilités en matière de gestion des membres et des paramètres. La synchronisation avec les groupes de sécurité Azure AD permet d’automatiser la gestion des accès en fonction de l’organisation. Il est recommandé de mettre en place une revue périodique des accès pour maintenir la pertinence des membres. La classification des équipes selon leur sensibilité peut guider les niveaux de restriction appropriés. L’utilisation des étiquettes de sensibilité permet de standardiser les paramètres de sécurité selon le type d’équipe.
La gestion du cycle de vie des équipes représente un défi majeur pour maintenir un environnement Teams organisé et performant. Une stratégie efficace combine gouvernance proactive et automatisation. Définissez des critères clairs pour la création d’équipes, incluant une validation des besoins et la vérification des équipes existantes pour éviter les doublons. Implémentez une politique d’archivage basée sur l’activité et la pertinence continue. Les équipes projet devraient avoir une date de fin planifiée dès leur création. L’utilisation des fonctionnalités de cycle de vie Microsoft 365 permet d’automatiser certains aspects comme l’archivage des équipes inactives. Une communication régulière avec les propriétaires d’équipes assure une gestion proactive du contenu et des membres.
La migration vers une nouvelle architecture Teams nécessite une planification minutieuse et une approche par phases. Commencez par un audit complet de l’existant, identifiant les équipes actives, leur usage et leur contenu. Élaborez un plan de migration détaillé incluant la nouvelle structure, les règles de gouvernance et le calendrier de déploiement. La communication joue un rôle crucial : informez les utilisateurs des changements à venir et de leurs bénéfices. Privilégiez une approche progressive, en commençant par des équipes pilotes pour valider la nouvelle architecture. Prévoyez suffisamment de temps pour la formation et l’accompagnement des utilisateurs. La migration représente une opportunité de nettoyer et réorganiser le contenu existant.
Notes de bas de page
Teams : Microsoft Teams est une plateforme de collaboration unifiée qui combine chat, visioconférence, partage de fichiers et intégration d’applications.
Canal : Sous-section d’une équipe Teams dédiée à un sujet ou projet spécifique, permettant d’organiser les conversations et les ressources.
Gouvernance : Ensemble des règles, processus et contrôles régissant l’utilisation et la gestion d’une plateforme ou d’un système.
Azure AD : Azure Active Directory, service de gestion des identités et des accès cloud de Microsoft.
Fin 2018, Microsoft avait dévoilé la nouvelle version Remote Desktop Services (RDS) aux côtés du nouveau Windows Server 2019. Remote Desktop Services 2019 étend les déploiements de bureau et d’applications à n’importe quel appareil, avec une flexibilité et une mise à l’échelle plus puissante pour votre environnement de virtualisation. Tout récemment, Microsoft a annoncé la […]
Lire la suite
Testée en version beta depuis novembre dernier, Microsoft Teams sera officiellement lancé le 14 mars prochain. Après Yammer, le réseau social d’entreprise, Microsoft souhaite créer un écosystème complet pour favoriser la collaboration en entreprise. Son dernier-né : Teams, qui a l’avantage de s’intégrer à la planète Office 365. Les fonctionnalités Microsoft Teams Présenté comme une […]
Lire la suite
Externaliser la gestion de la messagerie de votre entreprise La messagerie est un enjeu crucial pour une structure, qu’elle soit une collectivité locale ou du secteur privé. La maintenance, la mise à niveau, la sécurité, la performance, le stockage, ou encore le niveau de disponibilité sont des éléments importants dans les critères de choix d’une […]
Lire la suite