Microsoft continue de faire évoluer ses produits phares SharePoint 2016 et OneDrive Entreprise de manière à améliorer à la fois l’expérience utilisateur mais aussi l’expérience utilisateur. Fort de quelques nouveautés qui devraient être déployées d’içi la fin de l’année 2017, SharePoint et OneDrive Business vous permettront d’améliorer la sécurité de vos ressources tout en en étant plus efficace dans vos tâches d’administration.
Actuellement plus de 200000 entreprises dans le monde utilisent SharePoint en tant qu’intranet ou gestion électronique de documents (GED) pour un total de 190 Millions d’utilisateurs. Microsoft estime que son usage devrait doubler avec la montée progressive de SharePoint Online dans Office 365 et que le contenu stocké devrait augmenter par 5 fois.
La complexité en termes de gestion des sites, fichiers et utilisateurs sous Microsoft SharePoint est un des reproches souvent fait par les administrateurs. L’objectif de Microsoft est donc bien évidemment de faciliter l’administration de la plateforme SharePoint en améliorant l’interface mais aussi en regroupant des données et fonctionnalités similaires sur une seule et même interface.
Le panneau Admin Center de SharePoint se présente donc avec 5 onglets principaux :
La première vue du panneau de contrôle « Accueil » se présente donc avec une première vue globale de l’activité des sites de votre organisation avec des données telles que :
Auparavant ces différentes données n’étaient visibles que par le Global Admin SharePoint mais désormais en tant que SharePoint Admin center vous y aurez directement accès. Tous les rapports présentés sont interactifs et il est donc possible de les modifier directement grâce à quelques clics de souris seulement.
L’onglet Site Management vous propose une liste de tous vos sites gérés en tant qu’administrateur du réseau d’entreprise. Chaque site est donc listé avec ses principales informations telles que le type de site (Template), la classification du site, le volume de stockage utilisé, le propriétaire du site, le statut de partage ou la dernière date d’activité.
Il est bien évidemment possible de gérer cette vue en y appliquant des filtres et en effectuant des classements de différentes sortes.
On peut par exemple effectuer un tri sélectif par dernière d’acte d’activité pour connaitre les sites qui ne sont plus actifs depuis un certain temps. Une fois les sites inactifs identifiés, il sera possible de contacter les propriétaires des sites pour leur demander s’il y un problème ou si le site n’est plus utilisé par son équipe pour pouvoir le supprimer et ainsi économiser des ressources de stockage.
La section Devices Access de SharePoint permet de contrôler l’environnement de connexion des utilisateurs qui interviennent sur tout votre réseau Office 365. De multiples fonctionnalités permettaient déjà de mettre en place une politique de contrôle et de sécurité des accès en limitant les connexions depuis des appareils non contrôlés (Application and Mobile Device Management MDM) ou de réseaux publics par exemple.
Une nouvelle fonctionnalité permet désormais de définir un laps de temps de déconnexion pour les utilisateurs inactifs sur des appareils non contrôlés. Une fonctionnalité qui s’avère très utile dans le cas où vous avez des collaborateurs en mobilité qui accède aux différents sites d’entreprise depuis des appareils ou des réseaux internet non contrôlés (aéroport, gare, hôtels, etc.).
Par exemple si je défini le laps de temps d’alerte sur 10 minutes et le laps de temps de déconnexion sur 15 minutes alors un utilisateur connecté à un réseau non protégé inactif verra s’afficher un message d’avertissement au bout de 10 minutes et une déconnexion de son compte Office 365 directe 5 minutes plus tard.
Pour les entreprises opérant à l’international ou ayant de nombreux partenaires à l’étranger, la gouvernance des données est une réelle difficulté. Avec la fonctionnalité Multi-Geo, vous pourrez désormais éclater la localisation des centres de stockage des données tout en identifiant les utilisateurs qui sont censés avoir accès à chaque centre de données.
Cette nouvelle fonctionnalité permet donc de partager des documents et fichiers en dehors du site de l’organisation de manière très sécurisée. Très facilement, on peut donc limiter ou agrandir les zones de partage en incluant plus ou moins de sites prédéfinis en quelques clics dans les paramètres de la section « Sharing ». Cette nouveauté intéressera particulièrement les entreprises opérant à l’international car cela permettra de gérer plus finement la sécurité des données.
Les utilisateurs qui auront été identifiés comme appartenant à une certaine organisation pourront donc partager ou non des fichiers avec des collaborateurs d’autres organisations à l’étranger en fonction de la politique définie.
L’utilité de définir une clé de chiffrement spécifique est de pouvoir limiter en temps réel l’accès aux documents et fichiers partagés via OneDrive Business ou SharePoint. Sans un accès autorisé donné par l’administrateur, il est donc impossible d’accéder aux documents.
Prenons un exemple concret sur le partage d’un document Word. Une clé de chiffrage a été associé à ce document : L’administrateur Onedrive possède donc le contrôle total sur les différents utilisateurs qu’il souhaite laisser avoir accès à ce document. Dès lors que l’utilisateur se trouve révoqué de la liste d’autorisations, un message d’erreur apparaît à l’ouverture du document lui indiquant qu’il n’est plus autorisé à ouvrir le document Office 365 (voir capture ci-dessous).
Cette nouvelle fonctionnalité vous permet donc d’être sûr qu’une fois un utilisateur révoqué, il ne pourra plus accéder à aucun fichier de votre site SharePoint online ou espace de stockage OneDrive.
Microsoft tend donc progressivement à simplifier les fonctionnalités d’administration SharePoint afin d’exploiter au maximum les capacités de la plateforme en entreprise. L’intégration de SharePoint Online dans Office 365 avec notamment une synergie forte pour OneDrive Business vous permet de mettre en place des politiques de collaboration et de partage très fortes pour tous vos utilisateurs.
Ces nouvelles fonctionnalités SharePoint et OneDrive Business seront disponibles très bientôt, si vous souhaitez en savoir plus pour votre entreprise vous pouvez vous rapprochez de notre service technique qui vous guidera dans votre recherche.
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