Comparatif OneDrive et SharePoint Online

Sharepoint Publié le 21 janvier 2025 par christophe darfeuille

OneDrive vs SharePoint Online : Une histoire de famille

Imaginez un grand immeuble de bureaux moderne. Cet immeuble représente SharePoint Online, la plateforme complète de Microsoft pour le travail collaboratif. Dans cet immeuble, chaque employé dispose d’un bureau personnel : c’est OneDrive. Même si votre bureau personnel semble être un espace distinct, il fait partie intégrante de l’immeuble et utilise toute son infrastructure : l’électricité, la climatisation, la sécurité, etc. C’est exactement la même chose pour OneDrive et SharePoint Online.

Tips : Présentation d’ensemble de SharePoint Online en tant que GED pour les non-informaticiens

Une fondation commune pour simplifier le partage de fichiers

Quand Microsoft a créé OneDrive pour les entreprises, plutôt que de construire un système entièrement nouveau, ils ont fait un choix intelligent : utiliser les fondations solides et éprouvées de SharePoint Online. C’est comme construire une extension à votre maison plutôt que de bâtir une nouvelle maison séparée. Cette approche garantit que votre extension bénéficie de toute l’infrastructure existante : plomberie, électricité, chauffage.

Dans le monde numérique, cela signifie que OneDrive hérite naturellement de toutes les qualités de SharePoint Online : sa fiabilité, sa sécurité, et sa capacité à gérer efficacement les documents.

Si vous êtes un professionnel déjà abonné à aux services Office 365, vous avez accès à DEUX OneDrive dans le tenant Office 365 de votre entreprise

Votre OneDrive Professionnel Personnel
Le OneDrive Professionnel de votre entreprise

Un exemple concret du OneDrive Professionnel Personnel

Pour mieux comprendre, prenons l’exemple de Marie, une employée typique. Quand Marie se connecte à son OneDrive professionnel, elle voit une interface simple et personnelle, comme si elle ouvrait son bureau personnel avec son explorateur de fichier. Ce qu’elle ne voit pas, c’est que ses fichiers sont en réalité stockés dans une section spéciale de SharePoint Online, créée uniquement pour elle.

C’est comme avoir un casier personnel dans une grande salle d’archives moderne et sécurisée. Le casier vous appartient, mais il bénéficie de toute la protection et l’organisation du système d’archives principal.

Un exemple concret du OneDrive Professionnel Entreprise

Maintenant Marie souhaite :

Partager avec ses collègues des fichiers de travail.
Coéditer des fichiers (Word/Excel/PowerPoint…)
Accéder à des fichiers mis à disposition par d’autres personnes de son entreprise

Elle utilisera alors le OneDrive de l’entreprise

Il faut donc garder en tête qu’en tant que professionnel Microsoft vous met à disposition :

Un OneDrive Entreprise de 1000Go par défaut (que vous pouvez faire grossir jusqu’à 25To)
Un OneDrive Personnel de 1000Go pour chaque collaborateur possédant un abonnement Office 365 incluant OneDrive

Les avantages de OneDrive et SharePoint au quotidien

Cette relation entre OneDrive et SharePoint Online apporte plusieurs bénéfices que vous utilisez peut-être sans le savoir :

La synchronisation de vos fichiers est très fiable. Quand vous modifiez un document sur votre ordinateur, OneDrive utilise les mécanismes éprouvés de SharePoint pour s’assurer que vos modifications sont sauvegardées en toute sécurité.
Le partage de fichiers est simple et sécurisé. Quand vous partagez un document depuis OneDrive, vous utilisez en réalité les mêmes systèmes de sécurité que SharePoint, qui protègent les documents confidentiels des grandes entreprises.
Vous pouvez facilement collaborer sur des documents. La co-édition en temps réel, qui vous permet de travailler simultanément avec des collègues sur le même document, est héritée directement de SharePoint.

Cette architecture commune explique pourquoi il est si facile de passer de OneDrive à SharePoint et vice-versa. Quand vous déplacez un fichier de votre OneDrive vers un espace d’équipe SharePoint, c’est comme déplacer un document d’un bureau à une salle de réunion dans le même immeuble : le document reste dans le même environnement sécurisé.

Pour l’utilisateur final, cette intégration se traduit par une expérience fluide.

Vous pouvez par exemple :

Commencer à travailler sur un document dans votre OneDrive, puis le partager facilement avec votre équipe via SharePoint quand il est prêt pour la collaboration.
Accéder à vos fichiers de manière cohérente, que vous soyez dans Office, Teams, ou votre navigateur web, car tous ces outils communiquent avec la même infrastructure sous-jacente.

Quand utiliser OneDrive vs SharePoint ?

Situation	OneDrive	SharePoint Online	Explication
Documents personnels en cours de rédaction	✅ IDÉAL	❌ NON ADAPTÉ	OneDrive est parfait pour les brouillons et documents de travail personnels. Gardez-y vos documents tant qu’ils ne sont pas prêts à être partagés avec l’équipe.
Notes et documents privés	✅ IDÉAL	❌ NON ADAPTÉ	Documents confidentiels personnels, évaluations, notes de réunion personnelles, etc. OneDrive garantit que vous seul y avez accès par défaut.
Sauvegardes de fichiers locaux	✅ IDÉAL	❌ NON ADAPTÉ	La synchronisation automatique de OneDrive est parfaite pour sauvegarder vos fichiers de travail importants.
Bureau et Documents Windows	✅ IDÉAL	❌ NON ADAPTÉ	OneDrive peut synchroniser automatiquement ces dossiers Windows, assurant une sauvegarde continue de vos documents importants.
Partage ponctuel avec des externes	✅ RECOMMANDÉ	🟨 POSSIBLE	Pour un partage rapide et temporaire avec des personnes externes, OneDrive offre plus de simplicité et de contrôle individuel.
Documents d’équipe finalisés	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Une fois qu’un document est finalisé et doit être accessible à l’équipe, il doit être déplacé vers SharePoint pour une meilleure gouvernance.
Procédures et documentation d’équipe	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Les documents de référence doivent être dans SharePoint pour assurer leur accessibilité et leur maintien à jour par l’équipe.
Projets collaboratifs	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Les projets nécessitant des contributions de plusieurs personnes doivent être dans SharePoint pour faciliter la collaboration.
Bibliothèques de ressources partagées	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Les ressources communes (modèles, logos, images) doivent être centralisées dans SharePoint pour garantir leur cohérence.
Documents officiels de l’entreprise	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Contrats, politiques, procédures officielles doivent être dans SharePoint pour le contrôle des versions et l’audit.
Workflows documentaires	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Les processus nécessitant validation, approbation ou un circuit particulier doivent utiliser les workflows SharePoint.
Documents avec métadonnées complexes	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	SharePoint permet une meilleure organisation avec des métadonnées personnalisées, des vues filtrées, etc.
Travail hors connexion temporaire	✅ RECOMMANDÉ	🟨 POSSIBLE	OneDrive offre une meilleure expérience pour le travail hors connexion avec synchronisation automatique.
Backup de fichiers Teams	🟨 POSSIBLE	✅ IDÉAL	Les fichiers Teams doivent rester dans leur contexte SharePoint pour maintenir la collaboration.
Archives de projets terminés	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Les archives doivent être conservées dans SharePoint pour la traçabilité et l’accès par l’équipe si nécessaire.
Documents en cours de révision	🟨 POSSIBLE	✅ IDÉAL	Si plusieurs personnes doivent réviser le document, utilisez SharePoint pour centraliser les retours.
Fichiers volumineux temporaires	✅ RECOMMANDÉ	❌ NON ADAPTÉ	Pour les fichiers lourds à usage temporaire (exports, analyses ponctuelles), privilégiez OneDrive.
Base de connaissances	❌ NON ADAPTÉ	✅ IDÉAL	Le savoir collectif doit être centralisé dans SharePoint pour être facilement accessible et maintenu.

Ce qu’il faut retenir sur OneDrive et SharePoint Online

En comprenant que OneDrive est en réalité une extension personnelle de SharePoint Online, vous pouvez mieux apprécier pourquoi ces deux services fonctionnent si bien ensemble. C’est comme avoir un bureau personnel dans un grand immeuble moderne : vous bénéficiez de votre espace privé tout en profitant de toute l’infrastructure et la sécurité du bâtiment.

Cette relation étroite garantit que vos fichiers personnels bénéficient de la même fiabilité et sécurité que les documents d’entreprise les plus importants, tout en restant simples à utiliser au quotidien. C’est la force de ce système : vous profitez de technologies d’entreprise sophistiquées à travers une interface simple et personnelle.

Retrouver vos documents rapidement grâce à la recherche unifiée qui fonctionne de la même manière dans OneDrive et SharePoint.

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