Le versioning dans SharePoint : gardez le contrôle sur vos documents d’entreprise

Le versioning dans Sharepoint, votre allié pour la gestion documentaire

L’évolution du versioning dans SharePoint : une histoire de maîtrise documentaire

Le soleil se levait à peine sur les bureaux de Marie, responsable qualité dans une entreprise de conseil. Comme chaque matin, elle ouvrait son SharePoint pour consulter les procédures qualité. Un souvenir amer lui revint : l’année dernière, une mise à jour importante d’un document avait été écrasée par erreur, causant plusieurs jours de confusion. Aujourd’hui, grâce au versioning, ces incidents appartiennent au passé.

Le versioning de SharePoint a considérablement évolué depuis ses débuts. D’abord simple système de sauvegarde, il est devenu un véritable outil de gouvernance documentaire offrant :

• Un historique complet des modifications
• La possibilité de restaurer n’importe quelle version antérieure
• Un suivi détaillé des auteurs et des modifications

Le fonctionnement et le paramétrage : les bases d’une bonne gestion

Sarah contemplait son écran avec satisfaction. En tant que administratrice SharePoint, elle venait de finaliser la configuration du versioning pour l’ensemble des bibliothèques documentaires de l’entreprise. Un travail minutieux qui allait simplifier la vie de ses collègues.

Le versioning dans SharePoint fonctionne selon plusieurs principes fondamentaux :

Tableau 1 : Types de versions dans SharePoint

Type de version	Description	Utilisation recommandée
Versions majeures	Versions finalisées et validées (1.0, 2.0, etc.)	Documents officiels, procédures validées
Versions mineures	Versions de travail (0.1, 1.1, etc.)	Brouillons, documents en cours de révision
Versions publiées	Versions visibles par tous les utilisateurs	Communication générale

Les avantages et bénéfices du versioning pour l’entreprise

Thomas, chef de projet, se rappelle encore du chaos qui régnait avant l’implémentation du versioning. Les « document_final_V2_définitif.docx » pullulaient dans les dossiers partagés. Aujourd’hui, tout est plus clair et organisé.

Les bonnes pratiques et optimisation pour le versioning sur Sharepoint

Lisa, consultante en gestion documentaire, savait qu’une bonne configuration ne suffisait pas. Il fallait aussi former les utilisateurs aux bonnes pratiques.

Tableau 2 : Recommandations pour une utilisation optimale

Aspect	Recommandation	Impact
Nombre de versions	Limiter à 10-15 versions majeures	Optimisation de l’espace de stockage
Commentaires	Rendre obligatoire pour chaque modification	Meilleure traçabilité
Droits d’accès	Définir des permissions par groupe	Sécurité renforcée
Archivage	Planifier une politique d’archivage	Gestion optimisée

L’accompagnement Openhost : votre partenaire versioning Sharepoint

Notre expertise Openhost en matière de versioning SharePoint se décline en plusieurs prestations que nous pouvons vous proposer:

FAQ : Vos questions sur le versioning de document dans SharePoint

Comment gérer efficacement le nombre de versions ?

La gestion du nombre de versions est cruciale pour maintenir les performances de votre SharePoint. Il est recommandé de définir une limite de versions en fonction de vos besoins métier. Pour la plupart des organisations, conserver entre 10 et 15 versions majeures est suffisant. Cette limitation doit être accompagnée d’une politique d’archivage claire. Pensez à exporter et archiver les versions importantes avant leur suppression automatique. La configuration peut se faire au niveau de chaque bibliothèque de documents, permettant une granularité fine selon les besoins des différents départements. N’oubliez pas de documenter votre politique de gestion des versions et de former les utilisateurs à ces bonnes pratiques.

Quelle est la différence entre les versions majeures et mineures ?

Les versions majeures (1.0, 2.0, etc.) représentent des étapes importantes dans la vie du document, généralement des versions validées et officielles. Les versions mineures (1.1, 1.2, etc.) sont des versions intermédiaires, utilisées pendant le processus de révision. L’utilisation des versions mineures est particulièrement pertinente dans un contexte de validation de documents, où plusieurs intervenants doivent apporter leurs modifications avant une publication officielle. Les versions mineures peuvent être limitées à certains utilisateurs, tandis que les versions majeures sont généralement accessibles à tous les lecteurs du document.

Comment restaurer une version antérieure ?

La restauration d’une version antérieure dans SharePoint est un processus simple mais qui nécessite une attention particulière. Accédez à l’historique des versions du document, sélectionnez la version à restaurer, puis utilisez l’option « Restaurer ». Cette action crée une nouvelle version du document avec le contenu de la version restaurée. Il est important de noter que la restauration n’efface pas l’historique des versions : elle ajoute simplement une nouvelle version. Cette approche permet de conserver une traçabilité complète, même en cas de restauration. Pensez à documenter la raison de la restauration dans les commentaires de version.

Quel impact sur le stockage et les performances ?

Le versioning a un impact direct sur l’espace de stockage utilisé, car chaque version est stockée intégralement. Pour un document de 1 Mo avec 10 versions, l’espace utilisé sera d’environ 10 Mo. Il est donc crucial de mettre en place une stratégie de gestion des versions incluant : une limitation du nombre de versions conservées, une politique d’archivage des anciennes versions, et une surveillance régulière de l’utilisation du stockage. Les performances de SharePoint peuvent être impactées si le nombre de versions devient trop important, d’où l’importance d’une configuration réfléchie.

Comment intégrer le versioning dans notre stratégie de gouvernance documentaire ?

L’intégration du versioning dans votre stratégie de gouvernance documentaire nécessite une approche globale. Commencez par définir des règles claires : quels documents doivent être versionnés, combien de versions conserver, qui peut accéder aux versions précédentes. Alignez ces règles avec vos processus de validation et vos exigences réglementaires. Formez vos utilisateurs et désignez des responsables de bibliothèque qui veilleront au respect des bonnes pratiques. Intégrez le versioning dans vos procédures de gestion documentaire et vos plans de reprise d’activité.

Cependant, cette nécessité s’accompagne d’un impératif absolu : garantir que chaque client accède uniquement à ses propres données et jamais à celles des autres clients. Microsoft 365 offre plusieurs approches pour répondre à ce défi, chacune avec ses avantages, ses contraintes et ses niveaux de sécurité spécifiques. Cet article vous présente les six meilleures solutions pour partager des documents Excel de manière cloisonnée et sécurisée, en détaillant pour chacune les aspects techniques, les considérations de licence, les implications de sécurité et la simplicité d’utilisation.

1. Sites SharePoint dédiés par client
2. OneDrive Entreprise avec partages ciblés
3. Teams avec canaux privés
4. Bibliothèques SharePoint avec autorisations uniques
5. Microsoft Lists pour la gestion d’accès
6. Portail client personnalisé avec Power Apps

Que vous privilégiez la simplicité d’implémentation, la sécurité maximale ou la richesse fonctionnelle, vous trouverez certainement ici la méthode qui correspond le mieux à vos besoins spécifiques et à votre organisation, si vous hésitez, alors ce sera l’occasion de nous passer un petit coup de fil afin de nous regardions ensemble quel serait le meilleur choix.
Un tableau récapitulatif vous est proposé en fin d’article ainsi que de nombreuses FAQ.

Vous le comprendrez rapidement, cette présentation concernant Excel, peut aussi s’appliquer à d’autres documents de la suite Office comme Word ou PowerPoint par exemple.

Tips : Si vous cherchez une solution de partage de fichiers très volumineux, consulter notre article : Le partage de fichiers volumineux avec Microsoft 365 et Azure

1. Sites SharePoint dédiés par client

Optimisez la confidentialité avec des espaces SharePoint personnalisés pour chaque client. Cette approche permet de créer des environnements entièrement séparés où chaque client accède uniquement à son espace dédié, garantissant ainsi une isolation complète des données et une expérience utilisateur sur mesure.

Fonctionnement :

• Créez un site SharePoint distinct pour chaque client
• Partagez uniquement l’accès au site spécifique avec le client concerné
• Stockez les fichiers Excel ( ou Word/PowerPoint/Txt/Images/PDF…..) du client dans son espace dédié

Avantages :

• Cloisonnement total entre clients
• Personnalisation possible de chaque espace client (Logo du client, charte graphique, arborescence….)
• Conservation de l’historique des versions et collaboration en temps réel

En savoir plus avec :

• Comment utiliser SharePoint pour la gestion documentaire GED
• La coédition dans Office 365 – Openhost
• Les métadonnées dans SharePoint expliquées simplement – Openhost

Avantages pour clients avec Office 365 Business Standard ou supérieur :

• Intégration transparente à leur propre environnement Office 365
• Possibilité de synchroniser les documents avec leur OneDrive professionnel
• Accès complet aux fonctionnalités d’édition collaborative avancées
• Navigation fluide sans avoir à s’authentifier constamment
• Possibilité d’utiliser Power Automate pour automatiser des processus liés aux documents

Sécurité :

• Chaque site constitue un périmètre de sécurité isolé des autres
• Risque potentiel si les autorisations au niveau du site ne sont pas correctement configurées
• Nécessite une surveillance des accès invités pour éviter la prolifération incontrôlée
• La restauration en cas de problème peut être complexe car chaque site a sa propre sauvegarde
• Possibilité d’appliquer des politiques de protection des informations (DLP) spécifiques par site

Simplicité selon le mode de partage :

• Lecture seule : Configuration légèrement plus complexe car elle nécessite la création d’un site complet et la configuration des groupes de sécurité ou autorisations dédiées. Cependant, une fois configuré, c’est une solution robuste idéale pour partager de nombreux documents en lecture seule.
• Lecture et modification : Offre le cadre le plus complet pour la collaboration, avec des fonctionnalités comme l’approbation des modifications et le suivi des versions. Bien que la configuration initiale demande plus d’effort, elle offre le meilleur environnement pour la collaboration à long terme sur plusieurs documents.

2. OneDrive Entreprise avec partages ciblés

Simplifiez le partage sécurisé grâce à la flexibilité de OneDrive Entreprise. Cette solution vous permet de centraliser vos fichiers tout en maintenant un contrôle granulaire sur les accès, idéal pour les organisations qui recherchent une méthode de partage simple mais efficace.

Fonctionnement :

• Stockez les fichiers dans votre OneDrive Entreprise
• Partagez chaque document individuellement avec les clients spécifiques
• Utilisez des dossiers organisationnels internes (visibles uniquement par vous)

Avantages :

• Simple à mettre en place
• Contrôle précis sur chaque partage
• Notifications de modifications possibles

Avantages pour clients avec Office 365 Business Standard ou supérieur :

• Synchronisation automatique possible avec leur propre environnement OneDrive
• Expérience d’édition en ligne optimale avec toutes les fonctionnalités avancées d’Excel
• Possibilité d’utiliser les commentaires avancés avec mentions et résolutions
• Accès aux versions précédentes directement depuis l’application Excel de bureau
• Notification intelligente des modifications dans leur flux d’activité Office 365

Sécurité :

• Dépendance forte vis-à-vis de la gestion correcte des liens de partage
• Risque de partage accidentel si mauvaise configuration des permissions
• Difficulté à auditer de manière centralisée tous les partages en cours
• Vulnérabilité potentielle aux erreurs humaines (partage avec mauvais destinataire)
• Perte possible de contrôle si un document est téléchargé puis repartagé par le client

Simplicité selon le mode de partage :

• Lecture seule : Extrêmement simple à mettre en place – il suffit de générer un lien de partage en lecture seule et de l’envoyer au client. C’est la solution la plus rapide pour un partage ponctuel ou pour un petit nombre de documents, sans nécessiter de compte Microsoft pour le client.
• Lecture et modification : Relativement simple, mais requiert plus d’attention pour configurer correctement les permissions d’édition. Le contrôle des versions peut devenir complexe sans une bonne organisation. Solution idéale pour les collaborations limitées à quelques documents spécifiques.

Articles qui pourraient aussi vous intéresser :

• Comparatif OneDrive et SharePoint Online
• La coédition dans Office 365 – Openhost
• 5 raisons d’utiliser OneDrive Entreprise – Openhost

3. Teams avec canaux privés

Intégrez communication et collaboration dans un environnement Teams unifié. En utilisant des canaux privés, vous pouvez créer des espaces de travail dédiés où vos clients peuvent accéder à leurs documents Excel tout en bénéficiant des fonctionnalités de communication de Teams.

Fonctionnement :

• Créez une équipe Teams pour votre service client
• Ajoutez un canal privé par client
• Partagez les documents Excel dans l’onglet « Fichiers » du canal privé

Avantages :

• Communication et partage de fichiers au même endroit
• Interface conviviale pour les clients
• Possibilité d’édition collaborative

Avantages pour clients avec Office 365 Business Standard ou supérieur :

• Intégration native à leur environnement de travail quotidien
• Possibilité de programmer des réunions directement dans le canal pour discuter des documents
• Utilisation des applications et onglets personnalisés dans Teams
• Notifications optimisées sur tous leurs appareils (desktop, mobile, web)
• Co-édition en temps réel avec chat intégré pour discuter des modifications

Sécurité :

• Complexité de la gestion des propriétaires d’équipe qui peuvent voir tous les canaux privés
• Risque de confusion pour les utilisateurs entre canaux standard et privés
• Limitation du nombre de canaux privés par équipe (actuellement 30) (mais vous pouvez créer plusieurs équipes (Par de client A-F, puis G-M, puis N-Z, ce qui fait 3 équipes et 90 canaux)
• Nécessité d’une gouvernance stricte des autorisations au niveau équipe
• Impossibilité de convertir un canal standard en canal privé (et vice-versa)

Simplicité selon le mode de partage :

• Lecture seule : Configuration modérément complexe, car Teams est davantage orienté vers la collaboration que vers le partage en lecture seule. Vous devrez configurer spécifiquement les permissions pour limiter l’édition, ce qui peut s’avérer contre-intuitif dans l’environnement Teams qui favorise la collaboration.
• Lecture et modification : Particulièrement adapté à ce cas d’usage, Teams excelle dans la collaboration interactive sur les documents. L’interface est intuitive pour l’édition conjointe, les commentaires et les discussions autour du document, ce qui en fait une solution idéale quand la communication autour du document est aussi importante que le document lui-même.

4. Bibliothèques SharePoint avec autorisations uniques

Centralisez l’administration tout en maintenant une séparation stricte des accès clients. Les bibliothèques SharePoint avec autorisations uniques offrent un équilibre idéal entre la gestion centralisée et la sécurité compartimentée, parfait pour les organisations avec de nombreux clients.

Fonctionnement :

• Créez différentes bibliothèques dans un même site SharePoint
• Configurez des autorisations uniques pour chaque bibliothèque
• Ajoutez chaque client uniquement à sa bibliothèque dédiée

Avantages :

• Administration centralisée
• Sécurité granulaire
• Workflows et automatisations possibles

Avantages pour clients avec Office 365 Business Standard ou supérieur :

• Accès aux fonctionnalités avancées de versioning et d’approbation
• Possibilité d’utiliser des flux de travail Power Automate sur leurs documents
• Alertes personnalisées lors des modifications de documents
• Intégration avec leurs propres applications Power Apps
• Exploration des données Excel via Power BI directement depuis SharePoint

Sécurité :

• Risque d’héritage accidentel des autorisations du site parent
• Complexité croissante de la gestion avec l’augmentation du nombre de bibliothèques
• Nécessité d’une vérification régulière des autorisations uniques
• Possibilité de confusion pour les administrateurs lors de la résolution de problèmes d’accès
• Défis potentiels lors des migrations ou restructurations SharePoint

Simplicité selon le mode de partage :

• Lecture seule : Configuration relativement simple grâce aux groupes de sécurité et aux autorisations préconfigurées de SharePoint. La gestion centralisée facilite l’application cohérente des permissions de lecture seule sur de nombreux documents à la fois, rendant cette solution idéale pour le partage à grande échelle.
• Lecture et modification : Offre un bon équilibre entre simplicité et fonctionnalités avancées. Les paramètres d’approbation, de notification et de check-in/check-out peuvent être activés facilement pour contrôler le processus d’édition. Cette solution est particulièrement adaptée quand vous souhaitez une gestion centralisée mais flexible des permissions d’édition.

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• Comment utiliser SharePoint pour la gestion documentaire GED
• Utilisation des métadonnées dans SharePoint – Openhost

5. Microsoft Lists pour la gestion d’accès

Transformez le partage de documents en processus structuré et transparent avec Microsoft Lists. Cette solution innovante permet non seulement de partager des fichiers, mais aussi de suivre leur utilisation et d’enrichir l’expérience client avec des métadonnées pertinentes.

Fonctionnement :

• Créez une liste Microsoft Lists des documents partagés
• Configurez les autorisations au niveau de chaque élément
• Utilisez des vues personnalisées pour chaque client

Avantages :

• Suivi précis des documents partagés
• Possibilité d’ajouter des métadonnées
• Interface claire pour les clients

Avantages pour clients avec Office 365 Business Standard ou supérieur :

• Possibilité de créer leurs propres vues personnalisées
• Intégration avec Power Automate pour automatiser leurs processus
• Exportation facilitée des données vers Excel pour analyses avancées
• Configuration d’alertes personnalisées sur les documents qui les concernent
• Accès à l’application mobile Microsoft Lists pour suivi en déplacement

Sécurité :

• Difficulté à maintenir les autorisations au niveau de l’élément à grande échelle
• Risque de confusion entre permissions sur la liste et sur les documents liés
• Complexité pour les utilisateurs finaux de comprendre le modèle de sécurité
• Défi pour maintenir la cohérence des autorisations lors des mises à jour en masse
• Performance potentiellement dégradée avec de grandes listes et autorisations multiples

Simplicité selon le mode de partage :

• Lecture seule : Configuration moyennement complexe, nécessitant une bonne compréhension des autorisations au niveau des éléments de liste. L’avantage est la transparence – les clients peuvent voir quels documents leur sont accessibles sans accéder à l’ensemble de la structure de dossiers. Idéal pour un catalogage clair des ressources disponibles.
• Lecture et modification : Plus complexe à gérer car vous devez synchroniser les permissions entre la liste et les documents sous-jacents. Cette solution brille particulièrement lorsque vous souhaitez associer des métadonnées et des processus d’approbation aux documents partagés, mais demande une configuration initiale plus élaborée.

6. Portail client personnalisé avec Power Apps

Créez une expérience client premium avec une interface WEB sur mesure grâce à Power Apps. Cette solution avancée vous permet de développer un portail web entièrement personnalisé où chaque client retrouve uniquement ses documents Excel (ou autre) dans une interface intuitive et adaptée à son profil, tout en maintenant les données sécurisées dans SharePoint.

Fonctionnement :

• Développez une application Power Apps Canvas ou Portal pour servir d’interface client
• Stockez les documents Excel dans des bibliothèques SharePoint avec permissions strictes
• Utilisez des connecteurs personnalisés pour filtrer dynamiquement le contenu par client
• Implémentez un design sur mesure reflétant votre image de marque
• Ajoutez des fonctionnalités avancées (tableaux de bord, workflow d’approbation, etc.)

Avantages :

• Expérience utilisateur entièrement personnalisable
• Possibilité d’intégrer des analyses visuelles directement dans le portail
• Masquage complet de la complexité technique sous-jacente pour les clients
• Fonctionnalités avancées comme la recherche multilingue ou les notifications personnalisées
• Évolutivité pour ajouter de nouvelles fonctionnalités au fil du temps

Avantages pour clients avec Office 365 Business Standard ou supérieur :

• Possibilité d’intégrer le portail à leur propre environnement Office 365
• Single Sign-On (SSO) pour une expérience transparente
• Intégration possible avec leurs propres flux Power Automate
• Capacité à exploiter les données dans leurs propres rapports Power BI
• Synchronisation avec leur calendrier et notifications Outlook

Sécurité :

• Sécurité renforcée grâce à la séparation entre l’interface et le stockage des données
• Possibilité d’implémenter des mesures d’authentification avancées
• Contrôle granulaire des fonctionnalités accessibles à chaque profil client
• Journalisation détaillée des actions utilisateurs pour audit
• Risque modéré lié aux privilèges élevés des développeurs de l’application

Simplicité selon le mode de partage :

• Lecture seule : Une fois le portail développé, offre l’expérience la plus simple et intuitive pour les clients. L’interface peut être épurée et focalisée uniquement sur la consultation, avec des fonctionnalités de recherche et de filtrage adaptées aux besoins spécifiques.
• Lecture et modification : Permet de créer un flux de travail guidé pour l’édition des documents, avec possibilité d’implémenter des contrôles de validation, des instructions contextuelles, et un processus d’approbation. Complexe à développer initialement, mais offre l’expérience utilisateur la plus fluide à long terme.

Pour en savoir plus :

• Comment utiliser Power Apps : Le Guide Complet pour les PME – Openhost
• PowerApps avec Office 365 et Azure – Openhost

Recommandations pour renforcer le cloisonnement

• Activez l’authentification multifacteur (MFA) pour tous les comptes
• Utilisez des politiques de rétention pour gérer le cycle de vie des documents
• Mettez en place une journalisation des accès et actions
• Configurez des alertes en cas d’activités suspectes
• Formez régulièrement votre équipe aux bonnes pratiques de partage

Abonnements Office 365 requis pour l’accès client

Solution	Accès minimum client	Accès recommandé client	Abonnement hébergeur requis	Niveau de sécurité	Simplicité d’usage client
Sites SharePoint	Licence gratuite d’utilisateur externe SharePoint	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard/Premium ou E3/E5	★★★	★★
OneDrive Entreprise	Aucune licence (accès via lien partagé)	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard/Premium ou E3/E5	★	★★★
Teams	Licence gratuite Teams	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard/Premium ou E3/E5	★★	★★★
Bibliothèques SharePoint	Licence gratuite d’utilisateur externe SharePoint	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Standard/Premium ou E3/E5	★★	★★
Microsoft Lists	Licence gratuite d’utilisateur externe SharePoint	Microsoft 365 Business Basic	Microsoft 365 Business Premium ou E3/E5	★★	★
Portail Power Apps	Aucune licence pour un accès anonyme, ou licence Power Apps par utilisateur	Microsoft 365 Business Premium (inclut des licences Power Apps limitées)	Microsoft 365 Business Premium ou E3/E5 + Power Apps premium (min. 2500€/mois)	★★★	★★★

Points clés concernant les licences :

• Pour un accès en lecture seule, les clients peuvent généralement utiliser des licences gratuites ou des liens partagés
• Pour la collaboration active (modification, commentaires), une licence Microsoft 365 Business Basic minimum est recommandée
• Pour l’organisation partageant les fichiers, Microsoft 365 Business Standard/Premium ou E3/E5 est nécessaire pour administrer efficacement ces solutions
• Les utilisateurs externes (clients) peuvent être invités sans coût supplémentaire dans la plupart des scénarios, sauf si une collaboration avancée est requise

FAQ : Partage sécurisé des documents Excel dans Office 365

Questions générales

Q: Comment garantir que les clients ne verront pas les documents des autres clients ?

R: Chaque méthode proposée utilise des mécanismes d’isolation différents. Sites SharePoint dédiés et canaux Teams privés offrent la séparation la plus stricte. L’essentiel est de configurer correctement les autorisations et de vérifier régulièrement qu’elles sont toujours conformes.

Q: Quelle est la solution la plus simple à mettre en place rapidement ?

R: Le partage via OneDrive Entreprise est généralement le plus rapide à déployer pour un petit nombre de clients. Pour une solution plus structurée dès le départ, les bibliothèques SharePoint avec autorisations uniques offrent un bon équilibre entre simplicité et évolutivité.

Q: Peut-on combiner plusieurs de ces méthodes ?

R: Absolument ! Par exemple, vous pourriez utiliser Teams avec canaux privés pour les clients VIP nécessitant des échanges fréquents , et des bibliothèques SharePoint pour ceux qui ont uniquement besoin d’accéder à leurs documents. L’important est de maintenir une organisation cohérente.

Q: Quelle solution offre la meilleure expérience utilisateur pour mes clients ?

R: Le portail Power Apps offre de loin la meilleure expérience utilisateur car il peut être entièrement personnalisé selon vos besoins et ceux de vos clients. Teams est également très apprécié pour sa simplicité, surtout si vos clients l’utilisent déjà au quotidien.

Q: Comment choisir entre ces différentes solutions ?

R: Votre choix dépendra de plusieurs facteurs : budget disponible, niveau de sécurité requis, compétences techniques internes, nombre de clients, volume de documents à partager, et fréquence des échanges. Pour des organisations ayant un budget limité, Teams ou SharePoint sont idéaux. Pour une expérience premium, le portail Power Apps est recommandé malgré son coût plus élevé.

Licences et coûts

Q: Les clients doivent-ils obligatoirement avoir un abonnement Office 365 ?

R: Non, pour un accès basique en lecture ou modifications occasionnelles, les clients peuvent utiliser des comptes invités gratuits ou des liens de partage. Cependant, un abonnement Office 365 leur offrira une bien meilleure expérience (c’est l’occasion de vérifier avec eux s’ils sont déjà sur Office 365 et si ce n’est pas le cas de leur vendre des abonnements par votre entremise.

Q: Y a-t-il une limite au nombre d’utilisateurs externes que nous pouvons inviter ?

R: Microsoft 365 permet jusqu’à 300 utilisateurs invités par défaut pour les formules Business et jusqu’à 500 000 pour les formules Enterprise. Ces limites peuvent être ajustées par votre administrateur.

Q: Le coût des licences augmente-t-il avec le nombre de clients ?

R: Pour votre organisation, vous aurez besoin des licences adaptées à vos propres utilisateurs. Pour les clients, ils peuvent généralement accéder avec des comptes invités gratuits, mais une licence leur sera nécessaire pour des fonctionnalités avancées.

Q: Quel est le coût réel d’une solution Power Apps ?

R: Le développement d’un portail Power Apps demande un investissement initial important, généralement entre 15 000€ et 50 000€ selon la complexité. En plus, vous aurez besoin soit de licences Power Apps par utilisateur (environ 10€/utilisateur/mois), soit d’une licence Power Apps Portals qui commence à environ 2 500€/mois pour 100 000 pages vues. Des coûts de maintenance mensuelle (500-2000€) sont également à prévoir.

Q: Est-il possible de réduire les coûts de Power Apps pour un projet à budget limité ?

R: Oui, vous pouvez commencer avec une application Canvas simple plutôt qu’un portail complet, utiliser les licences Power Apps incluses dans Microsoft 365 Business Premium (limitées mais suffisantes pour des cas simples), et développer progressivement les fonctionnalités. Une approche hybride combinant Teams pour la communication et Power Apps pour certaines fonctionnalités spécifiques peut également être économique.

Sécurité et conformité

Q: Comment suivre qui a accédé aux documents et quand ?

R: Toutes les méthodes proposées offrent des journaux d’audit accessibles via le Centre de sécurité et conformité Microsoft 365. Vous pouvez également configurer des alertes pour certaines actions sensibles.

Q: Peut-on empêcher les clients de télécharger les fichiers Excel ?

R: Oui, avec des formules Business Premium ou Enterprise, vous pouvez utiliser les stratégies de prévention de perte de données (DLP) et les étiquettes de sensibilité pour restreindre les téléchargements ou ajouter des protections aux fichiers téléchargés.

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Q: Comment gérer la révocation des accès en cas de fin de collaboration ?

R: Chaque méthode permet de révoquer facilement les accès. En général, il suffit de supprimer l’utilisateur des autorisations ou de l’équipe/site concerné. Pour les liens de partage, vous pouvez les désactiver.

Q: Quelle solution offre le meilleur niveau de protection contre les menaces externes ?

R: Le portail Power Apps offre généralement le meilleur niveau de sécurité car il peut implémenter des couches d’authentification multiples et sépare complètement l’interface utilisateur du stockage des données. Les sites SharePoint dédiés offrent également un excellent niveau d’isolation.

Q: Comment se prémunir contre les erreurs d’attribution d’accès ?

R: Il est recommandé d’utiliser des groupes de sécurité plutôt que des permissions individuelles, de mettre en place des processus d’approbation pour toute modification d’autorisation, et d’effectuer des audits réguliers. Pour les solutions avancées comme Power Apps, vous pouvez implémenter des workflows de validation automatisés.

Considérations techniques

Q: Quelle solution offre les meilleures performances pour les fichiers Excel volumineux ?

R: Pour les fichiers Excel très volumineux, les bibliothèques SharePoint avec synchronisation OneDrive offrent généralement les meilleures performances, surtout si le client dispose d’un abonnement Office 365.

Q: Est-il possible d’automatiser le partage de documents avec les clients ?

R: Oui, avec Power Automate (inclus dans les abonnements Business Premium et Enterprise), vous pouvez créer des flux de travail qui partagent automatiquement les documents avec les clients concernés selon des critères précis.

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Q: Comment gérer les différentes versions des documents Excel partagés ?

R: Toutes les méthodes proposées bénéficient du versionnement automatique de SharePoint/OneDrive. Les clients avec un abonnement Office 365 peuvent accéder à l’historique des versions directement depuis Excel.

Q: Quelles compétences sont nécessaires pour développer un portail Power Apps ?

R: Le développement d’un portail Power Apps requiert des compétences en développement web (HTML, CSS, JavaScript), une bonne compréhension de Power Apps et ses connecteurs, ainsi que des connaissances en SharePoint pour la gestion des données. Pour des portails complexes, des compétences en Azure AD B2C pour l’authentification et en Power Automate pour les workflows sont également nécessaires.

Q: Peut-on intégrer d’autres types de documents que des fichiers Excel ?

R: Absolument, toutes les solutions présentées fonctionnent avec l’ensemble des types de documents Office (Word, PowerPoint, etc.) et même avec d’autres formats comme PDF, images, ou vidéos. Le portail Power Apps permet même d’intégrer des visualisations Power BI ou des formulaires personnalisés.

Migration et évolution

Q: Comment migrer d’une solution à une autre si nos besoins évoluent ?

R: La migration entre ces différentes solutions est généralement possible mais peut nécessiter une planification. Par exemple, passer de OneDrive à SharePoint implique de déplacer les fichiers et de reconfigurer les autorisations.

Q: Quelle solution est la plus évolutive pour un grand nombre de clients ?

R: Les sites SharePoint dédiés offrent la meilleure évolutivité pour un grand nombre de clients, suivis par les bibliothèques SharePoint avec autorisations uniques. Les canaux privés Teams sont limités à 30 par équipe.

Q: Peut-on personnaliser l’expérience client selon le type de client ?

R: Oui, les sites SharePoint dédiés offrent un bon niveau de personnalisation, permettant d’adapter l’interface et les fonctionnalités selon le profil du client. Cependant, le portail Power Apps est de loin la solution la plus flexible pour créer des expériences entièrement sur mesure par segment de clientèle.

Q: Comment évoluer d’une solution simple vers une solution Power Apps ?

R: Une approche progressive consiste à commencer par SharePoint ou Teams, puis à introduire progressivement des composants Power Apps pour améliorer l’expérience utilisateur. Vous pouvez par exemple ajouter d’abord une application Canvas comme interface de consultation dans Teams, puis développer un portail complet lorsque le budget le permet.

Q: Est-il possible d’utiliser l’IA ou le machine learning dans ces solutions de partage ?

R: Oui, particulièrement avec la solution Power Apps qui peut s’intégrer à AI Builder pour ajouter des fonctionnalités comme la reconnaissance de texte, l’analyse de sentiments, ou des recommandations personnalisées. Pour les autres solutions, vous pouvez intégrer des éléments d’IA via Power Automate ou des scripts Power BI.

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Migration de données vers Office 365
Customisation d’équipes Teams
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Sécurisation DLP, MFA, Secure Score

Les défis actuels des centres de formation

Les centres de formation font face à des défis majeurs qui nécessitent des solutions numériques adaptées :

• La nécessité de proposer des formations en présentiel et à distance
• Le besoin d’organiser efficacement les contenus pédagogiques
• L’importance de faciliter la communication entre les différents acteurs
• L’exigence d’un suivi personnalisé des stagiaires

Les avantages d’une solution Microsoft 365 personnalisée

Une personnalisation adéquate de Microsoft 365 permet de :

• Centraliser l’ensemble des ressources pédagogiques dans un environnement unifié
• Faciliter la collaboration entre formateurs et apprenants
• Automatiser les tâches administratives récurrentes
• Créer un parcours d’apprentissage cohérent et structuré
• Assurer la continuité pédagogique entre les sessions en présentiel et à distance

La vision d’une plateforme pédagogique intégrée

L’objectif de cette personnalisation est de transformer Microsoft 365 en une véritable plateforme pédagogique où chaque outil répond à un besoin spécifique du processus d’apprentissage. Cette approche holistique garantit une expérience fluide pour tous les utilisateurs, qu’ils soient administrateurs, formateurs ou stagiaires.

Exemple simpliste d’une architecture SharePoint

Architecture proposée

Pour répondre aux besoins spécifiques d’un centre de formation, je propose une personnalisation structurée du tenant Microsoft 365 qui prend en compte les différentes équipes et leurs interactions pédagogiques.

Structure organisationnelle

1. Groupes de sécurité et Microsoft 365

Nous pouvons établir les groupes suivants pour gérer les accès et les partages :

• Direction : Accès complet à toutes les ressources administratives et pédagogiques
• Équipe pédagogique : Accès aux ressources pédagogiques et aux outils de création de contenu
• Stagiaires : Accès limité organisé par cursus et disciplines
• Cursus [Nom] : Sous-groupes pour chaque parcours de formation
• Discipline [Nom] : Sous-groupes pour chaque matière enseignée

2. SharePoint et bibliothèques de contenu

La structure de SharePoint peut être organisée comme suit :

• Site central du centre : Hub principal avec actualités et informations générales
• Site Direction : Documentation administrative et tableau de bord
• Site Pédagogique : Ressources partagées pour les formateurs
• Sites par Cursus : Un site dédié à chaque cursus
  • Pages par disciplines
  • Bibliothèques de documents pour les supports de cours
  • Calendriers de formation
  • Listes de travaux dirigés

Outils pédagogiques intégrés

1. Microsoft Teams

Pour les communications et la formation à distance :

• Équipe Direction : Communication interne de la direction
• Équipe Pédagogique : Collaboration entre formateurs
• Équipes par Cursus :
  • Canaux généraux pour les informations du cursus
  • Canaux par discipline pour les discussions spécifiques
  • Onglets intégrés vers les ressources pédagogiques SharePoint
  • Planification des réunions de formation à distance

2. Planification et suivi

• Calendrier partagé Outlook pour la planification globale
• Planner pour le suivi des travaux dirigés avec :
  • Tableaux par cursus
  • Listes de tâches assignées aux stagiaires
  • Dates d’échéance pour les remises de travaux
• Forms pour les évaluations et questionnaires pédagogiques

3. Supports de cours et apprentissage

• Stream pour l’hébergement des vidéos de formation
• OneNote pour les notes de cours collaboratives
• OneDrive pour le stockage personnel des stagiaires et formateurs
• Sway pour la création de supports pédagogiques interactifs

Automatisations et intégrations

1. Power Automate

Création de flux de travail automatisés :

• Distribution automatique des supports de cours
• Notifications de nouveaux contenus pédagogiques
• Rappels de dates limites pour les travaux dirigés
• Collecte et compilation des évaluations

2. Applications pédagogiques

• Intégration de Microsoft Whiteboard pour les sessions collaboratives
• Configuration de Bookings pour les rendez-vous pédagogiques individuels
• Mise en place de Lists pour le suivi des progressions pédagogiques

Sécurité et conformité

• Politiques de partage adaptées à chaque niveau (direction, formateurs, stagiaires)
• Paramètres de rétention des données pour conserver les historiques de formations
• Configurations de protection des informations sensibles (administratives notamment)

Équipement des stagiaires : Avantages d’une stratégie d’ordinateurs gérés

Intérêt stratégique pour le centre de formation

La fourniture d’ordinateurs configurés à chaque stagiaire représente un investissement stratégique qui génère des bénéfices significatifs pour l’ensemble de l’écosystème pédagogique :

• Uniformisation de l’expérience d’apprentissage : Tous les stagiaires disposent des mêmes outils et capacités techniques, éliminant les inégalités liées à l’équipement personnel
• Élimination des problèmes de compatibilité : Les applications pédagogiques fonctionnent de manière identique pour tous les participants
• Réduction du temps de support technique : L’équipe pédagogique peut se concentrer sur l’enseignement plutôt que sur la résolution de problèmes techniques variés
• Préparation à l’environnement professionnel : Les stagiaires évoluent dans un environnement similaire à celui qu’ils rencontreront en entreprise

Intune : La gestion centralisée des appareils

Microsoft Intune transforme la gestion du parc informatique dédié à la formation :

• Déploiement automatisé des applications pédagogiques : Installation à distance des logiciels nécessaires pour chaque cursus et discipline
• Application des politiques de sécurité : Configuration centralisée du chiffrement, des mots de passe et des restrictions d’accès
• Mise à jour coordonnée : Maintien de l’ensemble du parc à jour sans intervention manuelle sur chaque appareil
• Gestion contextuelle des accès : Attribution dynamique des ressources en fonction des cours suivis par chaque stagiaire
• Supervision proactive : Détection et résolution des problèmes techniques avant qu’ils n’affectent l’apprentissage

Windows Autopilot : Optimisation du cycle de vie des appareils

Le déploiement via Windows Autopilot permet d’optimiser le cycle de vie des appareils :

• Préparation minimale des nouveaux appareils : Configuration automatique dès le premier démarrage sans intervention technique
• Rotation efficace entre sessions de formation : Réinitialisation rapide des appareils entre deux cohortes de stagiaires
• Expérience utilisateur fluide : Les stagiaires accèdent directement à leur environnement personnalisé après une simple authentification
• Approvisionnement simplifié : Les nouveaux appareils peuvent être livrés directement aux stagiaires sans manipulation préalable
• Récupération optimisée : En cas de problème, l’appareil peut être rapidement restauré à son état initial sans perte des données centralisées

Avantages en matière de sécurité

Cette approche renforce considérablement la posture de sécurité du centre de formation :

• Protection des données pédagogiques : Les informations sensibles restent dans un écosystème contrôlé
• Séparation des environnements personnels et professionnels : Réduction des risques liés à la double utilisation des appareils personnels
• Application homogène des politiques de conformité : Respect des obligations légales et réglementaires
• Prévention des fuites de données : Contrôles empêchant l’extraction non autorisée d’informations sensibles
• Réponse coordonnée aux menaces : Déploiement immédiat des correctifs de sécurité sur l’ensemble du parc

Surveillance de présence durant les formations distancielles

Fonctionnalités de suivi de présence dans Teams

Microsoft Teams offre plusieurs mécanismes permettant de surveiller et documenter la présence des stagiaires pendant les cours en distanciel. Ces fonctionnalités s’inscrivent dans un cadre légal et pédagogique qu’il est important de respecter :

Outils natifs de Microsoft Teams

Rapports de présence automatisés : Teams génère automatiquement des rapports de présence pour chaque réunion, accessibles aux organisateurs. Ces rapports incluent plusieurs métriques essentielles :

• Horodatage précis des connexions et déconnexions de chaque participant
• Durée totale de présence de chaque stagiaire
• Synthèse de présence pour l’ensemble de la session

Suivi en temps réel : Pendant une session de formation, le formateur peut visualiser l’état de présence des participants :

• Liste des participants avec indicateurs de statut (présent, absent, inactif)
• Indicateurs d’activité tels que la levée de main, les réactions et la participation au chat
• Alertes lors des déconnexions et reconnexions

Paramètres d’organisation : Les administrateurs du centre de formation peuvent définir des politiques relatives à la présence :

• Configuration obligatoire des caméras activées pour certaines sessions
• Réglages de salle d’attente pour contrôler les entrées et sorties
• Options d’enregistrement automatique des sessions incluant la présence

Intégrations avancées pour le suivi pédagogique

Microsoft Education Insights : Cette extension dédiée au secteur éducatif enrichit considérablement les capacités de suivi :

• Tableaux de bord de présence sur l’ensemble d’un cursus
• Analyse des tendances de participation par stagiaire
• Alertes automatisées en cas d’absences répétées
• Corrélation entre assiduité et performance

Power Automate : Des workflows personnalisés peuvent être créés pour automatiser le suivi :

• Envoi automatique des rapports de présence aux responsables pédagogiques
• Notifications aux stagiaires concernant leur assiduité
• Intégration aux systèmes de gestion de la formation du centre
• Déclenchement d’actions spécifiques en cas d’absence prolongée

Considérations légales et éthiques

L’utilisation des outils de surveillance doit s’inscrire dans un cadre respectueux :

Cadre juridique :

• Information préalable des stagiaires sur les modalités de suivi (mention dans le règlement intérieur)
• Respect des réglementations sur la protection des données personnelles (RGPD)
• Conservation des données de présence limitée à la durée nécessaire
• Droit d’accès des stagiaires à leurs données de présence

Approche pédagogique équilibrée :

• Privilégier l’engagement actif plutôt que la surveillance passive
• Combiner le suivi de présence avec des évaluations régulières de la compréhension
• Établir des objectifs clairs concernant l’assiduité et leurs liens avec la validation de la formation
• Prévoir des alternatives pour les stagiaires rencontrant des difficultés techniques légitimes

Recommandations pour une mise en œuvre efficace

Pour optimiser l’utilisation des outils de surveillance tout en maintenant un environnement pédagogique positif :

Préparation technique :

• Former les formateurs à l’utilisation optimale des outils de suivi
• Tester régulièrement les fonctionnalités pour s’assurer de leur bon fonctionnement
• Prévoir des procédures alternatives en cas de défaillance technique

Communication transparente :

• Expliquer clairement aux stagiaires l’objectif pédagogique du suivi de présence
• Détailler les méthodes utilisées et leur finalité dans le parcours de formation
• Fournir un feedback régulier sur l’assiduité dans le cadre du suivi pédagogique

Intégration pédagogique :

• Utiliser les données de présence comme un indicateur parmi d’autres de l’engagement
• Adapter les méthodes pédagogiques en fonction des observations sur l’assiduité
• Développer des stratégies d’engagement complémentaires aux mesures de présence

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Personnalisation de environnement Office 365
Personnalisation de vos sites SharePoint
Déploiement et gestion de parc informatique
Sauvegarde, antivirus, antispam…

Prérequis pour une prestation de personnalisation réussie

La mise en place d’une solution Microsoft 365 personnalisée pour un centre de formation nécessite une préparation rigoureuse et la définition précise des besoins. Pour garantir l’efficacité et la pertinence de notre intervention, nous avons besoin que le centre de formation fournisse un cahier des charges détaillé couvrant les aspects suivants :

Organisation et structure pédagogique

La compréhension approfondie de votre organisation est fondamentale pour concevoir une architecture adaptée :

Le centre de formation doit fournir un organigramme détaillé précisant les relations hiérarchiques et fonctionnelles entre les différents départements et équipes. Cette cartographie organisationnelle doit identifier clairement les responsabilités décisionnelles et opérationnelles de chaque entité, en distinguant notamment les rôles administratifs, pédagogiques et techniques. Il est également essentiel de documenter les flux d’information entre ces différentes composantes pour concevoir des espaces de collaboration adaptés.

Pour chaque cursus de formation proposé, nous avons besoin d’une description complète incluant les objectifs pédagogiques, la durée, les disciplines couvertes et les modalités d’évaluation. Cette description doit préciser la proportion de formation présentielle et distancielle, ainsi que les besoins spécifiques en termes d’interactions entre formateurs et stagiaires. Les interdépendances entre les différentes disciplines et les éventuelles progressions pédagogiques doivent être clairement explicitées.

Le fonctionnement des équipes pédagogiques doit être détaillé, notamment les processus de création et de validation des contenus de formation, ainsi que les méthodes de partage des ressources entre formateurs. L’identification des responsables pédagogiques pour chaque cursus et discipline facilitera la définition des droits d’accès et des flux de validation.

Infrastructure technique existante

L’intégration harmonieuse avec vos systèmes actuels est essentielle pour éviter les ruptures opérationnelles :

Un inventaire complet de votre infrastructure informatique actuelle est nécessaire, incluant le matériel (serveurs, postes de travail, équipements réseau) et les caractéristiques techniques des connexions internet disponibles (bande passante, fiabilité, redondance). Pour les formations impliquant des logiciels spécifiques, les configurations requises doivent être précisées.

Si vous disposez déjà de solutions Microsoft, nous avons besoin d’un audit détaillé de votre tenant Microsoft 365 existant, comprenant la liste des licences actives, les services configurés, les personnalisations déjà réalisées et les éventuelles intégrations avec d’autres systèmes. Cette analyse permettra d’identifier les éléments à préserver, à modifier ou à remplacer.

L’inventaire des systèmes d’information pédagogiques et administratifs utilisés actuellement est crucial, notamment les outils de gestion de contenu pédagogique, les plateformes d’apprentissage en ligne existantes, les systèmes de gestion des plannings et les solutions de suivi des stagiaires. Pour chacun, les fonctionnalités essentielles à conserver dans la nouvelle architecture doivent être identifiées.

Exigences fonctionnelles

La définition précise de vos besoins opérationnels garantit une solution parfaitement adaptée :

Pour chaque service requis (partage de documents, visioconférence, messagerie, etc.), le centre doit définir un tableau détaillé des fonctionnalités attendues et leur niveau de priorité (essentiel, important, souhaitable). Ces exigences doivent être accompagnées d’exemples concrets d’utilisation pour permettre une compréhension optimale du besoin.

Les workflows pédagogiques et administratifs doivent être modélisés avec précision, depuis la création d’un nouveau cursus jusqu’à l’évaluation finale des stagiaires, en passant par la distribution des supports de cours et le suivi de l’assiduité. Ces processus doivent identifier les acteurs impliqués, les validations requises et les délais associés à chaque étape.

Les exigences en matière de stockage et d’accessibilité des données doivent être spécifiées, notamment les volumes prévisionnels, les durées de conservation nécessaires, les besoins d’archivage et les contraintes d’accès (sur site, à distance, hors ligne). Les types de documents utilisés (texte, vidéos, présentations, etc.) et leurs formats doivent être précisés.

Contraintes et exigences non fonctionnelles

La prise en compte de vos contraintes spécifiques est déterminante pour la viabilité de la solution :

Les exigences en matière de sécurité doivent être formalisées, notamment les politiques d’authentification souhaitées, les niveaux de confidentialité des différentes catégories de documents, les restrictions d’accès par profil utilisateur et les exigences de traçabilité des actions. Les obligations réglementaires spécifiques au secteur de la formation doivent être précisées.

Les contraintes budgétaires doivent être clairement établies, avec une distinction entre les investissements initiaux acceptables (configuration, migration, formation) et les coûts récurrents envisageables (licences, maintenance, support). La répartition budgétaire entre les différentes composantes du projet doit être indiquée.

Le calendrier de déploiement souhaité doit définir les différentes phases du projet, les jalons critiques et les contraintes temporelles liées à l’activité du centre (périodes de forte activité à éviter, dates de début de sessions de formation). Les priorités de mise en œuvre par fonctionnalité ou par département doivent être précisées.

Indicateurs de succès et gouvernance

La définition préalable des critères d’évaluation permet d’assurer l’alignement entre vos attentes et les livrables :

Les indicateurs de performance clés (KPIs) que vous utiliserez pour évaluer le succès du projet doivent être définis en amont, qu’il s’agisse de métriques quantitatives (temps de déploiement, taux d’adoption, réduction des incidents techniques) ou qualitatives (satisfaction des utilisateurs, amélioration des processus pédagogiques).

L’organisation de gouvernance du projet doit être établie, avec la désignation des interlocuteurs clés côté centre de formation, les modalités de reporting attendues, la fréquence des comités de pilotage et les procédures de validation des livrables. Les ressources internes que vous pouvez mobiliser pour accompagner le projet doivent être identifiées.

Les besoins en termes de transfert de compétences et de formation doivent être explicités, avec l’identification des populations à former (administrateurs, formateurs, stagiaires), les compétences à acquérir et les modalités pédagogiques préférées (présentiel, distanciel, documentation).

La fourniture d’un cahier des charges complet couvrant ces différents aspects permettra d’élaborer une proposition de personnalisation parfaitement adaptée à vos besoins, de minimiser les risques d’incompréhension et d’optimiser le rapport qualité-prix de notre prestation.

Licences Microsoft 365 pour le secteur académique

Éligibilité au secteur académique

Les centres de formation peuvent être éligibles aux licences Microsoft 365 Education si l’organisme remplit les critères suivants :

• Être un établissement d’enseignement accrédité par un organisme gouvernemental
• Proposer des formations diplômantes ou certifiantes reconnues
• Avoir un statut d’établissement éducatif à but non lucratif ou d’établissement public

Types de licences recommandées

Pour un centre de formation éligible au secteur académique, plusieurs options sont disponibles :

1. Microsoft 365 A1 (Gratuit) :
   • Inclut les applications web Office
   • Teams pour les classes virtuelles
   • OneDrive avec 1 To de stockage
   • SharePoint pour la gestion des contenus
   • Idéal pour les stagiaires ayant un accès limité
2. Microsoft 365 A3 (Payant, tarif éducation) :
   • Toutes les fonctionnalités de A1
   • Applications Office complètes installables
   • Outils de gestion avancés
   • Fonctionnalités de sécurité supplémentaires
   • Recommandé pour l’équipe pédagogique
3. Microsoft 365 A5 (Payant, tarif éducation premium) :
   • Toutes les fonctionnalités de A3
   • Outils d’analyse avancés
   • Sécurité renforcée
   • Power BI Pro inclus
   • Recommandé pour la direction et l’administration

Tableau comparatif des licences académiques Microsoft 365

Le tableau ci-dessous présente une comparaison détaillée des différentes options de licences académiques, avec la distinction entre les offres pour le personnel (administratif et pédagogique) et pour les stagiaires :

Fonctionnalités	A1 Personnel	A1 Stagiaire	A3 Personnel	A3 Stagiaire	A5 Personnel	A5 Stagiaire
Prix indicatif annuel*	Gratuit	Gratuit	~65€/an	~45€/an	~95€/an	~70€/an
Applications Office Web	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Applications Office Desktop	✗	✗	✓	✓	✓	✓
Stockage OneDrive	1 To	1 To	5 To	5 To	Illimité	Illimité
Teams	✓	✓	✓	✓	✓	✓
SharePoint	Basique	Basique	Avancé	Avancé	Premium	Premium
Stream	Basique	Basique	Avancé	Avancé	Premium	Premium
Forms	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Sway	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Power Automate	Limité	Limité	Standard	Standard	Premium	Premium
Intune	✗	✗	✓	✓	✓	✓
Azure AD Premium P1	✗	✗	✓	✓	✓	✓
Azure AD Premium P2	✗	✗	✗	✗	✓	✓
Power BI Pro	✗	✗	✗	✗	✓	✓
Analyses avancées	✗	✗	✗	✗	✓	✓
Fonctionnalités pédagogiques	Basique	Basique	Avancées	Avancées	Premium	Premium

*Les prix sont indicatifs et peuvent varier selon les accords spécifiques avec Microsoft et le volume de licences.

Répartition recommandée des licences

Pour une allocation optimale des ressources nous vous proposons cette possibilité :

• Direction : Microsoft 365 A5 Personnel (pour les outils décisionnels avancés)
• Équipe pédagogique : Microsoft 365 A3 Personnel (pour la création de contenu)
• Stagiaires : Microsoft 365 A1 Stagiaire (gratuit) ou A3 Stagiaire selon les besoins du cursus (outils Office, ordinateur géré par Office 365…)

Avantages financiers du programme académique

Le programme académique Microsoft offre des réductions significatives :

• Économies pouvant atteindre 70% par rapport aux licences commerciales
• Possibilité d’acquisition via des contrats EES (Enrollment for Education Solutions)
• Options de financement spécifiques pour les établissements éducatifs
• Tarification différenciée entre personnel et stagiaires, les licences pour stagiaires étant généralement moins coûteuses

10 questions pour personnaliser son SharePoint

En tant que commercial approchant un centre de formation intéressé par une personnalisation SharePoint, ces dix questions stratégiques vous permettront d’évaluer précisément leurs besoins et de formuler une proposition pertinente.

Vision et objectifs

1. Quels défis pédagogiques spécifiques cherchez-vous à résoudre avec cette personnalisation de SharePoint ? Cette question révèle les motivations profondes et permet d’identifier les points de douleur actuels qui justifient l’investissement.
2. Comment votre équipe pédagogique collabore-t-elle actuellement et quelles sont les principales inefficacités que vous souhaitez éliminer ? Comprendre les processus existants permet d’identifier les opportunités d’amélioration concrètes.

Structure et usage

3. Pouvez-vous décrire la structure de votre offre de formation : combien de cursus proposez-vous et comment sont-ils organisés ? Cette information est essentielle pour concevoir une architecture SharePoint alignée avec l’organisation pédagogique.
4. Quelle proportion de vos formations se déroule à distance et quels outils utilisez-vous actuellement pour l’apprentissage en ligne ? Ceci permet d’évaluer l’importance des fonctionnalités collaboratives à distance et les intégrations nécessaires.

Utilisateurs et adoption

5. Combien d’utilisateurs (formateurs, personnel administratif et stagiaires) accéderont à la plateforme et quels sont leurs niveaux respectifs de compétence numérique ? Cette information dimensionne le projet et identifie les besoins en formation.
6. Quels sont les types de contenus pédagogiques que vous produisez et partagez le plus fréquemment ? Ceci permet d’optimiser les bibliothèques de documents et workflows pour ces formats spécifiques.

Technique et intégration

7. Utilisez-vous déjà d’autres outils Microsoft 365 ou des systèmes de gestion de l’apprentissage qui devraient s’intégrer à SharePoint ? Identifier les synergies potentielles et les besoins d’intégration avec l’écosystème existant.
8. Disposez-vous déjà d’un tenant Microsoft 365 et quelles licences avez-vous actuellement ? Cette information technique est cruciale pour déterminer les fonctionnalités disponibles et les coûts supplémentaires éventuels.

Mise en œuvre et retour sur investissement

9. Quel est votre calendrier idéal pour ce projet et existe-t-il des périodes critiques à éviter pendant le déploiement ? Aligner le projet avec le calendrier pédagogique est essentiel pour minimiser les perturbations.
10. Comment mesurerez-vous le succès de cette personnalisation SharePoint ? Quels indicateurs de performance seront déterminants pour vous ? Définir les critères de succès en amont permet d’orienter la solution vers des résultats mesurables.

Si vous souhaitez aller plus loin dans votre expression de besoin voici des questions complémentaires.

Questions clés pour préciser l’expression des besoins

Afin d’obtenir une expression de besoin la plus précise et complète possible, nous vous recommandons d’aborder les questions suivantes avec la direction et vos équipes pédagogiques. Ces questions sont organisées par thématiques pour faciliter la collecte d’informations structurée.

Si certaines questions vous semble trop intrusives et nécessitant de divulguer des informations confidentielles, vous avez deux possibilités :

• Nous demander de signer un contrat de confidentialité (NDA)
• Ne pas répondre à ces questions dans un premier, mais de vous focaliser sur les questions nous permettant de comprendre vos besoins opérationnels et organisationnels.

Si vous possédez des outils métier (gestion RH, planning des cours, site web avec Drive…) et que vous ne souhaitez pas les remplacer par les outils inclus dans Office 365, merci de nous les présenter afin que nous ne perdions pas de temps à réfléchir sur leur mise en place dans O365 puisque vous ne les utiliserez pas.

Vision stratégique et objectifs pédagogiques

1. Quels sont les objectifs stratégiques de votre centre de formation pour les trois prochaines années ?
2. Quelles sont les principales difficultés ou limitations rencontrées actuellement dans vos processus pédagogiques ?
3. Comment mesurez-vous aujourd’hui la qualité et l’efficacité de vos formations ?
4. Quelles évolutions majeures anticipez-vous dans votre offre de formation à court et moyen terme ?
5. Quel serait pour vous le principal indicateur de succès d’une transformation numérique de votre environnement de travail ?

Structure organisationnelle et processus actuels

6. Pouvez-vous décrire précisément le parcours d’un stagiaire depuis son inscription jusqu’à l’obtention de sa certification ou diplôme ?
7. Comment sont actuellement créés, validés et distribués les supports de cours dans votre établissement ?
8. Quelle est la proportion de formations en présentiel et à distance, et comment envisagez-vous cette répartition à l’avenir ?
9. Comment s’organisent les interactions entre l’équipe pédagogique et la direction concernant l’évolution des cursus ?
10. Quels sont les processus d’évaluation des acquis et comment les résultats sont-ils actuellement collectés et analysés ?

Besoins spécifiques par population

11. Quelles sont les fonctionnalités prioritaires attendues par l’équipe de direction pour le pilotage du centre ?
12. Quels outils ou fonctionnalités permettraient d’améliorer significativement l’efficacité de l’équipe pédagogique ?
13. Quelles difficultés techniques rencontrent régulièrement vos stagiaires et comment y répondez-vous actuellement ?
14. Quels niveaux d’autonomie souhaitez-vous accorder aux différentes catégories d’utilisateurs dans la gestion de leurs espaces collaboratifs ?
15. Quels sont les besoins spécifiques pour les formations nécessitant des logiciels ou équipements particuliers ?
16. Combien aurez vous d’utilisateurs des outils de collaboration :
    • Nombre de stagiaires / élèves
    • Nombre de formateurs
    • Nombre de personnes dans les services administratifs
    • autres typologie de personnes et leur nombre

Infrastructure technique et contraintes

16. Disposez-vous déjà d’un inventaire actualisé de votre parc informatique et des logiciels utilisés ?
17. Quelles sont les caractéristiques techniques de votre connexion internet et avez-vous identifié des limitations ?
18. Quels systèmes d’information ou applications métier doivent impérativement être intégrés à la nouvelle solution ?
19. Avez-vous déjà réalisé une évaluation des compétences numériques de vos équipes et des stagiaires ?
20. Quelles exigences particulières avez-vous en matière de sécurité des données et de protection de la vie privée ?

Formation et adoption

21. Quelle stratégie de gestion du changement envisagez-vous pour faciliter l’adoption de ces nouveaux outils ?
22. Avez-vous identifié des « ambassadeurs numériques » potentiels au sein de vos équipes ?
23. Quelles réticences ou résistances anticipez-vous face à ces évolutions et comment planifiez-vous d’y répondre ?
24. Quelle est votre préférence concernant le rythme de déploiement : approche progressive ou basculement global ?
25. Quels supports de formation (présentiel, tutoriels vidéo, documentation) seraient les plus adaptés à votre contexte ?

Aspects financiers et administratifs

26. Avez-vous défini une enveloppe budgétaire prévisionnelle pour ce projet, incluant les investissements initiaux et les coûts récurrents ?
27. Qui sera responsable des décisions budgétaires concernant les évolutions futures de la solution ?
28. Avez-vous exploré les possibilités de financement spécifiques au secteur de la formation pour ce type de projet ?
29. Quelle période de l’année serait optimale pour le déploiement, en tenant compte de votre calendrier pédagogique ?
30. Quelles contraintes réglementaires spécifiques à votre activité doivent être prises en compte dans la configuration de la solution ?

Évaluation et évolution

31. Quels indicateurs de performance souhaitez-vous suivre pour évaluer le retour sur investissement de cette solution ?
32. Comment envisagez-vous la maintenance et l’évolution de la solution après son déploiement initial ?
33. Quelle fréquence d’analyse et de révision des configurations vous semble appropriée ?
34. Quels processus de remontée et de traitement des retours utilisateurs prévoyez-vous de mettre en place ?
35. Avez-vous identifié des besoins futurs qui devraient être anticipés dans la conception initiale de la solution ?

Ces questions permettront d’établir un dialogue constructif avec le client et de construire une vision partagée des objectifs et contraintes du projet. Les réponses obtenues constitueront une base solide pour l’élaboration d’une proposition de personnalisation sur mesure, réellement adaptée aux spécificités du centre de formation.

FAQ – Questions fréquemment posées

Mise en place et déploiement

Q : Quel est le délai typique pour déployer cette solution dans notre centre ?

R : Le déploiement complet prend généralement entre 4 et 8 semaines, selon la complexité de votre organisation. Il est recommandé de procéder par phases :

• Phase 1 (1-2 semaines) : Configuration du tenant et des groupes
• Phase 2 (1-2 semaines) : Déploiement de Teams et SharePoint
• Phase 3 (1-2 semaines) : Intégration des outils pédagogiques
• Phase 4 (1-2 semaines) : Formation des utilisateurs et ajustements

Q : Faut-il des compétences techniques spécifiques pour administrer la solution ?

R : La gestion quotidienne ne nécessite pas de compétences techniques avancées. Cependant, il est recommandé qu’au moins une personne dans l’équipe suive une formation d’administrateur Microsoft 365 pour gérer efficacement la plateforme. Des formations spécifiques peuvent être organisées pour votre équipe.

Fonctionnalités pédagogiques

Q : Comment les formateurs peuvent-ils suivre la progression des stagiaires ?

R : Plusieurs outils permettent ce suivi :

• Microsoft Insights pour analyser l’engagement des stagiaires
• Forms pour les évaluations et quizz avec résultats automatisés
• Lists pour suivre la progression par compétences
• Planner pour visualiser l’avancement des travaux dirigés
• Teams pour consulter la participation aux sessions en ligne

Q : Peut-on intégrer des outils pédagogiques externes à Microsoft 365 ?

R : Oui, Microsoft 365 permet l’intégration de nombreuses solutions tierces :

• LMS comme Moodle via des connecteurs spécifiques
• Outils d’évaluation externes via des onglets Teams personnalisés
• Applications pédagogiques via le marketplace Teams
• Plateformes de contenu via des WebParts SharePoint

Gestion des accès et sécurité

Q : Comment gérer les arrivées et départs des stagiaires entre les sessions ?

R : Le processus peut être largement automatisé :

• Utilisation de groupes dynamiques basés sur des attributs utilisateurs
• Scripts PowerShell pour la création/désactivation en masse des comptes
• Workflows Power Automate pour l’attribution automatique des licences
• Politiques de rétention pour archiver automatiquement les contenus des anciens stagiaires

Q : Les données pédagogiques sont-elles sécurisées ?

R : Microsoft 365 offre plusieurs niveaux de sécurité :

• Chiffrement des données au repos et en transit
• Protection contre les fuites de données (DLP) pour les informations sensibles
• Authentification multifacteur pour sécuriser les accès
• Contrôles d’accès conditionnels basés sur la localisation et les appareils
• Politiques de partage restrictives pour les contenus confidentiels

Questions techniques

Q : Quelle est la bande passante nécessaire pour les formations à distance ?

R : Pour une expérience optimale en visioconférence Teams :

• Minimum recommandé : 1.5 Mbps par connexion simultanée
• Optimal : 4 Mbps par connexion pour la haute définition
• Prévoir une capacité supérieure aux heures de pointe quand plusieurs formations se déroulent simultanément

Q : Comment gérer les périodes de maintenance et les mises à jour ?

R : Microsoft gère la majorité des mises à jour en arrière-plan, cependant :

• Les mises à jour importantes sont annoncées à l’avance dans le centre d’administration
• Il est recommandé de planifier des fenêtres de maintenance mensuelle pour les ajustements internes
• Une documentation des procédures doit être maintenue et mise à jour après chaque changement significatif

Support et formation

Q : Quel type de support est disponible après le déploiement ?

R : Plusieurs niveaux de support peuvent être envisagés :

• Support MyOffice365 via le forfait proposé par openhost
• Formation d’administrateurs internes pour le support de premier niveau

Q : Comment former efficacement notre équipe à l’utilisation de ces outils ?

R : Une approche progressive est recommandée :

• Sessions de formation initiale par profil d’utilisateur (direction, formateurs, stagiaires)
• Création d’un site SharePoint dédié avec des guides et tutoriels
• Désignation d’ambassadeurs numériques dans chaque équipe
• Sessions de perfectionnement régulières basées sur les retours d’utilisation