Avez-vous besoin de sauvegarder vos données sur Office 365 ?

En tant qu’utilisateur des services Office 365 Business ou Entreprise, vous devez certainement vous demander si toutes vos données professionnelles sont bien sauvegardées et de quelle manière vous pourriez les récupérer en cas de besoin.

Tout d’abord, il est nécessaire de comprendre les différentes méthodes de protection appliquées aux produits Office 365.

Quelles sont les données sauvegardées par Office 365 ?

La sauvegarde des données Exchange Online

En achetant vos licences de messagerie, Microsoft intègre différents mécanismes afin de protéger vos données. Vos comptes de messagerie sont répliqués plusieurs fois dans des datacenters différents afin d’éviter tout sinistre ou perte des données. Les base de données qui hébergent vos comptes sont aussi protégées d’une corruption logicielle ou matérielle en utilisant des mécanismes proposés nativement par Microsoft Exchange.

À cela s’ajoute également la possibilité de récupérer les éléments supprimés par les utilisateurs pendant une période allant de 14 jours jusqu’à plusieurs années si nécessaire. En effet, il est possible, en fonction de votre abonnement Office 365, de créer des stratégies de rétention qui vous permettront de récupérer les éléments supprimés par vos utilisateurs même après plusieurs années.


La sauvegarde des données SharePoint Online

Concernant SharePoint Online, Microsoft propose des mécanismes de protection similaires avec la possibilité de récupérer des éléments supprimés pendant une période d’environ 90 jours.

Il est également à noter que Microsoft sauvegarde directement votre collection de sites toutes les 12 heures. Cette sauvegarde n’est pas accessible en libre service et ne peut être utilisée qu’après avoir crée un ticket de support auprès de leur service. Il n’est pas possible de restaurer un élément unique en faisant appel à cette opération, c’est votre collection de site entière qui sera restaurée. Tout comme pour Exchange Online, il est également possible de déployer des stratégies de rétention afin d’empêcher la suppression des éléments de votre site SharePoint.

Les stratégies de rétention de données Office 365

Certains de nos clients souhaitent pouvoir disposer d’un outil tiers de sauvegarde, ce que Microsoft 365 ne propose pas nativement. Il est donc indispensable de bien définir ses besoins avant de se tourner vers un service de sauvegarde alternatif qui ne conviendra pas forcément à toutes les entreprises. Voici quelques raisons qui peuvent justifier, selon nous, le coût de mise en place de ce type d’outil par rapport à ce que propose nativement Microsoft :

  • Stratégie de sécurité / législation qui impose l’externalisation des sauvegardes de l’entreprise.
  • Licences Office 365 insuffisantes pour bénéficier d’une stratégie de rétention supérieur à 30 jours (exemple : Exchange Online Plan 1, Office 365 Business).
  • Souhait de pouvoir restaurer très facilement les éléments à un point donné dans le temps.

L’évolution des volumes de données traités en entreprise a apporté son lot de problématiques : Quels volumes de stockage prévoir ? Quelles données doit-on archiver ? Comment rechercher et récupérer ces données lorsque nécessaire ? etc. Garantir une politique de conservation efficace des données est un défi de taille pour les entreprises !

Backup Office 365

Office 365 permet la mise en place de stratégies de rétention des données pour éviter la perte d’informations considérées comme importantes. Une stratégie de rétention des données permet donc de…

Décider de manière pro-active si :

  • un élément supprimé par utilisateur doit tout de même être conservé au titre d’un archivage légal (par exemple pendant une durée de 5 ans pour un contrat, une facture…)
  • un élément toujours existant doit être automatiquement déplacé d’un dossier de travail dans un dossier d’archive au-delà d’une certaine durée d’existence
  • un élément doit être sauvegardé (backupé) dans un autre système que celui dans lequel il est présent afin de garantir :
  • qu’il ne sera par altérable
  • qu’il pourra servir à restaurer des données en cas d’activation du Plan de Reprise d’Activité de votre société.

Appliquer cette stratégie à tous les contenus ou uniquement à certains éléments répondant à des critères précis :

  • Dossiers ou type de fichiers stockés dans Teams, Ondrive ou SharePoint
  • Mots-clés présent dans le nom ou directement dans le contenu même d’un fichier
  • Formats de données spécifiques d‘informations sensibles  (N° de carte d’identité, N° de sécurité sociale ou vos données spécifiques métier)

Ainsi une entreprise qui met en place une stratégie de conservation de 5 ans aura la possibilité d’accéder à un fichier supprimé pendant encore 5 ans depuis la date de suppression.

Une stratégie de conservation des données nécessite généralement deux actions :

  • La conservation du contenu afin qu’il ne puisse pas être supprimé de manière définitive avant la fin de la période de conservation ;
  • La suppression définitive du contenu à la fin de la période pré-définie de conservation.

Microsoft Office 365 Entreprise et Business offrent une protection de base pour faire face à une multitude de menaces qui pourraient endommager vos données. Mais même si la protection offerte par Office 365 est plutôt complète, certains risques ne sont pas couverts et la restauration des données peut être longue voir impossible si vous n’avez pas mis en place un véritable processus de sauvegarde. Pour certaines entreprises et managers, la possibilité de restaurer à coup sûr et simplement leurs données de manière granulaire est essentielle.

Mais alors, le backup Office 365 est-il vraiment nécessaire ?

Quand on parle de backup pour Office 365, le sujet divise la communauté Microsoft. De nombreux consultants considèrent que la mise en place de backups pour Office 365 n’est pas strictement nécessaire. Si on analyse le fonctionnement du service O365, on comprend que pour Microsoft le backup n’est pas une nécessité. Différents mécanismes de rétention des données existent et selon Microsoft cela reste suffisant pour couvrir les besoins des entreprises. Comme évoqué, Office 365 dispose d’un système de rétention des éléments supprimés jusqu’à 14 jours pour l’ensemble des services sauf pour SharePoint Online qui offre une rétention jusqu’à 90 jours.

Sécurité des données sur Office 365

Nombre de nos clients nous ont fait part de leur souhait de disposer d’un service spécifique de backups. Pour certains responsables informatiques, il est essentiel d’avoir la garantie que les données de l’entreprise externalisées dans le Cloud O365 de Microsoft sont incluses dans un véritable plan de sauvegarde distinct du service Cloud qu’ils utilisent et de disposer d’un outil de sauvegarde leur permettant de restaurer facilement et rapidement les données utilisateurs de manière granulaire. D’autres raisons peuvent aussi vous pousser à songer au backup pour Office 365 :

  • La nécessité de récupérer toutes les données telles qu’elles étaient à un instant T dans le cas où un ransomware aurait pu par exemple infecter un poste ;
  • Mettre en place un certain nombre de backups bien distincts pour ne pas mettre les données de l’entreprise dans les mains d’un seul fournisseur Cloud ;
  • Se prémunir des erreurs d’administration sur l’environnement Office 365, par exemple suppression de comptes ou de boites aux lettres. Ces erreurs ne sont parfois pas involontaires comme dans le cas d’un départ d’un salarié qui ne se serait pas bien déroulé et qui aurait le pouvoir de nuire gravement à la société…

Quand on parle de sauvegarde, une notion fondamentale revient sans cesse : la règle du 3-2-1. Cette règle impose de réaliser 3 copies de vos données sur 2 supports différents dont l’un doit être hors-site. Si on analyse l’environnement Office 365 alors on constate que Microsoft respecte bien cette règle mais qu’une copie hors-écosystème Microsoft peut être une bonne chose pour sécuriser les données. Les systèmes de protection intégrés à Office 365 sont bien entendu intégrés à Office 365 et ne peuvent donc pas être considérés comme externes à l’environnement O365…. On peut raisonnablement penser qu’une application se doit d’être protégée par autre chose que cette même application.

Regle Backup 3-2-1 Azure Microsoft

La question du backup est aussi délicate d’un point de vue technologique car tous les services de backup pour Office 365 ne se valent pas. En effet certains services de sauvegarde Office 365 exploitent des protocoles qui n’ont pas été créées de base pour transférer un grand volume de quantité, tel que Exchange Web Services par exemple. Ainsi lorsque ces services sont mal exploités ou configurés, certaines complications peuvent survenir par la suite. Les données peuvent être facilement sauvegardées mais une restauration parfaite peut parfois s’avérer plus complexe. La prudence doit donc être de rigueur dans votre choix !

Nous ne sommes donc pas de manière générale pour ou contre le backup pour Office 365. La décision de mettre en place un outil de sauvegarde tiers doit se faire en tenant compte des besoins particuliers de l’entreprise, de la volonté des administrateurs et utilisateurs et du coût total par rapports aux gains. A ce titre une analyse de risque au sens ISO 27001 sur l’ensemble des données de l’entreprise semble être un bon point de départ si cela n’a pas déjà été fait. Le plus important est de bien comprendre comment fonctionnent certains services Office 365 en tâches de fond et leurs utilités. Si vous pensez que le backup est nécessaire pour vos données Office 365, alors notre offre MyOffice365 avec son option Backup pourra sans doute répondre à votre demande.

MyOffice365 et la sauvegarde des données Office 365

Notre offre MyOffice365 se découpe en 2 principaux plans comprenant des services essentiels pour que vos utilisateurs puissent profiter pleinement de Office 365. Une option Backup pour Office 365 est disponible en complément.

MyOffice365 plan 1 inclus différentes briques pour exploiter pleinement votre environnement O365 :

  • Accompagnement complet de A à Z : choix des licences et options, audits, support complémentaire, déploiement, migration des données, configuration, etc.
  • Analyse et supervision de votre environnement O365 : Selon votre infrastructure actuelle, nous déployons des agents de surveillance sur votre réseau pour monitorer vos services O365. Vous pourrez ainsi profiter des meilleures performances pour Office 365 !
  • Personnalisation et évolution : Office 365 offre de nombreuses fonctionnalités pour améliorer la collaboration et sécuriser l’environnement informatique de votre entreprise avec Azure AD par exemple.
Intégration Office365, supervision et déploiement Office 365 en France avec MyOffice365

Le second plan complète tous ces services avec un accès à une plateforme de formation en ligne pour Office 365. Cette plateforme accessible en illimité comprend un ensemble de contenus de formations sous format tutoriels vidéo, des cas d’usages ou encore en direct avec des webconférences animées par un formateur expert en collaboration Office 365. Ce service de formation Office 365 accessible en illimité mixe donc les avantages de contenus numériques avec un accompagnement humain.

En complément de notre offre MyOffice365, il vous est possible de souscrire à une option backup pour Office 365 afin de sauvegarder les données de tout ou partie de vos utilisateurs.

Notre solution de backup pour Office 365

Quelle que soit la nature de vos données, notre service de Backup pour Office 365 peut les sauvegarder afin de couvrir l’ensemble de vos besoins en termes de sauvegarde O365. Notre solution de backup est en mesure de sécuriser toutes les données présentes dans les services Office 365 (e-mails, sites, groupes, fichiers, conversations, etc. ). Le système de sauvegarde automatique avec 50 Go inclus vous permettra de restaurer les contenus perdus et ce au niveau d’un élément précis si vous le souhaitez.

Le stockage sécurisé met à l’abri vos données en cas de problèmes qui pourraient survenir. Le stockage de vos backups s’effectue dans un environnement cloisonné déployé sur Microsoft Azure et assure un niveau de sécurité très élevé. Le cryptage des données réduit considérablement les risques de fuite et de cyberattaques.

Découvrez les principaux avantages de notre solution de backup MyOffice365 :

  • Simplicité et performance : La sauvegarde de vos données se fait de manière transparente et l’utilisation de la plateforme est simple et rapide. En cas de besoin vous pourrez ainsi accéder directement à tous les éléments sauvegardés pour agir en toute autonomie.
  • Gestion centralisée : Toutes les sauvegardes de votre entreprise sur une seule et même console d’administration pour gagner du temps.
  • Restauration simplifiée des données : Différentes options vous permettront de restaurer rapidement des éléments égarés, supprimés, endommagés ou détruits.
  • Un service géré par nos ingénieurs : Nul besoin de vous tracasser avec les problématiques de configuration ou de gestion des serveurs de sauvegarde, nos experts gèrent tout en arrière-plan afin de pouvoir vous garantir le backup continu de votre environnement Office 365 !

Voici une liste non exhaustive des éléments qui seront sauvegardés par notre solution de backup O365 :

  • Exchange Online : Sauvegardez toutes les boîtes de réception, les dossiers, les calendriers, les contacts Exchange et bien plus encore. Restaurez les données Outlook où et quand vous le souhaitez et exportez des fichiers PST à la demande.
  • Calendrier : Recherchez et restaurez vos calendriers, tâches, étiquettes et les affectations de tâches.
  • SharePoint Online : Collections de sites, sites, listes, bibliothèques, dossiers, éléments ou documents. Tout en conservant les métadonnées, les paramètres de sécurité et les historiques de versions.
  • Groupes Office 365 : Récupération de fichiers, de conversations, de notes et de sites liés à des groupes.
  • Microsoft Teams : Channels d’équipes, conversations, fichiers de travail, éléments de réunion etc.
  • OneDrive for Business : Optimisation du stockage, contenu OneDrive Entreprise grâce à des sauvegardes automatiques et des restaurations granulaires.
  • Project Online : Travaux, tâches et fichiers critiques.

Le développement des services de collaboration a évolué très rapidement ces dernières années. Le besoin de backups pour les données de l’entreprise a donc évolué en parallèle et devraient encore évoluer. Il est donc important de toujours reconsidérer votre stratégie de sauvegarde afin de rester pertinent par rapport à votre infrastructure, aux besoins de vos utilisateurs et aux résultats de votre analyse de risque.. De nombreuses entreprises ressentent le besoin de mettre en place un backup pour Office 365. Si vous êtes dans ce cas de figure alors notre offre MyOffice365 répondra totalement à vos besoins, nos experts sont à votre disposition pour aller plus loin dans votre réflexion !

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