Logiciels gratuits : 5 pièges à éviter

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Les logiciels gratuits sont souvent perçus comme une offre très alléchante mais ils n’offrent pas toujours le niveau de sécurité, le professionnalisme ou les outils dont vous avez besoin. 

Votre entreprise mérite des solutions professionnelles et sécurisées, ainsi qu’un partenaire de confiance pour en favoriser l’intégration optimale auprès de vos collaborateurs. 

Explorez ces cinq situations (trop) familières pour savoir si vous disposez de la solution la plus adaptée à votre activité. 

1. Choisir un outil inadapté à la collaboration 

Vous devez vous assurer que la solution que vous utilisez ne peut pas nuire à la collaboration de vos équipes. 

Si vos collaborateurs travaillent dans des lieux différents (au bureau, à la maison, en déplacement), des fuseaux horaires différents, ou avec des appareils différents (PC, smartphone, tablette), vous avez besoin d’une solution vous permettant de partager vos informations et vos données à la fois de manière simple et sécurisée. 

Le choix d’un outil capable de gérer des calendriers, de partager des fichiers et d’organiser des réunions en ligne vous permettra d’envoyer, de recevoir et de stocker vos données en toute confidentialité. 

Avec Microsoft Teams, vous êtes vu et entendu où que vous soyez. Pour effectuer une tâche, vous n’avez plus besoin de jongler entre plusieurs applications (calendrier, Word, OneDrive…) et plusieurs appareils (PC, smartphone, tablette). Tous vos logiciels préférés se retrouvent désormais en un seul et même endroit.  

2. Utiliser une messagerie non professionnelle 

️Vous devez utiliser une messagerie professionnelle à laquelle vous pouvez accéder où que vous soyez, tout en sachant que vos données sont protégées. 

Lorsque vous envoyez des e-mails professionnels à partir d’un domaine avec une extension générique (@gmail.com, @live.fr, @hotmail.fr, @free.fr), vos prospects et clients peuvent penser que vous manquez de professionnalisme et cela risque d’avoir un impact sur votre capacité à développer votre entreprise. De plus, le niveau de confiance accordé à un email provenant de ce type de domaine est plus faible qu’avec le nom de domaine de l’entreprise.

Tips💡: un nom de domaine ne coute que 10 à 15€ par an…c’est le moment de sauter le pas.

Vous devez utiliser une solution de messagerie vous permettant de personnaliser votre domaine en fonction de votre marque mais aussi capable de protéger votre entreprise contre les cyberattaques. 

Exchange Online vous permet de synchroniser la réception et l’envoi de vos emails sur plusieurs appareils (smartphone, pc, tablette) mais aussi de vos contacts, de vos rendez-vous et de vos tâches. Vous bénéficiez de fonctionnalités de sécurité avancées (filtrage anti-programme malveillant, anti-courrier indésirable, protection contre la perte de données…). 

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3. Ne pas protéger suffisamment vos données 

➡️ Vous devez investir dans une solution de sécurité fiable pour protéger les données sensibles de votre entreprise mais aussi celles de vos clients. 

Le nombre de cyberattaques a explosé en 2021, entraînant la fuite de plusieurs millions de données personnelles : 

  • Des données de santé 
  • Des données financières 
  • Des données industrielles 
  • Des données administratives 
  • Etc. 

Les logiciels antivirus gratuits vous fournissent généralement une protection limitée. Ils ne peuvent pas protéger vos appareils et vos données de chaque attaque, tout simplement parce que les menaces évoluent autant qu’elles se créent. 
 
Microsoft Defender vous offre une protection complète en temps réel contre les virus, les logiciels espions et les logiciels malveillants (dans les applications, la messagerie, le Web et le Cloud). Vous bénéficiez d’une assistance personnalisée de nos équipes avant, pendant et après la mise en place de la solution dans votre entreprise. 

4. Choisir de ne pas gérer vos appareils 

️ Vous devez veiller à la sécurité des données de votre entreprise lorsque vos collaborateurs utilisent des appareils personnels pour travailler. 

De nombreuses entreprises permettent à leurs collaborateurs d’utiliser leurs équipements personnels pour travailler (PC, smartphone, tablette), quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Mais cela met également en danger vos données professionnelles et vos données clients. 

Tips💡: Le BYOD (Bring Your Own Device) et le terme générique souvent utilisé dans le jargon pour évoquer la situation où le collaborateur « apporte son propre équipement » pour accéder aux données de l’entreprise.

Vous devez choisir une solution vous permettant de gérer facilement les stratégies de données sur les appareils appartenant à votre entreprise ou à vos collaborateurs, pour faciliter la protection de vos données sans créer un véritable casse-tête dans la gestion de votre parc informatique.

Intune est un service basé sur le Cloud qui se concentre sur la gestion des périphériques mobiles (MDM) et la gestion des applications mobiles (MAM). Il protège les données de votre entreprise en contrôlant la manière dont vos utilisateurs y accèdent et les partagent et vous assure que les appareils mobiles (PC portable, tablette, smartphone) et les applications sont conformes à vos exigences de sécurité.

Remarque : Cela suppose donc que vous preniez le temps de définir des règles de sécurité au sein de votre entreprise en vous demandant qui a le droit de faire quoi, avec quel équipement, à quelle moment de la journée et avec quelle connexion réseau ?

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5. Logiciels incompatibles 

➡️Vous devez vous assurer que les logiciels que vous utilisez génèrent des fichiers aux format compatibles avec les outils de vos destinataires. 

Beaucoup de logiciels gratuits utilisent des formats propriétaires pour les documents et les feuilles de calcul. Concrètement, pour l’utilisateur, cela signifie qu’il est obligé d’avoir le logiciel adéquat pour ouvrir le fichier. 

En utilisant un format propriétaire, vous prenez le risque que vos destinataires ne puissent pas ouvrir le fichier et donc, qu’ils soient contraints d’utiliser des convertisseurs et des solutions détournées pour accéder à vos documents. Pire encore, vous pouvez contribuer, sans vous en rendre compte, à la diffusion de certains virus informatiques. 

Microsoft 365 réunit les meilleurs outils pour vous aider à communiquer et collaborer avec d’autres personnes en toute sécurité. Vous créez et partagez plus rapidement, plus facilement et où que vous soyez. 

Prenez la bonne décision pour votre entreprise ! L’utilisation d’un logiciel libre est souvent tentante mais il faut également envisager les avantages d’un investissement dans des solutions approuvées et sécurisées.  

Nos équipes sont disponibles pour vous faire une visite guidée de l’univers Microsoft 365 et vous aider à gagner en flexibilité au sein de votre entreprise.  

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