Guide des bonnes pratiques pour votre migration Office 365

Quand il s’agit de migration Office 365, chaque transfert est spécifique à une entreprise et son infrastructure. Une configuration spécifique et une planification minutieuse des étapes de migration vers Microsoft Office 365 font partie des clés de la réussite. Un accompagnement par des experts Office 365 est bien évidemment idéal avec des outils et compétences spécifiques.

Pour vous accompagner dans votre future migration Office 365, Openhost a réuni les différents points clés à prendre en compte avant de migrer vers Office 365 !

Migrer Office 365 vers un modèle hybride ou entièrement cloud ?

De multiples notions spécifiques à l’univers Microsoft entoure la migration vers Office 365 :Découverte automatique, configuration Active Directory, DirSync, ActiveSync, utilisation du PowerShell, expertise dans la gestion de flotte mobile, etc. Mais encore faut il commencer par identifier le meilleur type d’infrastructure O365 pour son entreprise !

En effet de nombreuses entreprises sont encore un peu réticentes à l’idée de migrer vers le cloud mais en comprennent les enjeux et font donc un premier pas pour faire évoluer leur système. Si vous avez toute une architecture Exchange en place, il peut être intéressant de partir sur un modèle Office 365 hybride pour créer une interconnexion entre vos 2 infrastructures. Une infrastructure cloud hybride vous offrira dans un premier temps plus de contrôle et de flexibilité. De plus si vous souhaitez aller par la suite vers un modèle totalement Cloud, vous aurez une migration plus simplifiée et vos utilisateurs seront déjà suffisamment sensibilisés.

Votre future messagerie Exchange 365

Si vous comptez partir sur une messagerie Exchange « vierge » avec vos offres Office 365, alors ce point ne vous concerne pas.
Si vous avez actuellement une messagerie Exchange en place pour votre entreprise alors il est nécessaire de faire le point sur la disponibilité et les problématiques actuelles rencontrées. En effet certains problèmes de corruption de vos serveurs Exchange doivent être résolus avant tout processus de migration Office 365.

Quelles versions Exchange Outlook utilisez-vous actuellement ?

Les versions Exchange Outlook antérieures à 2010 ne supporte pas de manière directe la mise à niveau vers Office 365. Si tel est votre cas, il vous faudra donc faire une mise à jour de votre messagerie vers Exchange 2010 ou Exchange 2013.

Il vous faut aussi vérifier quelle version de client de messagerie Outlook vos collaborateurs utilisent en interne. Microsoft Office 365 ne prend en charge que les versions Outlook à partir de Outlook 2007. Si vous utilisez d’anciens clients de messagerie alors certains problèmes de compatibilité peuvent survenir, il vous faudra donc mettre à niveau vos utilisateurs vers Outlook 2013 avant tout autre chose.

Les protocoles de sécurité de votre messagerie professionnelle

Exchange Online Protection (EOP) est le service de protection dédié à Exchange online Office 365. Ce système antispam ne permet cependant pas d’intégrer votre propre liste de spam ou d’autorisations ce qui peut s’avérer gênant pour quelques entreprises. Cette protection minimale propose une première barrière avec un anti-spam et un anti-virus intégré mais assez limité ce qui expose votre entreprise à de multiples risques de sécurité. Utiliser des outils de sécurité supplémentaires est une excellente idée pour obtenir des fonctionnalités de prévention de perte de données (Data Leak Protection, DLP), une quarantaine pour les messages, des options de chiffrement et de nettoyage de sécurité des mails.

Ce niveau de sécurité superposé à Exchange online protection vous assure une protection professionnelle nécessaire pour la sécurité de vos données. La configuration de protection pour tous vos périphériques (smartphone, tablette, portable PC ou Mac…) est aussi à étudier pour prendre les mesures nécessaires à une protection optimale (double authentification, contrôle des accès, device management…).

Utilisez-vous des modules tiers pour votre messagerie Exchange ?

La plupart des entreprises possèdent une messagerie professionnelle depuis leurs débuts. L’ancienneté de votre messagerie et les différents prestataires qui l’ont géré fait que certains modules peuvent être connectés sans même être encore utilisés… Réaliser un audit Exchange Server est un bon moyen d’avoir un état des lieux de votre messagerie si vous avez quelques doutes. Si vous utilisez des logiciels connectés à votre messagerie Exchange : télécopie, messagerie vocale, intégration téléphonie Skype, serveur ou autres… Il faut bien entendu les recenser pour les intégrer à votre calendrier de migration pour éviter de mauvaises surprises par la suite.

Archivage des mails et rétention de données légale

Office 365 ne propose pas de véritable solution d’archivage des mails de manière automatique. La rétention des mails et fichiers supprimés est de 14 jours de base mais avec une connexion Powershell il est possible de l’étendre à 30 jours. Au-delà de cette limite, il est nécessaire de passer par l’utilisation d’un module d’archives permettant une conservation illimitée. L’accès à ce module n’est cependant pas compris dans toutes les offres Office 365. L’utilisation d’une solution d’archivage mail peut s’avérer être une meilleure solution en cas de rétention des mails programmée pour une certaine durée.

Sauvegarde et récupération de vos données Office 365

Tout comme la rétention des éléments, Microsoft Office 365 ne fournit pas de solution contre la perte de données si ce n’est seulement cette courte période de rétention. Si vous souhaitez mettre en place des backups de vos données de messagerie Exchange, il faudra donc passer par une solution externe de sauvegarde. Cette solution vous protège contre la perte malveillante ou simplement accidentelle de vos données Office 365. De plus les options de récupération seront multiples et plus simples à mettre en œuvre.

Migrer vos archives et données sauvegardées (fichiers PST, archivage sur site…)

La majorité de nos clients possèdent des archives locales de leurs données de messagerie, il est donc important d’en tenir compte pour votre migration Office 365. Les fichiers PST devront être traités afin de garantir la bonne continuité de votre archivage ou réaliser un certain nettoyage pour l’occasion. Ce point n’est généralement pas problématique pour des équipes ayant l’habitude de migrer Exchange vers Office 365 mais peut vite se révéler devenir un vrai casse-tête en cas de manque d’expérience sur le sujet.

Quelle quantité de données à déplacer vers Office 365 ?

Lors d’une migration des données vers le cloud, les questions de volume et de vitesse doivent être bien étudiées. Que ce soit pour une offre de stockage illimitée ou non, il est nécessaire de savoir comment transférer ces données car en cas de migration de toutes les données de l’entreprise vers Office 365 certaines limites peuvent être vite atteintes. Par exemple concernant le service de transfert de messagerie mail EWS (Exchange Web Services), la limite de transfert par jour est de 400Go. Certaines contraintes doivent donc être prises en compte si vous comptez transférer des volumes de données de plusieurs To.

Migration des données vers Office 365 : votre connexion réseau

Au-delà des contraintes imposées par Exchange Web Services, votre propre connexion réseau peut vous pénaliser si elle se révèle trop faible. Bien organiser les étapes de migration Microsoft Office 365 est donc nécessaire pour éviter une première mauvaise expérience utilisateur. Différents cas de figure peuvent se présenter : conserver certaines données en local, utiliser une solution Cloud en interconnexion avec O365, etc.

Comment choisir vos licences Office 365 avec accompagnement ?

Il n’est pas forcément évident d’avoir une vision claire des offres Microsoft Office 365. Nous avons donc réuni les principales offres Office 365 Professionnel sur une même page pour vous aider à faire votre choix :

• Office 365 Business et ProPlus
• Microsoft Office 365 Entreprise E1, E3 & E5
• O365 Exchange Online

Bénéficier d’une assistance par une entreprise certifiée Microsoft Partner vous permettra d’accéder à un déploiement sain de votre nouvel environnement Office 365 pour en tirer le maximum. Office 365 se présente comme une infrastructure Cloud, sa configuration et ses interconnexions doivent donc être minutieusement étudiées pour protéger vos données et garantir le meilleur service à vos utilisateurs.

Concernant la prise en main de ces nouveaux outils par vos utilisateurs, bien que les outils bureautiques Microsoft Office ProPlus (Word, Excel, Powerpoint,…) soient généralement bien connus, tout l’aspect collaboration l’est malheureusement beaucoup moins. L’idée des outils cloud office 365 tels que Microsoft SharePoint online, Teams ou Skype Business est de pouvoir être plus efficace et productif. Accompagner ses utilisateurs dans leurs usages est donc une des clés pour favoriser la prise en main de Office 365 dans votre entreprise. Openhost peut vous accompagner sur ce point en vous donnant accès à une plateforme de formation en ligne qui inclut un grand volume de vidéos d’apprentissages sous forme de tutoriels ainsi que des webinars réguliers sur différents usages.

Openhost vous accompagne donc de A à Z pour migrer vers Office 365 !

Les avantages du Cloud avec Microsoft Office 365

Ces différents points vous permettront de poser quelques bases pour votre migration Office 365. Cependant bien que d’autres ressources émises par Microsoft sur le sujet soient disponibles, il reste fortement conseillé d’être accompagné par un partenaire agrée. Une migration ratée conduit à une dépense supérieure et une grande perte de temps pour remettre à niveau l’infrastructure Cloud.

Microsoft Office 365 propose aux entreprises de toutes tailles des solutions qui ont le mérite de donner accès à de nombreux outils professionnels de collaboration. Office 365 représente donc une très bonne solution clé en main qui se doit d’être bien étudié pour en tirer un maximum de bénéfices (souplesse technique, baisse des coûts, gestion simplifiée…). Bien entendu si vous possédez une architecture on-site dédiée pour couvrir certains besoins spécifiques, un modèle Office 365 hybride reste envisageable pour simplifier l’existant.

Notre équipe reste à votre disposition pour un accompagnement personnalisé et vous offrir accès aux avantages du programme Microsoft Cloud Partner !

Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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