Quelle offre Office 365 Business ou Entreprise choisir ?

Office 365 permet aux entreprises de bénéficier d’une suite de collaboration et productivité tout-en-un avec de multiples possibilités de communication intégrée. En complément des célèbres logiciels bureautiques Microsoft Office, les suites « O365 Professionnel » proposent de multiples solutions professionnelles : boite mail professionnelle, stockage de fichiers sécurisé, téléphonie de l’entreprise, intranet/extranet, gestion documentaire, etc.

Découvrons donc ensemble quelles licences Office 365 Professionnel sont les plus adaptées pour votre entreprise !

Office 365 Professionnel : une solution pour entreprise

Office 365 Entreprise et Business sont les versions pour entreprises de la fameuse suite de Microsoft. Depuis plusieurs années, l’abonnement à la suite Office 365 se fait désormais de manière mensuelle. Vous avez donc la possibilité de résilier à tout moment tout ou partie de votre abonnement, un modèle tarifaire plus avantageux d’un point de vue comptable pour les entreprises car l’investissement informatique est dilué dans le temps. La flexibilité est aussi un des avantages car vous pouvez désormais prendre un certain nombre de licences et ajustez en fonction des arrivées ou départs de vos collaborateurs ou de monter ou descendre en gamme vos licences Office 365 selon les besoins de vos collaborateurs.

Il arrive très fréquemment que nos clients commencent avec un certain type de licence comme par exemple des licences O365 Entreprise E1 et souhaite plus tard faire évoluer certains de leurs utilisateurs vers des licences E3 une fois que ceux-ci sont prêts à aller plus loin.

Tous les avantages de Office 365 Professionnel :

• Réduction de l’investissement informatique
• Flexibilité dans l’ajout et la suppression de comptes utilisateurs (nombre de licences O365)
• Facilité de déploiement pour vos utilisateurs
• Haute disponibilité de la solution : 99,99% garanti par Microsoft
• Une version Office 365 toujours à jour sur tous vos périphériques
• Sécurité des données renforcée : une plus grande maîtrise de la sécurité pour un coût inférieur
• Gérer vos politiques de conformité légale (archivage, etc.) ou RGPD beaucoup plus simplement
• Logiciels et applications Android et iOS mises à jour régulièrement

Microsoft Office 365 se décompose en 2 grandes familles de licences que sont O365 Entreprise et O365 Business.

TPE et PME : Office 365 Business

Office 365 Business est une offre qui se destine plutôt aux petites et moyennes entreprises. Le nombre de licences Microsoft Office Business maximum dans une société est de 300. Au-delà de cette limite, la solution n’est plus aussi performante car elle n’a pas été conçue pour plus. Il est cependant possible de combiner des offres Office 365 en respectant les limitations des licences O365 choisies. Chez Openhost, vous pouvez donc par exemple souscrire 300 licences Business Premium et 300 licences Business Essentials ainsi qu’un nombre illimité de licences Office 365 Entreprise en supplément si vous le souhaitez.

Hormis la version Office 365 Business Essentials, toutes les licences Business vous donnent accès aux logiciels Office 365 bureautiques complets sur PC/Mac et smartphone/tablette. Chaque utilisateur aura donc la possibilité d’installer la suite Office sur 5 ordinateurs, 5 smartphones et 5 tablettes, permettant ainsi de bénéficier de tous vos logiciels bureautiques en permanence et en toute sécurité. La mise à disposition des applications Android et iOS des outils bureautiques et utilitaires est comprise pour tous les utilisateurs Office 365 (Business Essentials inclus depuis Avril 2018).

Office 365 Business Essentials

Accessible pour 5€/mois seulement, Business Essentials ne vous propose que les solutions on-line de Microsoft Office. Anciennement connu sous le nom de « Office 365 Petite Entreprise », Business Essentials a été revue et améliorée. Avec O365 Business Essentials vous avez désormais accès à Azure Active Directory et le nombre maximum d’utilisateurs est passé de 25 à 300.

Vos collaborateurs pourront donc accéder à Word Online, Excel Online, etc. et modifier en direct des documents tout en les partageant. Tous les fichiers créés et édités sont bien évidemment complètement compatibles avec les logiciels et applications Office. Pour la communication, Office 365 Business Essentials vous donne accès à une boite mail professionnel Exchange Online de 50Go de stockage, Skype for Business avec messagerie instantanée et conversations audio-vidéo, un accès aux réseaux Yammer et Microsoft Teams, 1To de stockage sur OneDrive Business et des espaces de collaboration SharePoint avec 10Go de base pour stocker des fichiers.

Office 365 Business

La version Business reprend la majorité des fonctionnalités et services disponibles avec O365 Business Essentials en y ajoutant les logiciels de bureau Office. L’avantage de l’utilisation des applications et logiciels de bureau Office 365 est de pouvoir éditer des documents même sans connexion internet. Les documents stockés sur votre espace OneDrive Business pourront ainsi être édités à plusieurs en temps réel depuis votre logiciel Word pour un document texte par exemple.

La messagerie Exchange ainsi que Skype Entreprise ne sont pas inclus dans la licence O365 Business. En termes de communication, vous serez donc assez limité avec cette licence.

Office 365 Business Premium

La licence Business Premium se présente comme un pack regroupant les deux licences Business Essentials et Business. Vous aurez donc accès à tous les services Office en ligne mais aussi à toutes les applications Office 365 de bureau.

ETI et Grandes entreprises : Office 365 Enterprise & ProPlus

Les offres Office 365 Enterprise ou Entreprise s’adressent généralement à des sociétés ayant un nombre d’utilisateurs assez conséquents. Cependant en fonction des besoins de vos utilisateurs, les licences Office 365 Entreprise peuvent être pertinentes pour votre entreprise. En effet au travers de ces offres Microsoft propose le déploiement d’un environnement de travail plus ou moins complet, il peut donc être intéressant d’évaluer le potentiel des offres Entreprise pour votre organisation. Vous pourrez ainsi mettre en place votre téléphonie IP directement sous Office 365, utiliser de puissantes solutions d’analyse de données, protéger vos données et vos utilisateurs avec des services de sécurité plus avancé, etc.

O365 Entreprise E1

Office 365 Entreprise E1 est la première version des licences O365 Entreprise et ne comprend donc que les éléments de base. Cette suite s’apparente beaucoup à la version Business Essentials et ne met à disposition que les versions Office 365 Online des outils de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Skype Entreprise, Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, etc.). La licence O365 E1 ne donne donc pas accès aux logiciels bureaux de la suite Office 365. Les applications Android et iOS sont cependant disponibles avec cette licence depuis Avril 2018.

Les fonctionnalités de communication incluses dans l’offre Entreprise E1 sont cependant plus poussées car vous avez la possibilité de créer et gérer des réunions en ligne avec Skype Entreprise. À partir de la licence E1, il vous est possible de souscrire des modules supplémentaires qui vous permettront de déployer un système de téléphonie IP directement sous Office 365. Grâce à la téléphonie Office 365 vous pourrez passer des appels téléphoniques vers le réseau classique (fixe et mobiles partout dans le monde ainsi que vers tous les numéros gratuits ou surtaxés). Le module complémentaire « Audioconférence » vous permettra d’inviter des participants à vos réunions en ligne uniquement par téléphone, très pratique donc s’il ne dispose pas d’une connexion internet au moment de l’appel ou qu’il ne souhaite pas utiliser un ordinateur pour la rejoindre.

Le système de téléphonie Cloud PBX sur Office 365, vous permet de bénéficier de différents forfaits téléphonique Office 365 disponibles dans notre section dédiée aux forfaits d’appels.

Office 365 ProPlus

Office 365 ProPlus est un produit légèrement à part par rapport aux autres offres O365 Entreprise.

La suite O365 ProPlus comprend tous les logiciels et applications Office ainsi que quelques services en ligne. On y retrouve donc toute la suite Office Online ainsi que OneDrive Business avec 1To de stockage. La messagerie mail Exchange Online n’est quant à elle pas disponible via ProPlus.

La licence Office 365 ProPlus permet une utilisation en mode bureau distant, une solution de travail utilisée par de nombreuses entreprises pour héberger certains logiciels métiers. Si votre entreprise utilise une solution de bureau distant ou Remote Desktop Services (RDS) alors il vous sera nécessaire de passer par O365 ProPlus pour bénéficier de la suite Office. Dans ce cas vous pouvez passer une licence ProPlus seul ou les licences O365 Entreprise E3 et E5 qui inclus ProPlus ainsi que de multiples autres services.

L’installation de la suite O365 ProPlus est désormais liée à un utilisateur plutôt que à un poste informatique. Ceci permet donc d’offrir des options de déploiement plus flexibles au service informatique. La vérification du compte se fait quotidiennement via un accès internet, ce qui vous laisse donc la possibilité de désactiver facilement les services O365 pour un utilisateur qui aurait quitté votre organisation.

O365 Enterprise E3

La licence Enterprise E3 vous offre toutes les fonctionnalités incluses dans l‘offre E1 ainsi que la suite ProPlus en complément. La suite O365 ProPlus contient tous les logiciels de bureau Microsoft Office, avec la licence O365 E3 vous aurez donc accès à toutes les applications Office en mode « hors-ligne ».

Différents services de sécurité et de protection supplémentaires sont aussi disponibles avec la suite E3. Il est donc possible de mettre en place une stratégie contre la perte des données (Data Leak Prevention ou DLP) qui vous permet d’éviter que certains types de données ne soient partagés en dehors de l’entreprise ou encore de protéger de manière automatique certains fichiers comprenant des données sensibles. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans le cadre du RGPD qui encadre plus fortement la gestion des données personnelles au sein de l’entreprise. Grâce à la mise en place de la DLP, vous pouvez donc superviser et anticiper les stockages ou les partages « non autorisés » de vos utilisateurs.

D’autres services d’archivage et de cryptage des documents sous Exchange Online (Outlook Professionnel) et SharePoint sont aussi inclus pour renforcer la protection des données de votre entreprise.

Office 365 Entreprise E5

La licence Office 365 Entreprise E5 présente de nombreux avantages pour des utilisateurs qui souhaiteraient exploiter pleinement les possibilités des produits Office 365. Cette suite est composée de la licence Entreprise E3 ainsi que de 3 blocs de services supplémentaires :

• Les modules de système téléphonique (PSTN Calling Cloud PBX) et Audioconférence (PSTN Conferencing) qui sont directement inclus dans la licence ;
• Le logiciel Power Business Intelligence ou Power BI qui permet d’analyser de gros volume de données (type Big Data) contenu dans des bases de données SQL ou Excel. D’autres services d’analyse de données sont aussi disponibles : Delve Analytics et Equivio eDiscovery ;
• Services de sécurité supplémentaires Advanced Threat Protection et Customer Lockbox.

Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces licences, vous pouvez consulter notre comparatif des licences Office 365 Entreprise E1, E3 et E5.

Office 365 Enterprise F1

Office 365 Enterprise F1 anciennement Kiosk 1 ou O365 K1 est un plan un peu particulier car il s’adresse à un public très spécifique. La licence O365 F1 se destine aux employés qui sont en situation de mobilité toute la journée, à contrario d’un emploi de bureau plus sédentaire. Les besoins de collaboration sont donc bien présents mais seront différents d’un cadre ou d’une secrétaire par exemple.

Ce type d’emploi fait aussi face à la problématique du « hors-connexion » qui ne permet donc souvent pas d’avoir un réseau disponible en permanence.

La licence O365 F1 a été conçue pour donner accès à une palette de fonctionnalités et services de base pour que les employés puissent gérer leurs emplois du temps et leurs tâches, produire et collaborer sur des documents essentiels, accéder à toutes les ressources ou encore profiter de toutes les communications de l’entreprise dès que possible.

Office 365 Enterprise F1 vous permet d’accéder à :

• Boite mail avec calendrier et contacts : 2Go d’espace pour votre stockage mail, des pièces jointes jusqu’à 150Mo, protection anti-spam et anti-malware
• Skype for Business avec Messagerie instantanée, indicateurs de présence et réunions en ligne
• Intégration avec Microsoft Teams
• OneDrive Business avec 2Go disponible
• Un accès intranet avec site SharePoint Online
• Réseau social Yammer
• Toutes les applications Office Online

Les logiciels Office de bureau ne sont bien évidemment pas compris mais Microsoft a récemment annoncé la mise à disposition des applications Android et iOS pour le plan O365 F1.

Les licences Microsoft Office 365 F1 viennent en complément pour votre environnement O365 pour seulement 3,40€/mois et permettent de fournir un service minimum pour les utilisateurs n’ayant pas besoin d’un suite complète de collaboration.

Accompagnement et Migration Office 365

Au-delà d’une simple suite d’outils de collaboration, Office 365 propose un véritable environnement de travail pour toutes les entreprises. L’harmonisation des outils et la possibilité d’éditer à plusieurs, partager et collaborer en utilisant différents moyens : mail, messagerie instantanée, appels vidéo avec partage d’écran et prise en main du bureau à distance, réseau social d’entreprise, fils de discussion, intranet, etc.

Office 365 Professionnel vous offre donc beaucoup d’opportunités pour rendre votre entreprise plus productive mais requiert un certain niveau de compétences pour exploiter pleinement toutes ces possibilités. Openhost vous accompagne dans toute la configuration et la personnalisation de votre environnement Office 365. Au-delà des phases de préparation et de migration vers Office 365, de nombreux paramètres vous permettent de personnaliser complètement votre environnement Office 365.

Ainsi si vous souhaitez mettre en place des stratégies de sécurité et de protection pour sécuriser vos données, nous pouvons déployer des fonctionnalités supplémentaires incluses dans vos offres Office 365 avec Azure Active Directory.

Si vous souhaitez aller plus loin avec Office 365 et tirer pleinement parti de votre investissement, alors notre équipe est à votre écoute pour vous conseiller !

Accompagnement Office 365

Kim

Passionné par les nouvelles technologies depuis toujours, j’ai croisé un jour la route du marketing et ne l’ai jamais quitté depuis ! Jeune recrue dans l’aventure Openhost, je mets aujourd’hui mes compétences à disposition pour développer la visibilité de l’entreprise sur le web.

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